Nachbestellung planen: Meldebestand und Sicherheitsbestand
Kurz gesagt
Den Meldebestand rechnen Sie aus dem Verbrauch je Tag, der Wiederbeschaffungszeit und dem Sicherheitsbestand: Verbrauch × Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand. Messen Sie beide Größen über mehrere Wochen aus eigenen Verkaufs- und Lieferdaten. Im Rechenbeispiel ergeben 25 Stück pro Tag, 4 Tage Lieferzeit und 110 Stück Sicherheit einen Meldebestand von 210 Stück.
Das Wichtigste
- Der Meldebestand ist die Bestandsmenge, bei der Sie nachbestellen; die Rechnung gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich.
- Er besteht aus dem Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit und dem Sicherheitsbestand für Abweichungen.
- Die Wiederbeschaffungszeit messen Sie vom Absenden der Bestellung bis zum Einräumen, nicht nach der Lieferzusage des Lieferanten.
- Sicherheitsbestand: (Höchstverbrauch − Durchschnittsverbrauch) × Wiederbeschaffungszeit + Durchschnittsverbrauch × (längste − durchschnittliche Lieferzeit).
- Beispiel: 25 Stück je Tag, 4 Tage Lieferzeit und 110 Stück Sicherheit ergeben 210 Stück Meldebestand.
- Die Bestellmenge bestimmt die Kapitalbindung: Ein Tag mehr Sicherheit kostet im Beispiel 13,75 Euro.
Was Sie vorab brauchen
Der Meldebestand ist eine Rechnung aus Ihren eigenen Zahlen. Für den Artikel, mit dem Sie anfangen, brauchen Sie drei Werte: den Verbrauch je Tag, die Zeit vom Absenden der Bestellung bis zur Einlagerung und den Sicherheitsbestand, der Abweichungen abfängt.
Besorgen Sie zuerst:
- die Abgänge des Artikels je Tag aus dem Kassen- oder Warenwirtschaftsbericht, für vier bis zwölf volle Wochen;
- Bestell- und Wareneingangsdatum der letzten Lieferungen dieses Artikels;
- Einstandspreis je Stück netto, Verpackungseinheit und Mindestbestellmenge des Lieferanten;
- bei Lebensmitteln das Mindesthaltbarkeitsdatum der Ware und den Platz im Lager.
Beginnen Sie mit den Artikeln mit hohem Absatzwert: Dort fällt ein Fehler im Rechenweg innerhalb eines Bestellzyklus auf. Die Zeiträume und Regeln dieses Artikels sind unsere Empfehlung; passen Sie sie an Ihren Betrieb an.
Wie der Meldebestand aufgebaut ist
Der Meldebestand ist die Bestandsmenge, bei der Sie die nächste Bestellung auslösen. Er muss den Verbrauch decken, der zwischen Bestellung und Einlagerung anfällt, dazu einen Sicherheitsbestand für Abweichungen. Die Lehrunterlage des Zentrums für Schulqualität und Lehrerbildung Baden-Württemberg rechnet denselben Bestellauslösebestand als Mindestbestand plus Lieferzeit mal Tagesverbrauch und nennt den Mindestbestand für Verbrauchsschwankungen und Lieferverzögerungen auch eisernen Bestand (Teile und Zubehör beschaffen und lagern: Bestellung planen, S. 9–10).
In diesem Artikel heißt dieser Sockel Sicherheitsbestand, und als Wiederbeschaffungszeit gilt die Zeit vom Absenden der Bestellung bis zum Einlagern der Ware. Sie enthält die Lieferzeit des Lieferanten, den Wareneingang, die Prüfung und das Einräumen. Den Sicherheitsbestand rechnen Sie hier aus Ihren gemessenen Schwankungen von Verbrauch und Lieferzeit, statt ihn wie in der Lehrunterlage vorzugeben.
Die Tabelle zeigt die Rechnung, wie dieser Artikel sie führt. Die Zahlen sind eine Beispielrechnung mit erfundenen Werten für Mineralwasser in 0,5-Liter-Flaschen:
| Größe | Rechnung | Beispiel (Mineralwasser 0,5 l) |
|---|---|---|
| Verbrauch je Tag | Abgänge im Zeitraum ÷ Tage im Zeitraum | 2.100 Stück ÷ 84 Tage = 25 Stück |
| Wiederbeschaffungszeit | Bestelltag bis Einlagerung, gemessen | 4 Tage |
| Bedarf in der Wiederbeschaffungszeit | Verbrauch je Tag × Wiederbeschaffungszeit | 25 × 4 = 100 Stück |
| Schwankung des Verbrauchs | (höchster Tagesverbrauch − Verbrauch je Tag) × Wiederbeschaffungszeit | (40 − 25) × 4 = 60 Stück |
| Schwankung der Lieferzeit | Verbrauch je Tag × (längste Wiederbeschaffungszeit − Wiederbeschaffungszeit) | 25 × (6 − 4) = 50 Stück |
| Sicherheitsbestand | Schwankung des Verbrauchs + Schwankung der Lieferzeit | 60 + 50 = 110 Stück |
| Meldebestand | Bedarf in der Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand | 100 + 110 = 210 Stück |
Der Meldebestand sagt, wann bestellt wird. Wie viel bestellt wird, entscheidet die Bestellmenge, und sie bestimmt den Wert der Ware, die im Lager liegt.
