Falsche Zahlart gebucht: Kann man sie nachträglich ändern?
Kurz gesagt
Bis zum Abschluss des Bons ändern Sie die Zahlart frei. Danach darf der ursprüngliche Eintrag nicht verschwinden: Korrigieren Sie nachvollziehbar, zum Beispiel durch Storno und neue Buchung (Deutschland: § 146 Abs. 4 AO; Österreich: Storno nach § 7 Abs. 2 RKSV). Entgelt und Steuer des Verkaufs bleiben gleich, nur die Zahlung wird anders zugeordnet.
Das Wichtigste
- Deutschland, elektronische Aufzeichnungssysteme: Der Zahlbetrag je Zahlart gehört zu den abgesicherten Daten des Vorgangs (AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.3.6.1); eine nachträgliche Stornierung eines Umsatzes ist ein Geschäftsvorfall (Nr. 1.10.2).
- Deutschland: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, spätere Änderungen müssen erkennbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 107 und 111).
- Österreich: Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte gilt als Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO); Signatur und Beleg enthalten den Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen, die Zahlungsart ist dort nicht als Pflichtangabe genannt (§ 9 Abs. 2, § 11 Abs. 1 RKSV).
- Österreich: Stornobuchungen werden wie Barumsätze erfasst, signiert und auf dem Beleg ausdrücklich als Storno bezeichnet (§ 7 Abs. 2, § 9 Abs. 1, § 11 Abs. 3 RKSV).
- Schweiz: Die Buchführung muss die Geschäftsvorfälle vollständig und wahrheitsgetreu erfassen, belegen und nachprüfbar halten (Art. 957a Abs. 2 OR).
Die Zahlart entscheidet, ob Geld in die Schublade gehört oder auf das Konto des Zahlungsdienstes fließt. Ist sie falsch gebucht, stimmen Kassenbestand und Terminalabrechnung nicht mehr, obwohl Umsatz und Steuer richtig sind.
Worauf es ankommt
Entscheidend ist, wie weit der Vorgang schon festgeschrieben ist. In Deutschland sichert die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) den Zahlbetrag je Zahlart ab; die Daten des Vorgangs bilden dafür Bruttoumsatz je Steuersatz und Zahlbetrag je Zahlart ab (AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.3.6.1). Vor einer Belegausgabe ist der Vorgang zwingend zu beenden (Nr. 2.2.3.3). Nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle wie Bestellungen zählen als andere Vorgänge (Nr. 1.11.1).
Die Zahlarten, die das Kassensystem an die Finanzverwaltung liefert, sind in der DSFinV-K fest benannt: Bar, Unbar, Keine, ECKarte, Kreditkarte, ElZahlungsdienstleister und Guthabenkarte (Version 2.4, Anhang D). „Bar“ bildet alle Bargeldbewegungen der Kasse ab.
In Österreich ist die Lage anders gelagert. Eine Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte gilt als Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO, Erlass vom 29. September 2026, Abschnitt 2.4.4). Das Signaturverfahren erfasst den Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen (§ 9 Abs. 2 Z 4 RKSV); die Zahlungsart ist in § 9 Abs. 2 und § 11 Abs. 1 RKSV nicht aufgeführt.
Welche Korrektur ist wann zulässig?
Die Tabelle gilt für einen Verkauf, der tatsächlich stattgefunden hat und dessen Entgelt gleich bleibt. Sie betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme; die offene Ladenkasse ist in Deutschland ausgenommen.
