Internet fällt aus: Das tun Sie sofort an der Kasse

Eine Kasse arbeitet an mehreren Stellen mit dem Netz: bei der Signatur oder TSE, beim Kartenterminal, bei Online-Bestellungen und bei der Datensicherung. Fällt die Verbindung aus, ist deshalb zuerst die Frage, was genau stehen bleibt. Danach entscheidet die Rechtslage Ihres Landes, was auf dem Beleg stehen muss.

Was Sie vorab brauchen

Legen Sie vor dem ersten Ausfall eine Notfallmappe an, damit Sie im Moment des Ausfalls nichts suchen müssen:

• ein Quittungsblock mit durchnummerierten Blättern und Durchschrift,
• ein Formular für das Ausfallprotokoll mit Beginn, Ende, Ursache und Name,
• die Telefonnummern von Kassenanbieter, Zahlungsdienstleister und Internetanbieter,
• die schriftliche Auskunft Ihres Kassenanbieters, ob Signatur oder TSE ohne Verbindung weiterarbeiten,
• die Zusage des Zahlungsdienstleisters, ob Ihr Terminal ohne Verbindung Zahlungen annimmt.

Die ersten fünf Minuten

1. Uhrzeit notieren. Schreiben Sie den Beginn auf. Er gehört in jedes Ausfallprotokoll.
2. Eingrenzen, was ausgefallen ist. Bonieren Sie einen Testartikel im Trainings- oder Testmodus. Druckt die Kasse einen Beleg mit Signaturdaten, läuft die Sicherung. Fehlt die Transaktionsnummer (Deutschland) oder der Signaturwert (Österreich), ist die Sicherheitseinrichtung betroffen.
3. Entscheiden, ob Sie weiterkassieren. Kann die Kasse bonieren und einen Beleg erzeugen, kassieren Sie weiter und beachten die Regeln Ihres Landes (nächster Abschnitt). Fällt die Kasse ganz aus, gilt in Österreich der Vorrang anderer Registrierkassen: Erfassen Sie die Barumsätze zuerst auf einer anderen Registrierkasse, erst wenn das nicht möglich ist, händisch auf dem Quittungsblock mit aufbewahrten Zweitschriften (§ 17 Abs. 5 RKSV). In Deutschland ist der Quittungsblock unser Vorschlag für den Totalausfall (siehe unten).
4. Kartenzahlung klären. Nehmen Sie nur Karten an, wenn Ihr Zahlungsdienstleister das für den Ausfall zugesagt hat. Eigener Vorschlag: Hängen Sie sonst einen Hinweis „Nur Barzahlung“ aus.

Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Ausfall der Sicherheitseinrichtung und Ausfall der Verbindung sind zwei verschiedene Fälle. Die Tabelle zeigt, was die geöffneten Quellen jeweils sagen.

Land	Ausfall der Sicherheitseinrichtung	Ausfall der Internetverbindung
Deutschland (Kassensysteme mit TSE)	Weiterbetrieb bis zur Beseitigung wird nicht beanstandet; nur wenn der Ausfall lediglich die TSE betrifft: Ausfallzeit und -grund dokumentieren, Ausfall auf dem Beleg kenntlich machen, Ursache unverzüglich beheben und Maßnahmen dazu treffen (AEAO zu § 146a, Nr. 1.14)	Keine ausdrückliche Regel in den geöffneten Teilen des Erlasses. Es kommt darauf an, ob die TSE dadurch ausfällt; das hängt von ihrer Bauart ab
Österreich (Registrierkassen)	§ 17 Abs. 4 RKSV: Barumsätze auf einer anderen Kasse erfassen, sonst Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, danach Sammelbeleg über die Belege mit diesem Hinweis	§ 17 RKSV nennt den Internetausfall nicht. Die Kasse ist nicht an die Finanzverwaltung angebunden (BMF-Erlass 3.3.3)
Schweiz	keine Aussage, keine Quelle geöffnet	keine Aussage, keine Quelle geöffnet

Deutschland: TSE-Ausfall nach dem Anwendungserlass

Der Anwendungserlass zu § 146a AO beschreibt den Ausfall der TSE, nicht den der Verbindung. Fällt die TSE aus, sind Ausfallzeit und Grund zu dokumentieren (Nr. 1.14.1). Läuft das System ohne funktionsfähige TSE weiter, muss der Ausfall auf einem Beleg ersichtlich sein, etwa durch die fehlende Transaktionsnummer (Nr. 1.14.2). Betrifft der Ausfall lediglich die TSE, wird der Weiterbetrieb bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes nicht beanstandet, die Belegausgabepflicht bleibt bestehen, und Datum und Uhrzeit liefert das System selbst (Nr. 1.14.3). Der Unternehmer hat dabei unverzüglich die Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und so sicherzustellen, dass § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten wird (Nr. 1.14.4).

Die Belegausgabepflicht entfällt nur, wenn das Aufzeichnungssystem vollständig ausfällt oder die Druck- oder Übertragungseinheit (Nr. 2.7). Ob ein Internetausfall Ihre TSE lahmlegt, können wir nicht allgemein sagen. Der Erlass lässt als Speichermedium auch eine Cloud-Speicherung zu (Nr. 1.12.2.7); ob die Signatur ohne Verbindung weiterläuft, steht in der Herstellerauskunft aus Ihrer Notfallmappe. Wie Sie bei einem Totalausfall ersatzweise aufzeichnen, regelt der Erlass nicht. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Unser Vorschlag, keine Vorgabe der Verwaltung: durchnummerierte Handbelege zu führen und später nachzutragen (Beispiel aus Österreich, § 17 Abs. 5 RKSV). Die GoBD-Randziffern zum Thema konnten wir nicht öffnen.

