Terminal ausgefallen: Offline-Kartenzahlung und Notfallplan
Kurz gesagt
Bei einem Ausfall entscheidet Ihre Konfiguration: Kartenzahlungen ohne Verbindung nimmt Ihr Terminal nur an, wenn eine Genehmigungsgrenze hinterlegt ist und Terminal und Karte die Offline-Autorisierung unterstützen. Sonst brauchen Sie Bargeld oder einen anderen Zahlungsweg. In Deutschland gibt der kartenausgebende Zahlungsdienstleister seine Zahlungszusage mit der positiven Autorisierung des Umsatzes ab (Nr. 5 der girocard-Händlerbedingungen); prüfen Sie Voraussetzungen und Betrag in Ihrem Vertrag.
Das Wichtigste
- Genehmigungsgrenze (Floor Limit): Bis zu diesem Betrag kann der Betrieb ohne Genehmigungsanfrage annehmen, wenn Terminal und Karte die Offline-Autorisierung unterstützen.
- Offline-Autorisierung: Entscheidung ohne Rückfrage beim Aussteller, im Rahmen dieser Grenze.
- Antwortet der Aussteller nicht, kann das Netz mit einer Stand-in-Autorisierung einspringen.
- Deutschland: Nr. 5 der girocard-Händlerbedingungen knüpft die Zahlungszusage an die positive Autorisierung.
- Auch im Ausfall gilt der Händlervertrag: Er regelt, was Ihr Terminal ohne Verbindung darf.
Eine Kartenzahlung ist erst angenommen, wenn die Autorisierung vorliegt; ohne Verbindung entscheidet die Konfiguration des Terminals. Wer das nicht vorbereitet, klärt es erst an der Kasse.
Wie eine Kartenzahlung durchläuft
Das Terminal liest die Karte und schickt eine Genehmigungsanfrage über das Betreibernetz an den Acquirer. Der Acquirer leitet sie an den kartenausgebenden Zahlungsdienstleister weiter, den Aussteller (englisch Issuer). Dessen Antwort entscheidet, ob die Zahlung angenommen wird. Für den Notfall zählt deshalb, welche Station ausfällt: die Leitung, das Betreibernetz, der Dienstleister oder die Bank der Kundschaft.
Zwei Begriffe bestimmen, was im Ausfall möglich ist. Die Genehmigungsgrenze (englisch Floor Limit) ist der Betrag, bis zu dem Ihr Betrieb ohne vorherige Genehmigung annehmen kann; darüber ist eine Genehmigungsanfrage Pflicht. Die Offline-Autorisierung ist die Entscheidung ohne Rückfrage beim Aussteller: Nach dem Glossar von kartensicherheit.de, der Kartensicherheitsseite der deutschen Kreditwirtschaft (Herausgeberin EURO Kartensysteme GmbH), kann sie im Rahmen dieser Grenze durch den Händler, das Terminal, den Acquirer oder die Chipapplikation in der Karte erfolgen. Für einzelne Transaktionsarten wird die Grenze auf null gesetzt (Zero Floor Limit); dann ist die Anfrage unabhängig von der Betragshöhe Pflicht, online oder telefonisch.
Unter welchen Bedingungen Sie Karten annehmen, steht im Händlervertrag mit Ihrer Bank oder Ihrem Acquirer. Welcher Betrag in Ihrem Gerät hinterlegt ist, gehört zur Terminalkonfiguration. Beides gehört in Ihre Vorbereitung, nicht in die Störungsstunde.
Entscheidungstabelle: Was bei welchem Ausfall gilt
Der Ausfallort bestimmt, was noch geht. Die Beträge und Grenzen kommen aus Ihrem Vertrag und Ihrer Gerätekonfiguration.
