Preise ändern: Geordneter Ablauf für Sortiment und Aktionen

Ein Preis im Kassenstamm wirkt bei jedem folgenden Verkauf. Der Ablauf unten hält drei Dinge zusammen: den Preis an der Kasse, den ausgezeichneten Preis und die Auswertung, in der alter und neuer Preis nebeneinander stehen.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Änderungsliste mit Artikel, altem Preis, neuem Preis, Steuersatz und Datum, ab dem der neue Preis gilt.
• Die Berechtigung, den Artikelstamm zu ändern (Benutzer und Rechte einrichten).
• Einen Zeitpunkt, an dem keine Rechnung offen ist: nach dem Tagesabschluss oder vor der Öffnung.
• Bei einer Aktion: den Preisverlauf der letzten 30 Tage und ein Enddatum.
• Neue Preisschilder, Karten oder Etiketten, bereit zum Tausch.

Was die Vorschriften verlangen

Der Preis, den die Kasse berechnet, und der Preis, den Sie anzeigen, müssen zusammenpassen. Außerdem darf die Änderung die Vergangenheit nicht umschreiben.

Land	Grundlage	Folge für die Preisänderung
Deutschland, Angebot an Verbraucher	§ 3 Abs. 1 PAngV	Anzugeben ist der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer. Wer eine nach § 3 Abs. 1 vorgeschriebene Angabe nicht richtig macht, handelt ordnungswidrig (§ 20 Nr. 1 PAngV). Redaktionelle Folgerung: Preisschild und Kassenpreis sollten übereinstimmen.
Deutschland, Preisermäßigung für eine Ware	§ 11 Abs. 1 PAngV	Bei jeder Bekanntgabe einer Preisermäßigung ist der niedrigste Gesamtpreis der letzten 30 Tage anzugeben. Das gilt nicht für individuelle Ermäßigungen (Abs. 4 Nr. 1), nicht für schnell verderbliche Waren oder Waren mit kurzer Haltbarkeit, wenn der Preis wegen drohenden Verderbs oder Ablaufs der Haltbarkeit herabgesetzt wird und das für Verbraucher in geeigneter Weise kenntlich gemacht ist (Abs. 4 Nr. 2), und nicht in Gaststätten (§ 13 Abs. 1 Satz 4). Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 20 Nr. 1 PAngV, § 3 Abs. 2 WiStrG).
Deutschland, Gaststätten	§ 13 Abs. 1, 2 und 5 PAngV	Das Preisverzeichnis nennt Gesamtpreise einschließlich Bedienungsgeld und Zuschlägen und liegt zum Zeitpunkt des Angebots vor; nach einer Änderung gehört die neue Karte an dieselbe Stelle (Preisauszeichnung in der Gastronomie).
Deutschland, Aufzeichnungen	§ 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 58, 59 und 111	Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Bei programmgesteuerten Aufzeichnungen sind Änderungen an Einstellungen und an der Parametrisierung der Software zu protokollieren (Rz. 111). Der Einzelpreis jedes Verkaufs steht in der Position des Bons (DSFinV-K 2.4: Preis pro Einheit einschließlich Umsatzsteuer).
Österreich, Waren und Preisermäßigung	§ 9 Abs. 1, § 9a PrAG	Preise sind einschließlich Umsatzsteuer auszuzeichnen. Bei einer in Beträgen oder Prozenten bekanntgegebenen Preisermäßigung für Sachgüter ist der vorherige niedrigste Preis anzugeben, der zumindest einmal innerhalb von 30 Tagen vor der Ermäßigung im selben Vertriebskanal verlangt wurde; ist das Sachgut weniger als 30 Tage auf dem Markt, gilt der niedrigste Preis seit Marktbeginn (Abs. 2). Ausnahme: schnell verderbliche Sachgüter oder Sachgüter mit kurzer Haltbarkeit, wenn die Ermäßigung wegen des Ablaufs des Mindesthaltbarkeitsdatums erfolgt (Abs. 3).
Österreich, Preis an der Kasse	§ 15 Abs. 1 PrAG	Eine Verwaltungsübertretung begeht, wer einen höheren als den ausgezeichneten Preis verlangt. Bei Selbstbedienung gilt das auch, wenn nach der Entnahme der Ware der Preis steigt und der höhere verlangt wird. Die Geldstrafe beträgt bis 2.500 Euro, maximal jedoch bis zu 10.000 Euro.
Österreich, Aufzeichnungen	§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO	Bei Datenträgern sollen Eintragungen nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist; nachträgliche Änderungen sollen protokolliert sein.
Schweiz, Waren	Art. 3 Abs. 1, Art. 16 Abs. 1 und 3 PBV	Mit dem Angebot ist der tatsächlich zu bezahlende Preis in Schweizerfranken bekanntzugeben. Ein Vergleichspreis ist nur zulässig, wenn die Ware bis unmittelbar vor der Bekanntgabe oder mindestens 30 aufeinanderfolgende Tage zu diesem Preis angeboten wurde (Selbstvergleich), oder unter den Bedingungen für Einführungspreis und Konkurrenzvergleich.