Österreich: § 17 RKSV

Bei jedem Ausfall der Signatur- oder Siegelerstellungseinheit erfassen Sie die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse mit aufrechter Verbindung zu einer Einheit. Geht das nicht, ersetzen Sie im maschinenlesbaren Code den Signaturwert durch die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ und bringen den Hinweis gut sichtbar auf dem Beleg an (§ 17 Abs. 4 RKSV). Nach der Wiederinbetriebnahme erstellen Sie über die Belege, die den Hinweis tragen mussten, einen signierten Sammelbeleg mit Betrag null und speichern ihn im Datenerfassungsprotokoll. Fällt die ganze Kasse aus, erfassen Sie die Umsätze auf einer anderen Kasse, sonst händisch mit aufbewahrten Zweitschriften, und tragen sie nach der Fehlerbehebung nach (§ 17 Abs. 5). Der Erlass erlaubt dafür einen Tagessammelbeleg, aus dem die laufenden Nummern des ersten und letzten Handbelegs und die Summen je Steuersatz hervorgehen (Abschnitt 3.6.1).

Als vorübergehend gilt ein Ausfall nach dem Erlass jedenfalls bis 48 Stunden, etwa bei Stromausfall; ein länger dauernder Ausfall oder eine Außerbetriebnahme ist ohne unnötigen Aufschub, im Allgemeinen binnen einer Woche, in FinanzOnline zu melden (§ 17 Abs. 1 RKSV; Abschnitt 3.6). Wenn Ihre Einheit über eine Internetverbindung angesprochen wird (Remote-Lösung, Erlass 3.3.1), ist sie ohne Verbindung nicht erreichbar; das behandeln Sie nach unserer Folgerung wie einen Ausfall der Einheit. Eine ausdrückliche Regel dazu haben wir nicht gefunden.

Schweiz

Für die Schweiz enthält dieser Artikel keine Rechtsaussage. Die praktischen Schritte der übrigen Abschnitte gelten ohne Rechtsbezug auch dort.

Die erste Stunde

1. Ursache eingrenzen. Prüfen Sie Router, Stromversorgung und Anschluss, bevor Sie den Internetanbieter anrufen.
2. Ausfall protokollieren. Tragen Sie Beginn, Ursache und Maßnahmen ein. In Deutschland verlangt der Erlass das für den TSE-Ausfall (Nr. 1.14.1), in Österreich dient es Ihrem Nachweis.
3. Belege sammeln. Legen Sie Handbelege und Durchschriften in der Reihenfolge der Nummern ab.
4. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob ein Notweg über Mobilfunk vorgesehen ist, bevor Sie ein privates Gerät anbinden.
5. Österreich: Dauert der Ausfall der Einheit länger als 48 Stunden, melden Sie ihn.

Nach der Wiederherstellung

1. Ende notieren. Das Protokoll braucht Beginn und Ende.
2. Nacherfassen. Tragen Sie Handbelege in der Reihenfolge nach. In Österreich ist die Nacherfassung vorgeschrieben (§ 17 Abs. 5 RKSV).
3. Sammelbeleg (Österreich). Nur wenn Belege mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ ausgestellt wurden, erstellen Sie über diese Belege den Sammelbeleg mit Betrag null (§ 17 Abs. 4 RKSV; Erlass 3.6.1). Wurden die Umsätze auf einer anderen funktionierenden Kasse erfasst, entsteht diese Pflicht nicht.
4. Ende des Ausfalls melden (Österreich). Haben Sie einen Ausfall in FinanzOnline gemeldet, geben Sie auch dessen Ende ohne unnötigen Aufschub dort bekannt (§ 17 Abs. 6 RKSV; Erlass 3.6).
5. Kasse abstimmen. Vergleichen Sie den Bargeldbestand mit den Kassendaten und den Handbelegen; siehe Tagesabschluss an der Kasse.
6. Karten klären. Fragen Sie Ihren Zahlungsdienstleister, ob während des Ausfalls angenommene Zahlungen nachträglich zu bestätigen sind.
7. Notfallmappe ergänzen, was gefehlt hat. Mehr zur Vorsorge: Notfallkasse-Konzept aufbauen und Kasse ohne Internet.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Beleg ohne Signaturdaten, Verbindung steht	Sicherheitseinrichtung selbst gestört	Bei TSE siehe TSE-Ausfall, bei Registrierkasse RKSV-Ausfall
Handbelege ohne Nummer	Block nicht durchnummeriert	Nummerierung nachvollziehbar dokumentieren, künftig vorgedruckten Block nutzen
Umsatz am Tagesende zu niedrig	Handbelege nicht nacherfasst	Belege nachtragen, Kasse neu abstimmen
Kartenzahlung später abgelehnt	Terminal ohne Freigabe offline genutzt	Zahlungsdienstleister kontaktieren, künftig vorher klären

Wann Sie Hilfe holen sollten

Rufen Sie Ihre Steuerberatung, wenn der Ausfall mehr als einen Tag dauert, wenn Handbelege ohne Nummern vorliegen oder wenn in Österreich die Wiedereinrichtung des Datenerfassungsprotokolls nötig ist. Der Kassenanbieter muss klären, ob die Signatur ohne Verbindung weiterläuft.