ERP-Module im Überblick: Einkauf, Lager, Verkauf, Finanzen
Kurz gesagt
Ein ERP-System besteht aus Modulen für Einkauf, Lager, Verkauf, Finanzen und weitere Bereiche, deren Zuschnitt und Name je Anbieter unterschiedlich sind. Als Ausgangsannahme starten kleine Handelsbetriebe mit Stammdaten, Verkauf, Einkauf und Lager, Dienstleister mit Stammdaten, Verkauf und Zeiten; Produktion, Personal und Dokumente folgen bei Bedarf. Entscheidend ist die Abbildung Ihrer Abläufe, nicht die Zahl der Module.
Das Wichtigste
- Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) unterscheidet fünf Modulgruppen: Warenwirtschaft, Kundenbeziehungen, Produktion, Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung.
- Ein einheitliches Verständnis des Modulumfangs hat sich laut derselben Studie weder in Theorie noch Praxis durchgesetzt.
- Finanz- und Lohnmodule hängen stark von gesetzlichen Vorgaben ab; Anbieter binden deshalb auch externe Programme ein.
- Die Start-/Später-Einteilung der Tabelle ist eine redaktionelle Ausgangsannahme für einen kleinen Betrieb, keine Norm.
Wer Angebote für ein ERP einholt, bekommt Modullisten mit unterschiedlichen Namen für ähnliche Dinge. Dieser Artikel ordnet die Module nach der Aufgabe, die sie im Betrieb erledigen, und trennt, was ein kleiner Betrieb zum Start braucht und was später kommt. Was ein ERP-System ist, steht unter Was ist ein ERP-System?.
Wie Module zugeschnitten sind
Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) leitet die nötigen Module aus der Wertschöpfungskette des Betriebs ab. Sie hält fest, dass sich in Theorie und Praxis kein einheitliches Verständnis des Modulumfangs durchgesetzt hat und viele Hersteller eigene Begriffe verwenden. Der Umfang reicht von einem kleinen Kern aus Vertrieb, Einkauf und Logistik bis zu Systemen für alle Fachbereiche. Auf oberster Ebene unterscheidet die Studie fünf Gruppen:
- Warenwirtschaft mit Einkauf, Verkauf, Lager, gegebenenfalls Anbindung eines Onlineshops,
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM),
- Produktion mit Planung und Qualitätsmanagement,
- Finanz- und Anlagenbuchhaltung mit Kostenrechnung,
- Lohnbuchhaltung mit Personalverwaltung und Entgeltabrechnung.
Die IHK Pfalz nennt ergänzend Controlling, Stammdatenverwaltung, Stücklisten und Dokumentenmanagement als Funktionsbereiche. Beide Quellen geben keine Mindestausstattung vor; die Studie schreibt ausdrücklich, dass sich nicht pauschal sagen lässt, welche Funktionen ein ERP mitbringen muss.
Welche Module brauche ich wann?
Die Tabelle ist eine redaktionelle Orientierung. Ausgangsannahme: ein Betrieb mit bis zu etwa zehn Beschäftigten, der entweder Handelsware verkauft (Handel) oder Arbeitszeit abrechnet (Dienstleister), ohne Eigenfertigung. Wo die Studie eine Gruppe nennt, steht ihr Name; alle Start-Einteilungen sind unsere Einschätzung und verschieben sich mit Ihren Abläufen.