| Störung | Wer entscheidet | Offline-Kartenzahlung möglich? | Was Sie sofort tun |
|---|---|---|---|
| Terminal erreicht das Betreibernetz nicht (Router, Kabel, Mobilfunk) | Terminal, im Rahmen der hinterlegten Genehmigungsgrenze | Ja, wenn Terminal und Karte die Offline-Autorisierung unterstützen und der Betrag innerhalb der Grenze bleibt | Router und Kabel prüfen, Hotline des Netzbetreibers anrufen, für Beträge über der Grenze Bargeld anbieten, alle Vorgänge notieren |
| Betreibernetz oder Acquirer gestört, mehrere Kassen betroffen | Acquirer oder Netz | Nur bis zur im Gerät hinterlegten Grenze, sofern Terminal und Karte die Offline-Autorisierung unterstützen | Hotline des Netzbetreibers anrufen, Beginn und Ende der Störung notieren, die Kundschaft über die angebotenen Zahlungsarten informieren |
| Aussteller antwortet nicht, das Netz ist erreichbar | Netz (Stand-in) | Ja, wenn das Netz die Autorisierung anstelle des Ausstellers übernimmt | Antwort am Terminal abwarten, dieselbe Zahlung nicht erneut anstoßen |
| Aussteller lehnt ab | Aussteller | Nein | Andere Zahlungsart anbieten, statt dieselbe Anfrage zu wiederholen |
| Chip nicht lesbar | Terminal oder Händler | Hängt vom Ersatz-Leseweg ab, den Ihr Acquirer vorsieht | Karte trocknen und erneut stecken oder kontaktlos versuchen; die Umschaltung auf den Magnetstreifen (Fallback) nur nach den Vorgaben Ihres Acquirers |
| Kasse oder Kassenanbindung ausgefallen, Terminal arbeitet allein | Terminal und Aussteller (online) | Ja, online: Die Kartenzahlung läuft weiter, solange das Terminal selbst das Betreibernetz erreicht; fehlt auch diese Verbindung, gelten die Bedingungen der ersten beiden Zeilen | Betrag am Terminal von Hand eingeben und die Zahlung später der Kasse zuordnen; wie das geht, steht in Terminal an die Kasse anbinden |
| Kein Strom am Terminal: Netzstrom ausgefallen und kein Akku, keine Ersatzversorgung | — | Nein | Notfallkasse nach Ihrem Konzept starten, siehe Notfallkasse aufbauen |
Ein Ausfall der Netzstromversorgung ist nicht gleichbedeutend mit einem Ausfall des Terminals: Prüfen Sie für Ihr Gerät, ob es über einen Akku oder eine Ersatzversorgung weiterläuft, und halten Sie den Ausfall des Netzstroms und den Ausfall der Netzverbindung auseinander. Läuft das Terminal weiter, beurteilen Sie die Kartenzahlung nach seiner Netzverbindung und seiner hinterlegten Genehmigungsgrenze, wie in den Zeilen darüber.
Bleibt die Anfrage unbeantwortet, weil die maximale Antwortzeit verstreicht und die Leitung abbricht (Time out), entscheidet wieder die Konfiguration des Geräts. Ist die Verbindung weg, nennt das Glossar der deutschen Kreditwirtschaft als Vertragsleistung die telefonische Genehmigung: Der Händler ruft die Autorisierungszentrale seines Acquirers an, gibt die Transaktionsdaten durch und notiert den Genehmigungscode auf dem Beleg. Ob Ihnen dieser Weg offensteht, klären Sie mit Ihrem Acquirer.
Für den Offline-Fall ist nicht jedes Gerät eingerichtet: Ob ein Terminal ohne Verbindung autorisiert, hängt von seiner Konfiguration und von der Karte ab (DK-Glossar: Offline Autorisierung und Floor Limit; Einzelheiten klären Sie mit Ihrem Acquirer).
Ein Rechenbeispiel für die Störungsstunde
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Angenommen, ein Café nimmt in der Störungsstunde 38 Kartenzahlungen mit durchschnittlich 14,50 Euro an, und im Terminal sind 25,00 Euro als Genehmigungsgrenze hinterlegt.
| Position | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kartenumsatz der Störungsstunde | 38 × 14,50 Euro | 551,00 Euro |
| Zahlungen unter der Grenze (angenommen 30 Vorgänge) | 330,00 Euro | 330,00 Euro |
| Zahlungen über der Grenze (acht Vorgänge) | 551,00 − 330,00 | 221,00 Euro |
| Anteil, der ohne Verbindung weitergeht | 330,00 ÷ 551,00 | rund 60 Prozent |
Die Grenze entscheidet über den Rest: Hier bleiben 221,00 Euro je Störungsstunde, für die Bargeld oder ein anderer Zahlungsweg bereitstehen muss. Fragen Sie Ihren Acquirer nach dem Betrag in Ihrem Gerät und rechnen Sie mit Ihrem eigenen Durchschnittsbon. Für Kartenzahlungen ohne Terminal gibt es Zahlungslink und QR-Überweisung, für das Lastschriftverfahren im Laden ELV und OLV.
