Alternative zu Ihrem Kassenanbieter finden: Kriterienleitfaden
Kurz gesagt
Für die Alternative ist Ihr heutiges System der Maßstab: erst Bestandsaufnahme, dann eine Mussliste. In Deutschland müssen die Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO gleichwertig übernommen werden, sonst bleiben Hard- und Software des Altsystems für die Aufbewahrungsfrist erforderlich (GoBD Rz. 142, 143); ohne begonnene Außenprüfung genügt ab dem Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ein maschinell les- und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO). Die offene Ladenkasse ist nicht erfasst; Österreich verlangt Registrierung und Protokollexport, die Schweiz zehn Jahre Lesbarkeit (Art. 958f OR).
Das Wichtigste
- Die Mussliste folgt aus Ihrer Bestandsaufnahme, nicht aus der Funktionsliste eines Anbieters.
- Deutschland: Ohne gleichwertige Datenübernahme bleiben Hard- und Software des Altsystems für die Aufbewahrungsfrist erforderlich (GoBD Rz. 143); ohne begonnene Außenprüfung genügt ab dem Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ein maschinell les- und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO).
- Deutschland: Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems binnen eines Monats mitteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO).
- Deutschland: Aufbewahrungsfristen zehn, acht oder sechs Jahre je Unterlagenart (§ 147 Abs. 3 AO).
- Österreich: Neue Registrierkasse binnen einer Woche nach Inbetriebnahme registrieren (§ 6 Abs. 3 RKSV); Altdaten sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Schweiz: Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren und jederzeit wieder lesbar machen (Art. 958f OR).
Ein Anbieterwechsel beginnt mit dem Ist-Zustand, nicht mit dem Angebotsvergleich. Wer zuerst Funktionslisten nebeneinanderlegt, merkt erst nach dem Umstieg, welcher Vorgang, welche Auswertung oder welcher Export fehlt. Die Mussliste dieses Leitfadens entsteht deshalb aus dem, was Sie heute nutzen.
Der Leitfaden nennt keine Anbieter und keine Produkte; Anbieterprofile stehen auf kassenvergleicher.de. Ein Teil der Kriterien folgt aus Recht, ein Teil aus Ihrem Ablauf. Die rechtlichen Punkte nennt der Text je Land: Deutschland mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO, Österreich mit der Registrierkasse nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), die Schweiz mit der Buchführung nach dem Obligationenrecht (OR). Die technischen Nachweise dieses Artikels betreffen nur Betriebe mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO und § 1 Abs. 1 KassenSichV; wer eine offene Ladenkasse führt, braucht sie nicht. Stellt Ihr Anbieter den Betrieb ein, hilft die Vorsorge bei Insolvenz.
Diese Kriterien zählen
Was Sie aufnehmen
Halten Sie in sechs Punkten fest, was heute gilt.
- Vorgänge: Welche Verkaufsfälle buchen Sie, einschließlich Tischzuordnung, Aufteilen einer Rechnung, Rabatt, Gutschein, Pfand und Rückgabe?
- Beleg: Welche Belege geben Sie aus, auf Papier oder elektronisch, und wer erhält sie?
- Daten und Exporte: Welche Exporte erzeugen Sie heute, in welchem Format, und wer bekommt sie?
- Anbindungen: Kartenterminal, Waage, Buchhaltung oder ERP, Lieferplattform, E-Rechnung, Zeiterfassung.
- Geräte: Bondrucker, Schublade, Scanner, Kundenanzeige, Tablets, Kartenterminals.
- Vertrag und Pflichten: Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisänderung, Datenrückgabe; und wer erledigt Meldungen und Registrierungen.
Diese Aufnahme ist steuerlich nützlich: In Deutschland verlangen die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 für ein DV-System eine Verfahrensdokumentation, aus der System- und Verfahrensänderungen lückenlos hervorgehen (Rz. 150). Wie Sie sie schreiben, steht unter Verfahrensdokumentation erstellen.
Die Mussliste
Jeder Punkt der Aufnahme wird zu einer Zeile mit vier Angaben. Muss heißt: ohne diese Eigenschaft ist die Umstellung nicht abgeschlossen; Kür heißt: prüfen, aber nachrangig.
