Pausengetränke im Theater vorbestellen: Kasse und Ablauf
Kurz gesagt
Pausengetränke laufen als Vorbestellung über drei Kassenvorgänge: Bestellung und Zahlung vor der Vorstellung, Auflösung der Vorbestellung bei der Ausgabe in der Pause. Die Kasse braucht dazu eine Funktion, die Zahlung vor Warenabgabe vom Verkauf trennt. Bei der Vorbestellung als Anzahlung entsteht der Verkauf erst mit der Ausgabe; bei einem Getränkebon hängt die Buchung in Deutschland von der Gutscheinart ab (Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein, § 3 Abs. 13 bis 15 UStG). Ob ein Beleg nötig ist, richtet sich nach Land und Kassensystem.
Das Wichtigste
- Drei getrennte Vorgänge: Bestellung aufnehmen, Zahlung vor der Ausgabe buchen, Vorbestellung in der Pause bei der Ausgabe auflösen.
- Bei der Vorbestellung als Anzahlung wird die Zahlung vor der Warenübergabe nicht als Verkauf des Getränks gebucht; der Verkauf entsteht erst mit der Ausgabe.
- Deutschland: Der Getränkebon ist ein Gutschein nach § 3 Abs. 13 UStG. Beim Einzweck-Gutschein ist bereits seine Übertragung die Leistung, und die Ausgabe in der Pause ist kein unabhängiger Umsatz (§ 3 Abs. 14 UStG); beim Mehrzweck-Gutschein bleibt der Umsatz mit der Ausgabe (§ 3 Abs. 15 UStG).
- Deutschland: Mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO gilt die Belegpflicht für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall; die offene Ladenkasse ist kein solches System im Sinne des § 1 Abs. 1 KassenSichV. Die Schritte Bestellung, Zahlung und Ausgabe erzeugen nicht für jeden Schritt eine eigene Belegpflicht.
- Deutschland: Wird das Entgelt für die Vorbestellung vor der Leistung vereinnahmt, entsteht darauf Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG, Berechnung nach vereinbarten Entgelten).
- Österreich: Unternehmer müssen für empfangene Barzahlungen einen Beleg erteilen (§ 132a Abs. 1 BAO), und der Gast muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen (§ 132a Abs. 5 BAO); Bankomat- und Kreditkartenzahlungen gelten als Barzahlung.
Im Theater fällt der Getränkeumsatz auf einen kurzen Zeitraum: die Pause zwischen den Akten. Eine Vorbestellung mit Zahlung vor der Vorstellung verlagert Bestellung und Kassieren in die Zeit vor Beginn; in der Pause bleibt die Ausgabe. Wie die Buchungen in der Kasse aussehen und was Beleg und Umsatzsteuer betreffen, zeigt dieser Artikel. Für Veranstaltungen mit vielen Ständen und wechselnden Verkaufsplätzen siehe Kasse für Festival und Großveranstaltung.
Worauf es bei der Vorbestellung ankommt
Drei Vorgänge tragen den Ablauf: die Bestellung vor der Vorstellung, die Zahlung auf die Bestellung und die Ausgabe am Thekenplatz in der Pause. Jeder Vorgang braucht in der Kasse eine eigene Spur: eine Bestellfunktion mit Name, Reihe oder Platz, einen Buchungstyp für die Zahlung vor Warenabgabe und eine Auflösung, die die Vorbestellung beim Ausgeben abschließt.
Wer die Zahlung sofort als Verkauf des Getränks bucht, verzeichnet den Umsatz an einem Tag, an dem die Ware noch nicht ausgegeben ist. Umsatz und Warenbewegung laufen auseinander, und der Tagesabschluss weicht vom Bestand ab. Die allgemeine Buchungslogik dahinter beschreibt Anzahlung und Vorbestellung an der Kasse buchen; dieser Artikel betrifft nur die Pausenbewirtung im Theater. Diese Logik gilt für die Vorbestellung als Anzahlung; beim Getränkebon als Gutschein ist die Buchungslage eine andere, dazu unten im Rechtsteil.
Bevor Sie das Verfahren einführen, fragen Sie den Anbieter, ob das System Vorbestellungen oder Gutscheine als eigenen Vorgang führt, wie die Auflösung auf dem Beleg aussieht und ob die Liste offener Vorbestellungen nach Abgabeplatz sortiert ausgedruckt werden kann. Diese drei Punkte entscheiden, ob die Theke in der Pause ohne Kassiervorgang ausgeben kann.
