Einkauf im ERP: Bestellvorschläge, Wareneingang, Rechnungsprüfung
Kurz gesagt
Ein ERP verknüpft im Einkauf vier Belege: Bestellvorschlag, Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung. Der Vorschlag entsteht, wenn der verfügbare Bestand zuzüglich offener Bestellungen den Meldebestand erreicht; die Rechnung wird erst freigegeben, wenn Menge und Preis mit Bestellung und gebuchtem Wareneingang übereinstimmen. Das ist die Prüfregel dieses Artikels, keine gesetzliche Vorgabe.
Das Wichtigste
- Meldebestand in diesem Artikel = Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit in Tagen + Sicherheitsbestand; eine Rechenformel dieses Artikels, keine Norm.
- Der Bestellvorschlag vergleicht Meldebestand mit verfügbarem Bestand plus bereits bestellter, noch nicht gelieferter Menge, sonst wird dieselbe Ware doppelt vorgeschlagen.
- Der Dreifachabgleich vergleicht Menge und Preis je Position aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung; freigegeben wird höchstens die Menge, die gebucht eingegangen ist.
- Die Beispielrechnung rechnet netto und mit erfundenen Zahlen; Pflichtangaben und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen sind in diesem Artikel nicht geprüft.
Beim Einkauf entstehen aus einer Entscheidung vier Belege: Jemand stellt fest, dass Ware fehlt, bestellt sie, nimmt sie an und bekommt eine Rechnung. Das ERP hängt diese Belege aneinander, sodass die Rechnung auf Bestellung und Eingang zurückzuverfolgen ist. Wie die Module zusammenhängen, steht in der Modulübersicht.
Der Belegfluss im Überblick
Die Tabelle zeigt den Fluss, wie dieser Artikel ihn annimmt. Welche Belegnamen Ihr Produkt verwendet, entnehmen Sie der Dokumentation des Anbieters.
| Beleg | Entsteht aus | Enthält je Position | Prüft |
|---|---|---|---|
| Bestellvorschlag | Meldebestand erreicht | Artikel, Vorschlagsmenge | Bedarf |
| Bestellung | freigegebener Vorschlag | Artikel, Menge, Preis netto, Lieferant | Zusage des Lieferanten |
| Wareneingang | Lieferung zur Bestellung | gelieferte Menge, Charge, Lieferscheinnummer | Menge gegen Bestellung |
| Eingangsrechnung | Rechnung des Lieferanten | berechnete Menge, Preis netto | Menge und Preis gegen Bestellung und Eingang |
Bestellvorschlag: Der Meldebestand
Der Meldebestand ist die Grenze, ab der das ERP einen Vorschlag macht. Dieser Artikel rechnet ihn so: Tagesverbrauch mal Wiederbeschaffungszeit in Tagen, zuzüglich Sicherheitsbestand. Die Wiederbeschaffungszeit ist die Zeit von der Bestellung bis zum gebuchten Eingang. Der Sicherheitsbestand ist eine Menge, die Schwankungen in Verbrauch und Lieferzeit abdecken soll; seine Höhe legen Sie fest.
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für den Artikel „Kaffee 250 g“: Tagesverbrauch 8 Stück, Wiederbeschaffungszeit 5 Tage, Sicherheitsbestand 12 Stück. Der Meldebestand beträgt 8 × 5 + 12 = 52 Stück.
Das ERP vergleicht den Meldebestand mit dem verfügbaren Bestand zuzüglich der bestellten, noch nicht gelieferten Menge. Liegen 47 Stück verfügbar und keine offene Bestellung vor, ist 47 ≤ 52, und es entsteht ein Vorschlag. Als Zielbestand gelten im Beispiel 100 Stück: 100 − 47 = 53 Stück fehlen. Der Lieferant liefert in Kartons zu 12 Stück, also schlägt das ERP 5 Kartons zu 60 Stück vor. Wer die offene Bestellmenge nicht mitrechnet, erhält am nächsten Tag denselben Vorschlag noch einmal. Weitere Rechenwege stehen in Nachbestellung planen.
