Kontenrahmen KMU: Kasseneinnahmen in der Schweiz buchen
Kurz gesagt
Als mwst-pflichtiger oder freiwillig registrierter Betrieb mit effektiver Abrechnung buchen Sie im Schweizer Kontenrahmen KMU bare Tageseinnahmen auf das Konto 1000 Kasse und die Erlöse netto auf das Ertragskonto (3200 Warenertrag/Handelserlöse oder 3400 Dienstleistungsertrag/Dienstleistungserlöse); die MWST auf den Erlösen sammeln Sie auf einem Abrechnungskonto (im Beispiel 2201, kein Bestandteil der Schulversion) und führen sie bei der Abrechnung auf 2200 Umsatzsteuer (Geschuldete MWST) über. Das Beispiel rechnet nach der effektiven Abrechnungsmethode; Kartenzahlungen laufen bis zur Bankgutschrift über die Debitoren (1100).
Das Wichtigste
- Der Schweizer Kontenrahmen KMU ist eine Vorlage für den Kontenplan, keine gesetzliche Vorgabe; das Gesetz verlangt Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a OR).
- Konten aus der offiziellen Schulversion des Kontenrahmens KMU: Kasse 1000, Bank (Kontokorrent-Guthaben) 1020, Debitoren 1100, Vorsteuer 1170, Umsatzsteuer (Geschuldete MWST) 2200, Warenertrag (Handelserlöse) 3200, Dienstleistungsertrag (Dienstleistungserlöse) 3400; das Abrechnungskonto MWST 2201 ist ein im Beispiel ergänztes Unterkonto, das die Schulversion nicht enthält.
- MWST-Sätze in der Schweiz: 8,1 Prozent Normalsatz, 2,6 Prozent reduziert, 3,8 Prozent Beherbergung (Art. 25 MWSTG); Lebensmittel in gastgewerblichen Leistungen vor Ort gelten zum Normalsatz; für Take-away-Lebensmittel mit Ausnahme alkoholischer Getränke gilt der reduzierte Satz, sofern geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung getroffen sind, sonst der Normalsatz (Art. 25 Abs. 2 und 3 MWSTG).
- Von der MWST-Pflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100'000 Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind, ohne die Steuer gerechnet; ohne Steuerpflicht oder freiwillige Anmeldung entfallen die MWST-Konten (Art. 10 Abs. 2 Bst. a und Abs. 2bis MWSTG).
- Voll buchführungspflichtig sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen, ausser Vereinen und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind; wer darunter liegt, führt nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch (Art. 957 Abs. 2 OR).
- Die MWST-Abrechnung geht innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode an die ESTV (Art. 71 Abs. 1 MWSTG); Geschäftsbücher und Belege bleiben zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR).
Was Sie vorab brauchen
Aus dem Tagesabschluss Ihrer Kasse brauchen Sie drei Summen je Steuersatz und Zahlungsart: Umsätze brutto, Nettoertrag und MWST-Betrag. Dazu den Barbestand aus dem Kassenbericht. Halten Sie Ihren Kontenplan bereit; die Nummern dieses Artikels folgen dem Schweizer Kontenrahmen KMU.
Der Kontenrahmen KMU ist eine Vorlage für den Kontenplan, keine gesetzliche Vorgabe. Die Steuerverwaltung des Kantons Bern arbeitet in ihrer Wegleitung mit den Ziffern dieses Kontenrahmens und verweist für die Zusammensetzung der Buchhaltungspositionen auf seine Erläuterungen. Wer bei Ihnen bucht, kann also andere Nummern verwenden; die Zuordnung bleibt gleich.
Die Konten im Kontenrahmen KMU
Der Kontenrahmen gliedert die Konten in neun Klassen: 1 Aktiven, 2 Passiven, 3 betrieblicher Ertrag, 4 Material- und Wareneinsatz, 5 Personalaufwand, 6 übriger betrieblicher Aufwand, 7 Nebenerfolg, 8 betriebsfremder und ausserordentlicher Erfolg, 9 Abschluss. Für einen Kassentag spielt sich alles zwischen den Klassen 1 und 3 ab.
