Neuen Artikel an der Kasse anlegen: Schritt für Schritt
Kurz gesagt
Ein neuer Kassenartikel braucht Bezeichnung, Preis, Steuerbehandlung und Verkaufseinheit. In Deutschland nennt der Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems den Steuersatz oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf (§ 6 KassenSichV; die offene Ladenkasse ist ausgenommen). In Österreich geht die Barzahlung getrennt nach Steuersätzen in die Signatur ein (§ 9 Abs. 2 RKSV).
Das Wichtigste
- Deutschland, Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems: Menge und Art der gelieferten Gegenstände sowie Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz (bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf) sind Mindestangaben (§ 6 Satz 1 KassenSichV); die offene Ladenkasse ist nicht erfasst.
- Österreich, Registrierkassen: Der Belegtext nennt die handelsübliche Bezeichnung (§ 132a Abs. 3 Z 4 BAO); die Barzahlung geht getrennt nach Steuersätzen in die Signatur ein (§ 9 Abs. 2 Z 4 RKSV).
- Schweiz: Eine auf Verlangen ausgestellte Rechnung enthält in der Regel Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt und den Steuersatz (Art. 26 Abs. 2 MWSTG); wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen steht, darf nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1).
- Deutschland: Verbrauchern ist der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer anzugeben (§ 3 Abs. 1 PAngV, § 2 Nr. 3 PAngV).
- Deutschland: Bei Stammdatenänderungen muss die eindeutige Bedeutung in den Bewegungsdaten erhalten bleiben (GoBD Rz. 111).
- Die DSFinV-K führt je Position Artikeltext (bis 255 Zeichen), Artikelnummer, GTIN, Warengruppe, Menge, Einheit und Preis je Einheit (Version 2.4).
Ein Artikel im Kassenstamm entscheidet bei jedem Verkauf mit: Er liefert den Text auf dem Bon, den Preis und den Steuersatz, mit dem das System rechnet. Dieser Artikel führt durch die Felder eines neuen Artikels und trennt, was das System verlangt, was Sie empfehlen sollten und was Sie vermeiden.
Was Sie vorab brauchen
- Einen Artikel, den es im Stamm noch nicht gibt. Prüfen Sie mit der Suche nach Name, Nummer und Barcode, ob er schon unter anderem Namen angelegt ist.
- Den Verkaufspreis als Endpreis, den der Gast zahlt, und die Verkaufseinheit (Stück, Gewicht, Volumen, Portion).
- Die Klärung des Steuersatzes für diesen Artikel, bei Speisen auch für Verzehr vor Ort und Mitnahme.
- Berechtigung, den Artikelstamm zu ändern (siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).
Was die Angaben rechtlich bedeuten
Eine eigene Vorschrift zum Anlegen eines Artikels haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Rechtlich bedeutsam sind die Angaben, die später auf den Bon und in die Aufzeichnung gelangen.
| Land | Grundlage | Folge für den Artikelstamm |
|---|---|---|
| Deutschland, elektronisches Aufzeichnungssystem (Kasse mit TSE) | § 6 Satz 1 KassenSichV | Der Beleg nennt Menge und Art der gelieferten Gegenstände sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe und den Steuersatz oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. Für den Stamm folgt daraus: Bezeichnung, Preis, Steuersatz und Einheit müssen so gepflegt sein, dass diese Angaben entstehen. Die offene Ladenkasse ist nicht erfasst. |
| Deutschland, Angebot an Verbraucher | § 3 Abs. 1 und 2, § 4 PAngV | Der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer ist anzugeben; soweit es der Verkehrsauffassung entspricht, auch die Verkaufseinheit. Bei Waren nach Gewicht, Volumen, Länge oder Fläche kommt neben dem Gesamtpreis der Grundpreis hinzu (§ 4 Abs. 1); bei loser Ware ist nur der Grundpreis anzugeben (§ 4 Abs. 2). § 4 Abs. 3 PAngV nimmt unter anderem Waren unter 10 Gramm oder 10 Milliliter und bestimmte kleine Verkaufsstellen aus. |
| Österreich, Registrierkasse | § 132a Abs. 3 Z 4 und Abs. 4 BAO; § 9 Abs. 2 Z 4 RKSV | Der Beleg nennt Menge und handelsübliche Bezeichnung; Symbole oder Schlüsselzahlen sind erlaubt, wenn ihre eindeutige Bestimmung gewährleistet ist. Die Signatur enthält den Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen. |
| Schweiz | Art. 25, 26 und 27 MWSTG | Eine Rechnung, die der Leistungserbringer auf Verlangen ausstellt, enthält in der Regel Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt und den anwendbaren Steuersatz; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt der Satz (Art. 26 Abs. 2). Für Kassenzettel entfallen unter einer Betragsgrenze die Angaben zum Leistungsempfänger (Abs. 3). Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1). |
Steuersätze, die Sie dem Artikel zuordnen
Die Sätze stehen hier nur als Rahmen. Welcher Satz für Ihren Artikel gilt, klären die Länderartikel: Umsatzsteuer-Sätze in Deutschland, Umsatzsteuersätze in Österreich und Mehrwertsteuer im Gastgewerbe der Schweiz.
