Artikel per Excel oder CSV in die Kasse importieren: Ablauf und Fallen

Ein Import ändert viele Artikel in einem Schritt, und ein Fehler wirkt bei jedem folgenden Verkauf. Dieser Artikel zeigt einen Spaltenaufbau, die Formatfallen bei Excel und CSV und eine Liste zum Prüfen des Ergebnisses.

Was Sie vorab brauchen

• Einen Export Ihres aktuellen Artikelstamms als Sicherung und als Vorlage. Ob Ihre Kasse einen solchen Export anbietet, steht in der Herstellerbeschreibung.
• Die Importbeschreibung des Herstellers: Spaltennamen, Pflichtfelder, Trennzeichen, Zeichenkodierung, Dezimalzeichen. Sie bestimmt das Format; die folgenden Spalten sind ein Beispiel.
• Eine Artikelnummer je Artikel, die nie doppelt vorkommt. Eine Anleitung dafür finden Sie unter Neuen Artikel anlegen und Artikelstammdaten pflegen.
• Die Berechtigung, den Stamm zu ändern, und einen Zeitpunkt ohne offene Rechnungen.
• Eine Probedatei mit fünf bis zehn Zeilen (Empfehlung der Redaktion).

Beispiel für einen Spaltenaufbau

Das Beispiel ist erfunden; Ihr Hersteller legt Namen, Reihenfolge und Pflichtfelder fest. Die DSFinV-K 2.4 führt Artikelnummer (ART_NR), GTIN und Warengruppen-ID (WARENGR_ID) als Zeichenfelder, also als Text.

Spalte	Inhalt	Format	Beispiel	Falle
artikelnummer	Interne, eindeutige Nummer	Text, keine Leerzeichen	100234	Doppelt vergebene Nummer: Ob der Import aktualisiert oder neu anlegt, bestimmt der Hersteller
gtin	Code des Strichcodes	Text mit 8, 12, 13 oder 14 Ziffern	4012345678901	Excel kürzt führende Nullen und schreibt 4,01235E+12
bezeichnung	Text auf dem Bon	Text; mit Komma oder Zeilenumbruch in doppelten Anführungszeichen	“Brötchen, Weizen”	Trennzeichen im Text zerreißt die Zeile
preis	Verkaufspreis	Dezimalzahl, festes Dezimalzeichen, ohne Tausenderpunkt und Währung	1,20	„1.200,50“ wird als Text oder mit falschem Wert gelesen
steuerschluessel	Kennzahl des Steuersatzes in Ihrer Kasse	wie Ihre Kasse vorgibt	2	Prozentwert eingetragen, wo die Kasse eine Kennzahl erwartet
einheit	Verkaufseinheit	Text	Stück	Schreibweise weicht von der Kassenliste ab
warengruppe	Gruppennummer	Text	10	Gruppe existiert in der Kasse nicht
aktiv	Artikel bedienbar	ja oder nein, wie vorgegeben	ja	Alle Artikel sofort aktiv, bevor Sie geprüft haben

Die Formatfallen im Einzelnen

Trennzeichen. RFC 4180 beschreibt das Komma als Trennzeichen und sieht doppelte Anführungszeichen um Felder vor, die Komma, Anführungszeichen oder Zeilenumbruch enthalten. Excel nimmt beim Speichern als CSV das Listentrennzeichen der Windows-Regionseinstellungen; Microsoft beschreibt, dass Excel das Semikolon als Listentrennzeichen verwendet, wenn das Dezimaltrennzeichen ein Komma ist. Öffnen Sie die fertige Datei in einem Texteditor und sehen Sie nach, welches Zeichen die Spalten trennt.

Dezimalzeichen. Dezimalkomma und Trennkomma kollidieren. Steht ein Preis mit Komma in einer kommagetrennten Datei, sollte er nach RFC 4180 in Anführungszeichen stehen. Die einfachere Regel: Verwenden Sie das Format, das Ihr Hersteller vorgibt, und schreiben Sie nie Tausenderzeichen.

GTIN. Excel entfernt laut Microsoft führende Nullen und wandelt lange Zahlen in wissenschaftliche Schreibweise um; Produktcodes nennt Microsoft ausdrücklich. GS1 verlangt, dass die Nullen einer GTIN-12 erhalten bleiben, weil sie zum U.P.C.-Präfix gehören, und dass die Schreibweise mit oder ohne Füllnullen in einem Datenfeld einheitlich ist. Formatieren Sie die Spalte vor dem Einfügen als Text.

Zeichenkodierung. RFC 4180 legt die Kodierung nicht fest; es nennt US-ASCII als üblichen Fall und erlaubt andere Zeichensätze über den Parameter charset. Welche Kodierung Ihre Kasse erwartet, steht in der Herstellerbeschreibung. Erscheint nach dem Probeimport „Müller“ als „Müller“, passt die Kodierung nicht.

