Jahresabschluss im Kleinbetrieb: Welche Kassenunterlagen nötig sind

Die Kasse liefert die Tageswerte, aus denen am Jahresende die Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz wird. Welche Unterlagen dafür in Ihrem Betrieb aufbewahrungspflichtig sind, hängt vor allem davon ab, ob Sie nur die EÜR abgeben oder buchführungspflichtig sind. Die folgenden Abschnitte ordnen jeder Unterlagenart die Abschlussart, die Frist und die Rechtsgrundlage zu.

Wer die EÜR rechnet und wer bilanzieren muss

Nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG darf den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, wer weder gesetzlich zur Buchführung und zu Abschlüssen verpflichtet ist noch freiwillig Bücher führt. Eine solche Pflicht kann aus dem Handelsrecht kommen: § 238 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann zur Buchführung, § 242 Abs. 1 und 2 HGB verlangen Eröffnungsbilanz, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Einzelkaufleute sind davon befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen zweier aufeinander folgender Geschäftsjahre nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen; § 242 Abs. 4 HGB nimmt sie auch von der Bilanzpflicht aus (§ 241a HGB).

Steuerlich zieht § 140 AO die handelsrechtliche Pflicht nach, und § 141 Abs. 1 AO begründet eine eigene: Gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte müssen für den einzelnen Betrieb Bücher führen und jährliche Bestandsaufnahmen machen, wenn die Finanzbehörde mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr, mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft im Kalenderjahr festgestellt hat. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts (§ 141 Abs. 2 AO). Für eine GmbH, UG oder OHG greift § 241a HGB nicht; als Handelsgesellschaft führt sie Bücher und stellt einen Jahresabschluss auf. Wie die Bestandsaufnahme abläuft, steht im Artikel Inventurpflicht in Deutschland.

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Imbiss wird als Einzelunternehmen geführt, erzielt 240.000 Euro Jahresumsatz und 45.000 Euro Gewinn, das Finanzamt hat keine Buchführungspflicht festgestellt, und der Inhaber führt freiwillig keine Bücher. Dann rechnet er die EÜR und bewahrt Kassenaufzeichnungen, Bons und Rechnungen auf; ein Inventar führt er nicht. Führt dieselbe Person den Imbiss über eine GmbH, ist diese als Handelsgesellschaft buchführungspflichtig: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und der Kassenbestand zum Abschlussstichtag kommen hinzu.

Welche Kassenunterlagen zu welchem Abschluss gehören

Die Tabelle nennt je Unterlagenart, ob sie bei der EÜR und bei einem Jahresabschluss anfällt und wie lange sie aufzubewahren ist. Die Angaben gelten für Deutschland; “Jahresabschluss” steht für den Fall, dass Ihr Betrieb buchführungspflichtig ist.

Kassenunterlage	EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG	Jahresabschluss	Aufbewahrung	Grundlage
Kassenaufzeichnungen: Tagesabschlüsse, Kasseneinzeldaten, Protokolldaten	nötig	nötig	10 Jahre	§ 146 Abs. 1, § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO
Buchungsbelege: Kassenbons, Quittungen, Kartenbelege, Eigenbelege	nötig	nötig	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO
Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben je Geschäftstag	nötig	nötig	10 Jahre	§ 146 Abs. 1 Satz 2, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Verzeichnis der Anlagegüter (Kasse, Kartenterminal, Kassenwaage)	nötig	im Anlageverzeichnis der Buchhaltung	10 Jahre	§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Inventar und Eröffnungsbilanz	nicht nötig	nötig	10 Jahre	§ 240, § 242 Abs. 1 HGB; § 141 Abs. 1 AO
Jahresabschluss: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung	nicht nötig	nötig	10 Jahre; eine Wiedergabe auf Datenträger genügt nach § 147 Abs. 2 AO nicht	§ 242 Abs. 3 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 AO
Verfahrensdokumentation und Organisationsunterlagen des Kassensystems	nötig bei DV-gestützter Kassenführung	nötig bei DV-gestützter Kassenführung	solange die zugehörigen Unterlagen aufzubewahren sind	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; GoBD Rz. 151 und 154

Die Aufzeichnungen aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO gehören zu den Grundaufzeichnungen und damit zu den zehnjährigen Unterlagen; für manuelle Aufzeichnungen einer offenen Ladenkasse gilt dasselbe. Der einzelne Kassenbon ist dagegen Buchungsbeleg mit achtjähriger Frist.

Wie lange Unterlagen bleiben und wann die Frist beginnt

§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO staffelt die Fristen: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen. § 257 Abs. 4 HGB bestimmt für Kaufleute dieselben Fristen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO).

Unterlage aus dem Geschäftsjahr 2026	Frist	Fristbeginn	Aufbewahrung bis
Kassenaufzeichnungen und Tagesabschlüsse	10 Jahre	31. Dezember 2026	31. Dezember 2036
Kassenbon als Buchungsbeleg	8 Jahre	31. Dezember 2026	31. Dezember 2034
Sonstige Unterlage, die für die Besteuerung von Bedeutung ist und kein Buchungsbeleg ist	6 Jahre	31. Dezember 2026	31. Dezember 2032
Empfangener Lieferschein, der kein Buchungsbeleg ist	keine feste Sechsjahresfrist; sie endet mit dem Erhalt der Rechnung	–	Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO)

Zwei Einschränkungen sind wichtig: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft; die verlängerten Fristen nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO zählen dafür nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Nach einem Systemwechsel genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres der Z3-Zugriff, wenn noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO); die Daten müssen gleichwertig übernommen sein (GoBD Rz. 142 und 144).

