RKSV-Startbeleg erstellen und prüfen
Kurz gesagt
In Österreich ist der Startbeleg der erste signierte Barumsatz mit Betrag null einer Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung (§ 6 Abs. 1 RKSV). Die Registrierung in FinanzOnline muss binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme erfolgen; unmittelbar nach der Registrierung ist der Startbeleg zu prüfen, auszudrucken und aufzubewahren.
Das Wichtigste
- Österreich: Der Startbeleg ist der erste Barumsatz mit Betrag null im Datenerfassungsprotokoll; als Verkettungswert dient die Kassenidentifikationsnummer (§ 6 Abs. 1 RKSV, Anlage Z 4).
- Wird die Sicherheitseinrichtung nach dem 31. März 2017 in Betrieb genommen, muss die Registrierung in FinanzOnline spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme erfolgen (§ 6 Abs. 3 RKSV).
- Geprüft werden die Signatur und die Verschlüsselung des Umsatzzählers; das Prüfergebnis ist zu protokollieren und mit dem Startbeleg nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 6 Abs. 4 RKSV).
- Besteht der Startbeleg die Prüfung nicht, ist die Kasse unmittelbar als Kasse mit ausgefallener Signaturerstellungseinheit zu behandeln (§ 6 Abs. 4 RKSV).
Was der Startbeleg ist
Der Startbeleg ist der erste Beleg, der unter einer Kassenidentifikationsnummer erstellt wird und die lückenlose Verkettung aller danach erzeugten Belege sicherstellt (§ 3 Z 26 RKSV). Technisch ist er ein Barumsatz mit Betrag null, den die Kasse signiert und als ersten Eintrag im Datenerfassungsprotokoll ablegt (§ 6 Abs. 1 RKSV). Er gilt für Registrierkassen mit Sicherheitseinrichtung nach § 131b BAO. In geschlossenen Gesamtsystemen (mehr als 30 Kassen, mit Feststellungsbescheid) gilt die RKSV mit Ausnahmen; dort ist keine Signaturerstellungseinheit nötig, und einer Kassenidentifikationsnummer dürfen mehrere Kassen mit gemeinsamem Datenerfassungsprotokoll zugeordnet werden (§ 20 Abs. 2 RKSV).
Die Frist steht in § 6 Abs. 3 RKSV: Wird die Sicherheitseinrichtung nach dem 31. März 2017 in Betrieb genommen, muss die Registrierung spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme erfolgen. Unmittelbar nach der Registrierung ist der Startbeleg zu prüfen (§ 6 Abs. 4 RKSV). Der BMF-Erlass verlangt außerdem, dass Start-, Jahres- und Schlussbelege ausgedruckt und aufbewahrt werden (Abschnitt 4.5.7).
Das halten Sie bereit
| Was | Woher | Grundlage |
|---|---|---|
| Registrierte oder zu registrierende Signaturerstellungseinheit (Seriennummer des Zertifikats) | Vertrauensdiensteanbieter | § 15, § 16 Abs. 1 RKSV |
| Kassenidentifikationsnummer, im Unternehmen eindeutig | frei wählbar, zugeordnet pro Kasse | § 5 Abs. 4 RKSV |
| AES-256-Schlüssel der Kasse | nach dem Handbuch vorzugsweise elektronisch vom Kassenhersteller | § 5 Abs. 3, § 16 Abs. 1 RKSV; Handbuch 3.3.1 |
| FinanzOnline-Zugang (Unternehmer oder Parteienvertreter) | Finanzamt, FinanzOnline-Zugang | Handbuch 1.2 |
| Drucker für den Ausdruck des Startbelegs | Kasse | Erlass 4.5.7 |
So gehen Sie vor
- Initialisieren Sie die Kasse. Das heißt: ein leeres Datenerfassungsprotokoll, ein Umsatzzähler mit Stand 0 und ein AES-Schlüssel sind eingerichtet, die Kassenidentifikationsnummer ist zugeordnet und die Schnittstelle zu einer funktionsfähigen Signaturerstellungseinheit steht (Erlass 3.5.2).
- Erzeugen Sie den Startbeleg. Entweder erfassen Sie einen Geschäftsvorfall mit Betrag 0, oder die Kasse hat eine eigene Funktion dafür (Erlass 3.5.3.1). Im Startbeleg ist die Kassenidentifikationsnummer der Verkettungswert, und der Zählerstand 0 wird mit dem AES-Schlüssel verschlüsselt. Der Erlass empfiehlt, Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege in der Artikelbezeichnung als solche oder als Nullbelege zu kennzeichnen (Abschnitt 4.5.7).
- Drucken Sie den Startbeleg aus und bewahren Sie ihn nach § 132 BAO auf; für Start-, Jahres- und Schlussbelege besteht eine Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht (Erlass 4.5.7). Unabhängig davon werden die Belegdaten für die Prüfung aufbereitet, als Ausdruck oder durch elektronische Übermittlung (Erlass 3.5.3.1).
