Rechnungsnummer vergeben: Lückenlos, einmalig, fortlaufend

Rechnungsnummern haben zwei Adressen: den Empfänger, der mit der Rechnung die darin gesondert ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abzieht, und die Prüfung, die jede Rechnung einem Geschäftsvorfall zuordnet. Deutschland und Österreich verlangen die Nummer ausdrücklich, die Schweiz nicht. Eine doppelte Nummer lässt sich heilen, wenn dokumentiert bleibt, welche Rechnung gilt.

Was Deutschland und Österreich verlangen

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die der Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (Rechnungsnummer). Österreich verlangt in § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994 dasselbe. Das Unternehmensserviceportal (USP) des österreichischen Finanzministeriums führt die fortlaufende Rechnungsnummer in der Liste der Rechnungsmerkmale.

Verlangt ist ein Ergebnis, nicht eine Form: Jede Rechnung ist über ihre Nummer zu finden, und keine Nummer trägt zwei Rechnungen. Zur Nummer gehört das Ausstellungsdatum (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG; § 11 Abs. 1 Z 3 lit. g UStG 1994). In Deutschland muss sich eine Berichtigung spezifisch und eindeutig auf die Rechnung beziehen (§ 31 Abs. 5 UStDV); die Kombination aus Nummer und Datum ist dafür eine redaktionelle Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.

Wann eine Rechnungsnummer nötig ist und wann nicht

Nicht jedes Dokument braucht eine Nummer. Die Ausnahmen hängen in Deutschland und Österreich an der Rechnungsart oder am Betrag; in der Schweiz fehlt die Nummer in der Liste der Pflichtangaben ohnehin.

Dokument	Rechnungsnummer verlangt	Grundlage
Reguläre Rechnung in Deutschland	ja, fortlaufend und einmalig	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG
Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag in Deutschland	nein, vier Angaben genügen	§ 33 Satz 1 UStDV; die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV)
Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG in Deutschland	nein, fünf Angaben genügen; bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger zusätzlich der Hinweis „Gutschrift“	§ 34a Satz 1 UStDV
Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO in Deutschland	keine Rechnungsnummer, aber eine Transaktionsnummer	§ 6 Satz 1 Nr. 4 KassenSichV
Fahrausweis für die Personenbeförderung in Deutschland	nein, die Angaben nach § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV genügen; eine Rechnungsnummer gehört nicht dazu. Bei grenzüberschreitender Beförderung im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr gilt der Fahrausweis nur mit einer Bescheinigung über den inländischen Preisanteil und den dort anzuwendenden Steuersatz als Rechnung	§ 34 Abs. 1 und 2 UStDV
Vollständige Rechnung in Österreich	ja, fortlaufend und einmalig	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994
Rechnung bis 400 Euro Gesamtbetrag (brutto) oder von einem Unternehmer mit Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 in Österreich	nein, die laufende Nummer darf entfallen	§ 11 Abs. 6 UStG 1994; Ausnahmen siehe Text unter der Tabelle
Fahrausweis für die Personenbeförderung in Österreich	nein, neben dem Ausstellungsdatum genügen Name und Anschrift des Unternehmers, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Bei grenzüberschreitender Beförderung im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr gilt er nur mit einer Bescheinigung über den auf die inländische Strecke entfallenden Anteil des Beförderungspreises und den dafür maßgebenden Steuersatz als Rechnung	§ 11 Abs. 9 und 10 UStG 1994
Rechnung in der Schweiz	keine Nummer vorgeschrieben; Beteiligte und Leistung müssen eindeutig identifizierbar sein	Art. 26 Abs. 2 MWSTG

