Notfallkasse: Konzept für den Kassenausfall aufbauen

Was Sie vorab brauchen

Der Artikel gilt für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Schrittfolge ist eine redaktionelle Empfehlung; verbindlich sind nur die Punkte mit einer Norm.

• Eine Liste Ihrer Aufzeichnungssysteme mit der jeweiligen Sicherheitseinrichtung (TSE, Signatur- oder Siegelerstellungseinheit).
• Vertrag und Supportnummern des Anbieters mit Zusagen zu Ausfallzeit, Ersatzgerät und Notfallzugang.
• Zugang zu Mein ELSTER (Deutschland) oder FinanzOnline (Österreich).
• Nummerierte Quittungsblöcke mit Durchschrift, Ordner und ein Formular für den Kassenbericht des Ausfalltages.

Wer erst kauft, prüft die Offlinefähigkeit und die Ausfallsicherheit vor dem Vertragsschluss.

Schritt 1: Ausfallarten und Ersatzweg festlegen

Trennen Sie fünf Ausfallarten: Gerät defekt, Sicherheitseinrichtung ausgefallen, Strom oder Netz fehlen, Anbieterdienst gestört, System nicht nutzbar. Fällt ein Anbieterdienst aus, kann das alle angeschlossenen Kassen treffen; hängen Aufzeichnung oder Belegausgabe von diesem Dienst ab, trägt ein Ersatzweg über dasselbe Gerät, Netz oder denselben Dienst nicht (angenommenes Szenario; der Anwendungserlass unterscheidet zwischen dem Ausfall der TSE, dem Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit und dem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems und trifft zur Reichweite eines Anbieterausfalls keine Aussage).

Für geschlossene Gesamtsysteme muss das Sachverständigengutachten darlegen, wie bei einem Ausfall die Einzelaufzeichnung, die Sicherung der Kassenumsätze und die Belegerteilung gewährleistet werden (Ausfallplan, § 21 Abs. 3 RKSV); dieselben drei Fragen prüft Ihr Konzept (redaktionelle Empfehlung).

Land und System	Erster Ersatzweg	Zweiter Ersatzweg	Grundlage
Deutschland, elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO (offene Ladenkasse ausgenommen)	Bei Ausfall nur der TSE: Weiterbetrieb des Systems bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes, nicht beanstandet; Ausfall auf einem eventuellen Beleg kenntlich machen, Belegausgabepflicht bleibt	Wenn das Aufzeichnungssystem selbst vollständig ausfällt: Belege händisch mit Durchschrift und laufender Nummer, danach nachbuchen (redaktionelle Empfehlung zur Aufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO; ein Ausfall nur der Druck- oder Übertragungseinheit verlangt dagegen die weitere Systemnutzung)	§ 146a Abs. 1 und 2 AO; § 146 Abs. 1 AO; Anwendungserlass Nr. 1.14 und 2.7
Österreich, Registrierkasse nach RKSV	Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse mit aufrechter Verbindung zu einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit erfassen	Nur wenn das nicht möglich ist: Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ am Beleg, danach signierter Sammelbeleg mit Betrag null; bei Kassenausfall händische Belege mit Zweitschriften	§ 17 Abs. 4 und 5 RKSV
Schweiz, Kassensystem; keine kassenspezifische Ausfallregel in den geöffneten Quellen	Belege mit Durchschrift führen und mit Belegnachweis in die Buchhaltung übernehmen	–	Art. 957a Abs. 2 OR

Schritt 2: Ersatzweg vorbereiten und anmelden

Deutschland. Ein zweites, einsatzbereites elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO ist binnen eines Monats nach der Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO); gemietete oder geleaste Systeme stehen angeschafften gleich (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Jede Mitteilung enthält alle Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte, in Verbundsystemen jedes Gerät (Anwendungserlass Nr. 1.16.1.4 und 1.16.2.4); Ablauf: Kasse beim Finanzamt melden. Ein Zweitgerät ohne TSE dürfen Sie nicht einsetzen: Verstöße gegen § 146a Abs. 1 Satz 1 oder 2 AO können mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden, wenn dadurch Steuerverkürzung möglich ist (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).

Österreich. Eine zweite Registrierkasse ist über FinanzOnline zu registrieren, binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse (§ 16 Abs. 1, § 6 Abs. 3 RKSV); diese besteht aus der Einrichtung des Datenerfassungsprotokolls und dem Startbeleg mit der Kassenidentifikationsnummer (§ 6 Abs. 1 RKSV). Startbeleg und Prüfung: Registrierkasse in Betrieb nehmen. Sie hilft nur mit aufrechter Verbindung zu einer Einheit (§ 17 Abs. 4 RKSV). Auf Verlangen des Kunden oder der Abgabenbehörde ist ein physischer Beleg auszudrucken (§ 132a Abs. 1 BAO, Fassung ab 1. Oktober 2026); das muss auch der Ersatzweg leisten.

