Datenzugriff des Finanzamts auf Kassendaten: Z1, Z2, Z3
Kurz gesagt
In Deutschland darf das Finanzamt bei einer Außenprüfung die mit einem Datenverarbeitungssystem, auch einem Kassensystem, erstellten aufbewahrungspflichtigen Daten einsehen (Z1), nach seinen Vorgaben auswerten lassen (Z2) oder maschinell auswertbar überlassen bekommen (Z3), ohne Fernabfrage. In der Kassen-Nachschau regelt § 146b Abs. 2 AO den Zugriff.
Das Wichtigste
- Rechtsgrundlage der Außenprüfung: § 147 Abs. 6 AO; die GoBD (Rz. 158 bis 178) legen sie als Verwaltungsanweisung aus.
- Die Finanzbehörde wählt Z1, Z2 oder Z3 nach pflichtgemäßem Ermessen und darf mehrere zugleich verlangen (Rz. 164).
- Z1 schließt eine Fernabfrage aus; bei Z3 darf die Finanzbehörde nicht selbst Daten herunterladen (Rz. 165, 167).
- Reports oder Druckdateien nimmt die Finanzbehörde nicht an, wenn sie nicht mehr alle aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten (Rz. 173).
- Kassen-Nachschau: Einsicht oder Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle bei elektronischen Aufzeichnungen (§ 146b Abs. 2 Satz 2 AO).
Wann darf das Finanzamt auf Kassendaten zugreifen?
Der Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen gesetzlicher Regelungen zu, etwa bei Außenprüfung und Nachschauen (Rz. 158 GoBD). Die drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 gehören zur Außenprüfung und stehen in § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 bis 3 AO. Sie setzen voraus, dass die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden. Zu diesem System zählt nach Rz. 20 GoBD ausdrücklich das Kassensystem, unabhängig davon, ob es im Betrieb oder in einer Cloud läuft.
Die Tabelle trennt die Verfahren, weil sich Befugnis und Verfahren unterscheiden.
| Verfahren | Rechtsgrundlage | Was die Finanzbehörde verlangen darf |
|---|---|---|
| Außenprüfung (bei Gewerbetreibenden zulässig nach § 193 Abs. 1 AO) | § 147 Abs. 6 AO; § 200 Abs. 1 AO | Z1, Z2 oder Z3, im Rahmen der Prüfungsanordnung |
| Kassen-Nachschau, ohne Ankündigung | § 146b Abs. 2 AO | Einsicht in elektronische Aufzeichnungen, Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle oder Datenträger nach deren Vorgaben |
| Umsatzsteuer-Nachschau, ohne Ankündigung | § 27b Abs. 2 UStG | Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Datenverarbeitungssystems, soweit erforderlich |
Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung; § 147 Abs. 6 AO findet dort keine Anwendung (AEAO zu § 146b, Nr. 7). Wer ausschließlich handschriftliche Aufzeichnungen einer offenen Ladenkasse führt, hat insoweit keine mit einem Datenverarbeitungssystem erstellten Unterlagen; die Vorlagepflicht für Bücher und Aufzeichnungen bleibt (§ 200 Abs. 1 AO).
Z1, Z2, Z3: Was Sie jeweils liefern müssen
Die Finanzbehörde hat drei gleichberechtigte Möglichkeiten und entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, auch kumulativ (Rz. 163, 164 GoBD).
| Zugriffsart | Was die Finanzbehörde tut | Was Sie bereitstellen müssen | Grenze |
|---|---|---|---|
| Z1, unmittelbar (Rz. 165, 174) | Nur-Lesezugriff auf Ihre Daten mit Ihrer Hard- und Software, einschließlich Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen | Hilfsmittel, Einweisung in das System, Zugangsberechtigung auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Schutz des Bestands vor Veränderung durch die Finanzbehörde | Keine Fernabfrage; eine Volltextsuche oder Ansichtsfunktion reicht regelmäßig nicht |
| Z2, mittelbar (Rz. 166, 175) | Sie oder ein beauftragter Dritter werten die Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde aus; sie erhält das Ergebnis maschinell auswertbar oder liest anschließend nur | Auswertung und Unterstützung durch Personen, die das System kennen | Nur Auswertungen mit den im System vorhandenen Möglichkeiten; Umfang der Mithilfe nach den betrieblichen Gegebenheiten |
| Z3, Datenüberlassung (Rz. 167 bis 169, 176) | Sie überlassen die Daten maschinell lesbar und auswertbar, etwa auf Datenträger oder über eine Austauschplattform | Alle Strukturinformationen (Dateiherkunft, Aufbau, Datenfelder, Verknüpfungen) maschinell auswertbar; Einlesen ohne Fremdsoftware | Die Finanzbehörde lädt nicht selbst Daten herunter und kopiert keine Sicherungen; Daten sind nach Bestandskraft der Bescheide zu löschen |
Die Finanzbehörde darf die Datenüberlassung schon mit der Prüfungsanordnung innerhalb angemessener Frist verlangen (§ 197 Abs. 3 AO; Rz. 167).
