Jahreswechsel an der Kasse in der Schweiz: Aufgaben für KMU

Mit dem letzten Verkauf eines Jahres ist die Kasse nicht fertig. Auf den Bilanzstichtag folgen die Bestandesaufnahme, der Jahresabschluss und der Abgleich mit den Mehrwertsteuer-Abrechnungen. Diese Anleitung ordnet die Aufgaben und die Daten, die dafür nötig sind.

Was Sie vorab brauchen

Die Auswertungen des Jahres: Tages- und Monatsabschlüsse der Kasse sowie die Summen je Steuersatz und Zahlungsart.
Den Bargeldbestand am Bilanzstichtag, getrennt nach Noten, Münzen und Fremdwährung.
Die Bestandesliste Ihres Lagers für die Aufnahme am Stichtag.
Journal, Konten und Abschlussbuchungen Ihrer Buchhaltung; wie Kasseneinnahmen darin stehen, zeigt Kasseneinnahmen im Kontenrahmen KMU.
Alle MWST-Abrechnungen der Steuerperiode mit den Zahlungsbelegen und Ihre Vorsteuerkonten.
Den Zugang zum ESTV-Portal für die Abrechnung und ihre Korrektur (MWST-Abrechnung einreichen).
Ihre Archivlösung samt Nachweis der Integrität und den Protokollen.

Die Jahreswechsel-Checkliste

Die Tabelle gilt für Betriebe mit Sitz in der Schweiz. Die Pflichten aus Art. 958 und 958c OR treffen Betriebe mit voller Buchführungspflicht (Art. 957 Abs. 1 OR); Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie Vereine und Stiftungen nach Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR führen nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch und wenden die Grundsätze sinngemäss an (Art. 957 Abs. 2 und 3 OR). Eine Registrierkassen- oder Meldepflicht für Kassen steht in den geprüften Schweizer Erlassen nicht; die Jahresendaufgaben folgen aus Buchführung und Mehrwertsteuer (Kassenpflicht in der Schweiz).

Aufgabe	Fällig	Ergebnis	Grundlage
Kassen- und Warenbestand nachweisen (empfohlener Weg: zählen)	am Bilanzstichtag	Inventar oder anderer Nachweis, Zählprotokoll	Art. 958c Abs. 2 OR
Kasse zum Jahresende abschliessen (empfohlener Nachweisweg, keine gesetzlich vorgeschriebene Form)	am Bilanzstichtag	Kassenabschluss mit Soll-Ist-Vergleich	Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 und 2 OR
Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang erstellen (volle Buchführungspflicht nach Art. 957 Abs. 1 OR); auf den Anhang können Einzelunternehmen und Personengesellschaften verzichten, die nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen Rechnung legen müssen (Art. 959c Abs. 3 OR)	innert sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres	unterzeichneter Geschäftsbericht	Art. 958 Abs. 2 und 3 OR; Art. 959c Abs. 3 OR
Umsatzabstimmung auf den Jahresabschluss legen, bei effektiver Methode zusätzlich die Vorsteuerabstimmung (MWST)	redaktioneller Zieltermin: mit der Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 Abs. 1 MWSTG; Art. 128 MWSTV setzt keinen Termin	Abstimmungen und Aufstellung der Korrekturen	Art. 128 Abs. 1 bis 3 MWSTV; Art. 72 Abs. 1 MWSTG
Mängel aus dem Jahresabschluss korrigieren (MWST-pflichtige Betriebe)	in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt	Berichtigungsabrechnung, nur Differenzen	Art. 72 Abs. 1 MWSTG; Art. 129 MWSTV; ESTV
Letzte Abrechnungsperiode der MWST einreichen und bezahlen	innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode	eingereichte Abrechnung und Zahlung	Art. 71 Abs. 1, Art. 86 Abs. 1 MWSTG
Kassen- und Buchhaltungsdaten archivieren (zehn Jahre nach Art. 958f OR, MWST bis zur absoluten Verjährung)	nach dem Abschluss	trennbares Archiv mit Protokollen	Art. 958f Abs. 1 und 3 OR; Art. 7 und 10 GeBüV
Fristenden notieren	laufend	Frist je Unterlagenart	Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 70 Abs. 2 MWSTG