| Kriterium | Was das neue Kassensystem abdecken muss | So prüfen Sie es | Nachweis, den Sie verlangen |
|---|---|---|---|
| Verkaufsvorgänge | Jeden Vorgang, den Sie heute buchen, samt den Sonderfällen aus Punkt 1 der Aufnahme | Ihre drei wichtigsten Vorgänge in der Vorführung buchen lassen | Schriftliche Zusage je Vorgang |
| Beleg (Deutschland) | Bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO: die Mindestangaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV, ohne Hilfsmittel lesbar, aus einem QR-Code auslesbar oder als E-Rechnung (§ 6 Satz 2 KassenSichV), Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch (§ 6 Satz 5 KassenSichV) | Musterbon aus der Vorführung gegen die sieben Angaben halten | Musterbon und die Seriennummern von Kasse und TSE |
| Beleg (Österreich, Schweiz) | Ein Belegmuster nach den Beleganforderungen Ihres Landes; die Prüfpunkte stehen in den verlinkten Artikeln | Belegmuster gegen die Liste des jeweiligen Artikels halten (RKSV-Tauglichkeit, Schweizer MWST-Anforderungen) | Belegmuster je Land |
| Datenexport | Deutschland, elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO (nicht die offene Ladenkasse): Export über die einheitliche digitale Schnittstelle aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem (§ 4 KassenSichV). Österreich, Registrierkasse nach der RKSV: jederzeitiger Export des Datenerfassungsprotokolls auf einen externen Datenträger (§ 7 Abs. 5 RKSV) | Export selbst auslösen und die Datei öffnen, statt zuzusehen | Testdatensatz und Exportanleitung |
| Datenübernahme | Deutschland: vollständige Übernahme aller aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich Metadaten, Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen; zulässig ist nur eine Formatumwandlung, und sie ist zu dokumentieren (GoBD Rz. 142) | Probelauf mit einer Kopie der Altdaten und Stichproben in beiden Systemen vergleichen | Migrationsprotokoll mit Abnahmekriterien |
| Altdaten und Aufbewahrung | Deutschland: während der Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO), zehn, acht oder sechs Jahre je Unterlagenart (§ 147 Abs. 3 AO), keine Verdichtung, wenn die Lesbarkeit verloren geht (§ 3 Abs. 4 KassenSichV). Österreich: sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres (§ 132 Abs. 1 BAO); Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist, wobei die urschriftgetreue Wiedergabe entfällt, soweit sie nur auf Datenträgern vorliegen (§ 132 Abs. 2 BAO), und auf Verlangen mit Hilfsmitteln zum Lesbarmachen beziehungsweise dauerhaften Wiedergaben (§ 132 Abs. 3 BAO). Schweiz: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres und jederzeit wieder lesbar (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR) | Export der Altdaten öffnen, in Deutschland eine Auswertung nachrechnen, in Österreich und der Schweiz die Wiedergabe prüfen | Archivkonzept mit Format, Werkzeug und Verantwortlichen |
| Anbindungen | Jede Anbindung aus Punkt 4 der Aufnahme in der Version, die heute läuft | Jede Schnittstelle in der Vorführung live zeigen lassen | Schnittstellenliste mit Version und Ansprechpartner |
| Datenrückgabe und Vertragsende | Deutschland und Österreich: Ist Ihr Anbieter Auftragsverarbeiter, muss er personenbezogene Daten nach Abschluss der Verarbeitung nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben, soweit keine Speicherpflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO); das erfasst nur personenbezogene Daten. Die vollständige Rückgabe aller Kassendaten ist eine zusätzlich zu vereinbarende Vertragsleistung; Art. 20 DSGVO gibt Ihrer Kundschaft Rechte gegenüber Ihnen, nicht Ihnen gegenüber dem Anbieter | Vertragsentwurf, Format und Frist prüfen | Klausel, Format und Frist schriftlich |
| Betrieb und Support | Erreichbarkeit, Ersatzgerät, Updateweg, Kündigungsfrist je Standort | Zusagen mit Datum schriftlich verlangen | Servicebeschreibung je Standort |
Der Weg der Altdaten hat drei Varianten. In Deutschland darf das alte System abgeschaltet werden, wenn die Daten vollständig und gleichwertig übernommen wurden; sonst bleiben Hard- und Software des Produktionssystems für die Aufbewahrungsfrist erforderlich (GoBD Rz. 143). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt ab dem Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten ausschließlich auf einem maschinell les- und auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 AO); die GoBD nennen dafür den Z3-Zugriff als Datenüberlassung (Rz. 164).
Woraus sich die Wechselkosten zusammensetzen
Rechnen Sie die Wechselkosten in vier Blöcken und fragen Sie jeden Block im Angebot einzeln ab.
- Ausstieg: Restlaufzeit und Kündigungsfrist des alten Vertrags.
- Übernahme: Aufwand für Export, Migration, Prüfung und Doppelbetrieb.
- Altbestand: Läuft das alte System weiter, kostet das Lizenz oder Gerät und Arbeitszeit.
- Umstellung: Schulung, Geräte, Anbindungen, Meldungen und Registrierungen.
Beispielrechnung mit erfundenen Annahmen für einen Betrieb mit einer Kasse:
| Posten | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Migration durch den Anbieter | 20 Stunden zu 90 Euro | 1.800 Euro |
| Prüfung und Abgleich im Betrieb | 10 Stunden zu 45 Euro | 450 Euro |
| Doppelbetrieb | drei Monate, ein Arbeitsplatz zu 40 Euro | 120 Euro |
| Schulung | 6 Stunden zu 45 Euro | 270 Euro |
| Summe | 2.640 Euro |
Die Zahlen dienen nur der Rechnung; Kartenterminal, Vertragsrestlaufzeit, Umsatzausfall und das Vorhalten des Altsystems sind nicht enthalten. Die Rechnung über fünf Jahre zeigt Gesamtkosten einer Kasse berechnen; einzelne Kostenposten prüfen Sie mit Versteckte Kosten.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- „Wir übernehmen alle Daten”, aber niemand nennt Format, Umfang und Prüfkriterium.
