Kassenprüfung in Österreich: Ablauf und Rechte
Kurz gesagt
In Österreich kann die Finanzverwaltung Ihre Registrierkasse durch eine Nachschau nach § 144 BAO prüfen; das Gesetz verlangt dafür keine Ankündigung. Die Prüforgane weisen sich aus (§ 146 BAO), verlangen einen Nullbeleg und den Export des Datenerfassungsprotokolls (§ 19 RKSV) und halten das Ergebnis in einer Niederschrift fest, von der Sie eine Abschrift erhalten.
Das Wichtigste
- Österreich: Die Kontrolle der Registrierkassenpflicht erfolgt nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 3.7) durch Nachschauen und Außenprüfungen nach den §§ 144 ff BAO in Verbindung mit § 19 RKSV.
- Österreich: Wer eine Registrierkasse nach § 131b BAO verwendet, muss auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde einen Nullbeleg erfassen und übergeben (§ 19 Abs. 1 RKSV) und das Datenerfassungsprotokoll für den vorgegebenen Zeitraum auf einen von ihm bereitgestellten Datenträger exportieren (§ 19 Abs. 2 RKSV).
- Österreich: Die Prüforgane müssen sich zu Beginn einer Nachschau unaufgefordert ausweisen; über das Ergebnis ist, soweit erforderlich, eine Niederschrift aufzunehmen, deren Abschrift der Partei auszufolgen ist (§ 146 BAO).
- Österreich: Für die Außenprüfung nennen die §§ 147 bis 150 BAO zusätzlich Prüfungsauftrag, tunlichst eine Woche Vorankündigung, Prüfungsbericht und, außer in den Fällen des § 149 Abs. 2 BAO, eine Schlussbesprechung; die §§ 144 bis 146 BAO für die Nachschau nennen diese Schritte nicht.
- Österreich: Seit 1. Oktober 2026 können auch die Organe der Abgabenbehörde bei Barzahlungen einen ausgedruckten Beleg verlangen (§ 132a Abs. 1 BAO).
Wer prüft und auf welcher Grundlage?
Eine Kassenprüfung ist in Österreich kein eigenes Verfahren. Der BMF-Erlass (Abschnitt 3.7) nennt als Grundlage die §§ 144 ff BAO in Verbindung mit § 19 RKSV und spricht von Nachschauen und Außenprüfungen. Die Finanzpolizei ist seit 1. Jänner 2021 ein Geschäftsbereich des Amtes für Betrugsbekämpfung mit Teams an jeder Dienststelle des Finanzamtes Österreich. Sie führt Steueraufsichtsmaßnahmen durch und kann von den Abgabenbehörden beauftragt werden, zu anhängigen Abgabenverfahren Erhebungen und Nachschauen vorzunehmen.
Nach § 144 Abs. 1 BAO kann die Abgabenbehörde bei Personen, die nach Abgabenvorschriften Bücher oder Aufzeichnungen zu führen haben, Nachschau halten.
Nachschau und Außenprüfung im Vergleich
| Merkmal | Nachschau | Außenprüfung |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | §§ 144 bis 146 BAO | §§ 147 bis 150 BAO |
| Vorankündigung | im Gesetzestext nicht vorgesehen | tunlichst eine Woche vorher, sofern der Prüfungszweck dadurch nicht vereitelt wird (§ 148 Abs. 5 BAO) |
| Auftrag | Ausweis der Organe, dass sie zur Nachschau berechtigt sind (§ 146 BAO) | Prüfungsauftrag mit Abgabenarten und Zeiträumen, den die Organe vorweisen (§ 148 Abs. 1 und 2 BAO) |
| Abschluss | Niederschrift, soweit erforderlich, mit Abschrift an die Partei (§ 146 BAO) | Schlussbesprechung (§ 149 Abs. 1 BAO; sie kann unter den Voraussetzungen des § 149 Abs. 2 BAO entfallen, etwa bei unverändertem Ergebnis, schriftlichem Verzicht oder Nichterscheinen trotz Vorladung) und schriftlicher Prüfungsbericht mit Abschrift (§ 150 BAO) |
| Kassenbezug | nach dem Erlass vor allem Meldung in FinanzOnline, Nullbeleg und DEP-Anforderung | Nullbeleg und DEP-Anforderung sind nach dem Erlass auch hier vorgesehen |
So läuft eine Nachschau an der Registrierkasse ab
Die Schritte stammen aus dem Gesetz und aus dem Erlass (Abschnitt 3.7). Die Reihenfolge ist eine Zusammenstellung dieses Artikels; das Gesetz schreibt sie nicht vor. Die Tabelle gilt für Österreich und für Betriebe, die eine Registrierkasse nach § 131b BAO verwenden, soweit nichts anderes steht.