Varianten der Vorbestellung
| Variante | Was der Gast zahlt und wann | Was in der Pause passiert | Passend, wenn |
|---|---|---|---|
| Benannte Vorbestellung | Getränkepreis vor der Vorstellung, bezahlt bei der Bestellung | Ausgabe gegen Bestellnummer oder Namen; die Vorbestellung wird aufgelöst | Der Saal hat feste Plätze und die Theke arbeitet mit Listen |
| Anonymer Getränkebon | denselben Betrag vor der Vorstellung; der Beleg gilt als Ausweis | Der Bon wird gegen das Getränk eingetauscht und entwertet | Hoher Andrang ohne Platzzuordnung |
| Bestellung am Platz, Zahlung an der Theke | nichts vor der Vorstellung | Zahlung und Ausgabe fallen in der Pause zusammen | Kurze Thekenwege und Gäste, die erst vor Ort entscheiden |
Die Zuordnung in der letzten Spalte ist eine redaktionelle Einschätzung für die Betriebswahl, keine Regel über den Markt.
Der Bon ist dabei kein Zahlungseingang auf eine Bestellung, sondern ein Instrument im Sinne des § 3 Abs. 13 UStG. Seine Behandlung hängt in Deutschland davon ab, ob ein Einzweck- oder ein Mehrzweck-Gutschein vorliegt; die Folgen stehen im Rechtsteil.
Schritt für Schritt: von der Bestellung bis zur Ausgabe
Der Ablauf zeigt die benannte Vorbestellung; die Abweichungen beim Getränkebon nennt Schritt 2.
Schritt 1: Bestellung aufnehmen
Legen Sie vor der Vorstellung an jedem Verkaufsplatz die Bestellung an: Artikel, Menge, Name oder Reihe und Platz sowie der gewünschte Abgabeplatz. Ergebnis: Die Bestellung hat eine Nummer und steht in der Liste der offenen Vorbestellungen. Es ist noch kein Geld geflossen und nichts verkauft.
Schritt 2: Zahlung kassieren und als Vorleistung buchen
Buchen Sie den Betrag mit dem Buchungstyp für Zahlung vor Warenabgabe und nicht als Verkauf des Getränks. Ergebnis: Der Beleg weist den Betrag als Vorbestellung samt Nummer aus; das Geld ist eingenommen, verkauft ist noch nichts. Verkaufen Sie stattdessen Getränkebons, richtet sich die Buchung nach der Gutscheinart: Nach deutschem Recht ist beim Einzweck-Gutschein bereits die Übertragung des Bons die Leistung, auf die sich der Bon bezieht, und die Ausgabe in der Pause ist kein weiterer Umsatz; beim Mehrzweck-Gutschein bleibt es beim Verkauf mit der Ausgabe (§ 3 Abs. 14 und 15 UStG).
Schritt 3: Beleg aushändigen und Abgabeplatz nennen
Händigen Sie dem Gast den Beleg aus und nennen Sie den Abgabeplatz, etwa die Theke links vom Saaleingang. Ergebnis: Der Gast hat einen Nachweis mit Nummer, und die Ausgabe kann über Nummer oder Namen laufen.
Schritt 4: Getränke bereitstellen
Drucken Sie vor dem Schluss der Vorstellung die Liste der offenen Vorbestellungen, sortiert nach Abgabeplatz, und stellen Sie die Getränke bereit. Ergebnis: Jede Vorbestellung hat einen Platz an der Theke; die Ausgabe braucht in der Pause keinen Kassiervorgang mehr.
Schritt 5: Ausgeben und die Vorbestellung auflösen
Rufen Sie in der Pause die Bestellung über Nummer oder Namen auf, geben Sie die Getränke aus und lösen Sie die Vorbestellung in der Kasse auf. Bei der dritten Variante kassieren Sie erst jetzt und buchen den Verkauf mit der Ausgabe. Ergebnis: Kasse und Beleg zeigen Ausgabe und Auflösung desselben Vorgangs; Umsatz und Warenbewegung fallen zusammen.
Schritt 6: Restbestände nach der Vorstellung klären
Prüfen Sie nach der Vorstellung die Liste. Vorbestellungen ohne Ausgabe stornieren Sie und erstatten den Betrag, oder Sie dokumentieren eine andere Entscheidung nach Ihren Betriebsregeln; die Korrektur läuft über die Storno-Funktion, siehe Storno, Rückgabe und Gutschrift an der Kasse. Ergebnis: Keine offene Vorbestellung bleibt ohne Entscheidung.
