Stammdaten beim Kassenwechsel übernehmen
Kurz gesagt
Exportieren Sie Artikel, Preise und Kunden aus der alten Kasse, ordnen Sie die Felder der Importvorlage der neuen Kasse zu und importieren Sie zuerst eine Testauswahl. Prüfen Sie Preis, Steuersatz und Barcode am Bon, bevor Sie alles einspielen. Der Import ersetzt nicht die Sicherung der Altdaten; in Deutschland gilt dafür GoBD Rz. 142.
Das Wichtigste
- Deutschland: Bei einer Änderung von Stammdaten muss die eindeutige Bedeutung in den Bewegungsdaten erhalten bleiben, gegebenenfalls durch Historisierung (GoBD Rz. 111).
- Deutschland: Um das Altsystem nicht vorhalten zu müssen, sind aufbewahrungspflichtige Daten gleichwertig zu überführen; umgesetzt werden darf nur das Format, nicht der Inhalt, und Änderungen sind zu dokumentieren (GoBD Rz. 142).
- Deutschland und Österreich: Verarbeitet der neue Kassenanbieter Kundendaten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
- Deutschland und Österreich: Der bisherige Auftragsverarbeiter löscht oder gibt Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern keine Speicherpflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO).
- Schweiz: Für die Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter gilt Art. 9 DSG; die DSGVO kann nach ihrem Art. 3 Abs. 2 zusätzlich anwendbar sein.
Was Sie vorab brauchen
Dieser Artikel beschreibt den Ablauf unabhängig vom Hersteller. Welche Exportformate die alte Kasse anbietet und welche Importvorlage die neue verlangt, steht in deren Handbuch oder Vertrag.
- Zugang zur Export-Funktion der alten Kasse und zur Importfunktion der neuen, möglichst mit Trainingsmodus oder Testmandant.
- Die Importvorlage oder Feldliste der neuen Kasse (Pflichtfelder, erlaubte Werte, Dateiformat).
- Eine Liste der Datenarten, die Sie übernehmen wollen: Artikel, Preise, Steuerzuordnung, Warengruppen, Barcodes, Kunden, Benutzer.
- Zeit für einen Testlauf vor dem Umstellungstag. Der Testlauf vor dem Umstellungstag ist eine redaktionelle Empfehlung.
Schritt für Schritt: von der Exportdatei zum geprüften Import
Schritt 1: Bestand sichten
Lassen Sie sich die Artikelliste der alten Kasse anzeigen und legen Sie fest, was übernommen wird: aktive Artikel, Preise, Steuerzuordnung, Warengruppen, Barcodes. Notieren Sie Artikel ohne Preis, doppelte Artikel und Artikel, die Sie nicht mehr führen.
Schritt 2: Vollständig exportieren und die Rohdatei sichern
Exportieren Sie Artikel, Preise, Steuerschlüssel, Warengruppen und Barcodes mit Spaltenüberschriften. Speichern Sie diese Rohdatei unverändert als Archivkopie und arbeiten Sie nur mit einer Kopie weiter. Das ersetzt nicht die Sicherung der Kassendaten; dazu Altdaten beim Kassenwechsel aufbewahren (Deutschland).
Schritt 3: Kopie bereinigen und Felder zuordnen
Entfernen Sie in der Kopie Dubletten und Artikel, die Sie nicht mehr führen. Legen Sie dann eine Zuordnungstabelle an, bevor Sie importieren.
| Feld in der alten Kasse | Feld in der neuen Kasse | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Artikelnummer | Eindeutig, keine Dubletten |
| Bezeichnung | Bezeichnung | Umlaute, Länge, Zusätze für den Bon |
| Barcode | Barcode | Alle Stellen unverändert übernommen |
| Preis | Verkaufspreis | Brutto oder netto, Dezimalzeichen |
| Steuerschlüssel | Steuersatz | Jeder alte Schlüssel hat einen neuen Wert |
| Warengruppe | Warengruppe | Jede Gruppe vorhanden, Zuordnung stimmt |
| Kunden und Benutzer | Kunden und Benutzer | Nur soweit nötig, siehe Schritt 6 |
Der Steuersatz gehört zu jedem Artikel und hängt von Ihrem Land und der Leistung ab. In Deutschland gilt für steuerpflichtige Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen mit Ausnahme der Abgabe von Getränken bei Leistungen ab 1. Januar 2026 der ermäßigte Satz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG); Getränke bleiben davon ausgenommen. Prüfen Sie nach dem Import besonders die Zuordnung von Speisen und Getränken, falls Ihre alte Kasse noch Steuerschlüssel aus der Zeit vor dem 1. Januar 2026 nutzt. Welche Sätze für Ihre Artikel gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Schritt 4: Testauswahl importieren
Importieren Sie zuerst einen kleinen Ausschnitt, der jede Warengruppe und jeden Steuerschlüssel mindestens einmal enthält. Nutzen Sie den Trainingsmodus (Trainingsmodus der Kasse in Deutschland, Trainingskasse in Österreich) oder einen Testmandanten, nicht die Echtkasse.
