Kasse für Kleinunternehmer und Kleingewerbe in Deutschland
Kurz gesagt
In Deutschland befreit die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) begünstigte Umsätze von der Umsatzsteuer, nicht von den Kassenregeln. Ohne elektronisches Aufzeichnungssystem darf eine offene Ladenkasse genügen (§ 146 Abs. 1 AO). Wer ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse einsetzt, muss es nach § 146a AO mit einer zertifizierten TSE schützen und Belege ausgeben.
Das Wichtigste
- Deutschland: Die Kleinunternehmerregelung in § 19 Abs. 1 UStG regelt die Umsatzsteuer; § 146a AO knüpft an das elektronische Aufzeichnungssystem an und nennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer.
- Deutschland: Wer kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, braucht keine TSE und keine Belegausgabe nach § 146a AO; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind aber täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Deutschland: Die Einzelaufzeichnung bei Barverkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen entfällt nur, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).
- Deutschland: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO); bei Kassensystemen und Registrierkassen entfällt die Belegausgabe nur, wenn die Finanzbehörde nach § 148 AO davon befreit (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO).
- Deutschland: Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung zur allgemeinen Kassenpflicht existiert; er ist kein geltendes Recht.
Wer in Deutschland klein anfängt, stellt zwei Fragen durcheinander: ob er Umsatzsteuer abführt und ob er eine Kasse braucht. Die erste regelt § 19 UStG, die zweite hängt davon ab, wie Sie Ihre Bareinnahmen aufzeichnen. Der Artikel trennt beide und zeigt, wann eine Kassenlade genügt.
Worauf es ankommt
Die Kleinunternehmerregelung befreit nach § 19 Abs. 1 UStG die Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers von der Umsatzsteuer, wenn er nicht auf die Regelung verzichtet hat und sein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt. Bei Aufnahme der Tätigkeit im Laufe eines Jahres sind nach dem Bayerischen Landesamt für Steuern die Umsätze bis 25.000 Euro steuerfrei (Umsatzsteuer-FAQ, Frage 5); der Gesetzeswortlaut nennt diese Grenze nicht ausdrücklich. Einfuhr und innergemeinschaftlicher Erwerb sind von der Befreiung nicht erfasst. Sie betrifft die Umsatzsteuer, nicht die Aufzeichnung der Bareinnahmen. Für die Kasse zählt § 146 AO und, falls Sie ein elektronisches System verwenden, § 146a AO. Dieser verlangt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für jedes elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne von § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, also für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. § 146a AO und § 1 KassenSichV knüpfen an das System an, nicht an den Umsatzsteuerstatus des Betriebs.
Eine offene Ladenkasse ist nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4) eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen oder eine manuelle Einzelaufzeichnung ohne technische Hilfsmittel. Eine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, besteht nicht (Nr. 3.1). Die Details der offenen Ladenkasse stehen in Offene Ladenkasse: Pflichten.
Entscheidungstabelle: Kassenlade oder Kassensystem?
Die Tabelle gilt für Unternehmer in Deutschland, unabhängig davon, ob sie Kleinunternehmer sind. Sie nennt die Folgen der jeweiligen Lage, nicht eine Kaufempfehlung.