Typische Fehler
- Sie stoßen dieselbe Zahlung mehrfach an. Ein zweiter Versuch ist eine zweite Genehmigungsanfrage; für einen genehmigten Vorgang, der nicht abgeschlossen wurde, sieht der Kartenzahlungsverkehr eine Storno-Mitteilung (Reversal) vor. Vergleichen Sie am Tagesende Terminaljournal und Kasse.
- Sie verwechseln eine ausbleibende Antwort mit einer Ablehnung. Die Ablehnung ist die negative Antwort des Ausstellers; wiederholen Sie die Anfrage nicht, sondern bieten Sie eine andere Zahlungsart an.
- Sie verlassen sich auf eine Offline-Fähigkeit, die Sie nicht geprüft haben. Wer die hinterlegte Grenze nicht kennt, erfährt sie erst im Ausfall.
- Sie setzen einen Stromausfall mit einem Terminalausfall gleich. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Gerät bei ausgefallenem Netzstrom über einen Akku oder eine Ersatzversorgung weiterläuft, und beurteilen Sie die Kartenzahlung dann nach der Netzverbindung.
- Sie schreiben Beträge ohne Vorgangsnummer auf. Ohne Uhrzeit und Nummer lässt sich die Zahlung hinterher nicht eindeutig zuordnen.
- Sie melden den Vorfall niemandem. In Deutschland verlangen die girocard-Händlerbedingungen, den Netzbetreiber über Vorfälle zu unterrichten, die die Sicherheit oder den ordnungsgemäßen Ablauf des girocard-Systems beeinträchtigen können (Nr. 7, Stand 1. Oktober 2025).
Notfallplan: So gehen Sie vor
- Fragen Sie Acquirer und Netzbetreiber, ob Ihr Terminal ohne Verbindung annimmt, ob Terminal und Karte die Offline-Autorisierung unterstützen und bis zu welchem Betrag, und lassen Sie sich die Anzeige zeigen.
- Klären Sie, ob Terminal und Kasse bei einem Ausfall der Netzstromversorgung über einen Akku oder eine Ersatzversorgung weiterlaufen.
- Notieren Sie an der Kasse die Hotline des Netzbetreibers, Ihre Vertragsnummer und die Person, die im Ausfall anruft.
- Rechnen Sie den Umsatzanteil oberhalb der Grenze aus und halten Sie ihn als Bargeldreserve bereit.
- Testen Sie den Offline-Fall außerhalb der Geschäftszeiten: Netzwerkkabel ziehen oder Router abschalten und die Anzeige des Terminals fotografieren.
- Führen Sie ein Ausfallprotokoll mit Beginn, Ende, Vorgangsnummern und Beträgen.
- Gleichen Sie nach der Wiederherstellung Terminaljournal und Kasse ab; Zweifelsfälle klären Sie mit dem Acquirer und prüfen, ob Ihre Kasse ohne Internet den Ausfall übersteht.
Was Sie mit dem Acquirer klären
Dieselben Fragen stellen Sie in Deutschland, Österreich und der Schweiz an Ihre Bank oder Ihren Acquirer; in Deutschland kommen die girocard-Händlerbedingungen hinzu.
- Bis zu welchem Betrag autorisiert mein Terminal ohne Verbindung, und ab wann muss ich anrufen?
- Welche Zahlungsmarken und Karten nimmt mein Gerät offline an und welche nicht?
- An welche Nummer wende ich mich im Ausfall, und welche Angaben braucht der Netzbetreiber?
- Bekomme ich für eine offline angenommene Zahlung eine Garantie, oder trägt mein Betrieb das Risiko? Für Deutschland steht in Nr. 5 der girocard-Händlerbedingungen, dass der kartenausgebende Zahlungsdienstleister mit der positiven Autorisierung des Umsatzes die Begleichung der Forderung erklärt.