Schritt 5: Ergebnis prüfen und erst dann vollständig importieren
Prüfen Sie im Testlauf:
- Anzahl der importierten Datensätze gegen die Exportdatei, Fehlerliste des Imports lesen.
- Zehn Artikel quer durch die Warengruppen: Bezeichnung, Preis, Steuersatz, Barcode mit dem Scanner.
- Einen Testbon je Steuersatz: Betrag, Steuer und Gesamtsumme nachrechnen.
- Warengruppen und Varianten: erscheinen sie so auf dem Bedienbildschirm, wie Ihr Team sie braucht?
Importieren Sie den Gesamtbestand erst, wenn der Testlauf fehlerfrei ist. Legen Sie neue Artikel danach nach Neuen Artikel an der Kasse anlegen an.
Schritt 6: Kunden- und Benutzerdaten gesondert behandeln
Übernehmen Sie Kundendaten nur, soweit Sie sie weiter brauchen. Das folgt dem Grundsatz der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO). In Deutschland und Österreich gilt: Verarbeitet der neue Anbieter Kundendaten in Ihrem Auftrag, braucht es dafür einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO (Cloud-Kasse und Datenschutz). Der bisherige Auftragsverarbeiter löscht oder gibt die Daten nach Ihrer Wahl zurück, sofern keine Speicherpflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO). In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG); die DSGVO kann nach ihrem Art. 3 Abs. 2 zusätzlich anwendbar sein, etwa bei Angeboten an Personen in der Union. Nach Art. 9 DSG darf die Bearbeitung einem Auftragsbearbeiter übertragen werden, wenn die Daten so bearbeitet werden, wie Sie es selbst dürften, und keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet. Sie müssen sich zudem vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleistet.
Was für die alten Verkäufe gilt
Der Import baut den Bestand der neuen Kasse neu auf. Er ist keine Migration der Altdaten. In Deutschland muss bei Änderungen von Stammdaten die eindeutige Bedeutung in den Bewegungsdaten erhalten bleiben, gegebenenfalls durch Historisierung (GoBD Rz. 111). Wollen Sie das Altsystem nicht über die Aufbewahrungsfrist vorhalten, müssen Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen gleichwertig überführt werden; bei einer Datenumwandlung darf nur das Format umgesetzt werden, und Änderungen sind zu dokumentieren (Rz. 142). Eine Datei mit geänderten Preisen oder neu zugeordneten Steuersätzen ist deshalb kein Ersatz für die Sicherung der alten Stammdaten.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Umlaute oder Sonderzeichen sind falsch | Zeichencodierung der Datei weicht von der Vorgabe der Importvorlage ab | Datei in der genannten Codierung neu speichern, Testimport wiederholen |
| Preise sind um ein Vielfaches zu hoch oder zu niedrig | Dezimalzeichen oder Brutto-/Nettospalte falsch zugeordnet | Feldzuordnung und Spalte prüfen |
| Barcodes sind verkürzt oder verändert | Spalte wurde nicht als Text behandelt | Spalte als Text kennzeichnen, Barcodes mit dem Scanner gegenprüfen |
| Artikel ohne oder mit falschem Steuersatz | Alter Steuerschlüssel hat in der neuen Kasse keine Entsprechung | Zuordnung alt zu neu je Steuerschlüssel festlegen |
| Doppelte Artikel | Artikelnummer oder Barcode kommt mehrfach in der Datei vor | Dubletten vor dem Import entfernen |
| Anzahl der Datensätze weicht ab | Zeilen wurden vom Import abgelehnt | Fehlerliste des Imports lesen, Zeilen korrigieren |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie den Support des neuen Anbieters dazu, wenn die Importvorlage Felder verlangt, die Ihre Altkasse nicht kennt, oder wenn der Testimport nach der zweiten Korrektur nicht fehlerfrei ist. Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, wenn Sie Steuersätze oder die Aufbewahrung der Altdaten nicht selbst beurteilen können. Fragen an den Anbieter sammelt Fragen an Kassenanbieter.