Wareneingang gegen Bestellung buchen
Der Eingang wird zur Bestellposition gebucht, nicht frei im Lager. Der Lieferschein zeigt, was tatsächlich kam. Im Beispiel liefert der Lieferant 48 Stück statt der bestellten 60. Das ERP bucht 48 Stück auf Bestand, lässt 12 Stück als offene Menge der Bestellung stehen und merkt sich Lieferscheinnummer und Charge. Zählt die Person am Tor die Kartons falsch, wird der falsche Bestand gebucht und der Fehler läuft in die Rechnungsprüfung weiter. Zu Charge und Lagerort siehe Lagerverwaltung im ERP.
Rechnungsprüfung: Der Dreifachabgleich
Der Dreifachabgleich vergleicht je Position drei Dinge: was bestellt wurde, was gebucht eingegangen ist und was der Lieferant berechnet. Freigegeben wird höchstens die Menge, die eingegangen ist, zum bestellten Preis, solange keine Abweichung freigegeben wurde. Das ist die Prüfregel dieses Artikels.
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, alle Preise netto. Als Toleranz gelte im Beispiel: keine Preisabweichung und keine Mengenabweichung ohne Rückfrage.
| Position | Bestellt | Eingegangen | Berechnet | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| A: Kaffee, 3,20 Euro je Stück | 60 Stück = 192,00 Euro | 48 Stück | 60 Stück zu 3,20 = 192,00 Euro | Menge: 12 Stück zu viel berechnet; freigegeben 48 × 3,20 = 153,60 Euro, gesperrt 38,40 Euro |
| B: Tee, 7,50 Euro je Packung | 20 Packungen = 150,00 Euro | 20 Packungen | 20 Packungen zu 7,90 = 158,00 Euro | Preis: 0,40 Euro je Packung mehr; Rückfrage, 8,00 Euro gesperrt, freigegeben 150,00 Euro |
| Summe | 342,00 Euro | 350,00 Euro | freigegeben 303,60 Euro, gesperrt 46,40 Euro |
Probe: 153,60 + 150,00 = 303,60 Euro freigegeben; 38,40 + 8,00 = 46,40 Euro gesperrt; 303,60 + 46,40 = 350,00 Euro Rechnungssumme. Der Lieferant klärt nun, ob er die 12 Stück nachliefert und ob der Preis von 7,90 Euro vereinbart war. Eine Gutschrift oder eine zweite Lieferung schließt die gesperrten Beträge.
Typische Fehler
- Rechnung zahlen, bevor der Eingang gebucht ist: Sie zahlen für Ware, die nicht im Bestand steht.
- Eingang ohne Bestellbezug buchen: Der Dreifachabgleich hat keine Bestellzeile zum Vergleichen, jede Rechnung wird zur Einzelprüfung.
- Bestellte, noch nicht gelieferte Menge ignorieren: Der Bestellvorschlag wiederholt sich.
- Preis im Artikelstamm nicht pflegen: Das ERP schlägt die Bestellung mit dem alten Einkaufspreis vor und jede Rechnung weicht ab (Stammdaten pflegen).
- Brutto und netto mischen: Ein Vergleich von Bruttorechnung und Nettobestellung zeigt Scheinabweichungen.
So gehen Sie vor
- Legen Sie je Artikel Meldebestand, Zielbestand und Verpackungseinheit im Artikelstamm fest.
- Prüfen Sie ein Beispiel von Hand nach: Rechnen Sie Meldebestand und Vorschlagsmenge für einen Artikel selbst aus und vergleichen Sie mit dem Vorschlag des ERP.
- Buchen Sie jeden Eingang zu einer Bestellposition, auch Teillieferungen.
- Legen Sie fest, ab welcher Abweichung in Menge oder Preis eine Rechnung gesperrt wird, und wer sie freigibt.
- Rechtliche Vorgaben zu Rechnungen und Aufbewahrung richten sich nach dem Land: Pflichtangaben auf der Rechnung in Deutschland, in Österreich, in der Schweiz. Für das ERP in Deutschland siehe Archivierung im ERP.