| Situation | Was genügt oder gilt | Norm |
|---|---|---|
| Barverkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, kein elektronisches Aufzeichnungssystem | Offene Ladenkasse; Einzelaufzeichnung entfällt, der Kassenbericht aus dem gezählten Endbestand genügt; Einnahmen täglich festhalten | § 146 Abs. 1 Satz 2 bis 4 AO; AEAO zu § 146, Nr. 2.2.2, 3.3 |
| Dienstleistung gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, kein elektronisches System | Wie oben, wenn der Kundenkontakt im Wesentlichen auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt ist; sonst Einzelaufzeichnungen (zum Beispiel im Kassenbuch) | AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6 |
| Bekannte oder individuell auftretende Kundschaft, Identität der Käufer ist für das Geschäft von Bedeutung | Einzelaufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle, etwa im Kassenbuch; mit Kassenbericht genügt die geordnete Sammlung aller Barbelege | AEAO zu § 146, Nr. 2.2.5, 3.2 |
| Elektronisches Kassensystem, Registrierkasse oder Software mit Kassenfunktion | Zertifizierte TSE, Belegausgabe, Mitteilung an das Finanzamt; die Einzelaufzeichnungspflicht gilt, die Ausnahme für die offene Ladenkasse nicht | § 146 Abs. 1 Satz 4, § 146a Abs. 1, 2 und 4 AO; AEAO zu § 146a, Nr. 1.2 |
| Waren- und Dienstleistungsautomat | Kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV); § 146 AO bleibt anwendbar, bei Automaten wird es nicht beanstandet, erst bei der Leerung auszuzählen | § 1 KassenSichV; AEAO zu § 146, Nr. 3.4 |
| Nur Buchhaltungsprogramm (ohne Erfassung baren Verkaufs) | Kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne von § 1 KassenSichV; die Bareinnahmen müssen anderswo aufgezeichnet sein, etwa im Kassenbericht | § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV; AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3 |
Was bei einem Kassensystem hinzukommt
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und das System samt Aufzeichnungen durch eine zertifizierte TSE schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 1 und 2 AO). Dem Beteiligten ist ein Beleg auszustellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Der Beleg enthält statt des Steuersatzes den Hinweis auf die Steuerbefreiung, wenn für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 6 Satz 1 Nr. 5 KassenSichV); bei einem Kleinunternehmer ist das die Befreiung nach § 19 UStG. Dazu kommt die Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung (§ 146a Abs. 4 AO); den Weg beschreibt Kassenmeldepflicht. Bei Kassensystemen und Registrierkassen können die Finanzbehörden beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen aus Zumutbarkeitsgründen nach § 148 AO von der Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO); ohne Bewilligung bleibt die Pflicht bestehen, auch für Kleinunternehmer (Befreiung von der Belegausgabe).
Als elektronisches Aufzeichnungssystem zählen Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen erstellen (AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4). Kassenfunktion hat ein System, wenn es der Erfassung und Abwicklung zumindest teilweise barer Zahlungsvorgänge dienen kann (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2). Auf eine Kassenlade kommt es nicht an. Wer ein Tablet mit Verkaufssoftware nutzt, prüft deshalb diese Funktion und nicht die Bauform.
Beispiele mit erfundenen Fällen
| Fall | Einordnung |
|---|---|
| Eine Imkerin verkauft Honig am Marktstand an wechselnde Kundschaft und zählt abends die Geldkassette | Offene Ladenkasse möglich, wenn kein elektronisches System verwendet wird; Kassenbericht aus gezähltem Endbestand (Nr. 3.3) |
| Eine Friseurin erfasst Termine in einer Software, die auch Barzahlungen verbucht | Die Software kann Kassenfunktion haben; dann gilt § 146a AO, auch als Kleinunternehmer |
| Eine Gärtnerin verkauft im Hofladen und nutzt eine einfache Registrierkasse ohne TSE | Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ohne zertifizierte TSE entspricht nicht § 146a Abs. 1 Satz 2 AO |
| Eine Übersetzerin rechnet ausschließlich per Überweisung ab | Keine Bareinnahmen; die Kassenregeln des Artikels betreffen sie nicht |
Was droht bei einem Verstoß?
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig durch eine zertifizierte TSE schützt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen, begeht eine Ordnungswidrigkeit; die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).
Was geplant ist (noch nicht in Kraft)
Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen existiert. Er ist kein geltendes Recht. Den Stand beschreibt Registrierkassenpflicht Deutschland: Stand der Pläne.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Klären Sie, ob Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder Software mit Kassenfunktion verwenden oder verwenden wollen.
- Verwenden Sie keines: Halten Sie Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich fest und rechnen Sie den Kassenbericht aus dem gezählten Endbestand.
- Prüfen Sie bei Dienstleistungen, ob der Kundenkontakt auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt ist; sonst führen Sie Einzelaufzeichnungen.
- Verwenden Sie eines: Beschaffen Sie ein System mit zertifizierter TSE (TSE-Pflicht) und lassen Sie sich die Zertifizierungs-ID nennen.
- Hinterlegen Sie als Kleinunternehmer den Hinweis auf die Steuerbefreiung im Belegdruck.
- Melden Sie das System innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
- Weitere Wahlkriterien für ein System nennt Kassensystem auswählen.