Fünf Ergänzungen gehören zur Tabelle. Die 400-Euro-Erleichterung in Österreich gilt nicht für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Umsätze mit Rechnungspflicht nach § 11 Abs. 1 UStG 1994, nicht für Einfuhr-Versandhandelsumsätze nach § 11 Abs. 1 Z 2a und nicht in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c, wenn sich die Rechnungsausstellung nach den österreichischen Vorschriften richtet; das USP nennt den Versandhandel ausdrücklich. Beim Fahrausweis verlangen § 34 Abs. 2 UStDV und § 11 Abs. 10 UStG 1994 für die grenzüberschreitende Beförderung im Personenverkehr und für den internationalen Eisenbahn-Personenverkehr zusätzlich eine Bescheinigung des Beförderungsunternehmers oder seines Beauftragten darüber, welcher Anteil des Beförderungspreises auf die inländische Strecke entfällt, samt dem dafür maßgebenden Steuersatz; ohne diese Bescheinigung gilt der Fahrausweis nicht als Rechnung. Ein Beleg nach § 6 KassenSichV ist nicht automatisch eine Rechnung: Schuldet der Aussteller nach § 14 Abs. 2 UStG eine Rechnung, muss sie grundsätzlich die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG tragen, die Rechnungsnummer eingeschlossen; die Erleichterungen des § 33 UStDV (bis 250 Euro Gesamtbetrag, ausgenommen Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG) und des § 34a UStDV (Kleinunternehmer nach § 19 UStG) bleiben unberührt. Die offene Ladenkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV; § 6 KassenSichV gilt für sie nicht. In der Schweiz sind die Elemente des Art. 26 Abs. 2 MWSTG nach dem Wortlaut „in der Regel“ aufzuführen; verlangt bleibt die eindeutige Identifizierung.

Die übrigen Pflichtangaben stehen unter Pflichtangaben in Deutschland, Pflichtangaben in Österreich und Pflichtangaben in der Schweiz.

Zahlenreihen planen

Das Gesetz erlaubt mehrere Zahlenreihen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG; § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994). Daraus folgt eine Planungsregel: Die vollständige Nummer muss im ganzen Betrieb einmalig sein. Geben Sie jeder Reihe ein eigenes Präfix, damit zwei Reihen nicht dieselbe Nummer erzeugen. Eine einmal verwendete Nummer vergeben Sie nicht erneut, auch nicht nach einem Storno (redaktionelle Empfehlung).

Ob eine Zahlenreihe lückenlos sein muss, regelt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG nicht. Der Wortlaut verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer; ob zwischen zwei Nummern ein Wert fehlen darf, sagt er nicht. Für die Prüfung nach § 145 Abs. 1 AO zählt, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Bleibt eine Nummer ungenutzt, notieren Sie den Grund (redaktionelle Empfehlung).

Die Beispielrechnung verwendet erfundene Nummern und zeigt, wie Präfixe die Nummer eindeutig halten.

Reihe	Nummernkreis	Beispielnummer
Hauptkasse im Laden	L26-0001 bis L26-9999	L26-0147
Theke	T26-0001 bis T26-9999	T26-0032
Webshop	W26-0001 bis W26-9999	W26-0511

Das Präfix trennt die Reihen, die Jahreszahl macht den Jahreswechsel sichtbar. Wird eine Rechnung storniert, behält sie ihre Nummer; die neue Rechnung bekommt die nächste freie Nummer der Reihe.

Doppelte Rechnungsnummer: Schritt für Schritt

Die Reihenfolge ist eine redaktionelle Empfehlung; die genannten Vorschriften sagen, was rechtlich gilt.

