Warenwirtschaft im Einzelhandel: Aufgaben und Grundbegriffe
Kurz gesagt
Eine Warenwirtschaft führt zu jedem Artikel einen Bestand und ändert ihn automatisch bei Wareneingang und Verkauf, wenn Kasse und Bestandsführung zusammenarbeiten. Wirklich nötig sind Artikelstamm, Bestandsführung je Artikel, Wareneingangsbuchung, Inventur und Auswertungen. Automatische Nachbestellung, Chargenverfolgung und Mehrlagerführung kommen erst mit mehr Artikeln, Haltbarkeit oder Standorten dazu.
Das Wichtigste
- Kern der Warenwirtschaft: ein Bestand je Artikel, geändert durch Wareneingang, Verkauf, Retoure und Inventur.
- Der Artikelstamm hängt an der GTIN (ehemals EAN), der Nummer unter dem Barcode; in Deutschland ist sie in der Regel 13-stellig, daneben gibt es 8-, 12- und 14-stellige Formen.
- Basisfunktionen: Artikelstamm, Bestandsführung, Wareneingang, Inventur, Auswertung von Umschlag und Schwund.
- Absatzbasierte Nachbestellvorschläge brauchen gepflegte Lieferzeiten und Absatzwerte; Verfahren mit fester Bestellmenge oder Maximalbestand arbeiten ohne Absatzwerte.
Ein Laden verkauft jeden Tag Ware, deren Menge irgendwo gepflegt werden muss. Ob ein Zettel oder ein Programm dahintersteht, entscheidet darüber, wie viel Arbeit der Abgleich macht und wie früh Sie merken, dass etwas fehlt. Diese Seite sortiert die Grundbegriffe und zeigt anhand der Ladengröße, welche Funktionen Sie zuerst brauchen.
Was eine Warenwirtschaft leistet
Eine Warenwirtschaft ist der Teil eines Kassen- oder Lagersystems, der zu jedem Artikel einen Bestand führt und ihn bei jedem relevanten Vorgang ändert. Der Wareneingang erhöht den Bestand, der Verkauf senkt ihn, eine Retoure korrigiert ihn, und die Inventur setzt ihn auf den gezählten Wert.
Die Automatik funktioniert nur, wenn jeder Vorgang den Artikel berührt: per Scan des Barcodes oder durch Auswahl am Kassendisplay. Ein Verkauf, der nur als Summe ohne Artikelbezug landet, verändert keinen Bestand.
Aus den Beständen entstehen die Auswertungen: Wie lange liegt ein Artikel? Wie groß ist die Differenz zwischen gebuchtem und gezähltem Bestand? Für welche Artikel wird eine Nachbestellung fällig? Wie Sie Lagerumschlag und Schwund in Kennzahlen überführen, zeigt der Artikel zu den Kennzahlen im Einzelhandel.
Die Grundbegriffe
Sechs Begriffe tragen jede Warenwirtschaft, vom einfachen Ladenprogramm bis zur Filiallösung:
| Begriff | Bedeutung in der Warenwirtschaft |
|---|---|
| Artikelstamm | Der Datensatz je Artikel: GTIN, Bezeichnung, Verkaufseinheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Lieferant, Warengruppe |
| GTIN | Die Nummer unter dem Barcode, die den Artikel weltweit eindeutig identifiziert; in Deutschland in der Regel 13-stellig (GTIN-13), daneben 8-, 12- und 14-stellige Formen; bis 2009 EAN (Europäische Artikelnummer) genannt |
| Bestand | Die Menge je Artikel und Lagerort; Ergebnis aller gebuchten Vorgänge |
| Wareneingang | Die Buchung der gelieferten Mengen; sie erhöht den Bestand |
| Meldebestand | Die Menge, bei deren Unterschreiten ein Artikel zur Nachbestellung vorgemerkt wird |
| Inventur | Die Zählung, die den gebuchten Bestand mit dem gezählten vergleicht und ihn korrigiert |
Der Artikelstamm hängt an der GTIN. Nach Angaben von GS1 Germany ist die GTIN die Nummer unter dem Barcode und zugleich der Zugriffsschlüssel auf die hinterlegten Produktinformationen wie Bezeichnung, Gewicht oder Gebindegröße; in Deutschland ist sie in der Regel 13-stellig, daneben gibt es 8-, 12- und 14-stellige Formen; bis 2009 trug sie den Namen EAN. Verkaufen Sie Handelsware, scannen Sie die GTIN von der Verpackung. Verkaufen Sie eigene Artikel unter eigener Marke, kommt die Basisnummer für eigene GTINs von GS1. Lose Ware ohne Barcode führt eine eigene interne Artikelnummer; entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.
Wie Sie die Felder des Artikelstamms sauber aufbauen und aktuell halten, beschreibt der Artikel Artikelstammdaten pflegen.
