Tagesabschluss an der Kasse: Ablauf und Z-Bericht

Was Sie vorab brauchen

Der Tagesabschluss gehört zum Ende jedes Verkaufstags, in dem das Kassensystem Vorgänge erfasst. Mit einer offenen Ladenkasse ohne Kassensystem gibt es keinen Tagesabschluss; die tägliche Festhaltung läuft dort über Zählen und Kassenbericht. Bevor Sie ihn auslösen, legen Sie bereit:

• die Kenntnis Ihres Systems: offene Ladenkasse oder elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO (Deutschland), Registrierkasse unter der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV, Österreich), Kassensystem ohne besondere Kassenpflicht (Schweiz), siehe Offene Ladenkasse;
• den Anfangsbestand der Kasse, also das Wechselgeld, mit dem der Tag begonnen hat;
• die Belege des Tages für bar bezahlte Ausgaben, Entnahmen und Einlagen;
• Ihr Kartenterminal für den Abgleich mit den Kartenumsätzen;
• einen Ablageort, damit der Bericht beim Tag bleibt, den er betrifft;
• die Berechtigung, im Kassensystem die Abschlussfunktion auszulösen.

Bevor Sie den Abschluss auslösen, prüfen Sie in Restaurants und Cafés, dass keine Bestellung mehr offen ist. Welchem Abschluss oder Kalendertag ein Vorgang nach dem Abschluss zugeordnet wird, legt Ihr System fest; die DSFinV-K lässt mehrere Abschlüsse am selben Tag und Abschlüsse über die Tagesgrenze hinweg zu (Feld Z_NR). Details zum Zählen des Bargelds beschreibt Kassensturz durchführen.

Schritt für Schritt: Tagesabschluss durchführen

Schritt 1: Offene Vorgänge abschließen

Bezahlen oder stornieren Sie alle offenen Vorgänge: Tische in der Gastronomie, angefangene Rückgaben, nicht abgeschlossene Warenkörbe. Am Ende dieses Schritts zeigt das System keinen offenen Vorgang mehr an. Nur dann gehören alle Umsätze des Tages zu dem Abschluss, den Sie als Nächstes erstellen.

Schritt 2: Tagesabschluss im Kassensystem auslösen

Lösen Sie die Abschlussfunktion aus. Die DSFinV-K, das Format, in dem elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland ihre Daten bei einer Prüfung bereitstellen, nummeriert diese Abschlüsse fortlaufend und zeichnet ihren Zeitpunkt fest; an vielen Systemen lässt sich der Export dieser Daten erst nach einem durchgeführten Kassenabschluss erstellen. Die DSFinV-K lässt zu, dass eine Kasse mehrmals am Tag abschließt oder einen Abschluss über die Tagesgrenze hinaus führt (Feld Z_NR); wie Ihr System einen Vorgang nach dem Abschluss und Korrekturen am abgeschlossenen Tag zuordnet, steht im Handbuch des Herstellers.

Schritt 3: Z-Bericht prüfen und ablegen

Vergleichen Sie den Bericht mit dem Vortag: passt die fortlaufende Nummer des Abschlusses, sind Stornos und Trainingsbuchungen erkennbar, enthalten die Zahlartsummen jeden Zahlweg. Die einzelnen Inhalte listet die Checkliste unten. Drucken Sie den Bericht oder sichern Sie ihn im System, und legen Sie ihn unter dem Tagesdatum ab.

Schritt 4: Bargeld zählen und Soll-Ist vergleichen

Zählen Sie das Bargeld der Kasse. Der Soll-Bestand ergibt sich aus dem Anfangsbestand plus Bareinnahmen laut Z-Bericht, plus Einlagen und Geldtransit-Zuflüssen, minus Barausgaben, Entnahmen und Geldtransit-Abflüssen. Der Geldtransit, also das Bringen von Bargeld zur Bank, in einen Tresor oder in eine andere Kasse, wirkt je nach Richtung zu- oder abfließend (DSFinV-K, Anhang C). Notieren Sie die Differenz zum gezählten Bestand, auch wenn sie null beträgt. Ursachen und Weiteres beschreibt Kassendifferenz.

Schritt 5: Terminalumsätze abgleichen

Erstellen Sie den Abschluss des Kartenterminals und stellen Sie ihn neben die Kartensumme des Z-Berichts. Abweichungen zeigen sich so, bevor die Bank ausgewartet: ein Nachtrunk, eine Stornierung, eine Spitzenabbuchung. Das dreistufige Abgleichen von Kasse, Terminal und Kontoauszug beschreibt Kartenterminal-Tagesabschluss.

