Kassenbon gestalten: Logo und Texte, Pflichtangaben bleiben

In der Bonvorlage der Kassensoftware ändern sich Kopfzeile, Fußzeile, Schriftgröße und Druckbild ohne Eingriff in die Buchung. Die Grenze bilden die Belegangaben, die jedes Land vorschreibt. Diese Anleitung zeigt, welche Angaben stehen bleiben müssen, was Sie ergänzen dürfen und wie Sie die Vorlage für Ihre Papierbreite einrichten.

Was Sie vorab brauchen

• Zugang zur Bonvorlage oder zum Drucklayout Ihrer Kassensoftware.
• Das Datenblatt Ihres Bondruckers mit der druckbaren Breite.
• Eine Rolle Papier für Testbonds.
• Einen Testumsatz je Land, in dem Sie Belege ausstellen.

Die Regeln unterscheiden sich je Land. In Deutschland gelten sie für das elektronische Aufzeichnungssystem nach § 146a AO; die offene Ladenkasse ist nicht erfasst. In Österreich trifft die Belegerteilungspflicht den Unternehmer für empfangene Barzahlungen, wozu § 132a Abs. 1 BAO auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen zählt. In der Schweiz regelt das Mehrwertsteuergesetz den Beleg nur im Rechnungsfall; Rechnung ist dabei jedes Dokument, das über das Entgelt abrechnet (Art. 3 lit. k MWSTG).

Was auf dem Bon in keinem Fall fehlen darf

Deutschland

§ 6 Satz 1 KassenSichV verlangt für Belege elektronischer Aufzeichnungssysteme nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV sieben Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum der Belegausstellung mit Vorgangsbeginn und -ende, Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt mit Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz oder Befreiungshinweis, Seriennummern von System und zertifizierter TSE sowie Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler. Die Details listet Pflichtangaben auf dem Kassenbon in Deutschland.

Die Formulierung “muss mindestens enthalten” lässt Zusätzliches zu. Nach § 6 Satz 2 KassenSichV genügt es, wenn die Angaben ohne maschinelle Hilfe lesbar sind, aus einem QR-Code auslesbar sind oder in einer elektronischen Rechnung stehen; der QR-Code muss der DSFinV entsprechen (§ 6 Satz 3 KassenSichV).

Österreich

§ 132a Abs. 3 BAO nennt fünf Angaben: eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmers, eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer, der Tag der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung beziehungsweise Art und Umfang der Leistung und der Betrag der Barzahlung, der auch rechnerisch ermittelbar sein darf. Nach § 132a Abs. 4 BAO dürfen Bezeichnung und Leistungsangabe als Symbole oder Schlüsselzahlen erscheinen, solange sie sich eindeutig bestimmen lassen. Betreibt der Betrieb eine erfasste Registrierkasse, weist der Beleg zusätzlich die Daten nach § 11 Abs. 1 RKSV aus: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen und den Inhalt des maschinenlesbaren Codes. Lässt sich der Code als QR-Code am Beleg aufdrucken, erscheint er so; andernfalls genügen ein als Barcode oder OCR bereitgehaltener Link oder die Codierung nach Z 14 der Anlage (§ 11 Abs. 2 RKSV); Details: Pflichtangaben auf dem Beleg in Österreich.

Schweiz

Für das Aussehen des Kassenzettels enthält Art. 26 Abs. 3 MWSTG über die Rechnungsangaben hinaus keine Vorgaben. Rechnung ist nach Art. 3 lit. k MWSTG jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird; auch ein ohne Anfrage ausgegebener Kassenzettel kann daher Rechnung sein. Das Verlangen der Kundschaft löst nach Art. 26 Abs. 1 MWSTG die Pflicht aus, eine Rechnung mit den Angaben nach Abs. 2 auszustellen. Beim Kassenzettel aus einer automatisierten Kasse bleibt die Angabe des Leistungsempfängers entbehrlich, solange das ausgewiesene Entgelt den vom Bundesrat festgesetzten Betrag nicht übersteigt.

