Zweite Kasse im Betrieb: Was Sie anmelden, trennen und abgleichen

Was Sie vorab brauchen

Legen Sie vor der Bestellung fest, welche Rolle die zweite Kasse hat: eigenes elektronisches Aufzeichnungssystem oder weiteres Gerät in einem Verbund mit der ersten Kasse. Davon hängen Sicherheitseinrichtung, Nummerierung und Meldedaten ab.

Bereitlegen sollten Sie:

• eine Liste der vorhandenen Kassen mit Seriennummern, TSE-Zertifizierungs-IDs und Anschaffungsdaten;
• die Zertifizierungs-ID und die Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) der neuen Kasse, wenn diese eine eigene erhält;
• in Österreich eine im Unternehmen einmalige Kassenidentifikationsnummer, den AES-Schlüssel und die Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats;
• eine eigene Kassenlade oder Geldkassette für die zweite Kasse;
• den Zugang zum Meldeweg: Mein ELSTER in Deutschland, FinanzOnline in Österreich.

Schritt für Schritt: Zweite Kasse in Betrieb nehmen

Schritt 1: Eigenes System oder Verbundgerät entscheiden

In Deutschland muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem nach § 146a AO durch eine zertifizierte TSE geschützt sein (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO, § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Ein Verbund ist möglich: Nach Nr. 1.6 des Anwendungserlasses zu § 146a AO wird es nicht beanstandet, wenn mehrere verbundene Geräte eine gemeinsame TSE nutzen; ein System oder eine Gruppe ist bei störungsfreiem Betrieb genau einer TSE zugeordnet.

In Österreich darf eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit nach § 5 Abs. 2 RKSV mehrere Registrierkassen bedienen, sofern die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO greift. Das Datenerfassungsprotokoll und der Umsatzzähler bleiben trotzdem je Registrierkasse getrennt (§ 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1 RKSV).

Schritt 2: Anschaffungsdatum und Seriennummern festhalten

Notieren Sie beim Eintreffen der Kasse das Anschaffungsdatum sowie die Seriennummern von Aufzeichnungssystem und TSE; in Deutschland sind sie Teil der Mitteilung (Nr. 1.16.2 AEAO zu § 146a). Bei Miete oder Leasing zählt der Vertragsbeginn (Nr. 1.16.2.6 AEAO zu § 146a).

Schritt 3: Nummern und Kassenlade trennen

Für die Praxis ist ein getrennter Nummernbereich je Kasse und eine eigene Kassenlade zweckmässig. In Deutschland verlangt § 2 Satz 2 Nr. 2 KassenSichV nur für jede Aufzeichnung eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, bei der Lücken erkennbar sind; eine Zuordnung zu einem bestimmten Gerät schreibt sie nicht vor. Unterscheidbar werden die Belege über die Seriennummern von Aufzeichnungssystem und TSE, die nach § 6 Satz 1 Nr. 6 KassenSichV auf jedem Beleg stehen.

In Österreich muss jeder Registrierkasse nach § 5 Abs. 4 RKSV eine im Unternehmen eindeutige Kassenidentifikationsnummer zugeordnet werden; sie unterscheidet auch Kassen mit derselben Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.2.3). In einem geschlossenen Gesamtsystem (lückenlos verbundene Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme nach § 3 Z 10 RKSV) mit mehr als 30 Registrierkassen dürfen mehrere Kassen unter einer gemeinsamen Kassenidentifikationsnummer geführt werden (§ 20 Abs. 2 RKSV, § 20 Abs. 4 RKSV); die Datenerfassungsprotokolle dieser Kassen sind miteinander zu verbinden, die Belege tragen Nummern aus getrennten Nummernkreisen, und jede Kasse behält ihr eigenes Datenerfassungsprotokoll und ihren eigenen Umsatzzähler (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.10.1).

Schritt 4: In Deutschland die Mitteilung ergänzen

Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO gilt je Betriebsstätte und enthält stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte (Nr. 1.16.1.4 AEAO zu § 146a). Eine zusätzliche Kasse am selben Standort wird in die bestehende Mitteilung aufgenommen; jedes Gerät ist mit seiner Seriennummer aufzuführen, auch wenn mehrere Geräte eine TSE nutzen (Nr. 1.16.2.4 AEAO zu § 146a).

Die Frist beträgt innerhalb eines Monats nach Anschaffung (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Die Übermittlung erfolgt elektronisch über Mein ELSTER; das Verfahren steht seit 1. Januar 2025 bereit (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Der Weg ist unter Kasse beim Finanzamt melden beschrieben. Eine neue Betriebsstätte braucht eine eigene Mitteilung.

Schritt 5: In Österreich registrieren und Startbeleg prüfen

Richten Sie das Datenerfassungsprotokoll ein, legen Sie die Kassenidentifikationsnummer als Bestandteil des ersten Barumsatzes mit Betrag null ab (Startbeleg) und prüfen Sie unmittelbar nach der Registrierung Signatur bzw. Siegel und die Verschlüsselung des Umsatzzählers (§ 6 Abs. 1 und 4 RKSV). Über FinanzOnline sind je Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit die Seriennummer des Zertifikats und die Art der Einheit sowie je Registrierkasse die Kassenidentifikationsnummer und der AES-Schlüssel bekannt zu geben (§ 16 Abs. 1 RKSV).