Schritt 6: Tageseinnahmen weiterverarbeiten und Unterlagen ablegen

Übernehmen Sie die Tagesendsummen in Kassenbuch oder Kassenbericht. In Deutschland sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); die Verbuchung im Journal der Finanzbuchhaltung ist danach bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, solange die Einzeldaten als Grundaufzeichnungen vollständig bleiben (GoBD Rz. 87). Wie der Bericht aufgebaut ist, beschreibt Kassenbericht erstellen; wie er in ein Kassenbuch gehört, siehe Kassenbuch in Deutschland.

Checkliste: Was in den Z-Bericht gehört

Die folgende Checkliste ist eine redaktionelle Vorlage; die Punkte folgen den drei Dateien des Kassenabschlussmoduls der DSFinV-K. Die DSFinV-K definiert ein Datenformat, in dem ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO seine Daten bei einer Prüfung bereitzustellen hat (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO); sie schreibt kein Muster für einen sichtbaren Z-Bericht vor. Eine Vorschrift zu genau einem Berichtsmuster haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden; die genannten Pflichten verlangen die Angaben jedenfalls in den exportierten Daten.

Angabe	Warum sie dazugehört
Datum und Uhrzeit des Abschlusses, Kennung der Kasse, fortlaufende Abschlussnummer	Ein Vorgang ist nur geordnet nachvollziehbar, wenn jeder Abschluss eindeutig zugeordnet ist (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); die DSFinV-K führt dafür Z_ERSTELLUNG, Z_KASSE_ID und Z_NR
Tagesumsätze je Geschäftsvorfalltyp und Steuersatz, getrennt nach Brutto, Netto und Umsatzsteuer	Steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze sind ohne genügende Kennzeichnung nicht gemeinsam zu verbuchen (GoBD Rz. 55); die DSFinV-K-Tabelle Z_GV_Typ trennt die Typen je Steuersatz
Einnahmen je Zahlart, Barzahlung getrennt von Karte und anderen unbaren Wegen	Bare und unbare Geschäftsvorfälle sind getrennt zu verbuchen (GoBD Rz. 55); die DSFinV-K-Tabelle Z_Zahlart bildet das je Zahlartsumme ab
Bargeldbestand der Kasse je Währung am Tagesende	Der Bestand muss sich ohne Rückrechnung aus dem System zeigen lassen; die DSFinV-K nennt dafür ausdrücklich die jederzeitige Kassensturzfähigkeit (Tabelle Z_Waehrungen)
Stornierte Vorgänge und Trainingsbuchungen getrennt von Normalverkäufen	Die DSFinV-K führt dafür eigene Vorgangstypen; in Österreich dürfen Trainingsbuchungen den Umsatzzähler nicht beeinflussen (§ 8 Abs. 1 Satz 2 RKSV)
Anfangsbestand, Privatentnahmen, Privateinlagen, Lohnzahlungen und Geldtransit als eigene Posten	Diese Vorgänge verändern den Kassenbestand, ohne Umsatz zu sein; die DSFinV-K führt dafür eigene Geschäftsvorfalltypen (Anhang C, zum Beispiel Anfangsbestand, Privatentnahme, Privateinlage, Geldtransit)