Schweiz. Für die Schweiz nennt dieser Artikel keine Anmeldung. Geschäftsvorfälle sind vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen und je Buchungsvorgang mit Beleg nachzuweisen (Art. 957a Abs. 2 OR); die Durchschriften sind Buchungsbelege und zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR). Zur Buchführung: Kassenpflicht in der Schweiz.

Schritt 3: Belege für den Ausfalltag bereitlegen

Legen Sie einen nummerierten Belegsatz mit Durchschrift bereit, dessen Nummernkreis sich von den Belegnummern des Systems unterscheidet. Ein händischer Beleg braucht in Österreich die Mindestangaben des § 132a Abs. 3 BAO: Unternehmerbezeichnung, fortlaufende Nummer, Ausstellungstag, Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung sowie den Betrag der Barzahlung; Symbole und Verweise auf andere Unterlagen sind nach Abs. 4 zulässig (Feldliste: Pflichtangaben auf dem Beleg in Österreich). Jeder Ausfallbeleg enthält zusätzlich Uhrzeit, Steuersatz, Zahlungsart und die schreibende Person (redaktionelle Empfehlung). Die Durchschrift bleibt im Ordner, der Kunde erhält den ersten Beleg. Halten Sie einen Kassenbericht bereit; bei Stromausfall gehört eine Notstromversorgung dazu.

Schritt 4: Den Ausfalltag abwickeln

Deutschland. Für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO (offene Ladenkasse ausgenommen) gilt: Betrifft der Ausfall nur die TSE, wird der Weiterbetrieb bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes nicht beanstandet (Anwendungserlass Nr. 1.14.3); der Ausfall muss auf einem eventuellen Beleg ersichtlich sein, etwa durch die fehlende Transaktionsnummer (Nr. 1.14.2). Ausfallzeiten und -grund sind zu dokumentieren, die Ursache ist unverzüglich zu beheben (Nr. 1.14.1 und 1.14.4). Die Belegausgabepflicht entfällt nur bei vollumfänglichem Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit; beim Druck- oder Übertragungsausfall muss das System weiter genutzt werden (Nr. 2.7). Der Erlass ist eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz. Einzelheiten: TSE-Ausfall.

Österreich. Bei Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit sind die Barumsätze zuerst auf einer anderen Registrierkasse mit aufrechter Verbindung zu einer Einheit zu erfassen. Ist das nicht möglich, trägt der Beleg den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, und nach der Wiederinbetriebnahme ist ein signierter Sammelbeleg mit Betrag null im Datenerfassungsprotokoll zu speichern (§ 17 Abs. 4 RKSV); nach dem Erlass entsteht er unmittelbar nach dem letzten Beleg der Ausfallzeit oder nach dem ersten Beleg mit wiederhergestellter Einheit und muss Beginn und Ende des Ausfalls erkennen lassen (Erlass Abschnitt 3.6.1). Bei Ausfall der Registrierkasse gilt § 17 Abs. 5 RKSV. Über FinanzOnline zu melden sind die nicht nur vorübergehenden Ausfälle (ersatzweise beim für die Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt), ohne unnötigen Aufschub, im Allgemeinen längstens binnen einer Woche (bis 48 Stunden gilt nach dem Erlass jedenfalls als vorübergehend), und das Ende jedes gemeldeten Ausfalls (Erlass Abschnitt 3.6; § 17 Abs. 1 und 6 RKSV). Weiterführend: Ausfall von Kasse oder Signatureinheit.

Schweiz. Eine Ausfallregel nennt dieser Artikel für die Schweiz nicht. Halten Sie Datum, Dauer, Ursache und die Zahl der Ersatzbelege schriftlich fest (redaktionelle Empfehlung).

