Kassennachschau: Ablauf, Rechte und Pflichten

Was § 146b AO regelt

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenes Prüfverfahren: Ein Amtsträger des Finanzamts prüft kurzfristig, ob Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet und gebucht werden (§ 146b Abs. 1 Satz 1 AO). Für Kalenderjahre nach 2019 gehört dazu auch die Prüfung, ob ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 1 AO ordnungsgemäß eingesetzt wird (Satz 2). Das Glossar beschreibt den Begriff unter Kassennachschau.

Die Nachschau ist keine Außenprüfung nach § 193 AO; deren Vorschriften gelten nicht, und sie wird nicht angekündigt (Anwendungserlass zu § 146b, Nr. 2, Schreiben vom 29. Mai 2018). Ihre Grundlage gilt seit 1. Januar 2018.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind Steuerpflichtige mit Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, unabhängig davon, womit sie kassieren. Der Anwendungserlass (Nr. 1) nennt Kassensysteme und Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen. Die Prüfung der TSE betrifft nur Systeme, die § 146a AO erfasst. Wie diese Pflicht aussieht, beschreibt der Artikel zur TSE-Pflicht.

Betreten dürfen die Amtsträger Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume, nach dem Erlass (Nr. 3) auch betrieblich genutzte Fahrzeuge, unabhängig vom Eigentum. Sind Sie nicht anwesend, richtet sich der Amtsträger an Personen, die voraussichtlich alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems haben. Sie müssen die Pflichten des Steuerpflichtigen erfüllen, soweit sie dazu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (Nr. 4 mit § 35 AO).

Wie läuft die Nachschau ab?

Das Gesetz regelt nur Befugnisse und Mitwirkung. Den Ablauf beschreibt der Anwendungserlass so, dass folgende Schritte vorkommen können:

1. Beobachtung. Amtsträger dürfen die Kassen und ihre Bedienung in öffentlich zugänglichen Räumen ohne Ausweis beobachten, auch mit Testkäufen. Die Nachschau selbst muss nicht am selben Tag folgen (Nr. 4).
2. Ausweis und Eintritt. Will der Amtsträger nicht öffentliche Räume betreten oder etwas von Ihnen verlangen, muss er sich ausweisen. Die Aufforderung zur Duldung ist ein Verwaltungsakt, der auch mündlich ergehen kann (Nr. 4 und 5).
3. Kassensturz. Der Amtsträger kann einen Kassensturz verlangen; das liegt in seinem Ermessen (Nr. 1).
4. Einsicht und Datenzugriff. Er verlangt Unterlagen, Auskünfte und digitale Daten (siehe Tabelle).
5. Dokumentation. Er darf Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren (Nr. 6).
6. Abschluss. Entweder endet die Nachschau ohne Prüfungsbericht, oder der Amtsträger geht zur Außenprüfung über (§ 146b Abs. 3 AO).

Was darf der Amtsträger, was müssen Sie tun?

Die Tabelle ordnet jede Befugnis ihrer Grundlage und Ihrer Pflicht zu. Wo nur der Anwendungserlass die Regel enthält, ist das in der dritten Spalte vermerkt; er bindet die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte.

Befugnis	Grundlage	Was Sie dulden oder tun müssen	Grenze
Betreten der Geschäftsräume	§ 146b Abs. 1 Satz 1 AO	Zutritt zu Verkaufs- und Betriebsräumen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten dulden	Außerhalb dieser Zeiten nach dem Erlass (Nr. 3) nur, wenn im Betrieb noch oder schon gearbeitet wird
Wohnräume	§ 146b Abs. 1 Satz 3 AO	nichts, solange keine dringende Gefahr vorliegt	Nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung
Vorlage von Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen	§ 146b Abs. 2 Satz 1 AO	Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen vorlegen, Auskünfte erteilen	Nur zu den geprüften Sachverhalten und Zeiträumen und soweit zur Feststellung der Erheblichkeit geboten
Digitale Daten	§ 146b Abs. 2 Satz 2 und 3 AO; Anwendungserlass Nr. 5 (Fassung vom 4. November 2021)	Einsicht gewähren; die digitalen Aufzeichnungen der TSE und des Aufzeichnungssystems jeweils über die zugehörige digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach deren Vorgaben bereitstellen; Kosten tragen	gilt für Aufzeichnungen, die elektronisch vorliegen
Bedienungs- und Programmierunterlagen	Anwendungserlass Nr. 5	auf Anforderung Verfahrensdokumentation einschließlich der Angaben zur TSE vorlegen, also Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Protokolle über Programmänderungen	Verwaltungsvorschrift, kein Gesetzestext
Kassensturz	Anwendungserlass Nr. 1	Bargeldbestand zählen und mit den Aufzeichnungen abgleichen lassen	Ermessensentscheidung im Einzelfall
Scannen und Fotografieren	Anwendungserlass Nr. 6	dulden	nur zu Dokumentationszwecken
Übergang zur Außenprüfung	§ 146b Abs. 3 AO	Außenprüfung ohne vorherige Prüfungsanordnung dulden	nur wenn die Feststellungen Anlass geben; schriftlicher Hinweis ist vorgeschrieben