Schritt für Schritt: Vom eigenen Verbrauch zum Meldebestand
Schritt 1: Verbrauch je Tag ermitteln
Ziehen Sie die Abgänge eines Artikels für einen vollen Zeitraum aus dem Kassen- oder Warenwirtschaftsbericht, im Beispiel für 12 Wochen mit 84 Tagen. Im Beispiel waren es 2.100 Flaschen; 2.100 ÷ 84 = 25 Flaschen je Tag. Notieren Sie dazu den höchsten Tageswert, im Beispiel 40 Flaschen an einem Samstag. Prüfen Sie vorher, dass jeder Verkauf den Bestand bewegt; fehlt der Artikel im Stamm oder wird er ohne Artikelbezug verkauft, ist die Auswertung unvollständig (Warenwirtschaft im Einzelhandel).
Schritt 2: Wiederbeschaffungszeit messen
Suchen Sie die letzten Bestellungen des Artikels und rechnen Sie je Bestellung vom Absenden bis zu dem Tag, an dem die Ware im Regal stand. Im Beispiel dauerte das im Durchschnitt 4 Tage, die längste gemessene Zeit waren 6 Tage in einer Feiertagswoche. Die Zusage des Lieferanten ist ein Vergleichswert, keine Messung. Notieren Sie beide Werte.
Schritt 3: Bedarf während der Lieferzeit rechnen
Multiplizieren Sie den Verbrauch je Tag mit der Wiederbeschaffungszeit: 25 × 4 = 100 Stück. So viel verkaufen Sie im Beispiel, während die Bestellung unterwegs ist; diese Menge kommt zum Sicherheitsbestand hinzu. Rechnen Sie in Verkaufseinheiten, nicht in Kisten des Lieferanten. Notieren Sie den Wert.
Schritt 4: Sicherheitsbestand aus den Schwankungen rechnen
Der Sicherheitsbestand fängt zwei Abweichungen ab: Tage mit mehr Verkauf als im Durchschnitt und Lieferungen, die länger dauern als der gemessene Durchschnitt. Rechnen Sie beide einzeln und addieren Sie sie:
- Verbrauchsschwankung: (höchster Tagesverbrauch − Verbrauch je Tag) × Wiederbeschaffungszeit = (40 − 25) × 4 = 60 Stück.
- Lieferzeitschwankung: Verbrauch je Tag × (längste Wiederbeschaffungszeit − Wiederbeschaffungszeit) = 25 × (6 − 4) = 50 Stück.
- Sicherheitsbestand: 60 + 50 = 110 Stück.
Treten ein starker Verkaufstag und eine späte Lieferung zugleich auf, deckt die Summe beides ab. Für Betriebe ohne auswertbare Tageswerte empfehlen wir als Startwert zwei Tagesverbräuche (2 × 25 = 50 Stück), zu korrigieren nach den ersten Bestellzyklen.
Schritt 5: Meldebestand eintragen
Addieren Sie beide Teile: 100 + 110 = 210 Stück. Zur Probe: In den vier Tagen bis zur Einlagerung sinkt der Bestand um 100 Stück, von 210 auf 110, also genau auf den Sicherheitsbestand. Tragen Sie 210 Stück als Meldebestand im Artikelstamm ein. Führt Ihre Warenwirtschaft Bestellvorschläge, löst sie beim Unterschreiten den Vorschlag aus; wie die Belege zusammenhängen, beschreibt Einkauf im ERP.
Schritt 6: Bestellmenge und Kapital festlegen
Meldebestand und Bestellmenge sind zwei getrennte Entscheidungen. Im Beispiel liefert der Lieferant Kisten zu 12 Flaschen; 25 Kisten ergeben 300 Flaschen und reichen bei 25 Flaschen je Tag für 12 Tage. Nach der Einlagerung stehen 110 + 300 = 410 Flaschen im Lager, eine Reichweite von 410 ÷ 25 = 16,4 Tagen. Der nächste Meldebestand wird nach (410 − 210) ÷ 25 = 8 Tagen erreicht.