| Zweck | Konto | Bezeichnung im Kontenrahmen |
|---|---|---|
| Bareinnahmen | 1000 | Kasse |
| Bankkonto | 1020 | Bank (Kontokorrent-Guthaben) |
| offene Karten- und TWINT-Forderung | 1100 | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) |
| MWST auf Einkäufen | 1170 | Vorsteuer MWST Material, Waren, Dienstleistungen, Energie |
| MWST-Schuld gegenüber der ESTV | 2200 | Umsatzsteuer (Geschuldete MWST) |
| Sammelkonto der MWST bis zur Abrechnung | 2201 | Abrechnungskonto MWST (eigenes Unterkonto, siehe Hinweis unten) |
| Erlöse Ladenverkauf | 3200 | Warenertrag (Handelserlöse) |
| Erlöse Dienstleistungen, Gastronomie | 3400 | Dienstleistungsertrag (Dienstleistungserlöse) |
Alle Konten und Bezeichnungen stammen aus der offiziellen Schulversion des Schweizer Kontenrahmens KMU — ausser dem Abrechnungskonto 2201: Die Schulversion führt die MWST in der Klasse 2 nur unter 2200 Umsatzsteuer (Geschuldete MWST). Das Sammelkonto 2201 ist eine eigene Ergänzung, kein Nummernbestandteil der Schulversion; wer ohne es arbeitet, kann die MWST der Periode direkt auf 2200 sammeln und nach der Abrechnung mit dem Saldo gegenüberstellen. Gesetzlich vorgeschrieben ist der Rahmen nicht; Art. 957a Abs. 2 OR verlangt eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, den Belegnachweis, Klarheit, Zweckmässigkeit und Nachprüfbarkeit. Nach Absatz 5 erfolgt die Buchführung in einer Landessprache oder in Englisch.
Beispielrechnung: ein Kassentag
Die Zahlen sind erfunden. Ein Betrieb mit Verkauf vor Ort und Take-away nimmt an einem Tag CHF 2’675.00 brutto ein: CHF 2’162.00 zum Normalsatz von 8,1 Prozent und CHF 513.00 zum reduzierten Satz von 2,6 Prozent für Take-away-Lebensmittel ohne Alkohol (Art. 25 Absatz 2 und 3 MWSTG; der reduzierte Satz setzt eine geeignete organisatorische Abgrenzung voraus). Davon bezahlt die Kundschaft CHF 848.30 mit Karte oder TWINT, den Rest bar. Der Kartenbetrag wird einmalig in einem Posten gutgeschrieben; Gebühren bleiben im Beispiel unberücksichtigt.
Das Beispiel nutzt Nettoerträge: Jede Einnahme wird aufgeteilt in Ertrag ohne MWST und Steuerbetrag auf dem Abrechnungskonto 2201. Nach Art. 24 Absatz 6 Buchstabe a MWSTG gehört die auf der Leistung geschuldete MWST selbst nicht zur Bemessungsgrundlage. Es rechnet nach der effektiven Abrechnungsmethode, dem Grundsatz nach Art. 36 Absatz 1 MWSTG; bei Abrechnung nach Saldosteuersätzen wird die Steuerforderung anders berechnet (Art. 37 MWSTG), und die Sätze pro Position greifen so nicht.
| Nr. | Sachverhalt | Brutto (CHF) | Netto (CHF) | MWST (CHF) | Soll an Haben |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bareinnahmen vor Ort, 8,1 % | 1’621.50 | 1’500.00 | 121.50 | 1000 an 3400 und 2201 |
| 2 | Karte/TWINT vor Ort, 8,1 % | 540.50 | 500.00 | 40.50 | 1100 an 3400 und 2201 |
| 3 | Bareinnahmen Take-away, 2,6 % | 205.20 | 200.00 | 5.20 | 1000 an 3400 und 2201 |
| 4 | Karte/TWINT Take-away, 2,6 % | 307.80 | 300.00 | 7.80 | 1100 an 3400 und 2201 |
| 5 | Gutschrift Karten und TWINT auf dem Bankkonto | 848.30 | 1020 an 1100 | ||
| 6 | Abrechnungsperiode endet: MWST der Periode übergeben | 175.00 | 2201 an 2200 | ||
| 7 | Zahlung an die ESTV innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode | 175.00 | 2200 an 1020 |
Kontrollrechnung: Brutto 1’621.50 + 540.50 + 205.20 + 307.80 = 2’675.00; netto 1’500 + 500 + 200 + 300 = 2’500.00; MWST 121.50 + 40.50 + 5.20 + 7.80 = 175.00; 2’500.00 + 175.00 = 2’675.00. Der MWST-Anteil lässt sich aus dem Bruttobetrag nachprüfen: Brutto × Satz ÷ (100 + Satz), im Beispiel 2’162.00 × 8,1 ÷ 108,1 = 162.00 (Beispielrechnung).
