Wenn der Kassenanbieter insolvent wird: Vorsorge treffen
Kurz gesagt
Was die Insolvenz eines Kassenanbieters für Sie bedeutet, hängt davon ab, welche Rolle ausfällt: Händler, Softwarehersteller, Cloud-Betreiber, TSE-Anbieter oder Zahlungsdienstleister. Sichern Sie Ihre Kassendaten selbst. In Deutschland kann im Regelverfahren der Insolvenzverwalter bei einem von beiden Seiten noch nicht vollständig erfüllten Vertrag die Erfüllung verlangen oder ablehnen (§ 103 InsO).
Das Wichtigste
- Deutschland, Regelverfahren: Mit Eröffnung geht das Verwaltungs- und Verfügungsrecht über die Insolvenzmasse auf den Insolvenzverwalter über (§ 80 Abs. 1 InsO); bei Eigenverwaltung verwaltet der Schuldner unter einem Sachwalter (§ 270 Abs. 1 InsO).
- Deutschland: Ist ein gegenseitiger Vertrag bei Eröffnung von Schuldner und Gegenseite nicht oder nicht vollständig erfüllt, kann der Verwalter die Erfüllung verlangen oder ablehnen (§ 103 InsO); bei Ablehnung sind Ihre Ansprüche wegen Nichterfüllung nur Insolvenzforderungen.
- Deutschland: Vereinbarungen, die die Anwendung der §§ 103 bis 118 InsO im Voraus ausschließen oder beschränken, sind unwirksam (§ 119 InsO).
- Deutschland: Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO (10, 8 oder 6 Jahre je nach Unterlage) laufen unabhängig vom Anbieter; ihr Beginn richtet sich nach der Unterlage (§ 147 Abs. 4 AO).
- Deutschland: Die Zertifizierung der TSE-Bestandteile ist fortlaufend aufrechtzuerhalten (§ 146a Abs. 3 Satz 2 AO).
Händler, Softwarehersteller, Betreiber einer Cloud-Kasse, TSE-Anbieter und Zahlungsdienstleister können verschiedene Unternehmen sein. Fällt eines davon aus, trifft Sie nicht dasselbe wie bei einem anderen.
Wer ausfällt, entscheidet über die Folge
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung der Betroffenheit. Sie sagt nicht, wie wahrscheinlich ein Ausfall ist.
| Wer fällt aus | Was Ihnen fehlen kann | Vorsorge |
|---|---|---|
| Händler oder Einrichter | Einrichtung, Wartung, Fehlerbehebung vor Ort | Zugangsdaten und Administratorrechte selbst besitzen; Konfiguration dokumentieren |
| Softwarehersteller bei lokaler Kasse | Updates, Lizenzprüfung, Weiterentwicklung | Vertragliche Zusage zu Updates und zur Lizenz; Hinterlegung des Quellcodes erfragen |
| Betreiber einer Cloud-Kasse | Zugriff auf die Kasse und die gespeicherten Daten | Regelmäßiger eigener Export; Zugriff auf Exportfunktion ohne Support |
| Anbieter der TSE (Deutschland) | Betrieb und Zertifizierungsstatus der TSE | Zertifizierungseintrag und Ansprechpartner dokumentieren; Ersatz-TSE prüfen |
| Zahlungsdienstleister | Auszahlung und Abrechnung der Kartenumsätze | Abrechnungsdaten monatlich sichern; zweiten Zahlungsweg vorhalten |
Ein Kassensystem mit Anbindungsmöglichkeit an eine TSE und die TSE können nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO unabhängig voneinander beworben und in Verkehr gebracht werden (Nr. 1.18.2). Sie können in Deutschland also getrennte Produkte sein, auch wenn ein Händler beide liefert.
Was in Deutschland rechtlich gilt
Der Insolvenzteil gilt für Anbieter, die einem deutschen Insolvenzverfahren unterliegen. Im Regelverfahren geht mit Eröffnung das Recht, das zur Insolvenzmasse gehörende Vermögen zu verwalten und darüber zu verfügen, auf den Insolvenzverwalter über (§ 80 Abs. 1 InsO). Ordnet das Gericht in dem Eröffnungsbeschluss Eigenverwaltung an, verwaltet der Schuldner die Masse unter Aufsicht eines Sachwalters (§ 270 Abs. 1 InsO); die folgenden Aussagen zum Verwalter gelten dann nicht in dieser Form.
Ist ein gegenseitiger Vertrag zur Zeit der Eröffnung vom Schuldner und vom anderen Teil nicht oder nicht vollständig erfüllt, kann der Verwalter statt des Schuldners die Erfüllung verlangen (§ 103 Abs. 1 InsO). Hat Ihre Seite bereits vollständig erfüllt, etwa durch Bezahlung, gilt diese Wahlmöglichkeit nach dem Wortlaut nicht. Lehnt er sie ab, können Sie Ihre Forderung wegen Nichterfüllung nur als Insolvenzgläubiger geltend machen (§ 103 Abs. 2 Satz 1 InsO). Fordern Sie ihn zur Ausübung seines Wahlrechts auf, hat er unverzüglich zu erklären, ob er die Erfüllung verlangt (§ 103 Abs. 2 Satz 2 InsO).