Was rechtlich gilt
In Deutschland gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall, den Sie mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen; die offene Ladenkasse ist kein solches System im Sinne des § 1 Abs. 1 KassenSichV und bleibt außerhalb der Vorschrift. Die drei organisatorischen Schritte Bestellung, Zahlung und Ausgabe erzeugen damit nicht für jeden Schritt eine eigene Belegpflicht; Absatz 1 nennt daneben andere Vorgänge, für die keine Belegpflicht besteht. Einzelheiten stehen in Belegausgabepflicht in Deutschland. Für die Vorbestellung zählt in Deutschland der Zeitpunkt der Vereinnahmung: Bei Berechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Steuer auf das vor der Leistung vereinnahmte Entgelt mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Welcher Steuersatz auf Ihr Getränk ankommt, hängt von der Länderkombination ab; das klären die Steuerartikel und im Zweifel Ihre Steuerberatung.
Anders als die Vorbestellung ist der Getränkebon ein Gutschein im Sinne des § 3 Abs. 13 UStG. Steht zum Zeitpunkt der Ausstellung fest, auf welchen Umsatz der Bon lautet und welche Steuer darauf entfällt, ist er ein Einzweck-Gutschein: Seine Übertragung gilt bereits als die Lieferung des Getränks, und die tatsächliche Ausgabe in der Pause ist kein unabhängiger Umsatz (§ 3 Abs. 14 UStG). Beim Mehrzweck-Gutschein bleibt die vorangegangene Übertragung außer Ansatz; umsatzsteuerbar ist erst die Ausgabe des Getränks (§ 3 Abs. 15 UStG). Die Einordnung Ihres Bons und ihre Folgen für Rechnung und Voranmeldung klären Sie vor der Einführung mit Ihrer Steuerberatung.
In Österreich müssen Unternehmer für empfangene Barzahlungen einen Beleg erteilen (§ 132a Abs. 1 BAO). Als Barzahlung gelten auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte. Ein elektronischer Beleg ersetzt den ausgedruckten nur unter den Bedingungen dieser Vorschrift; auf Verlangen des Gastes oder der Abgabenbehörde ist ein physischer Beleg auszufolgen. Der Gast hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen (§ 132a Abs. 5 BAO). Die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO trifft Betriebe oberhalb der gesetzlichen Umsatzgrenzen; die technischen Anforderungen stehen in RKSV: Technische Anforderungen an die Registrierkasse.
Für die Schweiz nennt dieser Artikel keine gesetzliche Vorgabe; dort ist der Ablauf ein Betriebsvorschlag.
Typische Fehler
- Zahlung als Verkauf gebucht. Bei der Vorbestellung zeigt die Kasse Umsatz am Bestelltag, die Warenbewegung fehlt, Bestand und Abschluss weichen ab. Abhilfe: Buchungstyp für Vorleistung verwenden und die Auflösung in der Pause testen. Beim Getränkebon als Einzweck-Gutschein ist die Bonübertragung selbst der Umsatz; dann erzeugt der Verkauf in der Pause einen zweiten Umsatz, den es so nicht gibt.
- Bon ohne geklärte Gutscheinart gebucht. Einzweck- und Mehrzweck-Gutschein folgen in Deutschland unterschiedlichen Buchungsregeln (§ 3 Abs. 14 und 15 UStG); die falsche Anlage verschiebt Umsatz und Warenbewegung gegeneinander. Abhilfe: Gutscheinart vor der Einführung klären und die Buchung danach anlegen.
- Bestellnummer fehlt auf dem Beleg. Die Theke kann die Vorbestellung im Andrang nicht zuordnen und sucht manuell. Abhilfe: Vorbestellnummer auf jedem Beleg drucken lassen und die Ausgabe einmal probeweise durchspielen.
- Vorbestellung wird nicht aufgelöst. Die Ausgabe ist erfolgt, die Buchung bleibt offen; Zahlungseingang und Umsatz stimmen am Tagesabschluss nicht überein. Abhilfe: Liste nach der Pause prüfen und offene Vorgänge auflösen oder stornieren.
- Nicht abgeholte Getränke bleiben gebucht. Der Betrag ist vereinnahmt, die Erstattung ist später nicht mehr nachvollziehbar. Abhilfe: Betriebsregel für Rückzahlung festlegen und jede Rückabwicklung über die Storno-Funktion dokumentieren.