Mehrere Standorte führen: Preise, Sortiment, Berichte zentral
Kurz gesagt
Steuern Sie zentral, was in allen Filialen gleichzeitig gelten muss: Artikelstamm, Preise, Aktionen, Rollen und Auswertungen. Vor Ort bleiben Abläufe am Gerät: Tagesabschluss, Kassensturz, Wechselgeld. Jeder Standort mit fester Geschäftseinrichtung ist eine Betriebstätte (Deutschland § 12 AO, Österreich § 29 BAO). Bei den Kassenpflichten prüfen Sie je Land: Deutschland trifft § 146a AO denjenigen, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt; Österreich knüpft die Registrierkassenpflicht an den Betrieb (§ 131b BAO), nicht automatisch an jede Filiale.
Das Wichtigste
- Zentral: Artikelstamm, Preise, Aktionspreise, Rollen und Rechte, einheitliche Berichte.
- Je Filiale: Tagesabschluss, Kassensturz, Wechselgeld, Beleggeräte und Meldung von Abweichungen.
- Lokale Abweichungen nur als vom zentralen System freigegebenen Preis, nicht durch Neuanlegen eines Artikels.
- Deutschland: Betriebstätte ist jede feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient; Ein- oder Verkaufsstellen sind genannt (§ 12 AO).
- Österreich: Betriebstätte ist jede feste örtliche Anlage oder Einrichtung; Ein- und Verkaufsstellen sind genannt (§ 29 BAO).
- Deutschland: § 146a AO verpflichtet denjenigen, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt; die offene Ladenkasse ist nicht erfasst. Österreich: Registrierkassenpflicht und Umsatzgrenzen gelten je Betrieb (§ 131b BAO).
Zwei Filialen mit demselben Sortiment und unterschiedlichen Preisen an der Kasse zeigen das Grundproblem der Mehrbetriebsführung: Entscheidungen werden doppelt getroffen, und niemand weiß, welche Version gilt. Dieser Artikel ordnet die Aufgaben zwischen Zentrale und Filiale und zeigt, welche Steuerung das Kassensystem übernehmen kann.
Worauf es bei der Aufteilung ankommt
Das Kriterium für die Aufteilung: Muss die Entscheidung überall gleichzeitig gelten, entscheidet die Zentrale. Findet der Vorgang nur am Gerät des Standorts statt, entscheidet die Filiale.
Der Artikelstamm ist das Beispiel, an dem sich alles festmacht. Legt jede Filiale ihre eigenen Artikel an, entstehen aus einer Baguette-Position fünf Varianten mit fünf Nummern. Die Auswertung zeigt dann fünf Zeilen, wo eine reicht, und der Filialvergleich wird erschwert, weil dasselbe Produkt je Filiale unter anderer Nummer und anderer Bezeichnung auftaucht. Ein Vergleich über Warengruppen setzt eine einheitliche Warengruppenzuordnung voraus; tragen die Dubletten unterschiedliche Zuordnungen, bleibt er lückenhaft. Umgekehrt kann die Zentrale den Kassensturz nicht ersetzen: Sie ist nicht am Gerät, wenn die Schublade abends gezählt wird. Den Aufbau des Artikelstamms behandelt der Artikel zu Artikelstammdaten pflegen.
Entscheidungstabelle: zentral oder je Filiale
Die Tabelle ordnet die Bereiche der Kassenführung dem Ort zu, der sie steuert. Sie beschreibt Betriebsempfehlungen, keine gesetzlichen Vorgaben; welche Pflichten je Standort gelten, steht im Abschnitt darunter.
| Bereich | Zentral gesteuert | Je Filiale ausgeführt |
|---|---|---|
| Artikelstamm und Preise | Anlegen, Ändern, Löschen; jeder Artikel hat eine Nummer für alle Standorte | Meldung fehlender oder doppelter Positionen an die Zentrale |
| Aktionspreise | Zeitraum, Rabatthöhe, teilnehmende Filialen | Umsetzung an Kasse und Auszeichnung innerhalb des Zeitraums |
| Rollen und Rechte | Rollenmodelle, Storno- und Rabattgrenzen, Passwortregeln | Zuordnung der Mitarbeitenden zu Rollen, Vertretungsregelung |
| Berichte | Einheitliche Auswertung, Filialvergleich über alle Standorte | Tagesabschluss ausführen, Kommentar zu Abweichungen liefern |
| Kassensturz und Bargeld | Vorgaben: Zeitpunkt, dokumentierte Toleranz, Wechselgeldbestand | Zählen, Differenz dokumentieren, Wechselgeld nachfüllen |
| Belege und Datenhaltung | Beleglayout mit korrekten Stammdaten je Land, Ort der Datenaufbewahrung | Gerät in Betrieb halten, Papier bestücken, Störung melden |
| Wartung und Updates | Freigabe und Zeitpunkt des Rollouts, gleiche Version an allen Kassen | Lokale Umbauzeiten melden, Rollout am Gerät bestätigen, Export nach dem Rollout prüfen |
Zwei Zeilen wirken direkt auf den Bon und auf die Nachvollziehbarkeit. Preise und Aktionszeiten wirken sofort auf den Bon; ein Fehler verteilt sich über alle Standorte, wenn ihn niemand vor der Freigabe an einer Kasse testet. Rollen und Rechte legen fest, wer vor Ort stornieren und Preisnachlässe geben darf; die Grenzen stehen im Rollenmodell, damit die Zentrale steuert, wem welche Beträge zugestanden sind. Für die personelle Nachvollziehbarkeit von Stornos und Rabatten verwenden Sie je Person ein eigenes Kassenkonto mit individueller Bedienerkennung und prüfen Sie mit einem Teststorno, ob das Protokoll die ausführende Person enthält.