Schritt für Schritt: Preise ändern

Schritt 1: Änderungsliste prüfen (Vorbereiten)

Gleichen Sie die Liste mit dem Artikelstamm ab: Artikelnummer, Bezeichnung und Verkaufseinheit müssen stimmen. Ändert sich nur der Preis, bleibt der Steuersatz des Artikels, Änderungen des Satzes sind ein eigener Fall (siehe Falscher Steuersatz auf dem Bon).

Schritt 2: Aktionen einordnen (Vorbereiten)

Ist die Änderung eine Preisermäßigung, die Sie Verbrauchern bekanntgeben, prüfen Sie die Zeilen oben für Ihr Land. Exportieren Sie den Preisverlauf der letzten 30 Tage aus Ihrer Kasse, bevor Sie den neuen Preis eintragen (Empfehlung der Redaktion). Tragen Sie bei befristeten Aktionen ein Enddatum ein.

Schritt 3: Preisauszeichnung vorbereiten (Vorbereiten)

Drucken Sie Schilder, Karten und Etiketten mit dem neuen Preis und legen Sie sie nach Standort sortiert bereit. In der Gaststätte aktualisieren Sie Speisekarte und Aushang vor dem Umschalten.

Schritt 4: Alten Stand sichern (Umschalten)

Exportieren Sie die Preisliste vor der Änderung oder erstellen Sie die Datensicherung Ihrer Kasse. Halten Sie Datum, Uhrzeit und Person der Änderung fest; das folgt dem Gedanken von Rz. 111 der GoBD in Deutschland und von § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO in Österreich.

Schritt 5: Neuen Preis zum Stichtag eintragen (Umschalten)

Tragen Sie den Preis mit Gültigkeit ab Datum und Uhrzeit ein, sofern Ihre Kasse das anbietet; sonst ändern Sie ihn im Moment des Umschaltens. Tauschen Sie die Preisschilder im selben Arbeitsgang.

Schritt 6: Probebon buchen (Prüfen)

Buchen Sie jeden geänderten Artikel im Trainingsmodus (Deutschland, Österreich) und prüfen Sie Preis und Steueranteil auf dem Übungsbon.

Schritt 7: Ausgezeichneten Preis abgleichen (Prüfen)

Vergleichen Sie Stichproben von Preisschild und Kassenpreis, am besten mit dem Scanner am Regal.

Beispiel: Preisänderung um 12 Uhr

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für Deutschland: Ein Brot kostet bis 12:00 Uhr 3,20 Euro und ab 12:00 Uhr 3,40 Euro. Es gilt der Satz von 7 Prozent (Backwaren, Anlage 2 Nr. 31 UStG). Bis 12:00 Uhr werden 40 Stück verkauft, danach 60.

Zeitraum	Stück	Einzelpreis	Brutto	Steuer (Brutto − Brutto ÷ 1,07)
bis 12:00 Uhr	40	3,20 Euro	128,00 Euro	8,37 Euro
ab 12:00 Uhr	60	3,40 Euro	204,00 Euro	13,35 Euro
Summe	100		332,00 Euro	21,72 Euro

Ein Tagesbericht, der nach Einzelpreis gliedert, zeigt für das Brot zwei Zeilen. Wäre der neue Preis rückwirkend für den ganzen Tag gesetzt worden, stünden dort 100 × 3,40 = 340,00 Euro, also 8,00 Euro mehr, als kassiert wurden. Das würde die Aufzeichnung verändern (§ 146 Abs. 4 AO).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jeder geänderte Artikel zeigt auf dem Probebon den neuen Preis und den unveränderten Steuersatz.
• Ein Bon vom Vortag, den Sie nachdrucken, zeigt noch den alten Preis.
• Preisschild und Kassenpreis stimmen bei den Stichproben überein.
• Die Änderung ist mit Datum, Uhrzeit und Person festgehalten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Kasse berechnet noch den alten Preis	Gültigkeit liegt in der Zukunft oder die Änderung wurde nicht gespeichert	Gültig-ab-Zeitpunkt und Speicherstatus prüfen; erneut mit Probebon testen
Preisschild und Kassenpreis weichen ab	Schild nicht getauscht oder Artikel doppelt angelegt	Schild tauschen oder Preis korrigieren; Dubletten im Stamm suchen. In Österreich kann der höhere Kassenpreis eine Verwaltungsübertretung sein
Die Aktion läuft über das Enddatum hinaus	Kein Enddatum eingetragen	Preis zurücksetzen und Enddatum nachtragen
Alte Bons zeigen den neuen Preis	Der Stamm wurde rückwirkend geändert	Nicht überschreiben; beim Hersteller klären, wie die alten Bons belegt bleiben, und die Steuerberatung einbeziehen
Offene Tische rechnen zum falschen Preis	Das System setzt den Preis bei Bonierung oder Bezahlung	Probebon mit offener Rechnung buchen; bei Unsicherheit außerhalb der Öffnungszeit umschalten

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, wenn mit dem Preis auch der Steuersatz wechselt oder wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Aktion unter die 30-Tage-Angabe fällt. Der Kassenhersteller sagt, ob Ihr System Preise mit Gültigkeitszeitpunkt und Änderungsprotokoll führt.