Arztpraxis in Österreich: Registrierkassenpflicht
Kurz gesagt
Ordinationen selbständiger Ärztinnen und Ärzte unterliegen in Österreich der Registrierkassenpflicht, wenn der Jahresumsatz des Betriebs 15.000 Euro netto erreicht und die Barumsätze 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Honorare, die sofort bar oder mit Bankomat- oder Kreditkarte bezahlt werden, zählen ebenso als Barumsatz wie später bar beglichene Honorarnoten; später überwiesene Honorarnoten zählen nicht.
Das Wichtigste
- Österreich: Selbständige Ärztinnen und Ärzte unterliegen den §§ 131b bis 132a BAO; die steuerfreie Heilbehandlung befreit nicht von der Registrierkassenpflicht (BMF-Erlass, Abschnitte 2.3 und 5.2).
- Auslöser: Jahresumsatz ab 15.000 Euro netto je Betrieb und Barumsätze dieses Betriebs über 7.500 Euro netto im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).
- Als Barumsatz zählt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte sowie die spätere Barzahlung gegen eine Honorarnote (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO; BMF-Erlass, Abschnitte 5.2 und 4.6.6).
- Keine Barumsätze: später überwiesene Honorarnoten, Krankenkassen-Sammelrechnungen und die Rezeptgebühr aus der Hausapotheke als durchlaufender Posten (BMF-Erlass, Abschnitt 5.2).
- Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der ersten Überschreitung (§ 131b Abs. 3 BAO).
- Vorsätzliche Verletzung der Kassen- oder Belegpflicht: Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).
Selbständige Ärztinnen und Ärzte erzielen ihre Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb und damit als Unternehmer; die Pflichten nach § 131b BAO gelten für ihre Ordination damit wie für jeden anderen Betrieb (BMF-Erlass, Abschnitt 5.2). Die steuerliche Befreiung der Heilbehandlung ändert daran nichts: Nach dem Erlass gilt die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht unabhängig davon, ob die Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind (Abschnitt 2.3). Welche Rolle das Zahlverhalten der Patientinnen und Patienten spielt und was bei Honoraren, Hausbesuchen und der Schweigepflicht zu beachten ist, zeigt dieser Artikel. Die allgemeine Pflicht beschreibt Registrierkassenpflicht in Österreich.
Wann Ordinationen registrierkassenpflichtig sind
Die Pflicht zur Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse besteht, wenn im Kalenderjahr zwei Grenzen zusammentreffen: Der Jahresumsatz des Betriebs erreicht 15.000 Euro netto und die Barumsätze dieses Betriebs überschreiten 7.500 Euro netto (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Beide Grenzen beziehen sich auf den einzelnen Betrieb. Ob eine Ordination, eine zweite Praxis oder eine Ordinationsgemeinschaft ein oder mehrere Betriebe sind, beurteilt sich nach der organisatorischen und wirtschaftlichen Verflechtung und danach, ob die Verkehrsauffassung von einem einheitlichen Betrieb ausgeht; als einheitlicher Betrieb gilt jeder Betrieb, für den eine gesonderte Gewinnermittlung ansteht (BMF-Erlass, Abschnitt 3.8.1). Bei mehreren getrennten Betrieben gilt die Grenze je Betrieb, eine Zusammenrechnung findet dann nicht statt; maßgebend ist jeweils der Jahresnettoumsatz (Abschnitte 3.8.1 und 6.2.1.8).
Barumsatz ist jeder Umsatz, dessen Entgelt durch Barzahlung entrichtet wird. Zur Barzahlung zählen nach § 131b Abs. 1 Z 3 BAO auch Bankomat- und Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks und vom Unternehmer ausgegebene, an Geldes statt angenommene Gutscheine. Für die Ordination heißt das: Ein Privathonorar, das die Patientin oder der Patient sofort vor Ort zahlt, ist ein Barumsatz, gleichgültig ob mit Banknote oder Bankomatkarte.
Zwei Beispiele (erfundene Zahlen): Eine Ordination erzielt 40.000 Euro Jahresumsatz, davon werden 22.000 Euro Honorare sofort bar oder mit Bankomatkarte bezahlt. Beide Grenzen sind überschritten, die Ordination ist registrierkassenpflichtig. Eine zweite Ordination erzielt ebenfalls 40.000 Euro, rechnet aber sämtliche Honorare per Honorarnote ab und erhält sie später überwiesen. Barumsätze entstehen so nicht; eine Registrierkassenpflicht besteht trotz Überschreiten der 15.000-Euro-Grenze nicht.
Wann die Pflicht beginnt und endet
Die Verpflichtungen bestehen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Voranmeldungszeitraum ist nach dem BMF-Erlass der Kalendermonat. Das Kalendervierteljahr gilt als Voranmeldungszeitraum für Unternehmer, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben, sowie für Kleinunternehmer, die von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind (BMF-Erlass, Abschnitt 3.8.2). Diese Unternehmer können aber durch fristgerechte Abgabe einer Voranmeldung für den ersten Kalendermonat des Veranlagungszeitraums mit Wirkung für den ganzen Veranlagungszeitraum den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen (§ 21 Abs. 2 UStG 1994); da der tatsächliche Voranmeldungszeitraum bestimmt, ab welchem Monat die Pflichten beginnen, ist diese Wahl bei der Fristberechnung zu berücksichtigen. Werden die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass sie auch künftig unterschritten bleiben, fällt die Pflicht mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres wieder weg (§ 131b Abs. 3 BAO).