| Modul | Aufgabe im Alltag | Handel | Dienstleister | Später, wenn … |
|---|---|---|---|---|
| Stammdaten | Artikel, Kunden, Lieferanten einmal anlegen (Stammdaten) | Start | Start | Basis aller anderen Module; deren Ergebnis hängt von der Datenqualität ab |
| Verkauf | Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift | Start | Start | Rahmenaufträge oder Preislisten für Geschäftskunden dazukommen |
| Einkauf | Bestellung, Wareneingang, Bestellvorschläge (Einkauf im ERP) | Start | Bei Bedarf | Fremdleistungen oder Material bestellt werden |
| Lager | Bestand, Lagerorte, Bewegungen (Lagerverwaltung) | Start | Bei Bedarf | mehrere Lagerorte oder Chargen geführt werden |
| Finanzbuchhaltung | Buchung, offene Posten, Auswertung | Start, wenn im Haus gebucht wird; sonst Übergabe an die Steuerberatung | Wie Handel | Zahlen aus mehreren Programmen zusammengetragen werden |
| Projekte und Zeiten | Stunden einem Projekt zuordnen, abrechnen (Dienstleister) | Bei Bedarf | Start, bei Projektgeschäft | mehrere Projekte parallel laufen |
| Onlineshop und Kasse | Bestand und Preise abgleichen (Kasse und ERP, Onlineshop) | Start, wenn Kanäle bestehen | Bei Bedarf | Bestände in verschiedenen Systemen abweichen |
| CRM | Kontakte, Verkaufschancen, Kommunikation dokumentieren | Später | Später, bei vielen Kontakten | Anfragen und Angebote nicht mehr überschaubar sind |
| Anlagenbuchhaltung | Wirtschaftsgüter und Abschreibung führen | Später | Später | nennenswerte Anlagen vorhanden sind |
| Lohn und Personal | Entgeltabrechnung und Personalverwaltung | Später, oft extern | Später, oft extern | die externe Lösung Aufwand bei der Übergabe bindet |
| Produktion | Planung und Steuerung der Fertigung | Nur bei Eigenfertigung | Nur bei Eigenfertigung | selbst gefertigt oder montiert wird |
| Dokumentenmanagement | Belege und Verträge in einem System ablegen | Später | Später | viele Dokumente im Auftragsprozess entstehen |
Die Studie ordnet Dokumentenmanagement den Zusatzfunktionen zu und beobachtet, dass es branchenübergreifend an Bedeutung gewinnt.
Finanzen und Lohn: eigenes Modul oder angebunden
Beim Finanz- und Lohnmodul besteht die Wahl zwischen einem Modul des Anbieters und einem externen Programm. Die Studie begründet die zweite Variante damit, dass Leistungsumfang und gesetzliche Vorgaben dieser Bereiche sich ändern, und beschreibt, dass bei professioneller Umsetzung die Oberflächen vereinheitlicht sind. Fragen Sie im Angebot, welches Modell gemeint ist und wer bei Änderungen für die Pflege sorgt. Wie die Übergabe in Deutschland an den Steuerberater aussieht, beschreibt ERP und Buchhaltung: Übergabe an DATEV.
So sieht das im Alltag aus
Beispiel (erfunden): Ein Gartenfachhandel mit fünf Beschäftigten hat Artikel in der Kasse, im Shop und in einer Tabelle. Der Betrieb wählt als Start vier Module: Stammdaten, Verkauf, Einkauf und Lager, dazu die Anbindung von Kasse und Shop. Die Buchhaltung bleibt bei der Steuerberatung, die Übergabe läuft per Export. Personal, CRM und Dokumente stehen auf der Liste „später“, jeweils mit dem Anlass aus der letzten Spalte der Tabelle. Der Umfang der ersten Phase bleibt damit begrenzt.
Typische Fehler
- Nach der Zahl der Module vergleichen. Mehr Module bedeuten mehr Pflege, nicht automatisch mehr Nutzen.
- Modulnamen für gleichbedeutend halten. Lassen Sie sich je Modul die Funktionen aus Ihrer Aufgabenliste zeigen.
- Stammdaten nachrangig behandeln. Alle Module greifen darauf zu; zu Anlage und Pflege siehe Artikelnummern.
- Alles in der ersten Phase verlangen. Verschieben Sie Module mit einem schriftlichen Anlass nach hinten.
Nächste Schritte
- Schreiben Sie Ihre Aufgaben in eine Liste und ordnen Sie jede einem Modul der Tabelle zu.
- Markieren Sie je Modul „Start“ oder „später“ und notieren Sie den Anlass.
- Prüfen Sie in jedem Angebot, ob Start-Module enthalten sind und ob Später-Module nachrüstbar sind.
- Gehen Sie weiter zu ERP auswählen in sieben Schritten und zu den ERP-Kosten.