Registrierkasse für Kleinunternehmer in Österreich
Kurz gesagt
In Österreich braucht ein Betrieb mit mindestens 15.000 Euro Jahresumsatz netto eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung, wenn seine Barumsätze (Karten eingerechnet) 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten; sie gilt ab dem Ersten des viertfolgenden Monats nach der Überschreitung (§ 131b BAO). Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen. Die Belegpflicht (§ 132a BAO) besteht auch darunter, soweit keine Ausnahme der Barumsatzverordnung greift.
Das Wichtigste
- Österreich: Die Registrierkassenpflicht besteht je Betrieb ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto, wenn die Barumsätze des Betriebes 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten; Kartenzahlungen zählen als Barzahlung (§ 131b Abs. 1 Z 2 und 3 BAO, BMF-Erlass).
- Österreich: Die Pflicht beginnt am Ersten des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO).
- Österreich: Die Belegerteilungspflicht bei Barzahlung trifft Unternehmer auch unter den Grenzen der Registrierkassenpflicht und auch, wenn ihre Umsätze steuerfrei oder unter der Kleinunternehmergrenze sind (§ 132a BAO, BMF-Erlass Abschnitt 4.3), außer die vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 BarUV 2015 ist zulässig (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015).
- Österreich: Wer eine Registrierkasse braucht, muss sie durch eine Sicherheitseinrichtung mit Signatur- oder Siegelerstellungseinheit schützen und binnen einer Woche nach Inbetriebnahme registrieren (§ 131b Abs. 2 BAO, § 6 Abs. 3 RKSV).
- Österreich: Für Umsätze im Freien (nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen), in Hütten, in Buschenschänken mit höchstens 14 Öffnungstagen und in Kantinen gemeinnütziger Vereine mit höchstens 52 Betriebstagen gilt seit 1. Jänner 2026 eine Grenze von 45.000 Euro netto je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem (§ 131 Abs. 4 Z 1 BAO).
Ob ein kleiner Betrieb in Österreich eine Registrierkasse braucht, hängt an zwei Zahlen und nicht am Kleinunternehmerstatus. Der Artikel zeigt, wie Sie beide prüfen, welche Umsätze Sie ausnehmen können und welche Lösung genügt, wenn die Pflicht besteht.
Worum es bei der Entscheidung geht
Drei Pflichten laufen getrennt: die Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO), die Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) und die Einzelaufzeichnung der Bareingänge (Erlass Abschnitt 2.2). Die Registrierkassenpflicht gilt nur für betriebliche Einkunftsarten. Die beiden anderen bestehen auch, wenn Sie keine Registrierkasse brauchen, vorbehaltlich der Befreiungen der Barumsatzverordnung 2015: Ist die vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 zulässig, entfallen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015). Der Status als Kleinunternehmer im Umsatzsteuerrecht kommt in § 131b BAO nicht vor; der Erlass stellt bei der Belegerteilungspflicht ausdrücklich klar, dass sie auch unter der Kleinunternehmergrenze besteht (Abschnitt 4.3).
Entscheidungstabelle: Grenzen und Umsatzarten
Die Tabelle gilt für Unternehmer in Österreich. Die Angaben zur Belegpflicht in den ersten Zeilen stehen unter dem Vorbehalt der Befreiungen der letzten Zeilen, vor allem der zulässigen vereinfachten Losungsermittlung (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015). Alle Beträge sind Nettobeträge. Die Grenzen von 15.000 und 7.500 Euro gelten je Betrieb (BMF-Erlass, Abschnitte 3.8.1 und 6.2.1.8); die 45.000-Euro-Grenze der Zeile zu Umsätzen im Freien gilt dagegen je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem, für jede Gruppe getrennt zusammengerechnet, auch über mehrere Betriebe hinweg. Die Barumsätze schließen Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, Barschecks und Gutscheine des Unternehmers ein (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO).
| Fall | Registrierkasse? | Beleg bei Barzahlung? | Norm |
|---|---|---|---|
| Jahresumsatz unter 15.000 Euro | nein | ja | § 131b Abs. 1 Z 2, § 132a BAO |
| Jahresumsatz ab 15.000 Euro, Barumsätze höchstens 7.500 Euro | nein | ja | § 131b Abs. 1 Z 2 BAO |
| Jahresumsatz ab 15.000 Euro, Barumsätze über 7.500 Euro | ja, ab dem Ersten des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung | ja, mit Registrierkasse | § 131b Abs. 1 Z 2, Abs. 3 BAO |
| Umsätze im Freien (von Haus zu Haus oder an öffentlichen Orten, nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten), Hütten, Buschenschank bis 14 Öffnungstage, kleine Vereinskantine eines gemeinnützigen Vereins bis 52 Betriebstage: je Gruppe bis 45.000 Euro netto im Kalenderjahr und Abgabepflichtigem (Freiluft und Hütten getrennt gerechnet; beim Buschenschank die gesamtbetrieblichen Umsätze ohne begünstigte Freiluft- und Hüttenumsätze) | nein, solange der Kassasturz zulässig ist | nein, solange der Kassasturz zulässig ist | § 131 Abs. 4 Z 1 BAO; §§ 1, 2 BarUV 2015 |
| Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen, Einzelumsatz höchstens 20 Euro brutto | nein | nein | § 4 BarUV 2015; BMF-Erlass Abschnitt 6.4.1 |
| Umsätze aufgrund von Vereinbarungen über eine Online-Plattform, ohne Barzahlung unmittelbar an den Leistungserbringer | nein | § 132a BAO bleibt unberührt; § 6 BarUV 2015 nimmt nur von der Registrierkassenpflicht aus | § 6 BarUV 2015; § 132a BAO |
| Mobile Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, Betrieb ist registrierkassenpflichtig (nicht für Taxi- und Mietwagenumsätze, § 7 Abs. 2) | ja; Erfassung nach Rückkehr ohne unnötigen Aufschub | bei Barzahlung Beleg ausfolgen, Durchschrift aufbewahren | § 7 BarUV 2015 |
Die vereinfachte Losungsermittlung nach der Barumsatzverordnung steht nur zur Verfügung, soweit Sie über die Bareingänge keine Einzelaufzeichnungen führen, aus denen sich die Losung ermitteln lässt (§ 1 Abs. 1 BarUV 2015). Anfangs- und Endbestand sowie die Losung sind je Kassa spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages nachvollziehbar zu dokumentieren (§ 1 Abs. 3). Die Grenze für Umsätze im Freien und Hütten betrug bis 31. Dezember 2025 30.000 Euro; mehr zu den Ausnahmen bietet Umsatzgrenze und Ausnahmen der Registrierkassenpflicht, zur Grenze der Kleinunternehmerregelung Kleinunternehmerregelung in Österreich.