Schritt 5: Nach dem Ausfall nachbuchen

Österreich. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nachzuerfassen, die nach § 132 BAO sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren sind; ein Verweis auf Belegnummer oder Durchschrift genügt. Die Nacherfassung darf als Tagessammelbeleg erfolgen, wenn daraus die laufenden Nummern des ersten und letzten händisch erstellten Belegs sowie die Summenbeträge aller betroffenen Belege mit Trennung nach den tatsächlichen Steuersätzen hervorgehen (§ 17 Abs. 5 RKSV; Erlass Abschnitt 3.6.1). Ist eine Wiederinbetriebnahme der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit nicht mehr möglich, sind eine neue Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zu beschaffen, zu registrieren und die Sicherheitseinrichtung nach § 6 Abs. 1 bis 4 RKSV neuerlich in Betrieb zu nehmen; händisch erfasste Barumsätze sind jedenfalls nachzuerfassen. Ist der zuletzt getätigte Barumsatz aus dem Datenerfassungsprotokoll feststellbar, entfällt die neuerliche Inbetriebnahme, und es gelten die Sammelbelegregeln des § 17 Abs. 4 RKSV (§ 17 Abs. 7 RKSV).

Deutschland. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems sind auch Barverkäufe an unbekannte Kunden einzeln aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO; GoBD Rz. 36 und 38, BMF-Schreiben in der Fassung vom 14. Juli 2025). Übernehmen Sie die Belege deshalb am Ausfalltag, kennzeichnen Sie die Nachbuchung als solche und gleichen Sie sie mit den Systembelegen ab. Derselbe Vorgang darf in beiden Systemen oder mit verschiedenen Kennungen erfasst sein, solange daraus keine mehrfache bilanzielle oder gewinnwirksame Wirkung entsteht (Rz. 41). Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1, 3 und 4 AO).

Schweiz. Erfassen Sie die Belege in den Büchern; vollständige Erfassung und Belegnachweis sind Pflicht (Art. 957a Abs. 2 OR), die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).

Schritt 6: Abschluss prüfen und Konzept nachziehen

Zählen Sie am Ende des Ausfalltages das Bargeld und vergleichen Sie es mit dem Kassenbericht. Prüfen Sie, ob jede laufende Nummer des Belegsatzes nachgebucht und die Belegnummern des Systems lückenlos sind. In Deutschland gehört der Ablauf in die Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 und 154); Aufbau: Verfahrensdokumentation für die Kasse. Halten Sie die Ausfalldauer für die Vertragsverhandlung fest und üben Sie den Ablauf jährlich ohne Kasse (redaktionelle Empfehlung).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Ein Testverkauf ohne System steht auf einem Ausfallbeleg und ist nachgebucht.
• Die Nachbuchung ist als solche erkennbar, und kein Verkauf wirkt doppelt bilanz- oder gewinnwirksam (GoBD Rz. 41).
• Belegsatz und Ordner sind vollständig, der Kassenbericht ist unterschrieben.
• Deutschland: Das zweite System ist mit allen Systemen der Betriebsstätte mitgeteilt. Österreich: Jeder nicht nur vorübergehende Ausfall (bis 48 Stunden gilt jedenfalls als vorübergehend; Meldung über FinanzOnline, ersatzweise beim Finanzamt) und das Ende jedes gemeldeten Ausfalls sind gemeldet.
• Die Kurzanleitung kennen alle, die an der Kasse arbeiten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Was Sie tun
Die Kasse verkauft ohne Verbindung, der Beleg trägt aber keinen Sicherheitsnachweis	Die TSE ist ausgefallen, das System läuft weiter	Weiterbetrieb nach Anwendungserlass Nr. 1.14.3 nicht beanstandet; Ausfall dokumentieren, Ursache beheben
In Österreich fehlt einem Beleg der Signaturwert	Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit	Zuerst auf einer anderen Registrierkasse erfassen; sonst Hinweis am Beleg und danach den Sammelbeleg erstellen
Die Nachbuchung erzeugt doppelt gewinnwirksame Umsätze	Der Ausfalltag wurde teilweise noch vom System erfasst	Ausfallbelege mit den Systembelegen abgleichen und nur die fehlenden Vorgänge nachbuchen; die Erfassung in beiden Systemen ist zulässig, verboten ist nur die doppelte bilanzielle oder gewinnwirksame Wirkung (GoBD Rz. 41)
Die Vorgänge des Ausfalltags sind nicht auffindbar	Kein Kassenbericht, kein Belegsatz, keine Ausfalldokumentation	Ausfallbelege und Kassenbericht aufbewahren; in Deutschland in die Verfahrensdokumentation aufnehmen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn Belege verloren gingen, Lücken im Kassenbericht bleiben oder Sie ein zweites System ohne Sicherheitseinrichtung einsetzen möchten. Ist ein Anbieterdienst ausgefallen und die Ursache unklar, verlangen Sie vor der Vertragsverlängerung eine schriftliche Stellungnahme mit Ausfallzeit und Wiederanlaufzeit.