Seit wann gilt die Nachschau?

§ 146b AO ist nach Art. 97 § 30 Abs. 2 Satz 1 EGAO seit 1. Januar 2018 anzuwenden. Vor dem 1. Januar 2020 konnte keine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle verlangt werden (Satz 2); die Prüfung des Einsatzes eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO ist erst für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019 anzuwenden.

Gibt es Grenzen?

Die Nachschau berechtigt zum Betreten und Besichtigen, nicht zur Durchsuchung. Auskünfte und Unterlagen kann der Amtsträger nur zu den von der Nachschau betroffenen Sachverhalten und Zeiträumen verlangen. Zwangsmittel sind im Besteuerungsverfahren unzulässig, soweit Sie dadurch gezwungen würden, sich selbst wegen einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit zu belasten; ist ein Strafverfahren eingeleitet, gilt das stets (§ 393 Abs. 1 AO). Das Finanzamt muss Sie darüber belehren, soweit dazu Anlass besteht.

Was droht bei einem Verstoß?

Wer die Duldung oder Mitwirkung verweigert, riskiert Zwangsmittel: Zwangsgeld, Ersatzvornahme oder unmittelbaren Zwang (§ 328 Abs. 1 AO). Ein einzelnes Zwangsgeld darf 25.000 Euro nicht übersteigen (§ 329 AO).

Festgestellte Mängel haben eigene Folgen. Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig aufzeichnet oder ein erfasstes System nicht oder nicht richtig verwendet oder schützt, und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen; die Geldbuße beträgt bis zu 25.000 Euro, wenn die Handlung nicht als leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 bis 5, Abs. 6 AO). Stellt der Amtsträger Verstöße gegen § 146a AO fest, soll die für Straf- und Bußgeldsachen zuständige Stelle unterrichtet werden (Anwendungserlass zu § 146a, Nr. 1.19.4). Lassen sich Einnahmen nicht nachprüfen, kann das Finanzamt schätzen; Näheres steht im Artikel zur Hinzuschätzung bei Kassenmängeln.

Nach der Nachschau ist kein Prüfungsbericht zu fertigen. Sollen Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist Ihnen rechtliches Gehör zu gewähren (Nr. 7). Die Nachschau hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist nicht, und die Änderungssperre des § 173 Abs. 2 AO greift nicht (Nr. 8).

Checkliste: Wenn die Nachschau beginnt

• Lassen Sie sich den Dienstausweis zeigen, bevor Sie nicht öffentliche Räume öffnen oder Unterlagen herausgeben (Nr. 4).
• Notieren Sie Datum und Uhrzeit des Beginns und die Namen der Amtsträger; das ist eine Empfehlung, keine Pflicht.
• Benennen Sie eine Person, die das Kassensystem bedienen und Daten exportieren kann, falls Sie nicht anwesend sind (Nr. 4).
• Legen Sie vor, was verlangt wird, aber beschränkt auf die benannten Sachverhalte und Zeiträume (§ 146b Abs. 2 Satz 1 AO).
• Stellen Sie digitale Aufzeichnungen der TSE und des Aufzeichnungssystems jeweils über die zugehörige Schnittstelle oder auf einem Datenträger nach deren Vorgaben bereit; die Kosten tragen Sie (Abs. 2 Satz 2 und 3; Anwendungserlass Nr. 5).
• Halten Sie fest, welche Unterlagen kopiert, gescannt oder fotografiert wurden.
• Beachten Sie die Einspruchsfrist von einem Monat nach Bekanntgabe eines Verwaltungsakts (§ 355 Abs. 1 AO), falls Sie die Maßnahme anfechten wollen.

Welche Unterlagen Sie vorab bereithalten sollten, zeigt die Checkliste zur Vorbereitung.