Prüfziffer. Die letzte Stelle einer GTIN ist die Prüfziffer. Beispielrechnung für die GTIN-13 4012345678901: Die zwölf Stellen vor der Prüfziffer werden von rechts abwechselnd mit 3 und 1 multipliziert (0·3, 9·1, 8·3, 7·1, 6·3, 5·1, 4·3, 3·1, 2·3, 1·1, 0·3, 4·1) und ergeben 0 + 9 + 24 + 7 + 18 + 5 + 12 + 3 + 6 + 1 + 0 + 4 = 89. Zum nächsten Vielfachen von zehn (90) fehlt 1, das ist die letzte Stelle. Die Prüfziffer hilft, falsch eingegebene Werte zu erkennen (GS1 General Specifications 1.3.1 und 7.9.1).

Schritt für Schritt: Artikel importieren

Schritt 1: Stamm sichern

Exportieren Sie den aktuellen Artikelstamm und legen Sie die Datei mit Datum ab. Sie ist Ihr Rückweg.

Schritt 2: Vorlage übernehmen

Nehmen Sie die Spaltennamen aus der Herstellerbeschreibung oder aus dem Export eines vorhandenen Artikels. Ändern Sie die Reihenfolge nicht.

Schritt 3: Daten aufbereiten

Formatieren Sie die Spalten für Artikelnummer, GTIN und Gruppe als Text, bevor Sie Daten einfügen. Entfernen Sie Leerzeilen, Währungszeichen und Tausenderpunkte.

Schritt 4: Vorab prüfen

Suchen Sie doppelte Artikelnummern und GTINs, leere Pflichtfelder und Preise ohne Zahlenformat. Rechnen Sie bei Stichproben die Prüfziffer nach.

Schritt 5: Als CSV speichern

Speichern Sie mit dem Trennzeichen und der Kodierung des Herstellers. Öffnen Sie die Datei im Texteditor und prüfen Sie die ersten Zeilen.

Schritt 6: Probedatei importieren

Importieren Sie fünf bis zehn Zeilen. Prüfen Sie Bezeichnung, Preis, Steuerkennzahl, Einheit, Gruppe und Barcode im Kassenstamm.

Schritt 7: Gesamtimport außerhalb der Öffnungszeit

Importieren Sie die ganze Datei, wenn keine Rechnung offen ist, und bewahren Sie das Importprotokoll auf, sofern Ihre Kasse eines erzeugt.

Rechtlicher Rahmen für den Import

Ein Import ändert Stammdaten. In Deutschland muss bei einer Änderung von Stammdaten die eindeutige Bedeutung in den Bewegungsdaten erhalten bleiben, etwa die des Umsatzsteuerschlüssels; gegebenenfalls sind Änderungen auszuschließen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben zu historisieren (GoBD Rz. 111). Empfehlung der Redaktion: Deuten Sie die Kennzahl eines Steuerschlüssels nicht per Import um, sondern legen Sie einen neuen Schlüssel oder einen neuen Artikel an. In Österreich sollen Eintragungen bei Datenträgern nicht so veränderbar sein, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Zahl der importierten Artikel entspricht den Datenzeilen der Datei ohne Kopfzeile.
• Zehn zufällig gewählte Artikel stimmen in Bezeichnung (Umlaute), Preis, Steuerkennzahl, Einheit und Gruppe mit der Quelle überein.
• Der Scanner findet drei Artikel über ihren Barcode, auch einen mit führender Null.
• Kein Artikel erscheint doppelt unter Nummer oder GTIN.
• Ein Probebon im Trainingsmodus (Deutschland, Österreich) enthält je Steuersatz einen Artikel; der Steueranteil lässt sich nachrechnen.
• Der gesicherte alte Stand und das Importprotokoll liegen mit Datum und Namen abgelegt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Alle Daten stehen in einer Spalte	Trennzeichen der Datei weicht von der Erwartung ab	Trennzeichen im Texteditor prüfen und passend speichern
Preise erscheinen als 120 statt 1,20, oder die Zeile wird abgelehnt	Dezimalzeichen oder Tausenderzeichen passen nicht zur Herstellervorgabe	Format nach Herstellervorgabe, keine Tausenderzeichen
GTIN beginnt nicht mehr mit 0 oder endet auf E+12	Excel hat die Spalte als Zahl behandelt	Spalte als Text formatieren und neu einfügen
Umlaute sind zerstört	Kodierung stimmt nicht	Datei mit der geforderten Kodierung neu speichern
Artikel fehlen	Zeilen mit Fehlern wurden übersprungen	Importprotokoll lesen; fehlerhafte Zeilen korrigieren und nur diese nachladen
Falsche Steuersätze auf dem Probebon	Kennzahl und Satz sind in Ihrer Kasse anders belegt	Import stoppen, Kennzahlen der Kasse prüfen, Stamm aus der Sicherung zurückspielen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenden Sie sich an den Kassenhersteller, wenn die Importbeschreibung fehlt oder das Zurückspielen der Sicherung nicht klappt. Wenn mit dem Import Steuersätze wechseln, fragen Sie Ihre Steuerberatung.