Welche Vorschrift auf Ihren Vertrag passt, hängt von seinem Typ ab. § 108 InsO regelt das Fortbestehen bestimmter Schuldverhältnisse, darunter Miet- und Pachtverhältnisse über unbewegliche Gegenstände oder Räume. Ob ein Kassenvertrag (Kauf mit Wartung, Softwareabo, Gerätemiete) darunter oder unter § 103 InsO fällt, klärt eine Rechtsberatung für Ihren Vertrag. Gehört Ihnen ein Gegenstand, gehört er nicht zur Insolvenzmasse und Sie sind insoweit kein Insolvenzgläubiger (§ 47 InsO); Mietgeräte gehören dem Anbieter oder seinem Finanzierer.
Vereinbarungen, die die Anwendung der §§ 103 bis 118 InsO im Voraus ausschließen oder beschränken, sind unwirksam (§ 119 InsO). Lassen Sie Vertragsklauseln, die an eine Insolvenz anknüpfen, deshalb prüfen, bevor Sie sich auf sie verlassen.
Aufbewahrung und TSE laufen weiter
Ihre Aufbewahrungsfristen enden nicht mit dem Anbieter. § 147 Abs. 3 AO setzt zehn, acht oder sechs Jahre je nach Unterlage fest, und die Frist beginnt je nach Unterlage mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (Abs. 4). Bei Datenträgern müssen die Daten während der Frist jederzeit verfügbar sein, lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). In Österreich beträgt die Frist sieben Jahre und läuft darüber hinaus, solange die Unterlagen für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). In der Schweiz sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege der nach Art. 957 OR Buchführungspflichtigen zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR).
Für die TSE verlangt § 146a Abs. 3 Satz 2 AO, dass die Zertifizierung von Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle fortlaufend aufrechterhalten wird. Fragen Sie den TSE-Anbieter, wer das nach seinem Ausfall übernimmt und woran Sie den Status im BSI-Eintrag erkennen.
Checkliste der Vorsorge
| Vorsorge | Wann | Woran Sie sie erkennen | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Eigene Datenkopie | Regelmäßig, mindestens zum Monatsabschluss; Datum im Kalender festhalten | Eine Exportdatei liegt bei Ihnen, ein Testimport wurde einmal geprüft | Welches Format hat der Export, und kann ich ihn ohne Ihren Support auslösen? |
| Zugangsdaten und Rechte | Bei Vertragsschluss | Sie besitzen Administratorzugang, nicht nur der Anbieter | Wer außer Ihnen kann Benutzer und Einstellungen ändern? |
| Hinterlegung des Quellcodes (Escrow) | Vor Vertragsschluss | Ein Dritter verwahrt den Quellcode; die Herausgabebedingungen stehen im Vertrag | Wer verwahrt, und unter welchen Bedingungen erhalte ich Zugang? |
| Zertifizierungsstatus der TSE (Deutschland) | Bei Vertragsschluss und jährlich | Zertifizierungs-ID der TSE ist notiert, der Eintrag im BSI-Verzeichnis geprüft | Wer hält die Zertifizierung aufrecht, wenn Sie ausfallen? |
| Ausstiegsplan | Bei Vertragsschluss | Ein Alternativsystem ist benannt, Importwege sind bekannt | Welche Daten kann ich in welches Format übertragen? |
| Zahlungen nicht im Voraus | Bei jeder Zahlung | Vorauszahlung deckt höchstens einen Abrechnungszeitraum | Kann ich monatlich statt jährlich im Voraus zahlen? |
Wenn der Anbieter ausfällt
- Sichern Sie sofort einen vollständigen Export, bevor Zugänge oder Server abgeschaltet werden.
- Halten Sie schriftlich fest, wer Ansprechpartner ist; in Deutschland übt im Regelverfahren nach Eröffnung der Insolvenzverwalter das Verwaltungsrecht aus (§ 80 Abs. 1 InsO), bei Eigenverwaltung der Sachwalter nur die Aufsicht (§ 270 Abs. 1 InsO).
- Fordern Sie den Verwalter auf, sein Wahlrecht zu erklären (§ 103 Abs. 2 Satz 2 InsO). Lassen Sie fällige Zahlungen und Ihre Gegenrechte juristisch prüfen, bevor Sie Zahlungen einstellen.
- Prüfen Sie, wie lange Betrieb, TSE und Zahlungsabwicklung laufen, und planen Sie den Wechsel nach der Wechsel-Checkliste und Altdaten aufbewahren.
- Melden Sie die Außerbetriebnahme des alten Systems fristgerecht: In Deutschland innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO), in Österreich siehe Registrierkasse wechseln.
Welche Daten Ihr Vertrag zum Vertragsende herausgeben muss, steht im Artikel Datenexport im Vertrag; Laufzeit und Haftung behandelt die Kassenvertrag-Checkliste.