§ 131b Abs. 1 Z 1 BAO verlangt, dass Betriebe alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln mit einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem oder einem sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen. Diese Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht aber gerade erst ab den Grenzen des Abs. 1 Z 2 (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO); unterhalb der Grenzen schreibt § 131b BAO keine elektronische Registrierkasse vor. Oberhalb der Grenzen ist dieses Aufzeichnungssystem zusätzlich durch eine technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, die jeden Barumsatz mit einer Signatur oder einem Siegel versieht (§ 131b Abs. 2 BAO, in Kraft seit 1. April 2017). Kasse und Einheit melden Sie über FinanzOnline (§ 16 RKSV); den Ablauf zeigt Registrierkasse und Signatureinheit in FinanzOnline anmelden. Details zu Grenzen und Ausnahmen stehen in Umsatzgrenze und Ausnahmen der Registrierkassenpflicht.
Welche Honorare als Barumsatz zählen
Die Tabelle ordnet die Zahlwege einer Ordination der Barumsatzgrenze zu. Maßgebend ist, wie das Honorar beglichen wird, nicht wie die Leistung vereinbart wurde.
| Fall | Zählt zur Barumsatzgrenze? | Grundlage |
|---|---|---|
| Privathonorar, sofort in der Ordination bar bezahlt | Ja | Barzahlung nach § 131b Abs. 1 Z 3 BAO |
| Privathonorar, sofort mit Bankomat- oder Kreditkarte bezahlt | Ja | § 131b Abs. 1 Z 3 BAO nennt Kartenzahlung als Barzahlung |
| Honorarnote, später per Überweisung mit Zahlungsanweisung beglichen | Nein | BMF-Erlass, Abschnitt 5.2: keine Barumsätze, keine Registrierkassenpflicht |
| Honorarnote, später in bar beglichen | Ja | Barzahlung gegen Honorarnote; die Kasse erfasst sie mit Verweis auf die Honorarnote (BMF-Erlass, Abschnitt 4.6.6) |
| Honorar für Kassenpatienten über Sammelrechnung mit der Krankenkasse | Nein | BMF-Erlass, Abschnitt 5.2 |
| Rezeptgebühr aus der Hausapotheke | Nein | Durchlaufender Posten, zählt nicht zu den Grenzen (BMF-Erlass, Abschnitt 5.2) |
| Honorar für einen Hausbesuch, bar vor Ort bezahlt | Ja | Nacherfassung nach Rückkehr nach § 7 Abs. 1 BarUV 2015 |
Anzahlungen und Ratenzahlungen auf ein Honorar sind bei Barzahlung ebenfalls belegerteilungspflichtige Bareinnahmen (BMF-Erlass, Abschnitt 4.6.5).
Belege und Schweigepflicht
Unabhängig von der Registrierkassenpflicht müssen Sie über jede empfangene Barzahlung, einschließlich Bankomat- und Kreditkartenzahlung, einen Beleg erteilen; seit 1. Oktober 2026 genügt ein elektronischer Beleg, der vor Ort ausgelesen werden kann, und auf Verlangen ist ein physischer Beleg ausgedruckt auszufolgen (§ 132a Abs. 1 BAO in der Fassung BGBl. I Nr. 97/2025). Einzelheiten behandelt Belegerteilungspflicht in Österreich.
Die ärztliche Schweigepflicht trägt dem BMF-Erlass zufolge der Kasse Rechnung: Personenbezogene Daten des Patienten gehören weder auf die Belege noch in die Registrierkasse (Abschnitt 5.2). Ein Beleg, der auf die Honorarnote verweist und Art und Umfang der Leistung umschreibt, genügt.
Für Leistungen außerhalb der Ordination, etwa Hausbesuche, erlaubt § 7 Abs. 1 BarUV 2015 die Nacherfassung: Sie stellen dem zahlenden Patienten einen Beleg im Sinn des § 132a Abs. 3 BAO aus und erfassen den Umsatz nach Rückkehr in die Ordination ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse; von dem Beleg ist eine Durchschrift aufzubewahren.
Was bei einem Verstoß droht
Wer vorsätzlich eine Pflicht zur Führung von Aufzeichnungen, zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen oder zur Ausstellung von Belegen verletzt, ohne ein anderes Finanzvergehen zu erfüllen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit. Dafür sieht § 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG eine Geldstrafe bis zu 5.000 Euro vor.
Checkliste für Ihre Ordination
- Ermitteln Sie je Betrieb und Kalenderjahr den Jahresumsatz und sämtliche Barumsätze in Nettobeträgen, einschließlich Bankomat- und Kreditkartenzahlungen sowie später bar beglichener Honorarnoten.
- Zählen Sie sofort bar, per Bankomat- oder Kreditkarte bezahlte Honorare und später bar beglichene Honorarnoten zu den Barumsätzen, Honorarnoten mit späterer Überweisung nicht.
- Lassen Sie Rezeptgebühren aus der Hausapotheke und Krankenkassen-Sammelrechnungen außer Ansatz.
- Beobachten Sie die Grenzen unterjährig: Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat, die Kasse muss dann bereitstehen.
- Beschaffen Sie bei Überschreiten eine Registrierkasse mit Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und melden Sie beide in FinanzOnline.
- Halten Sie den Patientennamen von Belegen und Kasse fern; ein Verweis auf die Honorarnote genügt.
- Stellen Sie bei Hausbesuchen einen Beleg aus und erfassen Sie den Umsatz nach der Rückkehr.