Kasse in der Arztpraxis: Barzahlung und Privatleistungen
Kurz gesagt
Nein. Für Arztpraxen in Deutschland gibt es keine eigene Kassenpflicht: Barzahlungen für Privatleistungen und IGeL dürfen Sie mit einer offenen Ladenkasse führen, die Einnahmen täglich festgehalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Erst wer Zahlungen in einem elektronischen Kassensystem mit Kassenfunktion erfasst, braucht zertifizierte TSE, Belegausgabe und Kassenmeldung (§ 146a AO, § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV).
Das Wichtigste
- Deutschland: Die offene Ladenkasse bleibt erlaubt; § 146a AO trifft erst elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen mit Kassenfunktion (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, AEAO zu § 146a, Nr. 1.2), nicht jede elektronische Erfassung.
- Ohne elektronische Kasse: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Die Einzelaufzeichnungsausnahme des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO gilt nur für den Warenverkauf, nicht für ärztliche Leistungen.
- Elektronisches Kassensystem mit Kassenfunktion: zertifizierte TSE, Beleg und Kassenmeldung (§ 146a AO, gesetzlich erstmals anzuwenden seit 1. Januar 2020); die elektronische Kassenmeldung steht aber erst seit 1. Januar 2025 bereit, zuvor war die Mitteilung ausgesetzt (BMF-Schreiben vom 28.6.2024).
- Ein Abrechnungsprogramm ohne Kassenfunktion ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2).
- Vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln vorausgesetzt, können Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Systempflichten ein Bußgeld bis 25.000 Euro nach sich ziehen, wenn dadurch ermöglicht wird, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, und die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 6 AO).
Eine Praxis, die Privatleistungen oder IGeL in bar abrechnet, fragt sich, ob das Finanzamt eine Registrierkasse verlangt. Ob eine Kasse nötig ist, entscheidet sich in der Abgabenordnung (AO), nicht im Arztrecht. Wie die Abrechnung privatärztlicher Leistungen im Einzelnen zu erfolgen hat, bestimmt die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ); die Rechnung nach § 12 GOÄ nennt unter anderem Datum der Leistung, Nummer und Bezeichnung der berechneten Leistung sowie Betrag und Steigerungssatz.
Was gilt
Die von uns geöffneten Vorschriften (§§ 146 und 146a AO, KassenSichV) nennen keine Pflicht, die Arztpraxen besonders träfe. § 146a AO verpflichtet erst, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst. Als solche gelten elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Kassenfunktion haben sie, wenn sie der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2); elektronische Buchhaltungsprogramme sind keine elektronischen Aufzeichnungssysteme (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV, AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3).
Wer ohne ein solches System kassiert, fällt nicht unter § 146a AO. In Deutschland bleibt die offene Ladenkasse deshalb erlaubt, auch für Barzahlungen von Privatpatienten. Eine allgemeine Kassenpflicht steht derzeit nicht in Kraft; zu dem Bundesregierungsentwurf (Kabinettsbeschluss vom 23. September 2026) siehe Registrierkassenpflicht in Deutschland: Stand der Pläne.
Ohne elektronische Kasse gelten die allgemeinen Aufzeichnungspflichten des § 146 AO. Die Pflichten der Ärzte als Steuerpflichtige sind dieselben wie die anderer Dienstleister. Details zur täglichen Praxis der Kassenführung ohne Gerät behandelt Offene Ladenkasse: Erlaubt, aber mit welchen Pflichten?.
Was die offene Ladenkasse verlangt
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Dazu genügt ein Kassenbericht je Tag mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand. Zusätzlich gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO.
Diese Einzelaufzeichnungspflicht entfällt nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung; die Ausnahme gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO). Ärztliche Leistungen sind Leistungen, keine Waren; die Ausnahme nennt sie nicht. Für Privatleistungen und IGeL bleibt die Einzelaufzeichnungspflicht also bestehen. Wie die Einzelaufzeichnung im Einzelnen funktioniert, erklärt Einzelaufzeichnungspflicht: Jeden Verkauf einzeln erfassen.
Als Einzelaufzeichnung können nach redaktioneller Einschätzung die GOÄ-Rechnungen und die Behandlungsdokumentation dienen, weil sie Leistung, Datum und Betrag je Fall enthalten. Die Rechnung nach § 12 Abs. 2 GOÄ belegt jedoch die berechnete Vergütung, nicht den tatsächlichen Zahlungseingang; Zahlungsdatum, Betrag und Zahlungsart jeder Barzahlung halten Sie zusätzlich fest, etwa im täglichen Kassenbericht oder in einer Zahlungsnotiz zur Behandlungsdokumentation. Ob Ihr Aufzeichnungssystem im Einzelfall genügt, klärt Ihre Steuerberatung. Beispiel: Eine Praxis nimmt an einem Tag 480 Euro in bar ein, zwei Privatliquidationen über 190 und 210 Euro sowie eine IGeL-Zahlung über 80 Euro. Der Kassenbericht weist Anfangsbestand, die drei Einnahmen mit Datum, Betrag, Zahlungsart und Zuordnung zur Rechnung sowie den Endbestand aus.