Ein Rechenbeispiel: Preisänderung in fünf Filialen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Der Kaffee soll von 2,80 Euro auf 3,10 Euro steigen, ab Montag, in fünf Filialen.
Zentrale Pflege im Artikelstamm: einmal suchen, einmal ändern, Zeitraum setzen, an einer Kasse testen, freigeben. Aufwand: etwa zehn Minuten Arbeit, danach verteilt das System den Preis an alle Standorte.
Nebenpflege in jeder Filiale: jede Filiale sucht die Position in ihrer Kasse und ändert sie selbst. Bei angenommenen acht Minuten je Standort sind das fünfmal acht, also 40 Minuten Tipparbeit, verteilt über fünf Personen. Kommt dazu, dass eine Filiale die Änderung übersieht, berechnet sie weiter 2,80 Euro; die Differenz fällt erst auf, wenn der Filialvergleich die abweichende Preissumme zeigt. Die physische Preisauszeichnung im Regal bleibt in beiden Varianten eine Aufgabe der Filiale.
Was je Standort rechtlich gilt
Für die Besteuerung ist jeder Standort ein eigener Ort. In Deutschland ist eine Betriebstätte nach § 12 Satz 1 AO jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient; die Aufzählung nennt unter anderem Ein- oder Verkaufsstellen (§ 12 Satz 2 Nr. 6 AO). In Österreich ist eine Betriebstätte nach § 29 Abs. 1 BAO jede feste örtliche Anlage oder Einrichtung, die der Ausübung eines Betriebes oder wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes dient; § 29 Abs. 2 lit. b BAO nennt Ein- und Verkaufsstellen. Was die Einstufung für Buchführung und Betriebsprüfung Ihres Unternehmens bedeutet, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Die Kassenpflichten hängen dagegen an dem, der die Kasse einsetzt, nicht am Gerät selbst. In Deutschland trifft § 146a AO denjenigen, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst; wer an mehreren Standorten solche Systeme einsetzt, hat die Pflichten an jedem Standort zu erfüllen, und die offene Ladenkasse ohne elektronische Erfassung ist nicht erfasst. Einzelheiten stehen im Artikel zur Belegausgabepflicht in Deutschland. In Österreich knüpft § 131b BAO die Registrierkassenpflicht an den Betrieb: Die Umsatzgrenzen gelten je Betrieb, nicht je Gerät und nicht automatisch je Filiale; ob eine Filiale erfasst ist, beantwortet die Grenzprüfung des Betriebs, nicht die bloße Existenz einer Filialkasse. Einzelheiten stehen im Artikel zur Registrierkassenpflicht in Österreich mit ihren Grenzen und Ausnahmen. Für Schweizer Standorte prüfen Sie die Führungspflichten aus der Mehrwertsteuer und die Fragen an die Kasse (MWST-Sätze in der Schweiz); den Überblick über die drei Länder liefert der Artikel zum Kassenrecht in DE, AT und CH.
Typische Fehler
- Artikel werden in der Filiale neu angelegt, weil die Zentrale nicht erreichbar ist. Folge: doppelte Positionen, und der Filialvergleich zeigt zwei Zeilen für dasselbe Produkt. Besser: ein Fast-Pfad, mit dem die Filiale eine fehlende Position meldet.
- Jede Filiale pflegt eigene Nebenpreise in der Kasse. Folge: Kassenpreis und zentraler Preis laufen auseinander, und keine der beiden Quellen ist erkennbar die richtige.
- Rollen werden zentral definiert, aber vor Ort bleiben alte Konten mit hohen Rechten bestehen. Folge: ausgeschiedene Mitarbeitende können weiter stornieren.
- Berichte werden erst am Monatsende zusammengesucht. Folge: eine Filiale mit unbeendeten Tagesabschlüssen fehlt im Vergleich, ohne dass es auffällt (Lösung im Artikel zum nachgeholten Tagesabschluss).
- Updates werden je Filiale zu unterschiedlichen Zeitpunkten freigegeben. Risiko: Die Kassen laufen zeitweise auf unterschiedlichen Versionen, und die Exporte können abweichen. Prüfen Sie nach jedem Rollout an allen Standorten, dass die Exporte weiterhin gleich aufgebaut sind.
So gehen Sie vor
- Bestandsaufnahme: Prüfen Sie in jeder Filiale, ob Artikel doppelt angelegt sind und welche Konten hohe Rechte haben.
- Rollen festlegen: Definieren Sie in der Zentrale, wer Preise ändern, stornieren und Rabatte geben darf, und tragen Sie die Grenzen in das Rollenmodell der Kasse ein.
- Lokalpreise regeln: Entscheiden Sie, ob es abweichende Preise je Standort gibt, und richten Sie dafür eine zentrale Freigabe ein.
- Tagesroutine festlegen: Legen Sie fest, dass jede Filiale den Tagesabschluss an jedem Verkaufstag ausführt, und prüfen Sie die Vollständigkeit zentral in einer wöchentlichen Auswertung.
- Berichtssatz festlegen: Wählen Sie fünf Auswertungen aus, die für alle Standorte gleich laufen, zum Beispiel Umsatz je Öffnungsstunde und Differenzsummen aus dem Kassensturz.
- Änderungstest vereinbaren: Testen Sie jede zentrale Änderung an einer Kasse einer Filiale, bevor sie an allen Standorten wirksam wird. Prüfen Sie nach jedem Rollout, dass die Exporte der Kassen an allen Standorten weiterhin kompatibel und gleich aufgebaut sind.