- Registrieren Sie Signaturerstellungseinheit und Kasse in FinanzOnline, spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme. Die Schritte beschreibt Registrierkasse und Signatureinheit in FinanzOnline anmelden. Das Handbuch nennt die Registrierung vor dem Startbeleg, der Erlass lässt zu, ihn zuerst zu erzeugen, solange Registrierung und Prüfung in der Frist liegen (Erlass 3.5.1, 3.5.3.1).
- Prüfen Sie den Startbeleg. Die Prüfung stellt zwei Dinge fest: ob sich die Signatur im maschinenlesbaren Code mit den lesbaren Daten und dem bei der Registrierung hinterlegten Zertifikat nachvollziehen lässt, und ob sich der verschlüsselte Umsatzzähler mit dem hinterlegten AES-Schlüssel auf den Anfangswert zurückführen lässt (Erlass 3.5.3.2).
- Halten Sie das Ergebnis fest. § 6 Abs. 4 RKSV verlangt, das Prüfergebnis zu protokollieren und mit dem Startbeleg aufzubewahren. Nach dem Erlass bedarf es bei fehlerfreiem Prüfergebnis keiner zusätzlichen Dokumentation der Prüfung (3.5.3.2); das Ergebnis steht in FinanzOnline bei der Registrierkasse.
Wie die Prüfung abläuft
Der Weg hängt von der Kassensoftware ab (Handbuch 1.3):
| Kassensoftware | Prüfweg | Hinweise |
|---|---|---|
| kann XML-Dateien erstellen und hat Internetzugang | Webservice, vollautomatisch aus der Kasse | kein Belegcheck mit der App nötig; das Ergebnis geht online an die Kasse zurück (Handbuch 1.3.1) |
| kann XML-Dateien erstellen | Datei-Upload in FinanzOnline (Eingaben, Übermittlung, Registrierkasse) | kein Belegcheck nötig; das Protokoll kommt in die Nachrichten (Handbuch 1.3.2, 2.3) |
| kann keine XML-Dateien erstellen | Dialogverfahren in FinanzOnline und Belegprüfung mit der App BMF Belegcheck | Authentifizierungscode in FinanzOnline anfordern (Handbuch 1.3.3, 3.4.1) |
Den Authentifizierungscode für die App können Sie nach erfolgreicher Registrierung einer Registrierkasse in FinanzOnline anfordern (Erlass 3.3.3.4); pro Unternehmen sind höchstens 50 Codes möglich (Handbuch 3.4.1.3). Das Handbuch hat den Stand 7. Jänner 2021; die Bezeichnungen der Menüs können sich geändert haben.
Wenn die Prüfung fehlschlägt
§ 6 Abs. 4 RKSV: Entspricht die Signatur oder die Verschlüsselung des Zählers nicht § 9 RKSV, ist die Kasse unmittelbar als Kasse mit ausgefallener Signaturerstellungseinheit zu behandeln. Der Erlass (Abschnitt 3.5.3.3) unterscheidet nach der Ursache:
| Ursache | Was der Erlass verlangt |
|---|---|
| fehlerhafte Registrierungsdaten in FinanzOnline | Daten richtigstellen und den erstellten Startbeleg neu prüfen. Solange der Startbeleg nicht geprüft und fehlerfrei ist, lassen sich Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel noch ändern (Handbuch 3.3.3) |
| Beschädigung oder Verlust von Daten im Datenerfassungsprotokoll oder Umsatzzähler, oder Änderungen an der Sicherheitseinrichtung bzw. ein neues Zertifikat nötig | Kasse und Signaturerstellungseinheit außer Betrieb nehmen, das Datenerfassungsprotokoll sichern, die Außerbetriebnahme über FinanzOnline melden, neu in Betrieb nehmen und neu registrieren; Testeingaben als Trainingsbuchungen kennzeichnen |
| Ursache noch unklar | Ursache so rasch wie möglich klären; der Betrieb kann fortgesetzt werden, auf dem Beleg muss aber „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ stehen. Dazu wird die Kasse bis zur Behebung von der Signaturerstellungseinheit getrennt |
Fehlerursache und Vorgehen sind nach § 132 BAO zu dokumentieren. Bei der Neuinitialisierung darf die bisherige oder eine neue Kassenidentifikationsnummer verwendet werden.
Checkliste
- Die Kasse ist initialisiert: leeres Protokoll, Zähler 0, Schlüssel, Kassenidentifikationsnummer.
- Der Startbeleg mit Betrag null ist erzeugt, ausgedruckt und aufbewahrt.
- Signaturerstellungseinheit und Kasse sind innerhalb einer Woche nach Inbetriebnahme in FinanzOnline registriert.
- Der Startbeleg ist unmittelbar nach der Registrierung geprüft; das Ergebnis liegt vor (bei Fehlern protokolliert).
- Bei einem Fehler: Kasse als ausgefallen behandeln, Ursache klären, dokumentieren.
Die späteren Pflichten rund um den Umsatzzähler beschreibt Monatsbeleg und Jahresbeleg.