| Land | Satz | Beispielrechnung: Brutto, Netto, Steuer |
|---|---|---|
| Deutschland | 19 Prozent des Entgelts (Regelsatz, § 12 Abs. 1 UStG) | 11,90 Euro brutto: 11,90 − 11,90 ÷ 1,19 = 1,90 Euro Steuer, 10,00 Euro netto |
| Deutschland | 7 Prozent für die in § 12 Abs. 2 UStG genannten Umsätze, darunter die meisten Lebensmittel und seit 1. Januar 2026 Restaurantleistungen ohne Getränke | 10,70 Euro brutto: 10,70 − 10,70 ÷ 1,07 = 0,70 Euro Steuer, 10,00 Euro netto |
| Österreich | 20 Prozent (Normalsatz, § 10 Abs. 1 UStG 1994) | 12,00 Euro brutto: 12,00 − 12,00 ÷ 1,20 = 2,00 Euro Steuer, 10,00 Euro netto |
| Österreich | 10 Prozent für die in Anlage 1 aufgezählten Gegenstände und die dort genannten Speisen und Getränke (§ 10 Abs. 2 Z 1 UStG 1994), sofern nicht der Satz nach Abs. 1a anzuwenden ist | 11,00 Euro brutto: 11,00 − 11,00 ÷ 1,10 = 1,00 Euro Steuer, 10,00 Euro netto |
| Österreich | 4,9 Prozent für Lieferungen und die Einfuhr der in Anlage 3 aufgezählten Gegenstände, wenn die Lieferung ausschließlich solche Gegenstände betrifft (§ 10 Abs. 1a UStG 1994, in der Fassung ab 1. Juli 2026) | 10,49 Euro brutto: 10,49 − 10,49 ÷ 1,049 = 0,49 Euro Steuer, 10,00 Euro netto |
| Schweiz | 8,1 Prozent Normalsatz (Art. 25 Abs. 1 MWSTG) | CHF 10.81 brutto: 10.81 − 10.81 ÷ 1.081 = CHF 0.81 Steuer, CHF 10.00 netto |
| Schweiz | 2,6 Prozent reduziert, unter anderem für Lebensmittel ohne alkoholische Getränke (Art. 25 Abs. 2 MWSTG; Ausnahmen für gastgewerbliche Leistungen in Abs. 3) | CHF 10.26 brutto: 10.26 − 10.26 ÷ 1.026 = CHF 0.26 Steuer, CHF 10.00 netto |
Die Beträge sind erfundene Beispiele; die Rechenformel gilt für Preise einschließlich Steuer. Ist Ihr Betrieb von der Umsatzsteuer befreit, etwa als Kleinunternehmer in Deutschland, trifft die Zeile zum Steuersatz auf Ihren Artikel nicht in dieser Form zu; klären Sie die Einstellung mit Ihrer Steuerberatung.
Feldblatt: Muss, empfohlen, vermeiden
Die Einstufung ist ein Vorschlag der Redaktion. „Muss“ bedeutet: Ohne die Angabe kann der Artikel nicht richtig verkauft und belegt werden. Welche Felder Ihr System selbst als Pflichtfeld führt, bestimmt der Hersteller.
| Feld | Einstufung | So füllen Sie es | Vermeiden |
|---|---|---|---|
| Bezeichnung (Artikeltext) | Muss | Die Art der Ware oder Leistung, so wie sie der Gast auf dem Bon erkennt; die DSFinV-K lässt bis 255 Zeichen zu | Sammelbegriffe, die die Art nicht erkennen lassen; zwei verschiedene Artikel mit gleichem Namen |
| Preis | Muss | Den Preis in der Form eintragen, die Ihre Kasse erwartet (die DSFinV-K kennt Brutto- und Nettomethode); gegenüber Verbrauchern zählt in Deutschland der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer | Einen Nettopreis eintragen, wenn die Kasse einen Bruttopreis erwartet, und umgekehrt |
| Steuersatz | Muss für steuerpflichtige Umsätze; bei Steuerbefreiung den Hinweis darauf einstellen | Den für den Artikel geltenden Satz Ihres Landes wählen; bei Speisen den Satz für Verzehr vor Ort und Mitnahme getrennt klären | Den Standardsatz der Kasse unbesehen übernehmen |
| Verkaufseinheit | Muss | Stück, Kilogramm, Liter oder Portion; die DSFinV-K führt dafür Einheit, Menge (drei Nachkommastellen) und Preis je Einheit | Eine Einheit, die von der Preisauszeichnung abweicht; die Einheit nach den ersten Verkäufen wechseln |
| Artikelnummer | Empfohlen | Eine interne, eindeutige Nummer, die nur einmal vergeben wird (DSFinV-K: ART_NR) | Eine Nummer eines ausgelisteten Artikels für einen neuen Artikel wiederverwenden |
| Barcode (GTIN) | Empfohlen, wenn die Ware einen Code trägt | Den aufgedruckten Code übernehmen (DSFinV-K: GTIN) | Eigene Codes auf Ware mit Herstellercode vergeben |
| Warengruppe | Empfohlen | Eine Gruppe aus Ihrer Struktur (Warengruppen planen) | Eine Sammelgruppe „Sonstiges“ für alles |
| Verzehr vor Ort oder Mitnahme | Muss, wenn der Satz davon abhängt | Bestellart festlegen (DSFinV-K: Feld INHAUS), siehe Bestellarten einrichten | Eine Bestellart für alle Artikel |
| Einkaufspreis | Empfohlen, nur intern | Für Margenauswertungen hinterlegen | Auf dem Bon ausgeben |
Schritt für Schritt: Artikel anlegen
Schritt 1: Dublette ausschließen
Suchen Sie den Artikel nach Namen, Nummer und Barcode. Legen Sie ihn nur an, wenn er fehlt.