Die Registrierung muss binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung erfolgen (§ 6 Abs. 3 RKSV). Nutzt die zweite Kasse dieselbe Einheit wie die erste, ist nur die Kasse neu zu melden. Der Ablauf steht unter Registrierkasse in FinanzOnline anmelden.

Schritt 6: In der Schweiz in die Buchhaltung einhängen

Für eine Kasse in der Schweiz sehen die geöffneten Quellen (OR, MWSTG, GeBüV) keine Meldung an die Steuerverwaltung und keine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit vor. Die zweite Kasse muss aber in die Buchhaltung passen: Geschäftsvorfälle sind vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen und durch Belege nachzuweisen (Art. 957a Abs. 2 OR), und die Bücher sind so zu führen und aufzubewahren, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Mehrwertsteuerpflichtige Betriebe führen ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen (Art. 70 Abs. 1 MWSTG).

Wie tief die Buchhaltung greift, hängt von der Buchführungspflicht ab: Wer nach Art. 957 Abs. 1 OR voll buchführungspflichtig ist, führt nach Art. 1 Abs. 1 und Abs. 2 lit. b GeBüV ein Hauptbuch mit einem chronologisch geführten Journal. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie bestimmte Vereine und Stiftungen führen nach Art. 957 Abs. 2 OR lediglich Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage; für sie gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).

Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt

Die Tabelle stellt Meldung, Sicherheitseinheit, Nummerierung und Tagesabschluss gegenüber.

Land	Mitteilung oder Registrierung je Kasse	Eigene Signatur- bzw. Sicherheitseinheit	Eigene Nummerierung	Tagesabschluss
Deutschland	Ja, für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO. Je Betriebsstätte eine Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO mit allen Systemen; Frist innerhalb eines Monats nach Anschaffung	TSE-Pflicht je System (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO); im Verbund dürfen mehrere Geräte eine TSE gemeinsam nutzen, genau eine TSE je System oder Gruppe (Nr. 1.6 AEAO zu § 146a)	Eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer mit erkennbaren Lücken je Aufzeichnung (§ 2 Satz 2 Nr. 2 KassenSichV); Seriennummern von System und TSE auf dem Beleg (§ 6 Satz 1 Nr. 6 KassenSichV)	Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO)
Österreich	Ja, soweit die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO greift (Jahresumsatz ab 15.000 Euro netto je Betrieb und Barumsätze über 7.500 Euro netto im Jahr). Über FinanzOnline registrieren, binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (§ 6 Abs. 3, § 16 Abs. 1 RKSV). In einem geschlossenen Gesamtsystem ist keine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit erforderlich, die Registrierung über FinanzOnline bleibt aber bestehen (§ 20 Abs. 2 RKSV); ein Feststellungsbescheid befreit nicht von ihr	Nein. Eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit darf mehrere Registrierkassen bedienen (§ 5 Abs. 2 RKSV)	Ausserhalb eines geschlossenen Gesamtsystems je Registrierkasse eigene Kassenidentifikationsnummer (§ 5 Abs. 4 RKSV), eigener Startbeleg (§ 3 Z 26, § 6 Abs. 1 RKSV), eigenes Datenerfassungsprotokoll und eigener Umsatzzähler (§ 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1 RKSV). In einem geschlossenen Gesamtsystem mit mehr als 30 Registrierkassen dürfen mehrere Kassen unter einer Kassenidentifikationsnummer geführt werden; die Datenerfassungsprotokolle sind zu verbinden, die Belegnummern stammen aus getrennten Nummernkreisen, und jede Kasse behält eigenes Datenerfassungsprotokoll und eigenen Umsatzzähler (§ 20 Abs. 2 RKSV; BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.10.1)	Die RKSV verlangt keinen täglichen Abschlussbeleg. Bareingänge und Barausgänge sind täglich einzeln festzuhalten, wenn nach §§ 124 oder 125 BAO Bücher zu führen sind oder Bücher freiwillig geführt werden (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO, Soll-Vorschrift); Abgabepflichtige, die nur Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen, halten alle Bargeschäfte einzeln fest (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO). Monats- und Jahresbeleg sind je Registrierkasse zu erstellen (§ 8 Abs. 2 und 3 RKSV)
Schweiz	Nein. In den geöffneten Quellen (OR, MWSTG, GeBüV) ist keine Kassenmeldung vorgesehen	In den geöffneten Quellen keine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit verlangt	In den geöffneten Quellen (OR, MWSTG, GeBüV) keine eigene Nummernregel für Kassen gefunden. Bei voller Buchführungspflicht nach Art. 957 Abs. 1 OR ist das Journal chronologisch zu führen (Art. 1 Abs. 2 lit. b GeBüV); bei vereinfachter Buchführung nach Art. 957 Abs. 2 OR genügt die Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Jeder Buchungsvorgang braucht einen Beleg (Art. 957a Abs. 2 OR)	In den geöffneten Quellen kein eigenes Abschlussverfahren gefunden. Die Buchführung muss die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfassen und nachprüfbar sein (Art. 957a Abs. 2 OR)

Die Pflichten nach § 146a AO treffen elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO, also Kassensysteme und Registrierkassen; die offene Ladenkasse ist kein solches System und löst keine Meldung aus. Ohne elektronisches Aufzeichnungssystem entfällt in Deutschland die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO); wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO einsetzt, muss auch diese Warenverkäufe einzeln aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO).