1. Beide Rechnungen zur Nummer finden. Gleichen Sie die Ausgangsrechnungen ab und halten Sie fest, welche Rechnung die Nummer zuerst trug. Diese Zuordnung behalten Sie bei.
2. Ausgabe sperren. Kennzeichnen Sie die zweite Rechnung im System als zu korrigieren, damit keine weitere Ausfertigung entsteht.
3. In Deutschland berichtigen. § 31 Abs. 5 UStDV lässt die Berichtigung zu, wenn eine Angabe unzutreffend ist. Es genügt ein Dokument, das nur die richtige Nummer enthält und spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist; für Form und Inhalt gilt § 14 UStG. Die Berichtigung ist kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und § 233a Abs. 2a AO (§ 14 Abs. 4 UStG, letzter Satz). Alternativ stornieren Sie die Rechnung und stellen sie neu aus; das beschreibt Rechnung korrigieren oder stornieren.
4. In Österreich berichtigte Rechnung ausstellen. § 11 Abs. 12 UStG 1994 betrifft den zu hoch oder unberechtigt ausgewiesenen Steuerbetrag, nicht die Rechnungsnummer. Die neue Rechnung muss die Merkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994 erfüllen; ein Verweis auf die ursprüngliche Rechnung ist eine redaktionelle Empfehlung, weil § 11 UStG 1994 für Nummernkorrekturen keinen solchen Verweis verlangt. Nach dem USP berechtigt nur eine ordnungsgemäße Rechnung den Empfänger zum Vorsteuerabzug der in der Rechnung gesondert ausgewiesenen Steuer (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994); beim Reverse Charge und beim innergemeinschaftlichen Erwerb ist der Vorsteuerabzug nach derselben Seite auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich (§ 12 Abs. 1 Z 2 und Z 3 UStG 1994).
5. Empfänger informieren und Nachweis sichern. In Deutschland setzt der Vorsteuerabzug der vom leistenden Unternehmer in Rechnung gestellten Steuer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); für die Einfuhrumsatzsteuer, den innergemeinschaftlichen Erwerb und die Steuer für Leistungen nach § 13b Abs. 1 und 2 gelten die Nummern 2 bis 4 des § 15 Abs. 1 UStG und verlangen keine Rechnung. In der Schweiz empfiehlt die ESTV, bei unklarer Beweislage vor der Bezahlung eine korrekte Rechnung zu verlangen (MWST-Info 09, Ziff. 1.6).
6. Ursache abstellen und dokumentieren. Prüfen Sie, ob zwei Geräte ohne Abgleich unabhängig aus derselben Reihe ziehen, ob Nummern von Hand eingetragen werden oder ob ein Systemrücksprung den Zähler zurückgesetzt hat. Notieren Sie, welche Nummer doppelt war, welche Rechnung berichtigt wurde und wann; diese Nachvollziehbarkeit verlangt § 145 Abs. 1 AO.

Typische Fehler

• Zwei Kassen, ein Nummernkreis ohne Abgleich. Arbeiten zwei Geräte unabhängig und unkoordiniert im selben Nummernkreis, kann die zweite Kasse eine Nummer erzeugen, die die erste schon vergeben hat. Abhilfe: eigenes Präfix je Gerät.
• Nummer von Hand nachgetragen. Bei einer Nachdruck- oder Korrekturrechnung wird die Nummer handschriftlich gesetzt, statt sie aus dem System zu ziehen.
• Storno verbraucht die Nummer nicht. Die neue Rechnung trägt dieselbe Nummer wie die stornierte; damit tragen zwei Dokumente eine Nummer.
• Jahreswechsel ohne Reihenkennzeichen. Startet die Reihe jedes Jahr wieder bei 0001, ohne dass die Jahreszahl in der Nummer steht, ist die Nummer über die Jahre nicht eindeutig.
• Kassenbon als Rechnung behandelt. Ein Beleg mit Transaktionsnummer erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG nicht ohne Weiteres.

Prüfliste für Ihren Nummernkreis

• Ihre Rechnungen sind über die Nummer eindeutig zuzuordnen: Pflicht in Deutschland und Österreich, redaktionelle Empfehlung in der Schweiz.
• Die Nummer entsteht im Kassensystem oder in der Warenwirtschaft, nicht per Hand (redaktionelle Empfehlung).
• Jede Reihe hat ein eigenes Präfix; das Jahr steckt in der Nummer oder im Präfix.
• Nach einem Storno wird die alte Nummer nicht wiederverwendet.
• Eine doppelt vergebene Nummer ist im System gesperrt, bis die Korrektur ausgeliefert ist.
• Zu jeder Lücke in der Reihe und zu jeder Nummernkorrektur gibt es eine kurze Notiz.