Gutscheine verkaufen: Papier, digital, Einlösung an der Kasse

Dieser Artikel behandelt den Eigengutschein: Ihr Betrieb gibt ihn gegen Zahlung aus und nimmt ihn später als ganze oder teilweise Gegenleistung für Speisen, Waren oder Leistungen an. Der Gutschein verspricht damit eine Leistung, nicht eine Geldzahlung. An der Kasse zeigt sich, ob das sauber läuft: Wer die Ausgabe ungeklärt in eine Warengruppe bucht oder die Einlösung als Rabatt, bildet die Gutscheinzahlung falsch ab. Die Einlösung fehlt dann als Gutscheinzahlung in der Auswertung, was die Abstimmung von Gutscheinbestand und Umsatz erschweren kann.

Welche Gutscheinarten gibt es?

Ein Wertgutschein lautet auf einen Geldbetrag, ein Warengutschein auf eine bestimmte Leistung, etwa ein Menü. Der Weg zum Kunden unterscheidet die Formen weiter. Die Tabelle vergleicht sie nach dem Aufwand, den Sie an der Kasse haben. Die Einstufung ist eine redaktionelle Planungsannahme; welche Funktionen Ihr Kassensystem tatsächlich hat, prüfen Sie im Angebot.

Form	Wie der Gutschein entsteht	Was die Kasse können muss	Offener Punkt
Papiergutschein	Vordruck mit Nummer und Betrag, handschriftlich oder gestempelt	Artikel „Gutscheinverkauf“ mit freiem Betrag und Zahlart „Gutschein“	Nummern nachhalten, Duplikate erkennen
Gutscheinkarte	Karte mit Kennung, Betrag wird bei Ausgabe geladen	Kennung erfassen, Restguthaben führen	Wo das Guthaben gespeichert ist: Kasse oder Dienstleister
Digitaler Gutschein mit Code	Code per E-Mail oder Link, oft aus dem Webshop	Code prüfen, entwerten, Restbetrag verbuchen	Doppelte Einlösung ausschließen
Stadt- oder Verbundgutschein	Ein Dritter gibt den Gutschein aus, mehrere Betriebe lösen ein	Zahlart „Fremdgutschein“ plus Abrechnung mit dem Aussteller	Wer den Betrag wann erstattet, regelt der Aussteller

Beim Stadt- oder Verbundgutschein geben Sie den Gutschein nicht selbst aus; die rechtlichen Folgen unterscheiden sich vom Eigengutschein, und wir behandeln sie hier nicht.

Schritt für Schritt: Gutschein ausgeben

1. Bedingungen festlegen. Schreiben Sie auf, ob und wie lange der Gutschein gilt, ob ein Restbetrag bleibt und ob eine Barauszahlung möglich ist. Für die Gültigkeit gelten länderweise unterschiedliche Regeln: Deutschland, Österreich, Schweiz.
2. Artikel anlegen. Legen Sie in der Kasse einen eigenen Artikel „Gutscheinverkauf“ an. Er gehört nicht in eine Speisen- oder Warengruppe, damit die Umsatzstatistik getrennt bleibt und Sie die steuerliche Behandlung gezielt einstellen können. Dieser Artikel behandelt bezahlte Gutscheine; Rabattgutscheine ohne Gegenleistung behandelt Coupons auf dem Kassenbon.
3. Steuerliche Behandlung klären. Ob schon bei der Ausgabe Steuer entsteht, hängt von der Gutscheinart und vom Land ab. Die Einordnung finden Sie in Gutscheine und Umsatzsteuer in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz. Stellen Sie den Artikel erst danach ein.
4. Gutschein kassieren. Buchen Sie den Betrag mit der Zahlart des Kunden (bar, Karte). Der Bon weist den Gutschein als Gutscheinverkauf aus.
5. Kennung festhalten. Notieren Sie Nummer, Betrag und Datum, im Kassensystem oder in einer Liste. Ohne Kennung erkennen Sie weder Duplikate noch den Restbetrag.