Was die GoBD von einem Kleinbetrieb verlangt

Die GoBD sind die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 in der Fassung vom 14. Juli 2025 und damit eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz. Für kleine Betriebe hält Rz. 15 Satz 3 eine Erleichterung bereit: Übersteigt der Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG von 25.000 Euro nicht und wird der Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist die Erfüllung der GoBD-Anforderungen auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO; GoBD Rz. 48); unbare Geschäftsvorfälle dürfen nach GoBD Rz. 47 innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Diese zehn Tage sind eine Unbedenklichkeitsgrenze der Verwaltung, keine gesetzliche Frist, und für Bargeld gelten sie nicht. Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung greift die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO; GoBD Rz. 39). Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO nutzt, zeichnet dagegen jeden Geschäftsvorfall einzeln auf, auch ohne Pflicht zum Schutz des Systems durch eine technische Sicherheitseinrichtung. Bar und unbar dürfen im Kassenbuch nur kurzzeitig gemeinsam erfasst werden, wenn die unbaren Umsätze kenntlich gemacht und alsbald aus- oder umgetragen werden und die Kassensturzfähigkeit erhalten bleibt (GoBD Rz. 55).

Was der Datenzugriff verlangt

Aufzeichnungen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden, muss die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung einsehen (Z1), nach ihren Vorgaben maschinell auswerten lassen (Z2) oder in einem maschinell auswertbaren Format erhalten (Z3) können (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Bei einer Kassen-Nachschau kann der Amtsträger nach § 146b Abs. 2 AO Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen verlangen und, wenn sie elektronisch vorliegen, deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle. Diese ist in § 4 KassenSichV beschrieben. Für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne des § 1 Abs. 1 KassenSichV ist die Kassendatenbeschreibung die DSFinV-K des Bundeszentralamts für Steuern in der Version 2.4, wobei die Version 2.3 ausreicht; für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gilt die eigene Beschreibung DSFinV-TW.

Kassendaten müssen deshalb nicht nur gespeichert, sondern auch ausspielbar bleiben. Werden die elektronischen Daten nicht nach Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereitgestellt, sind Buchführung und Aufzeichnungen nach § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO nicht der Besteuerung zugrunde zu legen. Innerhalb der Europäischen Union darf ein Betrieb seine elektronische Buchführung nach § 146 Abs. 2a AO ohne Bewilligung führen und aufbewahren, sofern der Datenzugriff nach § 146b Abs. 2 Satz 2 AO, § 147 Abs. 6 AO und § 27b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG in vollem Umfang möglich bleibt; in einen Drittstaat darf er sie nur mit Bewilligung nach § 146 Abs. 2b AO verlagern.

Kommt ein Betrieb der Aufforderung zur Rückverlagerung oder der Pflicht zur Einräumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 AO nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert, kann die Finanzbehörde ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festsetzen (§ 146 Abs. 2c AO).

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen

Fehlt eine Kassenaufzeichnung oder ein Buchungsbeleg, fällt das zuerst auf die Beweiskraft zurück. Nach § 158 Abs. 1 AO ist eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zugrunde zu legen; Absatz 2 Nr. 1 nimmt das zurück, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Kann der Betrieb Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen, hat die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen (§ 162 Abs. 1 und 2 AO). Daneben kommt eine Geldbuße in Betracht: Wer nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig aufzeichnet oder eine Unterlage nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen, handelt nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 oder Nr. 7 AO ordnungswidrig, wenn er vorsätzlich oder leichtfertig handelt; § 379 Abs. 6 AO sieht bis zu 25.000 Euro vor, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet wird, der bei leichtfertiger Steuerverkürzung bis zu 50.000 Euro zulässt.

Typische Fehler

• Nur die Tagesabschlüsse behalten, die Kasseneinzeldaten löschen: Die Finanzbehörde kann verlangen, dass der Datenzugriff auf die tatsächlich aufgezeichneten Daten nachträglich möglich ist (GoBD Rz. 161).
• Kassendaten nach einem Systemwechsel nur als PDF archivieren: Die Umwandlung elektronischer Grundaufzeichnungen in ein PDF ist nach GoBD Rz. 129 unzulässig; ohne gleichwertige Übernahme bleibt das Altsystem aufbewahrungspflichtig (GoBD Rz. 142 bis 144).
• Den Jahresabschluss nur einscannen: § 147 Abs. 2 AO lässt die Wiedergabe auf einem Bildträger für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz nicht zu.
• Belege ungeordnet sammeln: Die Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden (GoBD Rz. 117). Für gescannte Papierbelege gelten zusätzliche Anforderungen (Belege digitalisieren).

So gehen Sie vor

1. Klären Sie, welche Abschlussart gilt und ob eine Buchführungspflicht aus § 140 oder § 141 AO besteht.
2. Legen Sie die Kassenunterlagen getrennt ab: Aufzeichnungen und Tagesabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre.
3. Führen Sie das Verzeichnis der Anlagegüter mit Anschaffungsdatum für Kasse, Terminal und Waage (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG).
4. Prüfen Sie vor jedem Systemwechsel die gleichwertige Übernahme aller Daten und dokumentieren Sie sie (GoBD Rz. 142 bis 144).
5. Testen Sie bei einem elektronischen Kassensystem oder einer Registrierkasse jährlich die Ausspielung der Kassendaten im Format der DSFinV-K (Empfehlung).
6. Fassen Sie am Jahresende die Tagesabschlüsse zu Monats- und Jahreswerten zusammen; wie daraus die Anlage EÜR wird, steht in EÜR mit Kassendaten. Aufzeichnungen der offenen Ladenkasse und Kassenbericht behandeln Kassenbuch in Deutschland und Kassenbericht erstellen.