Schritt 2: Bezeichnung und Nummer vergeben
Tragen Sie die Bezeichnung ein, wie sie auf dem Bon erscheinen soll. Vergeben Sie eine neue Artikelnummer, die es im Stamm noch nicht gab.
Schritt 3: Preis eintragen
Geben Sie den Preis in der Form ein, die Ihre Kasse erwartet (Endpreis einschließlich Umsatzsteuer oder Nettopreis). Prüfen Sie den Endpreis gegen die Preisauszeichnung am Regal oder in der Karte.
Schritt 4: Steuersatz und Einheit wählen
Wählen Sie den Steuersatz und die Verkaufseinheit. In der Schweiz darf eine Rechnung nur dann auf die Steuer hinweisen, wenn Ihr Betrieb im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Bei Ware nach Gewicht oder Volumen legen Sie fest, ob der Verkauf in der Einheit selbst (zum Beispiel Kilogramm) oder in Stück erfolgt.
Schritt 5: Warengruppe und Barcode zuordnen
Ordnen Sie die Warengruppe zu und lesen Sie den Barcode mit dem Scanner ein, statt ihn abzutippen.
Schritt 6: Testen, ohne echt zu verkaufen
Buchen Sie den Artikel im Trainingsmodus (Deutschland, Österreich) und prüfen Sie Bezeichnung, Preis und Steueranteil auf dem Übungsbon. Ein Testverkauf im Echtbetrieb ist ein echter Vorgang.
Schritt 7: Artikel aktivieren
Schalten Sie den Artikel erst jetzt für die Bedienung frei und halten Sie Datum und Person fest, die ihn angelegt haben.
Was sich später nicht mehr rückwirkend ändert
Ändern Sie später Preis oder Bezeichnung, gilt die Änderung für künftige Verkäufe. In Deutschland verlangen die GoBD bei Stammdatenänderungen, dass die eindeutige Bedeutung in den Bewegungsdaten erhalten bleibt, und nennen gegebenenfalls als Mittel, Änderungen auszuschließen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben zu historisieren (Rz. 111). Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
Vorschlag der Redaktion: Ändert sich Steuersatz oder Verkaufseinheit grundsätzlich, legen Sie einen neuen Artikel an und deaktivieren den alten, statt das Feld zu überschreiben. Welche Felder Ihr System nach dem ersten Verkauf sperrt, bestimmt der Hersteller. Zu Preisen siehe Preise ändern: Geordneter Ablauf, zu Sammelanlagen Artikel per CSV importieren.
So prüfen Sie das Ergebnis
Drucken Sie den Übungsbon und prüfen Sie vier Dinge: Bezeichnung, Einzelpreis, Steuersatz und Gesamtpreis. Rechnen Sie den Steueranteil mit der Formel aus der Tabelle nach. Scannen Sie den Barcode und prüfen Sie, dass genau dieser Artikel erscheint.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Der Bon zeigt einen falschen Steuersatz | Satz im Artikelstamm falsch gesetzt | Artikel korrigieren; bereits erstellte Bons folgen Falscher Steuersatz auf dem Bon |
| Der Scanner findet den Artikel nicht | Barcode fehlt oder ist falsch eingetragen | Code neu einlesen; Doppelbelegung prüfen |
| Zwei Artikel mit gleicher Nummer | Nummer wurde wiederverwendet | Eine Nummer ändern; Hersteller fragen, ob das für alte Bons folgenlos ist |
| Preis je Kilogramm erscheint als Preis je Stück | Einheit falsch gesetzt | Einheit korrigieren und Übungsbon prüfen |
| Der Artikel taucht nicht in der Bedienung auf | Nicht aktiviert oder keiner Warengruppe zugeordnet | Aktivierung und Gruppe prüfen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, wenn Sie nicht sicher sind, welcher Steuersatz für einen Artikel gilt oder wenn Sie Artikel zwischen Satz oder Einheit umstellen müssen. Der Kassenhersteller sagt, welche Felder Ihr System nach dem ersten Verkauf sperrt.