Kostenlose Kassensysteme: Wie finanzieren sie sich?
Kurz gesagt
Ein als kostenlos beworbenes Kassensystem kann sich über Zahlungsentgelte, Terminals, Zusatzmodule oder Hardware finanzieren; die Kosten verschieben sich dann in andere Posten. Rechnen Sie monatlich: Fixkosten plus Entgeltsatz mal Kartenumsatz. In der Beispielrechnung mit angenommenen Preisen kostet die Kasse ohne Grundgebühr bei 5.000 Euro Kartenumsatz im Monat 80 Euro, mit benötigtem Modul 100 Euro.
Das Wichtigste
- Effektive Monatskosten = Fixkosten + Entgeltsatz × Kartenumsatz; der Break-even-Umsatz hängt von beiden Angeboten ab.
- EU: Die Verordnung (EU) 2015/751 begrenzt das Interbankenentgelt, nicht das Entgelt, das ein Acquirer dem Händler berechnet (Art. 2 Nr. 10 und 12, Art. 3 und 4).
- EU: Acquirer bieten Händlerentgelte für Kartenarten und -marken mit unterschiedlich hohen Interbankenentgelten aufgeschlüsselt an, außer Sie bitten schriftlich um Bündelung (Art. 9 Abs. 1; beide Zahlungsdienstleister in der Union).
- Die Rechnung im Artikel nutzt ausschließlich angenommene Preise; sie ist kein Preisvergleich.
Eine Kasse ohne Grundgebühr wirft die Frage auf, wer die Kosten trägt. Wie ein Anbieter Geräte, Software und Betrieb finanziert, steht im Angebot oder in den Vertragsbedingungen. Der Artikel zeigt, welche Posten dafür in Frage kommen, und rechnet an einem Beispiel mit angenommenen Zahlen, was die „kostenlose“ Kasse im Monat kostet.
Wie ein kostenloses Angebot Einnahmen erzielen kann
Die Tabelle nennt Möglichkeiten, keine Marktbeobachtung. Prüfen Sie jede in Ihrem Angebot.
| Möglichkeit | Wo die Kosten bei Ihnen ankommen | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Entgelt auf Kartenzahlungen | Als Satz auf Ihren Kartenumsatz, möglicherweise mit Mindestbetrag | Wie hoch ist der Satz je Kartenart, gibt es Fixbeträge oder ein Mindestentgelt? |
| Terminal als Pflichtbestandteil | Als Kauf, Miete oder Bindung an einen Zahlungsdienst | Läuft die Kasse nur mit dem Terminal des Anbieters? |
| Zusatzmodule und Abo-Funktionen | Als Monatspreis für Funktionen, die Sie brauchen | Welche Funktionen sind im Gratisumfang, welche kosten? |
| Hardware | Als Kauf oder Miete von Gerät, Drucker, Lade | Was kosten Geräte, was bei Ersatz? |
| Einrichtung, Schulung, Support | Als Einmal- oder Stundensatz | Was ist im Gratisumfang enthalten? |
| Mindestumsatz oder Laufzeit | Als Pflicht, einen bestimmten Umsatz oder eine Laufzeit einzuhalten | Gibt es einen Mindestumsatz, was folgt bei Unterschreitung? |
Ein Entgelt als Satz auf den Kartenumsatz wächst mit dem Umsatz, nicht mit der Zahl der Kassenplätze.
Was Recht und Regeln dazu sagen
Für Kartenzahlungen innerhalb der EU begrenzt die Verordnung (EU) 2015/751 das Interbankenentgelt für Verbraucherkarten auf 0,2 Prozent des Transaktionswerts bei Debitkarten (Art. 3 Abs. 1) und 0,3 Prozent bei Kreditkarten (Art. 4), wenn die Zahlungsdienstleister von Zahler und Zahlungsempfänger in der Union niedergelassen sind. Mitgliedstaaten können bei inländischen Transaktionen abweichende Grenzen setzen; Firmenkarten, Bargeldabhebungen und Karten von Drei-Parteien-Verfahren sind ausgenommen (Art. 1 Abs. 3).
Das Interbankenentgelt wird zwischen Emittent und Acquirer gezahlt (Art. 2 Nr. 10). Das Händlerentgelt ist das Entgelt, das Sie dem Acquirer zahlen (Art. 2 Nr. 12). Die Obergrenzen der Art. 3 und 4 gelten für das Interbankenentgelt; sie sagen nicht, wie hoch das Händlerentgelt Ihres Vertrags ist. Fragen Sie deshalb nach der Aufschlüsselung: Ein Acquirer bietet und fakturiert Händlerentgelte für Kartenarten und -marken mit unterschiedlich hohen Interbankenentgelten individuell aufgeschlüsselt (bei Zahlungsdienstleistern beider Seiten in der Union), es sei denn, Sie haben ihn schriftlich um Bündelung gebeten (Art. 9 Abs. 1, anzuwenden seit 9. Juni 2016). Sehen Sie im Angebot nur einen Einheitssatz, fragen Sie, ob die Bündelung vereinbart ist; ohne schriftliche Bitte ist die Aufschlüsselung vorgesehen. Die Pflicht trifft den Acquirer. Ob der Anbieter Ihrer Kasse selbst Acquirer ist oder mit einem solchen zusammenarbeitet, steht im Vertrag. Für Schweizer Angebote trifft der Artikel dazu keine Aussage.