Wann die Praxis eine Kasse braucht
Die Tabelle ordnet die typischen Konstellationen einer Praxis zu. Entscheidend ist nicht der Beruf, sondern wie die Praxis Zahlungen erfasst.
| Situation in der Praxis | Elektronische Kasse nötig? | Grundlage |
|---|---|---|
| Barzahlungen für Privatleistungen und IGeL, erfasst mit Tageskassenbericht und Rechnungsablage (offene Ladenkasse) | Nein | § 146 Abs. 1 Satz 1 und 2 AO; § 146a AO greift erst bei elektronischen Kassensystemen mit Kassenfunktion |
| Zahlungen laufen über ein elektronisches Kassensystem mit Kassenfunktion, über das auch bar bezahlt werden kann | Ja, dann mit zertifizierter TSE, Belegausgabe und Kassenmeldung | § 146a Abs. 1, 2 und 4 AO; Kassenfunktion nach AEAO zu § 146a, Nr. 1.2 |
| Praxisverwaltungssystem oder Abrechnungsprogramm nur für Rechnungen und unbar bezahlte Vorgänge | Nein, solange es nicht der Erfassung oder Abwicklung barer Zahlungsvorgänge dienen kann | AEAO zu § 146a, Nr. 1.2; § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV |
| Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl unbekannter Personen in der offenen Ladenkasse, etwa ein Verkaufsraum im Haus | Nein; die Einzelaufzeichnung entfällt dort nur ohne elektronisches Aufzeichnungssystem, der tägliche Kassenbericht bleibt | § 146 Abs. 1 Satz 2 bis 4 AO |
Die Kassenfunktion setzt nach der Verwaltungsanweisung nicht voraus, dass das System tatsächlich bar bezahlte Vorgänge verarbeitet; es genügt, wenn es der Erfassung und Abwicklung zumindest teilweise baren Zahlungsvorgänge dienen kann. Ein Kassenladen ist dafür nicht erforderlich. Als baren Zahlungsformen zählen auch elektronisches Geld sowie an Geldes statt angenommene Gutscheine und Guthabenkarten (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2).
Wenn die Praxis elektronisch kassiert
Setzen Sie ein elektronisches Kassensystem mit Kassenfunktion ein, etwa ein Registriersystem oder ein Kassenmodul im Praxisverwaltungssystem, gelten die Pflichten des § 146a AO, gesetzlich erstmals anzuwenden seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO): Das System ist mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen, für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall mit einem Beteiligten ist ein Beleg auszustellen und diesem zur Verfügung zu stellen, und die Kasse ist dem Finanzamt zu melden; bei Geschäftsvorfallen ohne Beteiligten, etwa Entnahmen und Einlagen, besteht keine Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO, AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.5). Welche Systeme eine TSE brauchen, behandelt TSE-Pflicht: Wer braucht eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung?; die Meldung erklärt Kassenmeldepflicht: Welche Kassen Sie melden müssen.
Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems zu erstatten. Das Meldeverfahren steht aber erst seit 1. Januar 2025 zur Verfügung; bis dahin war die Mitteilung nach dem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 ausgesetzt, und das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 hat den Beginn verbindlich festgelegt. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme galt eine einmalige Frist bis zum 31. Juli 2025. Mitteilungspflichtig ist nur das System mit Kassenfunktion; angeschlossene Systeme ohne Kassenfunktion sind nicht gesondert zu melden (AEAO zu § 146a, Nr. 2.6). Die Belegausgabe gilt unabhängig davon, ob der Patient bar oder unbar zahlt. Von der Belegausgabepflicht können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen befreien; nach der Verwaltungsanweisung kommt die Befreiung bei den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen in Betracht, nur im Einzelfall und nur bei einer nachweislichen sachlichen Härte (AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.9). Den Antrag beschreibt Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen; die Pflicht selbst erklärt Belegausgabepflicht: Wann Sie einen Bon ausgeben müssen.
Was bei einem Verstoß droht
§ 379 Abs. 1 Satz 1 AO zählt die Steuergefährdungen auf und verlangt vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln. Genannt sind unter anderem Nr. 3 (nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig aufzeichnen), Nr. 4 (ein System nach § 146a Abs. 1 Satz 1 AO nicht oder nicht richtig verwenden) und Nr. 5 (es nicht oder nicht richtig schützen), jeweils wenn dadurch ermöglicht wird, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Für diese Fälle sieht § 379 Abs. 6 AO eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro vor; sie kann nur geahndet werden, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann. Ob eine unvollständige Kassenführung im Einzelfall dazu führt, hängt vom Sachverhalt ab; das klärt Ihre Steuerberatung.
Was geplant ist
Die Bundesregierung hat mit Kabinettsbeschluss vom 23. September 2026 einen Entwurf für eine allgemeine Kassenpflicht vorgelegt. Der Entwurf ist noch nicht in Kraft; bis zu einem Inkrafttreten gilt das bisherige Recht unverändert. Den Stand des Verfahrens verfolgt der Artikel Registrierkassenpflicht in Deutschland: Stand der Pläne.
Checkliste für Ihre Praxis
- Sie kassieren bar für Privatleistungen und IGeL ohne elektronische Kasse? Dann führen Sie die offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht.
- Legen Sie je Barzahlung einen Einzelbeleg ab, etwa die GOÄ-Rechnung oder eine Zahlungsnotiz zur Behandlungsdokumentation; die Rechnung belegt den berechneten Betrag, den tatsächlichen Zahlungseingang mit Datum und Zahlungsart zusätzlich.
- Bevor ein Kassensystem oder ein Kassenmodul im Praxisverwaltungssystem eingeführt wird, prüfen Sie, ob es Kassenfunktion hat; dann sind TSE, Beleg und Meldung einzuplanen.
- Läuft über das System nur Unbares, halten Sie diese Einrichtung fest und ändern Sie sie nicht nebenbei; sobald das System barer Zahlungsvorgänge fähig ist, gelten die § 146a-Pflichten.
- Kassieren Sie elektronisch, lassen Sie sich die Belegangaben und den Datensatzexport vom Anbieter bestätigen.
- Wer den Betrieb ohne elektronische Kasse umstellen will, sollte vor der Umstellung den Entwurf zur Kassenpflicht verfolgen und die Umrüstung mit der Steuerberatung planen.