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Kasse für Festival und Großveranstaltung

Aktualisiert:

Kurz gesagt

Ein Festival braucht keinen besonderen Kassentyp, sondern einen Aufbau, in dem jeder Stand allein verkaufen und abschließen kann. Entscheidend sind drei Punkte: jede Kasse mit eigener Kennung, eine Abrechnung, die alle Standabschlüsse zusammenführt, und ein Offline-Betrieb, den Sie mit getrennter Verbindung getestet haben. Welche Pflichten für Ihre Kasse gelten, steht in den Länderartikeln zu TSE und RKSV.

Das Wichtigste

  • Jeder Stand schließt für sich ab; die Gesamtabrechnung ist die Summe der Standabschlüsse.
  • Testen Sie jede Kasse mit getrennter Verbindung: Verkauf, Bon, Storno, Abschluss und Nachübertragung.
  • Fragen Sie, was nach einem Ausfall mit Buchungen geschieht, die noch nicht übertragen sind.
  • Beispielrechnung unten mit erfundenen Zahlen: drei Stände, 9.450,00 Euro Verkäufe an einem Tag.

Ein Festival verkauft an mehreren Ständen gleichzeitig, auf einem Gelände, auf dem das Netz nicht überall trägt. Die einzelne Kasse muss dafür nichts Besonderes können; der Verbund muss funktionieren. Den Aufbau für einen einzelnen mobilen Stand behandelt Kasse für Foodtruck, die Funktionen im Gastraum Kassensystem für die Gastronomie.

Worum es bei der Auswahl geht

Gewählt wird kein Funktionsumfang, sondern ein Aufbau: Wie viele Stände verkaufen gleichzeitig, wer pflegt Artikel und Preise, und wie kommen die Zahlen zusammen?

Erstens: Kann ein Stand weiterverkaufen, wenn seine Verbindung zum Server oder Nachbarstand fehlt? Zweitens: Lässt sich jeder Stand einzeln abschließen, ohne die anderen zu blockieren? Die Antworten legen fest, ob ein System mit mehreren Eingabestationen genügt oder jeder Stand eine eigenständige Kasse braucht.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt Prüfpunkte, keine Produkte. Jeden Punkt können Sie im Testsystem nachstellen.

Kriterium Warum es zählt So prüfen Sie es Frage an den Anbieter
Eigenständiger Betrieb je Stand Ein Stand darf nicht auf die Verbindung zum Server warten Verbindung am Stand trennen und weiterverkaufen Läuft der Verkauf ohne Verbindung vollständig weiter?
Eigene Kennung je Kasse Belege und Abschlüsse lassen sich sonst keinem Stand zuordnen Zwei Kassen parallel bonieren und Belege vergleichen Trägt jede Kasse eine eigene Geräte- und Belegkennung?
Gemeinsamer Artikelstand Preise und Artikel müssen an allen Ständen gleich sein Einen Preis ändern und beobachten, wann die zweite Kasse ihn übernimmt Wie gleichen sich die Kassen ab, und was gilt ohne Verbindung?
Zusammenführung der Abschlüsse Die Gesamtabrechnung soll ohne Handarbeit entstehen Testdaten zweier Kassen zusammenführen und summieren Welcher Bericht fasst alle Stände zusammen?
Abschluss je Stand Der Abschluss eines Stands darf die anderen nicht sperren Abschluss an zwei Kassen gleichzeitig auslösen Blockiert ein Abschluss die übrigen Kassen?
Kartenzahlung je Stand Jedes Terminal braucht Anschluss und eigenen Abschluss Terminal am Stand ohne Netz testen Wie verhält sich das Terminal ohne Verbindung?

Mehrere Stände aufbauen

Drei Entscheidungen stehen vor dem Aufbau. Erstens die Bauform: eine eigenständige Kasse je Stand, ein System mit mehreren Eingabestationen oder eine Mischung, bei der eine Kasse nur auswertet.

Zweitens die Stammdaten: Artikel, Preise und Warengruppen werden einmal gepflegt und vor dem Aufbau auf jede Kasse verteilt. Drittens die Kennungen: Jeder Stand erhält eine Standnummer, jede Kasse ihre Gerätekennung.

Führen Sie eine Liste je Kasse: Standnummer, Gerätekennung, Standort, verantwortliche Person, Stromquelle und Anschluss. Richten Sie jede Kasse am Tag vor der Eröffnung ein und prüfen Sie Artikel, Bon, Kartenzahlung und Abschluss. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Meldungen der Geräte anfallen; für Deutschland siehe Kassenmeldepflicht, für Österreich Registrierkasse in FinanzOnline anmelden.