Wenn der Bon als Rechnung dient

Verlangt die Kundschaft eine Rechnung, bleiben die Rechnungspflichtangaben unantastbar: In Deutschland § 14 Abs. 4 UStG, in Österreich § 11 UStG 1994. In Österreich genügen bei einem Gesamtbetrag bis 400 Euro brutto die vereinfachten Angaben des § 11 Abs. 6 UStG 1994. In Deutschland gelten für Kleinbetragsrechnungen Vereinfachungen nach § 33 UStDV; die Liste führt Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. Werbetexte ergänzen eine Rechnung ebenfalls, die Pflichtangaben fallen aber nicht weg. Den Übergang von Bon zu Rechnung zeigt Rechnung statt Bon an der Kasse ausstellen.

Do und Don’t für Kopfzeile, Fußzeile, QR-Code und Werbung

Die Tabelle ordnet die vier Bereiche, die Bonvorlagen freigeben, zulässigen und ungeeigneten Änderungen zu.

Bereich	Do	Don’t	Druckbreite
Kopfzeile	Logo, Zweitname oder Öffnungszeiten ergänzen; Name und Anschrift stehen vollständig in eigenen Zeilen	Name und Anschrift hinter das Logo klemmen oder so umbrechen, dass Teile am Papierrand abgeschnitten werden	Logo darf die volle druckbare Breite nutzen; danach folgt je Pflichtangabe eine eigene Zeile
Fußzeile	Dankesformel, Bankverbindung oder Hinweise an den Schluss stellen	Pflichtangaben in die Fußzeile verbannen und sie dort abschneiden lassen	Zeilen zählen und mit der Zeichenbreite multiplizieren; Beispielrechnung unten
QR-Code	Den Pflicht-QR in Originalgröße und Originalinhalt lassen und Platz um ihn aussparen	Den Code verkleinern, am Rand anschneiden oder durch einen Werbe-QR ersetzen	Nicht kleiner drucken als von der Software vorgegeben; passt die Zeile nicht, wandert der Code in eine eigene Zeile
Werbetext	Aktionszeilen zusätzlich einfügen, mit Zeitraum und ohne Steuerangabe	Werbung über Pflichtangaben drucken oder die Pflichtschrift so klein stellen, dass sie unlesbar wird	Werbezeile zuerst auf einem Testbon in voller Breite prüfen

Wie viele Zeichen in eine Zeile passen, bestimmt die druckbare Breite Ihres Druckers; sie steht im Datenblatt. Beispielrechnung mit Beispielwerten: Bei einer druckbaren Breite von 576 Druckpunkten und einer Zeichenbreite von 12 Druckpunkten passen 48 Zeichen in eine Zeile. Bei 384 Druckpunkten sind es 32 Zeichen. Papierbreite und druckbare Breite fallen je Modell unterschiedlich aus; zählen Sie die Zeichen eines Testbonds, wenn das Datenblatt keine Zeichenangabe nennt.

Schritt für Schritt: Bonvorlage anpassen

Schritt 1: Musterbon drucken und Pflichtangaben markieren

Drucken Sie einen Bon mit sämtlichen Pflichtangaben Ihres Landes. Markieren Sie in Deutschland die sieben Angaben nach § 6 KassenSichV, in Österreich die fünf Angaben nach § 132a Abs. 3 BAO und bei einer erfassten Registrierkasse die vier zusätzlichen Daten nach § 11 Abs. 1 RKSV (Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, Barzahlungsbetrag je Steuersatz, Codeinhalt). In der Schweiz betreffen die Markierungen nur Belege, die über das Entgelt abrechnen und damit Rechnungen im Sinne des Art. 3 lit. k MWSTG sind. Bewahren Sie diesen Bon als Referenz auf; er ist der Vergleichsstand für jede spätere Änderung. Erkennbar sein müssen am Ende alle Markierungen, auch die, die im QR-Code liegen.

Schritt 2: Kopfzeile gestalten

Setzen Sie das Logo ein und drucken Sie einen Testbon. Prüfen Sie, dass der vollständige Name und die vollständige Anschrift (Deutschland) beziehungsweise die eindeutige Bezeichnung (Österreich) vollständig und unüberdeckt erscheinen. Passt das Logo, bleibt es; überdeckt es eine Zeile, stellen Sie es auf eine eigene Zeile vor die Pflichtangaben.