Schritt für Schritt: vom Kassensturz zum Archiv

Schritt 1: Kassenbestand zählen

Der Nachweis des Kassenbestands ist Pflicht, ein bestimmter Weg nicht: Der Bestand der einzelnen Positionen ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR). Diese Anleitung empfiehlt, am letzten Tag des Geschäftsjahres das gesamte Bargeld zu zählen und den Istbestand mit dem Sollbestand Ihrer Aufzeichnungen zu vergleichen; der Kassenbestand wird in der Bilanz unter den flüssigen Mitteln ausgewiesen (Art. 959 Abs. 3 OR). Die Buchführung erfasst die Vorgänge vollständig, wahrheitsgetreu und nachprüfbar (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 und 5 OR). Als redaktionelle Empfehlung: Halten Sie Stückelung, Fremdwährung und die Differenz in einem Zählprotokoll fest, und schliessen Sie den Tag mit einem Kassenabschluss ab.

Schritt 2: Warenbestand aufnehmen

Behalten Sie Waren an Lager, gehören sie in die Bestandesaufnahme am Stichtag. Der Bestand der einzelnen Positionen von Bilanz und Anhang ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR). Wo Art und Umfang des Geschäfts es verlangen, zählt die fortlaufende Führung der Warenbestände zu den Hilfsbüchern (Art. 1 Abs. 1 und 3 GeBüV); die Zählung am Jahresende ergänzt sie.

Schritt 3: Kassendaten und Belege des Jahres prüfen

Für jeden Geschäftsvorfall braucht es eine vollständige, systematische Erfassung und einen Belegnachweis (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 und 2 OR); eine Form, die dafür vorgeschrieben wäre, steht in den geprüften Erlassen nicht. Der Abschluss eines Tages bündelt diesen Nachweis und ist der empfohlene Weg; fehlt er, muss der Belegnachweis aus den Einzelbelegen hervorgehen. Nach der ESTV muss die Prüfspur vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung und in umgekehrter Richtung jederzeit ohne Zeitverlust gewährleistet sein (MWST-Info 16, Ziff. 1.5). In die Ablage gehört auch die mehrwertsteuerrelevante Geschäftskorrespondenz (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1).

Schritt 4: Jahresrechnung erstellen

Die Jahresrechnung setzt sich aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang zusammen (Art. 958 Abs. 2 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften können auf die Erstellung des Anhangs verzichten, wenn sie nicht zur Rechnungslegung nach den Vorschriften für grössere Unternehmen verpflichtet sind; zusätzlich geforderte Angaben der Mindestgliederung weisen sie dann direkt in der Bilanz oder in der Erfolgsrechnung aus (Art. 959c Abs. 3 OR). Der Geschäftsbericht ist innert sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erstellen, dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorzulegen und zu unterzeichnen (Art. 958 Abs. 3 OR). Diese Pflicht trifft Betriebe mit voller Buchführungspflicht: juristische Personen ohne Umsatzgrenze sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 Abs. 1 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften darunter führen nur eine Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage und wenden die Grundsätze sinngemäss an (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 und Abs. 3 OR). Dasselbe gilt für Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen müssen, und für Stiftungen nach Art. 83b Abs. 2 ZGB (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR).

Schritt 5: Umsatz- und Vorsteuerabstimmung vornehmen

Die ESTV kann von Ihnen eine Umsatzabstimmung verlangen: Aus ihr muss ersichtlich sein, wie die Deklaration der Steuerperiode unter Berücksichtigung der Steuersätze oder der Saldo- und Pauschalsteuersätze mit dem Jahresabschluss in Übereinstimmung gebracht wird (Art. 128 Abs. 1 Bst. d und Abs. 2 MWSTV). Namentlich zu berücksichtigen sind der Betriebsumsatz der Jahresrechnung (Bst. a), Erträge auf Aufwandkonten (Bst. b), Verkäufe von Betriebsmitteln (Bst. d), Vorauszahlungen (Bst. e), geldwerte Leistungen (Bst. g), Erlösminderungen und Debitorenverluste (Bst. h und i) sowie Abschlussbuchungen ohne Umsatzrelevanz wie Abgrenzungen und Rückstellungen (Bst. j). Die ESTV nennt dazu ausserdem die Leistungen an das Personal nach Art. 47 MWSTV, etwa den Privatanteil am Geschäftsfahrzeug (MWST-Info 16, Ziff. 3.1).