Fehlt eine dieser Angaben im Bericht, prüfen Sie, ob Ihr System sie im DSFinV-K-Export führt; wenn nicht, sprechen Sie mit dem Hersteller, bevor Sie die Summen verbuchen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Abschlussnummer der Kasse folgt lückenlos auf die des vorangehenden Abschlusses.
• Zahlartsummen und Umsätze nur für denselben Zeitraum und mit gleichem Umfang vergleichen: Umsatz und Zahlung können zeitlich auseinanderfallen, wenn ein Umsatz als Forderung entsteht und erst später bezahlt wird. Ohne Umsatz bleiben nur konkrete Vorgänge wie Privateinlagen, Privatentnahmen und das Aufladen einer Guthabenkarte (Zahlungsmitteltausch); Trinkgeld an den Arbeitgeber ist dagegen mit Umsatzsteuer zu erfassen, und der Kauf mit einer Guthabenkarte ist ein normaler Umsatz (DSFinV-K 2.4, Abschnitt 3.3 und Beispiele, Seiten 118 bis 120).
• Anfangsbestand plus Bareinnahmen, plus Einlagen und Geldtransit-Zuflüssen, minus Barausgaben, Entnahmen und Geldtransit-Abflüssen ergibt den Soll-Bestand; er wird mit dem gezählten Bestand verglichen.
• Kartensumme der Kasse und Terminalsumme stimmen überein oder ihre Abweichung ist erklärt.
• Die Differenz zum gezählten Bargeld ist notiert und begründet.
• Bericht und Protokoll liegen beim Tagesdatum, und die Tageseinnahmen stehen im Kassenbuch oder Kassenbericht.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Vorgehen
Der Abschluss lässt sich nicht auslösen	Ein Vorgang ist noch offen	Offene Tische und Körbe suchen, bezahlen oder stornieren, dann erneut abschließen
Die Abschlussnummer springt oder fehlt	Ein Abschluss wurde versehentlich zweimal ausgelöst	Beide Berichte ablegen und den Vorgang mit Datum notieren; Ursache mit dem Hersteller klären
Kartensumme und Terminal weichen ab	Spitzenabbuchung oder Storno kam auf dem Terminal an, nicht in der Kasse	Terminalbeleg zur Kasse nehmen und den fehlenden Vorgang dokumentiert nachholen
Der Bericht zeigt keine Zahlartsummen	Zahlarten werden im System nicht gepflegt	Einrichtung prüfen, bevor der nächste Tag läuft; die Trennung braucht die Buchhaltung (GoBD Rz. 55)
Der Abschluss fiel aus, weil das System ausgefallen war	Vorgänge liegen ungesichert vor	Papiervorgänge sammeln, den nachgetragenen Tag kenntlich machen; das Vorgehen für mehrere Tage steht unter Tagesabschluss vergessen

Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt

Deutschland

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO erfasst, muss jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen; die offene Ladenkasse ist kein solches System, aber auch bei ihr sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Der Tagesabschluss liefert die Summen dafür. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, gilt als Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung in den GoBD (Rz. 48, Fassung der zweiten Änderung vom 14. Juli 2025). Der Z-Bericht selbst ist in den geöffneten Quellen nicht geregelt: Das Wort kommt in der AO, in den GoBD und in der DSFinV-K nicht vor; die DSFinV-K nennt den Vorgang Kassenabschluss und schreibt seinen Daten als Buchungsbelege eine eigene Speicherung zu. Wer das System mit einer TSE schützt, stellt die Daten einer Prüfung in diesem Format bereit.

Österreich

Die Registrierkasse verlangt keinen täglichen Abschlussbeleg. Der Umsatzzähler läuft fortlaufend, und zu jedem Monatsende wird der Zwischenstand als Monatsbeleg im Datenerfassungsprotokoll gespeichert; mit Jahresende ist der Jahresbeleg auszudrucken, zu prüfen und nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 8 RKSV). Die Pflichten dazu stehen unter Monatsbeleg und Jahresbeleg. Wer Bücher führt, soll alle Bareingänge und Barausgänge zusätzlich täglich einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO, Fassung ab 1. Januar 2026); für die Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichnungen nach § 126 BAO verlangt lit. c die Einzelaufzeichnung aller Bargeschäfte, ohne dass darin eine Tagesfrist steht. Ein Tagesbericht des Kassensystems ist dafür ein geeigneter Ausgangspunkt, vorgeschrieben ist er nicht. Wer unter die Registrierkassenpflicht in Österreich fällt, muss die Registrierkasse ohnehin verwenden.

Schweiz

Es gibt keine Registrierkassenpflicht; der Tagesabschluss ist eine betriebliche Routine. Zur Buchführung verpflichtet sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, darunter genügt die Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 OR). Die Buchführung muss die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfassen, den Belegnachweis führen und nachprüfbar sein (Art. 957a Abs. 2 OR, Stand am 1. Oktober 2026). Mehrwertsteuerpflichtige führen ihre Bücher nach den handelsrechtlichen Grundsätzen (Art. 70 Abs. 1 MWSTG). Details stehen unter Kassenpflicht in der Schweiz.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Abschlussdaten fehlen, wenn Summen nicht mehr zur Buchführung passen oder wenn unklar ist, wie ein ausgefallener Tag zu behandeln ist. Fragen zur Bedienung der Abschlussfunktion und zum Berichtsumfang klären Sie mit dem Hersteller Ihres Kassensystems.