Abrechnung über mehrere Stände

Jeder Stand bringt am Ende seines Einsatzes einen eigenen Abschluss mit: Anfangsbestand, Einnahmen nach Zahlart, Ausgaben, Endbestand. Die Gesamtabrechnung ist die Summe dieser Standabschlüsse; sie entsteht im System oder in einer Tabelle.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für einen Tag mit drei Ständen. Angenommen wird, dass der Anfangsbestand jeder Kasse null beträgt (kein Wechselgeld vor der Eröffnung), dass kein Stand Einlagen oder Ausgaben hatte und dass Trinkgeld und Pfand nicht enthalten sind.

Stand Verkäufe gesamt davon Karte erwarteter Barbestand
Bierstand 4.200,00 Euro 1.100,00 Euro 3.100,00 Euro
Foodstand 3.300,00 Euro 900,00 Euro 2.400,00 Euro
Merch 1.950,00 Euro 450,00 Euro 1.500,00 Euro
Summe 9.450,00 Euro 2.450,00 Euro 7.000,00 Euro

Ausgezählt werden 6.980,00 Euro; die Differenz von 20,00 Euro ist zu klären. Diese Zuordnung leistet der Abschluss je Stand. Ohne ihn verschwindet dieselbe Differenz in einer Gesamtsumme.

Karteneinnahmen vergleichen Sie je Stand mit dem Terminalabschluss; siehe Kartenterminal-Tagesabschluss und Kassenabgleich. Pfandmarken und Guthaben auf Chip oder Armband sind eigene Bestände mit Ausgabe und Rücknahme; sie gehören neben die Kassenabrechnung, siehe Cashless auf Veranstaltungen. Wie ein Abschluss aufgebaut ist, steht in Tagesabschluss an der Kasse.

Offline-Betrieb je Stand testen

Der Offline-Test läuft an jedem Stand, nicht nur an der Musterkasse. Trennen Sie die Verbindung wirklich: Kabel ziehen oder Router abschalten, nicht nur den Flugmodus wählen. Danach stellen Sie den Tagesablauf nach:

  1. Notieren Sie, welche Verbindung die Kasse und welches Netz das Terminal nutzt.
  2. Trennen Sie die Verbindung und verkaufen Sie bar; Bon und Beleg müssen kommen.
  3. Versuchen Sie einen Storno und einen Abschluss ohne Verbindung.
  4. Nehmen Sie eine Karte an und notieren Sie, was das Terminal tut.
  5. Verbinden Sie wieder und beobachten Sie, bis alle Nachbuchungen angekommen sind.
  6. Wiederholen Sie den Test an einer zweiten Kasse und mit einem Ersatzgerät.

Planen Sie zwei Wege für den Rückweg der Daten ein, etwa WLAN am Gelände und Mobilfunk im Gerät, und fragen Sie, was die Kasse ohne beide noch kann. Für die Kartenzahlung ist Bargeld der Rückfall, den Sie vorhalten; wie sich ein Terminal ohne Verbindung verhält, gibt der Zahlungsdienstleister vor. Zum Offline-Betrieb im Allgemeinen siehe Kasse ohne Internet und Internet-Ausfall an der Kasse; zur Stromversorgung Notstrom und USV.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

  • Einmalig: Kassen oder Eingabestationen je Stand, Bondrucker, Kartenterminals, Router oder Zugangspunkte für das Gelände, Stromversorgung und Halterungen.
  • Laufend: Softwarelizenz je Kasse, Mobilfunk, Wartung und Support während der Veranstaltung; fragen Sie, ob Lizenzen zwischen zwei Veranstaltungen pausieren.
  • Je Stand: Aufbau, Verkabelung und Endkontrolle; rechnen Sie die Arbeitszeit ein.
  • Pro Zahlung: Gebühren der Kartenzahlung, siehe Kartengebühren zusammengesetzt.

Lassen Sie sich jede Position im Angebot einzeln ausweisen, und fragen Sie, was zusätzliche Kassen und Ersatzgeräte kosten.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

  • Software, die ohne Verbindung nicht verkauft oder keinen Bon druckt.
  • Ein System ohne eigene Kennung je Kasse; Belege lassen sich dann keinem Stand zuordnen.
  • Ein Gesamtbericht, der sich erst von Hand aus Einzeldateien zusammensetzen lässt.
  • Lizenz je Stand ohne Pause zwischen den Veranstaltungen und mit langer Vertragsbindung.
  • Keine Auskunft, wie und wann Offline-Buchungen übertragen werden, und kein Verfahren für ein Ersatzgerät.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betriebsform Was am meisten zählt
Ein Betreiber, mehrere Stände Eigenständiger Betrieb je Stand, Zusammenführung der Abschlüsse, Export
Mehrere Betreiber oder Vereine auf einem Gelände Getrennte Abrechnung je Betrieb, Zuordnung von Belegen und Abschlüssen
Bargeldlos mit Guthaben auf Chip oder Armband Abstimmung von Ausgabe und Rücknahme, Umgang mit Restguthaben
Ausschank und Merch in einer Hand Getrennte Warengruppen und getrennte Berichte je Bereich
Gelände mit schwachem Netz Offline-Test je Stand, zwei Übertragungswege, Bargeld als Rückfall