Rechnen Sie nach der effektiven Methode ab, kann die ESTV zusätzlich eine Vorsteuerabstimmung und eine Aufstellung über die vorgenommenen Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen verlangen (Art. 128 Abs. 1 Bst. e und f, Abs. 3 MWSTV); die Vorsteuern gemäss Vorsteuerkonten müssen dann mit den deklarierten Vorsteuern übereinstimmen. Zu prüfen sind dabei Privatanteile nach Art. 30 und 31 MWSTG, die gemischte Verwendung nach Art. 30 MWSTG und die Vorsteuerkürzung wegen Nicht-Entgelten nach Art. 33 MWSTG (MWST-Info 16, Ziff. 3.1). Nach Saldosteuersätzen ist die Vorsteuerabstimmung nach Art. 128 Abs. 1 Bst. e MWSTV nicht vorgesehen; die Umsatzabstimmung bleibt Pflicht.

Schritt 6: Mängel mit der Berichtigungsabrechnung korrigieren

Mängel, die Sie beim Abgleich mit dem Jahresabschluss feststellen, korrigieren Sie spätestens in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Dafür dient die Berichtigungsabrechnung (Jahresabstimmung); sie erfolgt getrennt von den ordentlichen Abrechnungen (Art. 129 MWSTV), und darin werden nur die Differenzen zu den bereits eingereichten Abrechnungen deklariert. Für diese Abrechnung gilt die ordentliche Frist von 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Art. 71 Abs. 1 und Art. 86 Abs. 1 MWSTG). Haben Sie keine Mängel festgestellt, ist keine solche Abrechnung einzureichen. Die ESTV geht davon aus, dass die eingereichten Abrechnungen vollständig und korrekt sind, wenn nach Ablauf von 240 Tagen seit Ende des Geschäftsjahres keine Berichtigungsabrechnung eingegangen ist; die Steuerperiode ist dann finalisiert. Erfolgt die Berichtigung erst in diesem Zeitpunkt, ist ein Verzugszins geschuldet (ESTV); erreicht der Zinsbetrag CHF 100 nicht, wird grundsätzlich kein Verzugszins erhoben (Art. 3 Abs. 1 der Zinssatzverordnung EFD, SR 631.014).

Schritt 7: Letzte Abrechnung einreichen und bezahlen

Die Abrechnung ist als MWST-pflichtiger Betrieb innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode unaufgefordert einzureichen (Art. 71 Abs. 1 MWSTG) und im gleichen Zeitraum zu bezahlen (Art. 86 Abs. 1 MWSTG). Abgerechnet wird grundsätzlich vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich; auf Antrag monatlich bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss oder jährlich bis CHF 5’005’000 Umsatz (Art. 35 Abs. 1 und 1bis MWSTG). Steuerperiode bleibt das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 2 MWSTG). Endet die Steuerpflicht, läuft die Frist ab diesem Zeitpunkt (Art. 71 Abs. 2 MWSTG); zahlt oder deklariert der Betrieb ungenügend, setzt die ESTV den provisorisch geschuldeten Betrag nach Mahnung in Betreibung (Art. 86 Abs. 2 MWSTG).