- Für die Altdaten wird nur ein PDF, ein Report oder Tagesendsummen angeboten; in Deutschland akzeptiert die Finanzverwaltung keine Reports oder Druckdateien, die nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten (GoBD Rz. 144 und 173).
- Ein Musterbon mit den Pflichtangaben wird zugesagt, aber nicht vorgelegt.
- In Österreich fehlen Aussagen zu Registrierung, Protokollexport und Schlussbeleg.
- Die Datenrückgabe steht nur mündlich im Raum, im Vertragsentwurf nicht (Datenexport im Vertrag).
- Preisänderungsklausel ohne Grenze, Laufzeit länger als geplant.
Was für welchen Betrieb zuerst zählt
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung und ordnet die Prüfschritte nach Ihrem heutigen Aufbau.
| Ihr heutiger Aufbau | Was zuerst zu klären ist | Naheliegender Nachweis |
|---|---|---|
| Cloud-Kasse, Daten beim Anbieter | Datenrückgabe, Exportformat, eigene Sicherung | Vertragsklausel und selbst ausgelöster Testexport |
| Lokale Kasse auf eigenem Rechner | Weiterverwendbarkeit von Geräten, Betriebssystem, Export | Angeschlossenes Gerät in der Vorführung, Exportdatei |
| Kasse mit Tisch-, Splitting- und Rabattlogik | Abdeckung der eigenen Verkaufsvorgänge | Vorführung an drei eigenen Fällen |
| Kasse mit mehreren Anbindungen | Schnittstellen zu Waage, Terminal, Buchhaltung | Liste mit Version und Verantwortlichem |
| Registrierkasse in Österreich | Registrierung, Protokollexport, Schlussbeleg, Altdaten | FinanzOnline-Meldung und Export prüfen |
| System in der Schweiz | Lesbarkeit und Aufbewahrung der Bücher und Belege | Archivprüfung mit einer Stichprobe |
So gehen Sie in fünf Schritten vor
- Nehmen Sie den Ist-Zustand in sechs Punkten auf und lassen Sie ihn von Ihrer Steuerberatung gegenlesen.
- Trennen Sie Muss und Kür; gesetzliche Nachweise und Pflichtangaben sind Muss.
- Verlangen Sie Nachweise statt Zusagen: Musterbon, Testexport, Migrationsprotokoll, Zertifizierungs-ID der TSE.
- Legen Sie den Weg der Altdaten fest: gleichwertige Übernahme mit Protokoll, Vorhalten des Altsystems bis zum Fristende oder die Erleichterung nach § 147 Abs. 6 AO (Datenträger ab dem Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, wenn keine Außenprüfung begonnen hat); die Schritte dafür stehen in Altdaten beim Kassenwechsel.
- Planen Sie Kassenmeldepflicht und, in Österreich, die Registrierung der neuen Registrierkasse ein und vergleichen Sie erst danach Preise und Vertrag (Kassensystem wechseln).
Checkliste: Ihre Mussliste
- Deutschland: Ein Musterbon zeigt alle Mindestangaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV, sofern ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO im Einsatz ist.
- Ein selbst ausgelöster Export liegt als Datei vor: in Deutschland über die einheitliche digitale Schnittstelle (§ 4 KassenSichV), in Österreich als Datenerfassungsprotokoll (§ 7 Abs. 5 RKSV).
- Deutschland: Ein Migrationsprotokoll mit Abnahmekriterien und Stichprobenvergleich liegt vor, oder das Altsystem bleibt bis zum Fristende lauffähig (GoBD Rz. 143); ab dem Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt ohne begonnene Außenprüfung ein maschinell les- und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO).
- Reaktionszeit, Ersatzweg, Updateweg und Kündigungsfrist sind je Standort schriftlich zugesagt.
- Eine Klausel verpflichtet den Anbieter, personenbezogene Daten nach Abschluss der Verarbeitung nach Ihrer Wahl zurückzugeben oder zu löschen (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO, Deutschland und Österreich), und regelt zusätzlich die vollständige Rückgabe aller Kassendaten.
- Deutschland: Die Altdaten bleiben bis zum Fristende jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
- Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und Belege bleiben sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 Abs. 1 BAO). Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist; die urschriftgetreue Wiedergabe entfällt, soweit sie nur auf Datenträgern vorliegen (§ 132 Abs. 2 BAO). Auf Verlangen sind Hilfsmittel zum Lesbarmachen und nötigenfalls dauerhafte Wiedergaben bereitzustellen (§ 132 Abs. 3 BAO).
- Schweiz: Geschäftsbücher und Buchungsbelege bleiben zehn Jahre aufbewahrt und jederzeit wieder lesbar (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR).
- Deutschland: Vor der Umstellung ist geklärt, wer Anschaffung und Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO binnen eines Monats meldet.
- Österreich: Registrierung binnen einer Woche nach Inbetriebnahme (§ 6 Abs. 3 RKSV, für Inbetriebnahmen nach dem 31. März 2017) und Schlussbeleg bei planmäßiger Außerbetriebnahme (§ 17 Abs. 8 RKSV) sind eingeplant.