In Österreich sind die Pflichten zu Registrierkasse, Signatur bzw. Siegel und Registrierung an die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO gebunden (Jahresumsatz ab 15.000 Euro netto je Betrieb und Barumsätze über 7.500 Euro netto im Jahr, § 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Die Belegerteilungspflicht nach § 132a Abs. 1 BAO knüpft dagegen an die empfangene Barzahlung an und gilt grundsätzlich auch für Betriebe unterhalb dieser Grenzen. Betriebe unterhalb der Grenzen trifft keine Registrierkassenpflicht; für sie gelten die allgemeinen Aufzeichnungspflichten (etwa § 131 Abs. 1 Z 2 BAO).

Bei mehreren offenen Ladenkassen muss nach der Rundverfügung der OFD Frankfurt vom 18. Februar 2020 (Tz. 6) der Kassenbericht einzeln erstellt und der Bargeldbestand der jeweiligen Kasse zuordenbar sein. Den Ablauf je Kasse beschreibt Tagesabschluss und Z-Bericht.

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig durch eine zertifizierte TSE schützt und dadurch Steuerverkürzung ermöglicht, muss in Deutschland mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro rechnen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). In Österreich beträgt die Geldstrafe für vorsätzliche Verletzung einer Aufzeichnungs- oder Belegpflicht bis zu 5.000 Euro, sofern dadurch nicht der Tatbestand eines anderen Finanzvergehens erfüllt wird (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).

So prüfen Sie das Ergebnis

• In Deutschland: Die Mitteilung der Betriebsstätte enthält die neue Kasse mit ihrer Seriennummer, und die Frist von einem Monat ist gewahrt.
• In Österreich, soweit die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO greift: FinanzOnline zeigt die Kasse mit ihrer Kassenidentifikationsnummer (auch in einem geschlossenen Gesamtsystem bleibt diese Registrierung bestehen, § 20 Abs. 2 RKSV); Startbeleg und Prüfergebnis sind ausgedruckt und abgelegt.
• Belege beider Kassen sind unterscheidbar (Seriennummern, in Österreich zusätzlich die Kassenidentifikationsnummer; in einem Registrierkassenverbund nach § 20 Abs. 2 RKSV trennen getrennte Nummernkreise die Kassen).
• Die Abschlusszahlen liegen je Kasse getrennt vor; jede Lade hat einen festgehaltenen Anfangsbestand.
• Die Buchhaltung ordnet die Umsätze der richtigen Kasse zu.
• In der Schweiz sind beide Kassen über die Belege nachvollziehbar (Art. 957a Abs. 2 OR); bei voller Buchführungspflicht nach Art. 957 Abs. 1 OR stehen sie auch im chronologisch geführten Journal (Art. 1 Abs. 2 lit. b GeBüV).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Vorgehen
Deutschland: Die neue Kasse fehlt in der Mitteilung	Es wurde nur ein einzelnes Gerät gemeldet; je Betriebsstätte gehören alle Systeme in die Mitteilung	Korrigierte Mitteilung mit allen Systemen der Betriebsstätte übermitteln (Nr. 1.16.3 AEAO zu § 146a)
Österreich: Die Registrierung wird abgelehnt	Die Kassenidentifikationsnummer ist im Unternehmen nicht eindeutig	Eine im Unternehmen einmalige Nummer vergeben und die Registrierung wiederholen
Belege der beiden Kassen sind nicht unterscheidbar	Seriennummern fehlen auf dem Beleg, oder in Österreich wurde dieselbe Kassenidentifikationsnummer zweimal vergeben	Seriennummern von Aufzeichnungssystem und TSE ausgeben lassen (§ 6 Satz 1 Nr. 6 KassenSichV); in Österreich ausserhalb eines Registrierkassenverbunds nach § 20 Abs. 2 RKSV je Registrierkasse eine im Unternehmen eindeutige Kassenidentifikationsnummer vergeben (§ 5 Abs. 4 RKSV)
Der Kassensturz stimmt nicht	Bargeld beider Kassen liegt in einer Lade	Eigene Lade, eigenen Anfangsbestand und eigenen Auszählvorgang festlegen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung dazu, wenn unklar ist, ob die zweite Kasse ein eigenes Aufzeichnungssystem ist, zu welcher Betriebsstätte sie gehört oder wie die Umsätze in der Buchhaltung getrennt werden. In Österreich unterstützt der Parteienvertreter bei der Registrierung in FinanzOnline. Wie Sie eine Kasse wieder abmelden, steht unter Registrierkasse außer Betrieb melden.