Schritt 8: Kassendaten archivieren und Fristen prüfen

Wer der Buchführungspflicht nach Art. 957 OR unterliegt, bewahrt Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre auf; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Erlaubt sind Papier, elektronische und vergleichbare Formen, wenn dadurch die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet bleibt und die Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Als MWST-pflichtiger Betrieb kommt die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung hinzu, in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6, Art. 34 Abs. 2 MWSTG); für Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen gilt eine Frist von 20 Jahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG); die ESTV nennt in ihrer Praxis für Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen 26 Jahre (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2, Stand ab 5. Januar 2024). Die Fristen je Unterlagenart zeigt Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

Archivierte Informationen sind von den aktuellen zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass sie unterscheidbar bleiben, und auf sie muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können (Art. 7 GeBüV). Prüfen Sie Träger und Format regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit (Art. 10 Abs. 1 GeBüV) und protokollieren Sie jede Datenmigration; das Protokoll bleibt bei den Daten (Art. 10 Abs. 3 GeBüV). Veränderbare Träger wie Festplatten und Solid-state-Speicher genügen nach Art. 9 GeBüV nur mit Integritätssicherung, nachweisbarem Speicherzeitpunkt und dokumentierten Abläufen samt Protokollen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Stimmt der gezählte Kassenbestand mit dem Posten flüssige Mittel in der Bilanz überein?
Lässt sich jede Buchung vom Einzelbeleg bis zur MWST-Abrechnung und zurück verfolgen (Prüfspur, MWST-Info 16, Ziff. 1.5)?
Erklärt die Umsatzabstimmung die Differenz zwischen dem Betriebsumsatz der Jahresrechnung und dem deklarierten Umsatz (Art. 128 Abs. 2 MWSTV)?
Stimmen die Vorsteuerkonten mit der deklarierten Vorsteuer überein (Art. 128 Abs. 3 MWSTV)?
Ist die Korrektur in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode enthalten, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG)?
Ist das Fristende für jede Unterlagenart notiert?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Kassenbestand stimmt nicht mit dem Kassenbuch überein	Entnahme, Einlage, Fremdwährung oder Rückgeld ist nicht erfasst	Differenz festhalten und belegen; Entnahmen und Einlagen mit Beleg nachtragen (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR)
Die Umsatzabstimmung geht nicht auf	Erträge ausserhalb des Kassenumsatzes fehlen, etwa Vorauszahlungen oder Betriebsmittelverkäufe	Die Positionen nach Art. 128 Abs. 2 Bst. a bis j MWSTV durchgehen
Die Abrechnung über jene Abrechnungsperiode, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt, wird nicht innert 60 Tagen nach Ablauf dieser Periode eingereicht und bezahlt	Die Korrektur aus dem Jahresabschluss wurde erst nach Ablauf dieser Frist festgestellt; die späte Feststellung allein nach dem 180. Tag begründet die Fristversäumnis noch nicht (Art. 72 Abs. 1 und Art. 71 Abs. 1 MWSTG)	Berichtigungsabrechnung nachreichen; die ESTV geht erst nach Ablauf von 240 Tagen seit Ende des Geschäftsjahres von vollständigen Abrechnungen aus und erhebt bei einer Berichtigung erst dann einen Verzugszins, sofern der Zinsbetrag CHF 100 erreicht (Art. 3 Abs. 1 der Zinssatzverordnung EFD, SR 631.014)
Zu einem Tag fehlt der Beleg	Für die Buchungen dieses Tages fehlt der Belegnachweis nach Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR; der Tagesabschluss ist nur eine mögliche Quelle	Nachführen und Herkunft dokumentieren; sonst bleibt die Prüfspur offen (MWST-Info 16, Ziff. 1.5)
Das Archiv lässt sich nicht mehr lesen	Träger oder Format ohne Integritätssicherung	Daten migrieren und die Übertragung protokollieren (Art. 10 GeBüV)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Treuhand dazu, wenn Sie die Jahresrechnung erstmals nach den Regeln des Obligationenrechts erstellen, wenn Privatanteile oder gemischt verwendete Gegenstände zu korrigieren sind (Art. 30 und 31 MWSTG), wenn Sie zwischen effektiver Methode und Saldosteuersatz wechseln wollen oder wenn eine frühere Abrechnung nachträglich zu berichtigen ist (Art. 72 Abs. 2 MWSTG). Diese Fälle verlangen Angaben, die die Kassendaten allein nicht zeigen. Wie das Kassensystem selbst aufgestellt sein muss, steht unter Kassenpflicht in der Schweiz; die Einrichtung behandelt Kasse in Betrieb nehmen.