Schritt 3: Fußzeile und Werbetext einfügen

Ergänzen Sie Dankesformel, Bankverbindung oder Aktionszeilen und hängen Sie sie hinter die Pflichtangaben. Eine Aktion mit Zeitraum trägt ihr Enddatum gleich mit, damit niemand nach dem Ende noch einen abgelaufenen Hinweis druckt. Legen Sie fest, wer die Texte ändert, und prüfen Sie nach jeder Änderung am Testbon, dass die Pflichtangaben unverändert lesbar sind.

Schritt 4: QR-Code und Kürze prüfen

Arbeitet Ihr System damit, dass die Pflichtangaben vollständig im QR-Code liegen, drucken Sie den Bon und lesen ihn mit einer Beleg-App aus. In Österreich bleibt der RKSV-Code als QR-Code auf dem Papierbeleg ausgewiesen; eine der Alternativen nach § 11 Abs. 2 RKSV genügt nur, wenn sich der Code nicht als QR-Code aufdrucken lässt. Ist der Code zu klein oder angeschnitten, setzen Sie die Originalgröße der Software zurück, statt ihn manuell zu skalieren.

Schritt 5: Druckbreite und Papierbreite abstimmen

Vergleichen Sie die druckbare Breite im Datenblatt mit der Breite Ihrer Vorlage. Bei mehreren Druckern mit unterschiedlicher Papierbreite legen Sie je Drucker eine Vorlage an. Richten Sie den Bondrucker für Testdrucke ein: Bondrucker anschließen. Auswahlmerkmale des Geräts listet Bondrucker auswählen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Deutschland: Der Testbon enthält die sieben Angaben nach § 6 KassenSichV ohne maschinelle Hilfe lesbar, vollständig aus einem QR-Code auslesbar oder vollständig in einer elektronischen Rechnung (§ 6 Satz 2 KassenSichV).
• Österreich: Der Beleg trägt die fünf Angaben nach § 132a Abs. 3 BAO und bei einer erfassten Registrierkasse die Daten nach § 11 Abs. 1 RKSV, als QR-Code oder — nur wenn sich der Code nicht als QR-Code aufdrucken lässt — in einer der Alternativen nach § 11 Abs. 2 RKSV.
• Schweiz: Nur wenn der Beleg über das Entgelt abrechnet und damit eine Rechnung im Sinne des Art. 3 lit. k MWSTG ist, trägt er die Rechnungsangaben nach Art. 26 MWSTG.
• Falls Ihr System die Angaben in einem Code trägt, lässt sich dieser vom Testbon auslesen; in Österreich genügt statt des QR-Codes nur, wenn sich der Code nicht als QR-Code aufdrucken lässt, der Barcode- oder OCR-Link nach § 11 Abs. 2 RKSV.
• Am linken und rechten Papierrand ist kein Zeichen angeschnitten.
• Der Bon im Rechnungsfall trägt die Rechnungspflichtangaben.
• Werbezeilen nennen ihren Zeitraum und verschwinden, wenn die Aktion endet.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Zeichen am Rand abgeschnitten	Vorlage breiter als die druckbare Breite	Vorlage schmaler stellen oder Zeilen umbrechen
QR-Code liest nicht	Code verkleinert oder am Rand angeschnitten	Originalgröße zurücksetzen, Abstand zum Rand lassen
Name oder Anschrift unvollständig	Logo überlagert die Zeile	Logo auf eigene Zeile vor die Pflichtangaben setzen
Beleg der Registrierkasse ohne Code	Vorlagenversion ohne Codeausweis	Testbeleg drucken und Anbieter auf § 11 RKSV hinweisen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ihre Steuerberatung klärt Fälle, in denen der Bon Rechnungscharakter bekommt und Pflichtangaben unklar bleiben, etwa bei Bons für Geschäftskunden. Ihren Kassenanbieter fragen Sie, wenn die Vorlage Pflichtangaben nicht schützen kann, etwa weil sie Zeilen fest verdrahtet. Genügt die Vorlage nicht, bleibt der unveränderte Standardbon die sichere Ausgabe, bis die Vorlage korrigiert ist.