Jahresbeleg prüfen und in FinanzOnline melden

Was Sie prüfen und bis wann

Der Jahresbeleg ist kein zusätzlicher Beleg: Er ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält, und zugleich der Monatsbeleg für Dezember (§ 8 Abs. 3 RKSV, Erlass 4.5.7). Welche Pflichten es im Jahreslauf gibt, steht in Monatsbeleg und Jahresbeleg: Was Sie erzeugen müssen. Dieser Artikel beschreibt nur die Prüfung.

Nach dem Erlass werden Jahresbelege wie Startbelege geprüft; die Prüfung muss spätestens bis 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein (Abschnitt 4.5.7). Die Frist stammt aus dem Erlass, nicht aus dem Verordnungstext. Bei der Prüfung ist § 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß anzuwenden (§ 8 Abs. 3 Satz 2 RKSV). Geprüft werden also die Erstellung der Signatur und die Verschlüsselung des Umsatzzählers.

Beispielrechnung: Der Jahresbeleg 2026 wird am 31. Dezember 2026 erstellt und ausgedruckt. Die Prüfung muss spätestens am 15. Februar 2027 erfolgt sein.

Welcher Weg für Ihre Kasse gilt

Ob Sie die BMF-App brauchen, hängt von der Kassensoftware ab (Handbuch 1.3). Das Handbuch hat den Stand 7. Jänner 2021; die Menübezeichnungen können sich geändert haben.

Ihre Kassensoftware	Wie der Jahresbeleg geprüft und übermittelt wird	Was Sie in FinanzOnline sehen
erstellt XML-Dateien, Kasse hat Internetzugang	Webservice, vollautomatisch aus der Kasse; dafür ist ein Registrierkassen-Webservice-Benutzer in FinanzOnline nötig	Ergebnis kommt online an die Kasse zurück
erstellt XML-Dateien	Datei-Upload in FinanzOnline (Eingaben, Übermittlung, Registrierkasse; dann Datei senden)	Protokoll in den Nachrichten
erstellt keine XML-Dateien	Dialogverfahren und Prüfung mit der App BMF Belegcheck	Ergebnis in der App; abrufbar in FinanzOnline
Meldung über FinanzOnline mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar (§ 16 Abs. 1 RKSV); das Handbuch nennt ein Unternehmen ohne Internetanschluss, das auch nicht berufsmäßig steuerlich vertreten ist	Ersatzverfahren über das Finanzamt (Formular RK 1); die Prüfung nimmt die Finanzverwaltung vor	über das Finanzamt

In den ersten beiden Fällen ist nach dem Handbuch kein Belegcheck mit der App nötig. Ihr Kassenanbieter weiß, welchen Weg Ihre Software unterstützt.

So prüfen Sie mit der App BMF Belegcheck

1. Erstellen und drucken Sie den Jahresbeleg am Jahresende (Erlass 4.5.7). Der Beleg trägt den QR-Code mit dem maschinenlesbaren Code.
2. Fordern Sie in FinanzOnline einen Authentifizierungscode an, falls Sie keinen haben. Das ist nach erfolgreicher Registrierung einer Registrierkasse möglich (Erlass 3.3.3.4); pro Unternehmen sind höchstens 50 Codes vorgesehen (Handbuch 3.4.1.3).
3. Scannen Sie den Beleg in der App mit „Code scannen“. Fehlt der QR-Code und ist ein Link oder Code aufgedruckt, geben Sie diesen unter „Link/Code eingeben“ ein (Handbuch 5.3, 5.6). Ohne Internetverbindung landet der Beleg zunächst in den Offline-Belegen (5.7).
4. Melden Sie sich mit dem Authentifizierungscode an. Danach startet die Prüfung und die App zeigt das Ergebnis an (Handbuch 5.4, 5.5).
5. Rufen Sie das Ergebnis in FinanzOnline ab, wenn Sie es prüfen wollen: bei der Registrierkasse unter „Übermittelte Belege anzeigen“, oder als Liste aller Belege des Unternehmens, filterbar nach Prüfstatus „ok“ oder „fehlerhaft“ (Handbuch 3.3.6, 3.4.2). Standardmäßig zeigt die Unternehmensliste nur Belege, die im letzten Monat geprüft wurden; stellen Sie den Zeitraum für Prüfungen im Februar entsprechend ein.
6. Bewahren Sie Beleg und Prüfergebnis auf (§ 6 Abs. 4, § 8 Abs. 3 RKSV, § 132 BAO).

Ein Hinweis zum Titel: „In FinanzOnline melden“ heißt hier nicht, ein Formular auszufüllen. Die Verordnung verlangt, den Jahresbeleg auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren (§ 8 Abs. 3 RKSV); die Übermittlung des Beleges zur Prüfung über App, Webservice oder Datei-Upload ist der Schritt, der in FinanzOnline sichtbar wird.

Das Prüfergebnis

Der Erlass (3.5.3.2) bestimmt: Zeigt das Prüfergebnis eine fehlerfreie Durchführung, bedarf es keiner zusätzlichen Dokumentation. § 6 Abs. 4 RKSV verlangt, das Prüfergebnis zu protokollieren und mit dem Beleg aufzubewahren; dafür genügt das in App oder FinanzOnline angezeigte Ergebnis, ein zusätzlicher manueller Nachweis ist nicht gefordert.

Bei einem Fehler zeigt FinanzOnline nur die Prüfungen, die fehlgeschlagen sind. Prüfen Sie dann, ob Signaturerstellungseinheit und Registrierkasse ordnungsgemäß registriert sind, und wenden Sie sich gegebenenfalls an den Kassenhersteller; das Prüfungsergebnis lässt sich als XML-Datei speichern (Handbuch 3.3.7). Entspricht die Signatur oder die Verschlüsselung des Zählers nicht § 9 RKSV, ist die Kasse zusätzlich unmittelbar als Kasse mit ausgefallener Signaturerstellungseinheit zu behandeln (§ 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß, § 8 Abs. 3 Satz 2 RKSV). Was dann gilt, steht in Ausfall von Kasse oder Signatureinheit.

Zehn Fehler in Folge sperren den Authentifizierungscode aus Sicherheitsgründen (Handbuch 3.4.1.5); fordern Sie dann einen neuen Code an.

Sonderfälle

• Saisonbetrieb: Jahresbeleg zum Saisonende, spätestens vor Beginn der Tätigkeit im neuen Jahr (Erlass 4.5.7).
• Abweichendes Wirtschaftsjahr: ohne Auswirkung auf die Registrierkasse (Erlass 4.5.7).
• Weiterer Umsatz nach dem Jahresbeleg: Wird nach einem Monats- oder Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neue Monats- oder Jahresbelege erforderlich (Erlass 4.5.7).
• Kassenverbund im geschlossenen Gesamtsystem mit Feststellungsbescheid: Die Jahresbelege sind je Kasse zu erstellen; für die Prüfung genügt ein Beleg je Verbund (Erlass 3.10).

Checkliste

• Der Jahresbeleg ist am Jahresende erstellt, ausgedruckt und aufbewahrt.
• Der Prüfweg Ihrer Kassensoftware ist geklärt (App, Webservice oder Datei-Upload).
• Die Prüfung ist bis 15. Februar erfolgt; das Ergebnis ist „ok“ oder die Ursache ist geklärt.
• Das Prüfergebnis liegt zum Jahresbeleg (bei Fehlern protokolliert).
• Bei Fehlern: Kasse als ausgefallen behandelt und Ursache dokumentiert.