Monatsbeleg und Jahresbeleg: Was Sie erzeugen müssen
Kurz gesagt
In Österreich muss jede Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung, die im jeweiligen Monat verwendet wurde, zum Monatsende einen signierten Monatsbeleg mit Betrag null im Datenerfassungsprotokoll speichern (§ 8 Abs. 2 RKSV; Ausnahme für nicht verwendete Kassen nach dem BMF-Erlass). Der Monatsbeleg zum Jahresende ist der Jahresbeleg: Er ist auszudrucken, zu prüfen und nach § 132 BAO aufzubewahren, die Prüfung nach dem BMF-Erlass bis 15. Februar des Folgejahres.
Das Wichtigste
- Der Monatsbeleg ist ein signierter Barumsatz mit Betrag null, gespeichert im Datenerfassungsprotokoll (§ 8 Abs. 2 RKSV).
- Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende (§ 8 Abs. 3 RKSV).
- Die Jahresbelegprüfung muss nach dem BMF-Erlass spätestens am 15. Februar des Folgejahres erfolgt sein.
- Belege und Aufzeichnungen sind sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Das Datenerfassungsprotokoll ist mindestens vierteljährlich extern zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV).
Was § 8 RKSV vorschreibt
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verlangt in § 8, dass jede Registrierkasse alle Barumsätze laufend in einem Umsatzzähler aufsummiert. Daraus entstehen zwei Beleg-Arten. Zu jedem Monatsende ermittelt die Kasse den Zwischenstand des Zählers und speichert ihn als Barumsatz mit Betrag null, elektronisch signiert, im Datenerfassungsprotokoll (Monatsbeleg, § 8 Abs. 2 RKSV).
Der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält, heißt Jahresbeleg. Er ist nach § 8 Abs. 3 RKSV auszudrucken, zu prüfen und nach § 132 BAO aufzubewahren. Der Jahresbeleg ist also kein zusätzlicher Beleg, sondern der Dezember-Monatsbeleg mit Ausdruck- und Prüfpflicht (BMF-Erlass, Abschnitt 4.5.7).
Für wen gelten die Belegpflichten?
Die Pflichten treffen jeden Betrieb, der nach § 131b BAO eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung führen muss (siehe Registrierkassenpflicht in Österreich). Sie gelten je Registrierkasse. Eine Besonderheit gilt für Registrierkassenverbunde in geschlossenen Gesamtsystemen mit Feststellungsbescheid (§ 131b Abs. 4 BAO): Monats- und Jahresbelege sind zwar pro Kasse zu erstellen, für die Prüfung des Jahresbelegs genügt aber ein Jahresbeleg pro Verbund (BMF-Erlass, Abschnitt 3.10). Betriebe, die nach der Barumsatzverordnung von der Registrierkassenpflicht befreit sind, haben keine Monats- und Jahresbelege.
Zeitplan der Belegpflichten
Die Tabelle ordnet die wiederkehrenden Pflichten rund um den Umsatzzähler nach dem Zeitpunkt. Die Fristen des Verordnungstextes und die des BMF-Erlasses sind getrennt gekennzeichnet.
| Zeitpunkt | Pflicht | Aufbewahrung | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Inbetriebnahme | Startbeleg erstellen und prüfen | Ausdruck und Prüfprotokoll aufbewahren | § 6 Abs. 1 und 4 RKSV |
| Jedes Monatsende, wenn die Kasse im Monat verwendet wurde | Monatsbeleg mit Betrag null signieren und speichern | im Datenerfassungsprotokoll | § 8 Abs. 2 RKSV, Erlass 4.5.7 (keine Pflicht für im Monat nicht verwendete Kassen) |
| Mindestens vierteljährlich | Datenerfassungsprotokoll auf externem Medium unveränderbar sichern | Sicherung nach § 132 BAO aufbewahren | § 7 Abs. 3 RKSV |
| Jahresende, grundsätzlich 31. Dezember | Jahresbeleg erstellen und ausdrucken | Ausdruck sieben Jahre aufbewahren | § 8 Abs. 3 RKSV, Erlass 4.5.7 |
| Bis 15. Februar des Folgejahres | Jahresbeleg prüfen | Prüfergebnis protokollieren und mit dem Jahresbeleg aufbewahren, auch bei erfolgreicher Prüfung (§ 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß, § 8 Abs. 3 Satz 2 RKSV) | Erlass 4.5.7 (nicht im Verordnungstext) |
| Planmäßige Außerbetriebnahme | Schlussbeleg mit Betrag null erstellen und ausdrucken | Ausdruck nach § 132 BAO aufbewahren | § 17 Abs. 8 RKSV |
Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlage bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO). Weitere Fristen und Medien erklärt der Artikel zu den Aufbewahrungspflichten in Österreich.