Bei einem angenommenen Einstandspreis von 0,55 Euro netto je Flasche kostet eine Bestellung 165,00 Euro. Der Sicherheitsbestand bindet dauerhaft 60,50 Euro, ein zusätzlicher Sicherheitstag 13,75 Euro; für 200 Artikel wären das 2.750 Euro je zusätzlichem Sicherheitstag. In der Schweiz rechnen Sie dieselbe Kette in Franken: bei einem angenommenen Einstandspreis von CHF 0.85 je Flasche binden die 110 Flaschen Sicherheit dauerhaft CHF 93.50.
Bei Lebensmitteln begrenzen Haltbarkeit und Lagerplatz die Bestellmenge: Prüfen Sie, ob die Ware bis zum Ende der Reichweite verkauft werden kann. Führen Sie mehrere Lagerorte, setzen Sie den Meldebestand je Lagerort und prüfen Sie, ob Ihr System getrennt rechnet (Lagerverwaltung im ERP).
Schritt 7: Rechnung mit Datum ablegen
Schreiben Sie die drei Zahlen mit Datum und Bezugszeitraum in den Artikelstamm oder in eine Liste. Rechnen Sie neu, wenn der Lieferant Liefertage oder Mindestmengen ändert, wenn eine Aktion ansteht oder wenn die Zählung bei der Inventur vom gebuchten Bestand abweicht; wie Sie zählen, steht in Inventur durchführen.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Rechnen Sie die Kette nach: 25 × 4 = 100, 60 + 50 = 110, 100 + 110 = 210 Stück.
- Zählen Sie die Fehlmengen je Bestellzyklus: An wie vielen Verkaufstagen stand der Artikel trotz planmäßiger Lieferung auf 0? Erst eine Fehlmenge zeigt, dass die Abdeckung zu klein war.
- Dass der Bestand zeitweise unter die 110 Stück Sicherheit fällt, ist kein Fehler: Der Sicherheitsbestand deckt die Schwankungen ab, für die er gerechnet ist, und wird dabei aufgebraucht.
- Vergleichen Sie den gebuchten Bestand mit einer Zählung im Regal. Weicht er ab, korrigieren Sie zuerst den Bestand und danach den Meldebestand (Warenschwund und Inventurdifferenzen).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Artikel ist an einzelnen Tagen ausverkauft, obwohl der Bestellvorschlag kam | Die Wiederbeschaffungszeit stammt aus der Lieferzusage und nicht aus eigenen Lieferdaten | Zeit vom Absenden der Bestellung bis zur Einlagerung messen und im Artikelstamm ändern |
| Der Artikel ist trotz planmäßiger Lieferung ausverkauft (Fehlmenge) | Der Sicherheitsbestand hat Verbrauch oder Lieferzeit nicht abgedeckt, etwa bei einer Aktion oder einem Feiertag | Höchstwerte aus einem längeren Zeitraum verwenden und den Sicherheitsbestand neu rechnen |
| Das Lager ist voll, obwohl der Artikel hohen Absatz hat | Der Meldebestand ist aus wenigen starken Tagen gerechnet, oder die Bestellmenge deckt mehrere Wochen | Durchschnitt über den ganzen Zeitraum verwenden und die Bestellmenge auf die verkaufbare Reichweite begrenzen |
| Der Bestellvorschlag bleibt aus | Meldebestand, Verpackungseinheit oder Mindestbestellmenge fehlen im Artikelstamm, oder die Systemeinstellung unterdrückt den Vorschlag | Felder pflegen und die Bestellmenge sowie die Systemeinstellung prüfen; den Meldebestand nicht an die Mindestbestellmenge anpassen, beide Größen sind unabhängig |
| Gebuchter Bestand und Regal passen nicht zusammen | Wareneingang fehlt oder ist doppelt gebucht, Bruch und Schwund sind nicht erfasst | Wareneingang beim Auspacken buchen und die Differenz über die Inventur korrigieren |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Zeigt die Auswertung Ihres Kassensystems den Artikel nicht je Tag und Stück, ist jede Rechnung eine Schätzung; hier hilft der Softwareanbieter oder eine Warenwirtschaftsberatung. Ebenso bei Artikeln mit kurzer Haltbarkeit, Aktionsware oder mehreren Lagerorten: Besprechen Sie den Fall mit der Person, die das Lager verantwortet, oder mit Ihrer Branchenberatung bei IHK oder WKO. Wer die Kapitalbindung bewerten will, setzt den Zinssatz für Kontokorrent oder die Verzinsung einer freien Anlage ein.