Welche Funktionen welcher Laden braucht
Die Zuordnung unten ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktdaten. Die Größen grenzen nach aktiven Artikeln, Standorten und Wareneigenschaften ab, nicht nach Umsatz.
| Situation im Laden | Sicher nötig | Kann zuerst warten |
|---|---|---|
| Kiosk oder Laden mit wenigen hundert Artikeln und einer Kasse | Artikelstamm mit GTIN, Bestand je Artikel, Wareneingangsbuchung, Zählliste für die Inventur | Nachbestellvorschläge, Chargenverfolgung, mehrere Lagerorte, Abgleich zweier Standorte |
| Fachgeschäft mit etwa 500 bis 2.000 aktiven Artikeln und einem Lager | zusätzlich: Meldebestand je Artikel, Inventurerfassung mit Datenfassgerät oder App, Auswertung von Umschlag und Schwund | Automatische Nachbestellung, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten, zweiter Lagerort |
| Lebensmittel-, Tierbedarfs- oder Drogerieladen mit Haltbarkeitsdaten | zusätzlich: Erfassung von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten, Auslagerung nach FEFO, siehe FIFO, FEFO und LIFO | Umlagerungen zwischen Standorten, Filialdisposition |
| Laden plus zweiter Standort oder plus Webshop | zentraler Artikelstamm, eigener Bestand je Lagerort, Abgleich der Verkaufskanäle, siehe mehrere Standorte verwalten | Automatische Umlagerungsvorschläge, zentrale Disposition je Filiale |
Die Zusatzfunktionen setzen Daten voraus: Absatzbasierte Nachbestellvorschläge rechnen mit Absatzwerten und Lieferzeiten aus dem Artikelstamm; fehlen diese Werte oder sind sie alt, liefern sie Mengen, die Sie von Hand korrigieren. Verfahren mit fester Bestellmenge oder Maximalbestand arbeiten ohne Absatzwerte: Nach der Microsoft-Dokumentation zu Nachbestellverfahren legt die feste Bestellmenge die Bestellmenge unabhängig vom Absatz fest, das Maximalbestand-Verfahren füllt den Bestand bis zum eingestellten Maximum auf.
Typische Fehler
| Fehler | Folge im Programm |
|---|---|
| Farb- oder Größenvarianten als eigene Artikelstämme ohne gemeinsamen Bezug | Der Bestand liegt verteilt über mehrere Datensätze; ein Meldebestand je Variantendatensatz greift nicht auf den Gesamtbedarf |
| Verkaufseinheit nicht festgelegt: Wareneingang in Kisten, Verkauf in Stück | Der Bestand weicht, ohne dass Ware fehlt; die Differenz erscheint als Schwund |
| Zählungen bleiben aus oder laufen ohne Bezug auf die gebuchten Bestände | Die gebuchten Mengen treiben davon; Nachbestellung entsteht nach Gefühl statt nach Daten |
| Wareneingang erst Tage nach der Lieferung gebucht | In der Zwischenzeit erscheint der Buchbestand zu niedrig, weil die gelieferte Menge fehlt |
| Kundenretouren ohne eigene Buchungsart | Wird die wieder eingelagerte Ware nicht als Wareneingang gebucht, bleibt der Buchbestand zu niedrig; läuft sie als Verkauf, senkt sie ihn zusätzlich. Lieferantenretouren senken den Bestand. |
Die Microsoft-Dokumentation zu Bestandsbuchungen beschreibt das Modell, auf dem die Buchungsrichtungen beruhen: Ein Wareneingang erhöht den Bestand, ein Verkauf senkt ihn; eine wieder eingelagerte Kundenretoure ist ein Bestandszugang, eine Lieferantenretoure ein Bestandsabgang. Fehlende oder falsche Mengenbuchungen zeigen sich zuerst als Inventurdifferenz. Woher Differenzen im Einzelnen kommen und wie Sie sie eingrenzen, steht im Artikel zu Warenschwund und Inventurdifferenzen.
So gehen Sie vor
- Legen Sie den Artikelstamm an: ein Datensatz je verkaufbarer Einheit, mit GTIN als Schlüssel, wo ein Barcode existiert.
- Zählen Sie den Lagerbestand und buchen Sie ihn als Startbestand; wie Sie praktisch zählen, zeigt die Inventur Schritt für Schritt.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Verkauf an der Kasse den Artikel berührt, per Scan oder Artikelwahl am Display.
- Buchen Sie jede Lieferung am Tag des Wareneingangs, in der Verkaufseinheit, nicht in der Packungseinheit des Lieferanten.
- Vergleichen Sie nach vier Wochen für Ihre zehn umsatzstärksten Artikel den gebuchten Bestand mit einer Stichprobe-Zählung.
- Setzen Sie Meldebestände und Nachbestellwerte erst, wenn Schritt 5 ohne unklare Differenzen auskommt; die Rechnung dafür steht im Artikel zum Meldebestand.
Welches Zählverfahren zu Ihrem Sortiment passt und wie sich die Verfahren unterscheiden, vergleicht der Artikel zu den Inventurverfahren; die deutsche Lage beschreibt der Artikel zur Inventurpflicht in Deutschland.