Beispielrechnung für das Jahr 2026: Sie erstellen den Jahresbeleg am 31. Dezember 2026 und drucken ihn aus. Die Prüfung muss spätestens am 15. Februar 2027 erfolgt sein. Die siebenjährige Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres 2026, der Ausdruck bleibt also bis Ende 2033 aufzubewahren, in anhängigen Abgabenverfahren länger.
So erstellen Sie den Jahresbeleg und prüfen ihn
- Sorgen Sie dafür, dass die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit beim Ausdruck angeschlossen und funktionsfähig ist.
- Lösen Sie am Jahresende einen Barumsatz mit Betrag null aus. Das ist der Dezember-Monatsbeleg und zugleich der Jahresbeleg. Der Erlass empfiehlt, ihn als Jahres- oder Nullbeleg zu kennzeichnen.
- Drucken Sie den Beleg aus und bewahren Sie ihn auf.
- Prüfen Sie ihn bis 15. Februar. Nach dem Erlass wird der Jahresbeleg wie der Startbeleg geprüft: Die Signatur des Beleges wird anhand seiner Daten nachvollzogen, und der verschlüsselte Umsatzzähler wird mit dem hinterlegten Schlüssel geprüft; die genaue Prüfung beschreibt der Erlass für den Startbeleg, hier gilt sie sinngemäß. Dafür stellt das BMF jedem Unternehmer eine Prüf-App oder ein Webservice bereit (BMF-Erlass, Abschnitt 3.5.3.2).
- Protokollieren Sie das Prüfergebnis und bewahren Sie es mit dem Jahresbeleg auf, auch bei fehlerfreier Prüfung.
Die Schritte in FinanzOnline zeigt der Artikel Jahresbeleg prüfen und in FinanzOnline melden.
Bei der Prüfung gilt § 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß (§ 8 Abs. 3 Satz 2 RKSV): Das Prüfergebnis ist in jedem Fall zu protokollieren und mit dem Jahresbeleg aufzubewahren, auch wenn die Prüfung fehlerfrei ist. Entspricht die Signatur oder die Verschlüsselung des Zählers nicht § 9 RKSV, ist die Kasse zusätzlich als Kasse mit ausgefallener Signatureinheit zu behandeln. Was dann gilt, steht in Ausfall von Kasse oder Signatureinheit.
Sonderfälle nach dem BMF-Erlass
Der BMF-Erlass (Abschnitt 4.5.7) regelt Fälle, in denen der Ablauf abweicht:
- Saisonbetriebe, etwa ein Schwimmbad, dürfen den Jahresbeleg zum Saisonende erstellen, spätestens aber vor Beginn der Tätigkeit im neuen Jahr.
- Abweichendes Wirtschaftsjahr: Es ändert für die Registrierkasse nichts, der Jahresbeleg gehört zum Kalenderjahr.
- Betrieb über Mitternacht: Der Monatsbeleg darf nach Ende der Öffnungszeit erstellt werden, spätestens am nächsten Öffnungstag, wenn dieser zeitnah liegt (etwa eine Woche). Betriebe ohne Sperrstunde dürfen vor oder nach Mitternacht erstellen.
- Ausfall der Kasse: Ist ein Monats- oder Jahresbeleg wegen des Ausfalls nicht möglich, ist das nach § 132 BAO zu dokumentieren.
Die Aufgaben zum Jahreswechsel fasst der Artikel Jahreswechsel bei der Registrierkasse zusammen.
Was bei einem Verstoß droht
Eine eigene Strafvorschrift für einen fehlenden Monats- oder Jahresbeleg oder eine versäumte Prüfung nennen weder die RKSV noch der BMF-Erlass. Der Erlass (Abschnitt 7.2) stellt die Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht als Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. c FinStrG dar. Diese setzt Vorsatz voraus und greift nur, wenn nicht schon ein anderes Finanzvergehen vorliegt; die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 und 2 FinStrG). Ob ein einzelner fehlender Beleg darunter fällt, sagt der Erlass nicht ausdrücklich. Bei Kontrollen verlangt das Finanzamt Nullbelege und das Datenerfassungsprotokoll (Erlass, Abschnitt 3.7). Lücken in der Belegkette fallen dabei auf. Ablauf und Rechte beschreibt Kassenprüfung in Österreich.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Die Kasse erstellt zu jedem Monatsende, in dem sie verwendet wird, einen Monatsbeleg. Prüfen Sie das einmal im Monat im Datenerfassungsprotokoll.
- Der Jahresbeleg wird am Jahresende erstellt, ausgedruckt und aufbewahrt.
- Die Prüfung des Jahresbelegs ist bis 15. Februar erledigt, das Prüfergebnis ist protokolliert und liegt mit dem Jahresbeleg vor (auch bei fehlerfreier Prüfung).
- Das Datenerfassungsprotokoll wird mindestens vierteljährlich extern gesichert.
- Bei Kassenwechsel oder Stilllegung liegt ein Schlussbeleg vor (siehe Registrierkasse außer Betrieb nehmen oder ersetzen).
- Ausfälle, die einen Beleg verhindern, sind schriftlich dokumentiert.