Was gehört bei einer Kasse zu den Daten?
Gegenstand sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aller Vor- und Nebensysteme (Rz. 159). Bei einer Kasse sind das die Kasseneinzeldaten. Stellen Sie nur Tagesendsummen bereit, obwohl die Einzeldaten archiviert sind, zählt das als unzutreffende Qualifizierung (Rz. 161, Beispiel 12), und die Finanzbehörde kann den Zugriff nachträglich verlangen. Außerdem müssen Sie die Teile der Verfahrensdokumentation zeigen können, die einen Systemüberblick geben (Rz. 160); wie sie aufgebaut ist, steht im Artikel Verfahrensdokumentation für die Kasse erstellen.
Für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO, also Kassensysteme und Registrierkassen, bestimmt die einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) die Datenformate; die offene Ladenkasse ist davon nicht erfasst (AEAO zu § 146a, Nr. 1.1 und 1.13). Das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO auf weitere Unterlagen bleibt unberührt (GoBD, Anlage Nr. 3). Was die Schnittstelle enthält, beschreibt DSFinV-K erklärt. Der Beschreibungsstandard ist nach der Anlage zu den GoBD eine freiwillige technische Bereitstellungshilfe.
Seit wann gilt das?
Das Zugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO ist erstmals ab 1. Januar 2002 anzuwenden (Art. 97 § 19b Abs. 1 EGAO, Gesetzesfassung von 2000); die heutige Fassung wurde seither geändert. Die Kassen-Nachschau wird seit 1. Januar 2018 angewendet; die Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle gilt dort ab 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 2 EGAO). Die GoBD gelten für Besteuerungszeiträume nach dem 31. Dezember 2019. Die Z3-Fassung mit Datenaustauschplattform gilt seit der Änderung vom 11. März 2024 (ab 1. April 2024), die Z2-Fassung seit 14. Juli 2025.
Nach einem Systemwechsel reicht es, wenn noch keine Außenprüfung begonnen wurde und Sie nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorhalten (§ 147 Abs. 6 AO; Rz. 164). Dann genügt die Bereitstellung per Z3.
Was droht, wenn Sie nicht liefern?
Sie müssen die Finanzbehörde bei ihren Befugnissen nach § 147 Abs. 6 AO unterstützen (§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO). Werden Daten eines Kassensystems nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereitgestellt, gilt die Beweiskraft der Buchführung insoweit nicht (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO). Kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, hat es sie zu schätzen (§ 162 Abs. 1 und 2 AO); die Voraussetzungen beschreibt Kassenprüfung und Schätzung.
Zusätzlich kann in der Außenprüfung ein Mitwirkungsverzögerungsgeld entstehen. Frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung darf das Finanzamt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit Monatsfrist stellen (§ 200a Abs. 1 AO). Wird es nicht oder nicht hinreichend erfüllt, sind 75 Euro je vollem Kalendertag festzusetzen, höchstens für 150 Kalendertage (Abs. 2); ist die Verzögerung entschuldbar, entfällt das Geld. Die Regelung gilt für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, und für frühere Steuern, wenn nach diesem Datum eine Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde (Art. 97 § 37 Abs. 2 und 3 EGAO).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Falls Sie ein Kassensystem nach § 146a AO nutzen: Ein Export der Einzeldaten im Format der DSFinV-K ist getestet (redaktionelle Empfehlung).
- Die Kasseneinzeldaten liegen unverdichtet und maschinell auswertbar vor, nicht nur als Tagesendsummen (Rz. 161, 173).
- Es steht eine Person bereit, die das Kassensystem kennt und die Finanzbehörde bei Z1 oder Z2 unterstützen kann (Rz. 174, 175).
- Falls ein Dritter Ihre Kassendaten speichert, ist geklärt, wie er Z1 bis Z3 ermöglicht (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO).
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt das System in der Version, die im Prüfungszeitraum lief (Rz. 154, 160).
- Personenbezogene oder berufsgeheimnisgeschützte Daten sind so abgegrenzt, dass die Prüfung nur auf die aufbewahrungspflichtigen Daten zugreifen kann (Rz. 172).