Schritt für Schritt: Gutschein einlösen

1. Gutschein prüfen. Stimmen Kennung, Datum und Betrag, und ist er noch nicht eingelöst?
2. Einlösung so boniern, wie Sie es für Land und Gutscheinart geklärt haben. Der Kunde bestellt Speisen oder Waren zum normalen Preis; ein bezahlter Gutschein ist kein Preisnachlass, sondern wird als Zahlart angerechnet. Ob die Speisen oder Waren dabei als steuerpflichtiger Umsatz gebucht werden dürfen, hängt von der Gutscheinart ab. In Deutschland gilt bei einem Einzweck-Gutschein schon die Übertragung im eigenen Namen als die zugrunde liegende Leistung, und die tatsächliche Leistung bei Einlösung gilt nicht als unabhängiger Umsatz (§ 3 Abs. 14 Satz 2 und 5 UStG); bei einem Mehrzweck-Gutschein ist es umgekehrt: Die Übertragung ist nicht steuerbar, die Leistung bei Einlösung unterliegt der Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 15 UStG). Eine Standardeinstellung „Verkauf wie gewohnt“ kann deshalb bei Einzweck-Gutscheinen zu doppelter steuerlicher Erfassung führen. Für Österreich und die Schweiz gelten die Artikel aus Schritt 3 der Ausgabe.
3. Zahlart „Gutschein“ wählen. Der Betrag des Gutscheins wird auf die Rechnung angerechnet.
4. Rest berücksichtigen. Ist die Rechnung höher, zahlt der Kunde den Rest in seiner Zahlart. Ist der Gutschein höher, entscheiden Ihre Bedingungen, ob ein Restguthaben bleibt oder ausgezahlt wird; Einzelheiten in Gutschein einlösen: Teilbetrag und Restguthaben.
5. Gutschein entwerten. Papier abstempeln und einbehalten, Code sperren oder Restbetrag buchen.

Was am Tagesabschluss herauskommt

Bei der Ausgabe fließt Geld in die Kasse, bei der Einlösung nicht. Das Beispiel zeigt, wie sich der Bargeldbestand verändert. Alle Zahlen sind angenommen. Die Tabelle zeigt nur die Bargeldbewegung, nicht den steuerlichen Umsatz; Steuer ist bewusst nicht dargestellt.

Vorgang	Betrag in Euro	Bargeld in der Schublade nach dem Vorgang
Anfangsbestand	200	200
Barverkäufe von Speisen und Waren	400	600
Zwei Gutscheine zu je 50 Euro bar verkauft	100	700
Rechnung über 60 Euro, vollständig mit Gutschein bezahlt	60	700
Rechnung über 70 Euro, 40 Euro mit Gutschein, 30 Euro bar	70	730

Der erwartete Bargeldbestand beträgt 730 Euro. Verlangen Sie von der Auswertung Ihrer Kasse, dass Zahlarten und Bargeldbewegung (Gutscheinverkäufe, Zahlart „Gutschein“) getrennt vom steuerlichen Umsatz ausgewiesen werden; wie Ihr Z-Bericht das tut, hängt von der Konfiguration ab, und die steuerliche Einordnung folgt der Gutscheinart. Ablauf und Prüfung beschreibt Tagesabschluss an der Kasse. Rückgabe und Storno von Gutscheinvorgängen: Storno, Rückgabe oder Gutschrift.

Für Österreich gilt zusätzlich: Als Barzahlung zählt die Zahlung mit vom Unternehmer ausgegebenen und von ihm an Geldes statt angenommenen Gutscheinen (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Das wirkt sich auf die Prüfung aus, ob die Registrierkassenpflicht greift.

Typische Fehler

• Gutschein als Rabatt gebucht: Die Einlösung fehlt als Gutscheinzahlung in der Auswertung. Das kann die Abstimmung von Gutscheinbestand und Umsatz erschweren. Buchen Sie eine Zahlart.
• Einlösung ohne Blick auf die Gutscheinart gebucht: Bei Einzweck-Gutscheinen in Deutschland kann die Einlösung nochmals als Umsatz erfasst werden, obwohl die Leistung schon bei der Ausgabe als erbracht gilt.
• Ausgabe ungeklärt in eine Warengruppe gebucht: Der Artikel erbt Steuersatz und Statistik der Gruppe. Klären Sie die Behandlung vorher anhand der Steuerartikel.
• Keine Kennung: Derselbe Gutschein wird zweimal eingelöst.
• Bedingungen nicht aufgeschrieben: Streit über Frist und Restbetrag entsteht am Tresen.
• Ablaufdatum übernommen, ohne zu prüfen: Ob eine kurze Frist wirksam ist, hängt vom Land ab; siehe die drei Länderartikel.

So gehen Sie vor

1. Wählen Sie die Form, die zu Ihrer Kasse passt: Papier ohne Kassenanbindung oder Code mit Prüfung.
2. Schreiben Sie die Bedingungen auf, nachdem Sie die Gültigkeit für Ihr Land geklärt haben.
3. Klären Sie die Steuerbehandlung mit Ihrer Steuerberatung und stellen Sie danach Kassenartikel und Einlösungsbuchung ein; achten Sie darauf, dass die Einlösung nicht zusätzlich als Umsatz erfasst wird, wo das nicht zulässig ist.
4. Testen Sie Ausgabe und Einlösung mit einem Probegutschein und kontrollieren Sie den Tagesabschluss.
5. Prüfen Sie nach den ersten Wochen, ob Gutscheinbestand und Kassenbuchungen übereinstimmen.

Die rechtlichen Pflichten in Deutschland fasst Gutscheine verkaufen: Umsatzsteuer, Verjährung und Pflichten zusammen.