| Schritt | Was geschieht | Rechtsgrundlage | Ihre Pflicht oder Ihr Recht |
|---|---|---|---|
| 1. Beginn | Die Organe weisen sich unaufgefordert aus und darüber, dass sie zur Nachschau berechtigt sind. | § 146 BAO | Recht: Ausweis sehen. |
| 2. Betreten | Die Organe betreten und besichtigen Gebäude, Grundstücke und Betriebe. Besteht Grund zur Annahme von Zuwiderhandlungen, dürfen sie außerdem Betriebsräume betreten, die Identität feststellen sowie Fahrzeuge anhalten und überprüfen. | § 144 Abs. 2, § 146a und § 146b BAO | Pflicht: an der Identitätsfeststellung mitwirken (§ 146b Abs. 2 BAO). Wer Kontrollen vorsätzlich verhindert, riskiert eine Strafe (§ 51 Abs. 1 lit. e FinStrG). |
| 3. Meldungen | Die Organe prüfen, ob Registrierkasse und Signatur- oder Siegelerstellungseinheit gemeldet sind. Die Meldung erfolgt über FinanzOnline, bei technischer Unzumutbarkeit mit dem amtlichen Vordruck. | § 16 Abs. 1 RKSV; Erlass 3.7 | Pflicht: die Meldung muss vorliegen. |
| 4. Nullbeleg | Auf Verlangen erfassen Sie einen Barumsatz mit Betrag Null und übergeben den Beleg. Bei Kassen mit elektronischer Beleg-Übermittlung stellen Sie ihn elektronisch bereit. | § 19 Abs. 1 RKSV | Pflicht: Nullbeleg erfassen und übergeben. |
| 5. DEP-Export | Die Organe geben einen Zeitraum vor. Sie exportieren das Datenerfassungsprotokoll auf einen externen Datenträger und übergeben ihn. | § 19 Abs. 2 RKSV | Pflicht: Datenträger selbst bereitstellen. |
| 6. Bücher und Belege | Die Organe verlangen Vorlage und Einsicht in Bücher, Aufzeichnungen und andere Unterlagen. Sie können außerdem einen ausgedruckten Beleg verlangen. | § 144 Abs. 2 BAO; § 132a Abs. 1 BAO seit 1. Oktober 2026 | Pflicht: vorlegen; Papierbeleg ausfolgen. |
| 7. Mitwirkung | Sie oder eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter müssen die Kontrolle unterstützen können. | Erlass 3.7 | Pflicht: für Unterstützung sorgen. |
| 8. Niederschrift | Das Ergebnis wird festgehalten. Nach dem Erlass ist die Niederschrift zu unterschreiben; § 87 Abs. 4 und 7 BAO regeln Unterschrift, Verweigerung und automationsunterstützte Niederschriften. Sie erhalten eine Abschrift. | § 146 BAO; § 87 BAO; Erlass 3.7 | Recht: Abschrift. |
Die Organe erfassen die kontrollierten Nullbelege nach dem Erlass für mögliche spätere inhaltliche Kontrollen des DEP im Rahmen von Außenprüfungen. § 19 Abs. 2 RKSV gilt seit 1. Jänner 2016, § 19 Abs. 1 RKSV seit 1. April 2017 (§ 25 RKSV).
Was folgt aus einem Mangel?
Wer die Kontrolle vorsätzlich erschwert oder verhindert oder die Mitwirkungspflicht verletzt, begeht, ohne ein anderes Finanzvergehen zu verwirklichen, eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. e, Abs. 2 FinStrG). Die Folgen eines Verstoßes gegen die Registrierkassenpflicht selbst stehen im Artikel zu den Strafen bei Verstößen.
Daneben wirkt sich ein Mangel auf die Aufzeichnungen aus. Gründe, die Anlass geben, die sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen, nennt § 163 Abs. 2 BAO. Die Abgabenbehörde hat zu schätzen, wenn Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind oder formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, deren sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (§ 184 Abs. 3 BAO).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Prüfen Sie, ob Ihre Registrierkasse und die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit gemeldet sind, über FinanzOnline oder bei technischer Unzumutbarkeit mit dem amtlichen Vordruck (Anmeldung).
- Üben Sie den Nullbeleg und den DEP-Export für einen vorgegebenen Zeitraum, und halten Sie einen Datenträger bereit.
- Weisen Sie Mitarbeitende ein, damit sie die Kontrolle unterstützen können (Erlass 3.7).
- Halten Sie eine Druckmöglichkeit für Papierbelege bereit; seit 1. Oktober 2026 dürfen auch die Organe der Abgabenbehörde einen Ausdruck verlangen. Der Erlass empfiehlt eine Druckmöglichkeit in den Geschäftsräumen (Abschnitt 4.7).
- Bewahren Sie Bücher, Aufzeichnungen und Belege mindestens sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres auf (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Lesen Sie die Pflichten zur Belegerteilung und zu den technischen Anforderungen der RKSV.