| Fall | Deutschland | Österreich | Schweiz |
|---|---|---|---|
| Bon noch nicht abgeschlossen | Zahlart ändern; der Vorgang ist noch nicht beendet (Nr. 2.2.3.3, 1.11.1) | Zahlart ändern, solange der Barumsatz nicht signiert ist (§ 9 Abs. 1 RKSV) | Zahlart ändern; es gilt die ordnungsmäßige Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR) |
| Bon abgeschlossen, Tag noch offen | Zum Beispiel Storno des Bons als Geschäftsvorfall (Nr. 1.10.2) und neuer Verkauf mit richtiger Zahlart; Überschreiben genügt § 146 Abs. 4 AO nicht | Storno (§ 7 Abs. 2, § 9 Abs. 1, § 11 Abs. 3 RKSV) und Neubuchung; Bar und Karte sind beide Barzahlung, Überweisung ist keine | Gegenbuchung mit Beleg, die den Ursprung erkennen lässt (Art. 957a Abs. 2 Nr. 2 und 5 OR) |
| Tagesabschluss schon erstellt | Abschluss unverändert lassen; Gegenbuchung im laufenden Zeitraum mit Vermerk auf Originalbon (Folgerung aus Rz. 107 bis 111 GoBD) | Korrektur wie oben, zum Beispiel Storno und Neubuchung; bei Wechsel zwischen Bar und Karte bleibt der Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen gleich (§ 9 Abs. 2 Z 4 RKSV, § 132a Abs. 1 BAO) | wie oben |
| Kassensturz bereits durchgeführt, Differenz festgestellt | Ursache im Kassensturzprotokoll festhalten, dann Gegenbuchung; Differenz nicht durch Überschreiben beseitigen (Rz. 111 GoBD) | Ursache festhalten, dann Storno und Neubuchung | Ursache festhalten, dann Gegenbuchung |
| Bar gebucht, tatsächlich Überweisung oder Rechnung | Zum Beispiel Storno und Neubuchung; ein Verkauf ohne Bargeldbewegung ist nicht „Bar“ (DSFinV-K Anhang D) | Korrektur zum Beispiel über Storno: Zahlung durch Überweisung ist kein Barumsatz (Erlass, Abschnitt 3) | Gegenbuchung |
Beispielrechnung: 85 Euro als bar statt Karte gebucht
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Verkauf über 85,00 Euro brutto wird bar gebucht, der Kunde zahlte aber mit Karte. Die enthaltene Steuer beträgt bei 19 Prozent 13,57 Euro (85,00 − 85,00 ÷ 1,19).
| Buchung | Bar | Karte | Umsatz brutto | enthaltene Steuer |
|---|---|---|---|---|
| Ursprünglich, falsch | +85,00 | 0,00 | 85,00 | 13,57 |
| Storno | −85,00 | 0,00 | −85,00 | −13,57 |
| Neubuchung, richtig | 0,00 | +85,00 | 85,00 | 13,57 |
| Ergebnis | 0,00 | +85,00 | 85,00 | 13,57 |
Gegenüber der falschen Buchung sinkt der erwartete Bargeldbestand der Schublade um 85,00 Euro; Umsatz und Steuer ändern sich im Saldo nicht. Wie Ihr System den Saldo im Abschluss ausweist, prüfen Sie im Tagesabschluss.
Typische Fehler
- Zahlart im Journal überschreiben. Der ursprüngliche Inhalt ist dann nicht mehr feststellbar (§ 146 Abs. 4 AO, Deutschland).
- Differenz im Kassensturz mit Umbuchung ausgleichen, ohne Ursache. Die Ursache gehört ins Protokoll, siehe Kassendifferenz: Ursachen und Umgang.
- Karte und Überweisung gleichsetzen (Österreich). Eine Kartenzahlung vor Ort gilt als Barzahlung, eine Überweisung nicht (Erlass 175/2026, Abschnitt 2.4.4 und 3).
- Gegenbuchung ohne Bezug zum Originalbon. Tragen Sie die Bonnummer des Originals in die Korrektur ein, damit beide zusammengehören.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie die Terminalabrechnung: Gibt es einen Kartenbeleg für den Betrag?
- Bestimmen Sie den Fall in der Tabelle (Bon offen, Tag offen, Abschluss erstellt, Kassensturz erfolgt).
- Korrigieren Sie nachvollziehbar mit Bezug zum Originalbon, zum Beispiel durch Storno und Neubuchung, nicht durch Überschreiben.
- Vermerken Sie den Fehler im Tagesabschluss oder Kassensturzprotokoll, siehe Tagesabschluss an der Kasse.
- Stimmt der Kassenbestand danach noch nicht, prüfen Sie weitere Ursachen.
Zu Erstattungen am Terminal siehe Stornierung und Erstattung am Terminal.