Nach den Buchungen steht auf dem Konto 1100 null (Soll 540.50 + 307.80 = 848.30, Haben 848.30), nach der Übergabe und Zahlung auch auf 2201 und 2200 null. Die Kasse enthält CHF 1’826.70 mehr als am Vortag. Das Bankguthaben ist durch die Gutschrift in Zeile 5 um CHF 848.30 gestiegen; nach der Steuerzahlung in Zeile 7 beträgt der Zuwachs CHF 673.30. Ein Vorsteuerbetrag auf den Einkäufen des Tages würde auf dem Konto 1170 liegen und erst bei der Abrechnung mit der MWST-Schuld verrechnet.
Schritt für Schritt: den Kassentag buchen
- Summen übernehmen: Lesen Sie aus dem Tagesabschluss brutto, netto und MWST je Steuersatz und je Zahlungsart ab.
- Bareinnahmen buchen: Buchen Sie Kasse an Ertragskonto und Abrechnungskonto MWST (Zeilen 1 und 3).
- Karten- und TWINT-Zahlungen buchen: Buchen Sie Debitoren an Ertragskonto und Abrechnungskonto MWST (Zeilen 2 und 4). Ein Ladengeschäft ohne Gastronomie nutzt statt 3400 das Konto 3200 Warenertrag (Handelserlöse).
- Gutschrift buchen: Sobald die Zahlungen gutgeschrieben sind, buchen Sie Bankguthaben an Debitoren (Zeile 5). Abzogene Gebühren gehören auf ein Aufwandskonto; welches, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.
- Kassenbestand vergleichen: Zählen Sie das Bargeld und vergleichen Sie mit dem errechneten Stand. Wie Sie den Kassensturz dokumentieren, steht im Artikel Kassensturz durchführen.
- Periodenende: Übergeben Sie am Ende der Abrechnungsperiode den Saldo des Kontos 2201 an das Konto 2200 (Zeile 6) und reichen Sie die Abrechnung innert 60 Tagen nach deren Ablauf ein (Art. 71 Absatz 1 MWSTG). Den Weg durchs ePortal zeigt der Artikel MWST-Abrechnung einreichen.
- Belege aufheben: Belegnachweis und zehnjährige Aufbewahrung sind im OR verankert (Art. 957a Absatz 2 Buchstabe 2 und Art. 958f Absatz 1 OR); welche Formen gelten, behandelt der Artikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Die Summe der Nettoerträge und MWST-Beträge ergibt zusammen die Bruttoeinnahmen des Kassenberichts.
- Konto 1100 ist nach der Gutschrift leer; bleibt ein Saldo, fehlt eine Gutschrift oder wurden Gebühren abgezogen.
- Konto 2201 zeigt bis zum Periodenende die MWST der Erlöse und danach null; der Saldo passt zur Abrechnung, die Sie einreichen.
- Der gezählte Barbestand stimmt mit dem gebuchten; eine Differenz dokumentieren Sie mit Datum und Betrag.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Kasse weicht vom Soll ab | Ausgabe, Einlage oder Trinkgeld nicht gebucht | Beleg suchen und nachbuchen; Differenz dokumentieren |
| Konto 1100 bleibt offen | Gutschrift fehlt oder ist kleiner als die Buchung | Akzeptanzstellenabrechnung prüfen; Gebühren gesondert buchen |
| Konto 2201 passt nicht zur Abrechnung | Buchung mit falschem Steuersatz, zum Beispiel alkoholfreie Take-away-Lebensmittel mit 8,1 statt 2,6 Prozent, obwohl die organisatorische Abgrenzung besteht | Betrag stornieren und mit dem richtigen Satz neu erfassen |
| MWST-Betrag stimmt nicht | Brutto statt netto eingegeben oder Satz falsch zugeordnet | Buchung korrigieren und die Formel Brutto × Satz ÷ (100 + Satz) zur Kontrolle nutzen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihre Treuhandstelle, bevor Sie Kartengebühren, Gutscheine oder den Eigenverbrauch von Personal und Inhabern buchen; diese Fälle brauchen Angaben, die ein Kassentag allein nicht liefert. Welcher MWST-Satz auf welche Position gehört und wie Sie vor Ort und Take-away trennen, behandelt der Artikel MWST-Sätze und Kasse in der Schweiz; ob Sie nach der effektiven Methode oder mit Saldosteuersätzen abrechnen, der Artikel MWST-Pflicht und Abrechnungsmethode.