Für Verträge nach deutschem Recht gilt außerdem: Eine Klausel in Allgemeinen Geschäftsbedingungen kann unwirksam sein, wenn sie den Vertragspartner entgegen Treu und Glauben unangemessen benachteiligt, auch wegen mangelnder Klarheit (§ 307 Abs. 1 BGB); das gilt auch gegenüber Unternehmern (§ 310 Abs. 1 Satz 2 BGB). Ob eine Klausel zu Mindestumsatz oder Bindung an einen Zahlungsdienst unwirksam ist, entscheidet sich im Einzelfall. Weitere Klauselfragen: Versteckte Kosten beim Kassensystem.
Ein Rechenbeispiel: Was die kostenlose Kasse im Monat kostet
Beispielrechnung, Annahmen. Alle Preise und Sätze sind von uns erfundene Annahmen in Euro, keine Marktpreise und keine Angebote; ohne Umsatzsteuer, ohne Fixbeträge je Zahlung. Angebot A: Kasse ohne Grundgebühr, Kartenzahlung nur über den Zahlungsdienst des Anbieters zu 1,6 Prozent des Kartenumsatzes. Das Modul Warenwirtschaft, das der Betrieb braucht, kostet bei A 20 Euro im Monat. Angebot B: Software einschließlich dieses Moduls 35 Euro im Monat, Terminalmiete 15 Euro im Monat, Kartenentgelt 0,9 Prozent des Kartenumsatzes.
Formel: Effektive Monatskosten = Fixkosten + Entgeltsatz × Kartenumsatz im Monat.
| Kartenumsatz je Monat | A ohne Modul | A mit Modul | B |
|---|---|---|---|
| 2.000 Euro | 32 | 52 | 68 |
| 5.000 Euro | 80 | 100 | 95 |
| 10.000 Euro | 160 | 180 | 140 |
| 20.000 Euro | 320 | 340 | 230 |
Rechenweg bei 5.000 Euro: A ohne Modul 0,016 × 5.000 = 80; A mit Modul 80 + 20 = 100; B 50 + 0,009 × 5.000 = 50 + 45 = 95. Die Kasse A ist kostenlos, ihre Kosten stecken im Entgelt.
Ab welchem Kartenumsatz B günstiger ist, folgt aus der Gleichung: Break-even-Umsatz = (Fixkosten B − Fixkosten A) ÷ (Satz A − Satz B). Gegen A ohne Modul: 50 ÷ 0,007 = 7.143 Euro im Monat. Gegen A mit Modul: 30 ÷ 0,007 = 4.286 Euro im Monat. Über 36 Monate summiert sich der Unterschied: Bei 10.000 Euro Kartenumsatz kosten A mit Modul 6.480 Euro und B 5.040 Euro, bei 5.000 Euro A mit Modul 3.600 Euro und B 3.420 Euro.
Die Rechnung gilt nur für die Annahmen. Sie zeigt, dass „kostenlos“ bei geringem Kartenumsatz günstig sein kann und bei höherem teurer wird. Setzen Sie Ihre Offertwerte und Ihren Kartenumsatz ein.
Typische Fehler beim Vergleich
- Nur den Preis der Kasse vergleichen. Ursache: Der Zahlungsdienst ist ein eigener Vertrag. Folge: Entgelte fehlen in der Rechnung.
- Ohne eigenen Kartenumsatz rechnen. Ursache: Der Satz wirkt klein. Folge: Das Ergebnis passt nicht zu Ihrem Betrieb.
- Zusatzmodule übersehen. Ursache: Der Gratisumfang deckt die Funktionen nicht ab. Folge: Ein Monatspreis kommt hinzu.
- Bindung übersehen. Ursache: Die Kasse läuft nur mit dem Zahlungsdienst des Anbieters. Folge: Ein Wechsel kostet Laufzeit oder Geld.
So gehen Sie vor
- Notieren Sie Ihren monatlichen Kartenumsatz, getrennt nach Debit- und Kreditkarten, soweit Sie ihn kennen.
- Fragen Sie nach allen Posten der Tabelle oben und nach der Aufschlüsselung der Entgelte.
- Rechnen Sie die Angebote nach der Formel und bestimmen Sie den Break-even-Umsatz.
- Prüfen Sie Laufzeit, Mindestumsatz und Kündigung (Kassenvertrag prüfen).
- Rechnen Sie den Gesamtbetrag über Ihre Nutzungsdauer (Gesamtkosten berechnen, Zusammensetzung der Kartenentgelte).