Beispielrechnung: Prüfung und Beginn
Alle Zahlen sind erfunden. Eine Töpferin betreibt einen Betrieb mit Werkstatt und Laden. Sie gibt keine monatliche Voranmeldung ab, für sie gilt das Quartal als Voranmeldungszeitraum (BMF-Erlass, Abschnitt 3.8.2). Von Jänner bis Juni 2027 setzt sie 16.000 Euro netto um, davon 9.000 Euro bar oder per Karte, 7.000 Euro per Überweisung.
| Prüfschritt | Wert | Ergebnis |
|---|---|---|
| Jahresumsatz bis Ende des zweiten Quartals | 16.000 Euro | über 15.000 Euro |
| Barumsatz bis Ende des zweiten Quartals | 9.000 Euro | über 7.500 Euro |
| Voranmeldungszeitraum der Überschreitung | April bis Juni 2027 | beide Grenzen erstmals überschritten |
| Beginn der Pflicht | Ersten des viertfolgenden Monats nach Juni | 1. Oktober 2027 |
Bis zum 30. September 2027 bleibt es bei der Belegerteilung. Wer die Grenzen im Folgejahr nicht überschreitet und absehbar auch künftig nicht, verliert die Pflicht mit Beginn des nächsten Kalenderjahres (§ 131b Abs. 3 BAO).
Welche Lösung genügt?
Ab der Pflicht brauchen Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem, das alle Bareinnahmen einzeln erfasst (§ 131b Abs. 1 Z 1 BAO). Der Erlass versteht darunter jedes elektronische System zur Losungsermittlung, auch serverbasierte Systeme (Abschnitt 3.1.1). Es ist durch eine technische Sicherheitseinrichtung zu schützen: Jeder Barumsatz wird mit einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit signiert, die dem Unternehmer zugeordnet ist (§ 131b Abs. 2 BAO). Die Einheit erwerben Sie über einen Vertrauensdiensteanbieter (Erlass, Abschnitt 3.3.2.1). Bauformen sind Signaturchip oder Hardware Security Module (Abschnitt 3.3.1).
Nach der Inbetriebnahme registrieren Sie Einheit und Kasse spätestens binnen einer Woche über FinanzOnline und prüfen unmittelbar danach den Startbeleg (§ 6 Abs. 3 und 4 RKSV). Vor dem Kauf klären Sie mit dem Anbieter, ob seine Kasse eine Anbindung an eine solche Einheit vorsieht; eine Kasse ohne Sicherheitseinrichtung genügt nicht (Erlass, Abschnitt 3.1.1). Welche Fragen Sie sonst stellen, nennt Fragen an Kassenanbieter; die Unterschiede zum deutschen System erklärt Kassensystem oder Registrierkasse.
Unter den Grenzen genügt ein Beleg ohne Registrierkasse (sofern nicht die vereinfachte Losungsermittlung zulässig ist, § 1 Abs. 4 BarUV 2015). Er enthält mindestens die eindeutige Bezeichnung des Unternehmers, eine fortlaufende Nummer, den Tag der Ausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung und den Betrag der Barzahlung (§ 132a Abs. 3 BAO). Ein elektronischer Beleg gilt ebenfalls, wenn er unmittelbar nach der Zahlung zum Abruf bereitsteht; auf Verlangen ist ein Papierbeleg auszufolgen (§ 132a Abs. 1 BAO in der Fassung seit 1. Oktober 2026).
Was droht bei einem Verstoß?
Wer vorsätzlich die Pflicht zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen oder zur Belegausstellung verletzt, ohne den Tatbestand eines anderen Finanzvergehens zu erfüllen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Bestimmen Sie jeden Betrieb mit gesonderter Gewinnermittlung und prüfen Sie ihn einzeln.
- Rechnen Sie Jahresumsatz und Barumsatz netto, Karten- und Gutscheinumsätze als Barumsatz.
- Prüfen Sie, ob Ihre Umsätze unter eine Ausnahme fallen, und halten Sie die Voraussetzung (Ort, Öffnungstage, Einzelumsatz) fest.
- Notieren Sie den Voranmeldungszeitraum, in dem beide Grenzen erstmals überschritten werden, und zählen Sie vier Monate weiter.
- Erteilen Sie auch unter den Grenzen bei jeder Barzahlung einen Beleg mit den Angaben des § 132a Abs. 3 BAO, außer die vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 BarUV 2015 ist zulässig (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015).
- Planen Sie Kasse, Sicherheitseinrichtung und Registrierung in FinanzOnline so, dass die Kasse am Stichtag läuft.