Für Stände ohne eigenes Kassensystem, etwa Vereinsstände, klären Sie Aufzeichnung und Abrechnung getrennt; siehe Vereinsfest Deutschland und Vereinsfest Österreich.

Checkliste für Ihr Festival

Die drei Bereiche unterscheiden ein Festival von einem einzelnen Laden. Jeder Punkt lässt sich vor dem Aufbau abhaken.

Aufbau mit mehreren Ständen

  • Für jeden Stand stehen Standnummer, Kasse, Gerätekennung, Stromquelle und verantwortliche Person vor der Eröffnung fest.
  • Artikel, Preise und Warengruppen sind auf allen Kassen gleich; ein Preiswechsel während des Festivals ist geregelt.
  • Jede Kasse ist am Tag vor der Eröffnung getestet: Artikel, Bon, Kartenzahlung, Abschluss, und für den Ausfall steht ein Ersatzgerät bereit.

Abrechnung

  • Jeder Stand schließt seinen Einsatz ab; Anfangs- und Endbestand werden gezählt und festgehalten, und der Abschluss eines Stands sperrt die anderen Kassen nicht.
  • Kartenumsätze werden je Stand mit dem Terminalabschluss verglichen; Pfand und Guthaben laufen getrennt und werden am Ende abgestimmt.
  • Die Gesamtabrechnung führt alle Standabschlüsse zusammen und weist Nachbuchungen aus der Offline-Zeit aus.

Offline-Betrieb

  • Der Offline-Test ist an jedem Stand durchgeführt: Verkauf, Bon, Storno, Abschluss.
  • Der Rückweg der Daten ist geklärt: WLAN, Mobilfunk und das Verhalten ohne beide.
  • Nach der Veranstaltung bleibt sichtbar, ob alle Nachbuchungen aus der Offline-Zeit angekommen sind und welche noch fehlen.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

  1. Zählen Sie Stände, Bedienplätze und Zahlarten, und notieren Sie, wo Strom und Netz sicher sind.
  2. Legen Sie fest, ob jeder Stand eine eigenständige Kasse erhält oder mehrere Eingabestationen an einer Kasse hängen.
  3. Fordern Sie einen Bericht über alle Stände und einen Export je Kasse an und prüfen Sie beides im Testsystem.
  4. Führen Sie den Offline-Test an zwei Kassen durch, davon eine ohne Verbindung zu ihrem Nachbarn.
  5. Klären Sie die Pflichten je Land über TSE-Pflicht (Deutschland) und RKSV-Anforderungen (Österreich) und fragen Sie, wie Ihr Aufbau sie erfüllt.

Häufige Fragen

Kann ich alle Stände über eine einzige Kasse abrechnen?

Nur, wenn jeder Stand eine eigene Eingabestation mit eigener Kennung hat. Hängt alles an einem Gerät, kann der Ausfall eines Druckers oder Terminals mehrere Stände mitnehmen, und Belege lassen sich keinem Stand mehr zuordnen. Fragen Sie vor dem Kauf, wie viele Eingabestationen gleichzeitig arbeiten können.

Wo bleiben Verkäufe, die während einer Störung gebucht wurden?

Ob und wann Buchungen aus der Offline-Zeit übertragen werden, hängt vom System ab. Fragen Sie vor dem Kauf, ob die Kasse offline weiterarbeitet, wie die Nachübertragung abläuft und woran Sie erkennen, dass alle Buchungen angekommen sind. Im Offline-Test prüfen Sie, ob die Nachbuchungen vollständig in der Gesamtabrechnung ankommen.

Reicht ein Kartenlesegerät für das ganze Gelände?

Auch ein gemeinsames Terminal kann genügen, wenn sich Umsätze und Abschluss trotzdem je Stand zuordnen lassen. Ein Gerät, das mehrere Stände bedient, ist aber ein Ausfallpunkt, von dem diese Stände zugleich abhängen. Fragen Sie den Zahlungsdienstleister, was das Terminal ohne Netz tut, wie die Umsätze je Stand ausgewiesen werden und wie der Abschluss abgeglichen wird, und testen Sie genau das. Für den Ausfall halten Sie Bargeld vor.