Warengruppen planen: So gliedern Sie das Kassensortiment

Eine Warengruppe sitzt eine Ebene über dem einzelnen Artikel. Sie entscheidet, in welcher Zeile Ihre Auswertung einen Umsatz zeigt, und sie kann die Ordnung der Bedienoberfläche mitbestimmen. Sie ersetzt keinen Steuersatz, auch wenn eine Kasse ihn aus der Gruppe vorbelegen kann.

Worauf es bei einer Warengruppe ankommt

Die DSFinV-K 2.4 ist die Exportschnittstelle der deutschen Finanzverwaltung für Kassendaten. Sie führt je Bonposition die Warengruppe in zwei Feldern (WARENGR_ID bis 40 Zeichen, WARENGR bis 50 Zeichen). Den Steuersatz führt sie getrennt in der Datei Bonpos_USt, die je Position auch mehrere Sätze aufnehmen kann. Die Gruppe wird also zusätzlich ausgewiesen und bestimmt den Satz nicht.

Eine Vorschrift zur Gliederung des Sortiments in Gruppen haben wir in den geöffneten Quellen (DSFinV-K 2.4, GoBD) nicht gefunden. Rechtlich bedeutsam ist der Satz, mit dem eine Position gebucht wird: Er muss zur Leistung passen. Welcher Satz das ist, erklären die Länderartikel: Umsatzsteuersätze an der Kasse in Deutschland, Umsatzsteuersätze in Österreich und MWST im Gastgewerbe der Schweiz.

Drei Aufgaben, drei Fragen

Eine Gruppenstruktur dient drei Zwecken, die sich widersprechen können. Die Zuordnung ist ein Vorschlag der Redaktion.

Aufgabe	Frage an die Gruppe	Folge für die Gliederung
Steuer	Gilt für alle Artikel der Gruppe derselbe Satz?	Leitet Ihre Kasse den Satz aus der Gruppe ab, trennen Sie nach Satz. Führt sie den Satz am Artikel, genügt der Artikelsatz.
Auswertung	Welche Umsätze wollen Sie getrennt sehen, etwa Brot und Kuchen oder Damen und Herren?	Jede Zeile Ihrer Auswertung ist eine Gruppe; was Sie nie einzeln ansehen, braucht keine.
Bedienung	Wo sucht die Bedienung den Artikel?	Planen Sie die Tasten getrennt von den Auswertungsgruppen; eine Bedienseite darf mehrere Gruppen zeigen, wenn Ihre Kasse das zulässt.

Verzehr vor Ort oder Mitnahme gehört nicht in die Gruppe, sondern in die Bestellart (Bestellarten einrichten). Sonst verdoppeln sich die Gruppen.

Beispiel: Gruppenbäume für Bäckerei, Gaststätte und Modegeschäft

Die Betriebe sind erfunden. Die Sätze stammen aus den Gesetzen, Stand 13. Oktober 2026. Ob ein bestimmtes Produkt unter einen Satz fällt, hängt in Deutschland und Österreich von seiner Einordnung im Zolltarif beziehungsweise in der Kombinierten Nomenklatur ab und gehört in die Steuerberatung.

Bäckerei, Verkauf zum Mitnehmen

Gruppe	Deutschland	Österreich	Schweiz
Brot	7 Prozent (Anlage 2 Nr. 31, Kapitel 19)	4,9 Prozent für Brot der Anlage 3 Z 11, wenn die Lieferung nur Anlage-3-Waren betrifft (§ 10 Abs. 1a); sonst 10 Prozent	2,6 Prozent (Art. 25 Abs. 2 Buchst. a Ziff. 2)
Kuchen und Torten	7 Prozent (Anlage 2 Nr. 31)	10 Prozent (Anlage 1 Z 19, § 10 Abs. 2 Z 1 lit. a)	2,6 Prozent
Limonade in Flaschen	19 Prozent (Limonade steht nicht in Anlage 2)	20 Prozent (Limonade steht nicht in Anlage 1)	2,6 Prozent (Lebensmittel ohne alkoholische Getränke)
Milch in Packungen	7 Prozent (Anlage 2 Nr. 4)	4,9 Prozent (Anlage 3 Z 1), wenn die Lieferung nur Anlage-3-Waren betrifft; sonst 10 Prozent (Anlage 1 Z 4)	2,6 Prozent

In Österreich knüpft § 10 Abs. 1a UStG 1994 den Satz von 4,9 Prozent an die Einreihung des Artikels: „Brot“ ist die Unterposition 1905 90 30 der Kombinierten Nomenklatur. Das BMF nennt dafür unter anderem, dass Zucker- und Fettgehalt je höchstens 5 Teile je 100 Teile Trockenmasse betragen; ein Gebäck mit höherem Fettgehalt ist nicht erfasst. Werden mehrere Gegenstände mit unterschiedlichen Sätzen geliefert, ist nach dem BMF für jeden Gegenstand sein Satz anzuwenden. Bilden Sie die Gruppe daher nach der Einreihung der Artikel und nicht nach dem Wort „Brot“.

Die Zeile „Milch in Packungen“ zeigt, warum eine Getränkegruppe nicht einheitlich sein muss: Milch und Milchmischgetränke mit mindestens 75 Prozent Milchanteil stehen in der deutschen Anlage 2 (Nr. 4 und 35), Limonade nicht.

Gaststätte, Verzehr vor Ort

Gruppe	Deutschland	Österreich	Schweiz
Speisen	7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, Leistungen ab 1. Januar 2026)	10 Prozent für die in Anlage 1 genannten Speisen (§ 10 Abs. 2 Z 1 lit. b)	8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 3 Satz 1)
Cola, Bier, Wein, Kaffee	19 Prozent (Getränke sind von Nr. 15 ausgenommen)	20 Prozent (nicht in Anlage 1)	8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 3 Satz 1)

Bei Speisen und Getränken zum Mitnehmen kann der Satz anders ausfallen als vor Ort; die Länderartikel nennen die Regeln.

Modegeschäft

Gruppe	Deutschland	Österreich	Schweiz
Damen, Herren, Kinder, Accessoires, Schuhe	19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG; Bekleidung steht nicht in Anlage 2)	20 Prozent (§ 10 Abs. 1; Bekleidung steht nicht in den Anlagen 1 und 3)	8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1)

Hier liefert die Steuer keinen Grund zur Trennung. Die Gruppen entstehen allein aus der Auswertung: Wer Damen- und Herrenmode getrennt auswerten will, braucht zwei Gruppen mit demselben Satz.

Typische Fehler

• Eine Sammelgruppe „Sonstiges“ für alles Übrige: Die Auswertung zeigt dann nur noch eine Zeile, und Sie erkennen nicht, was sich verkauft.
• Ausnahmeartikel in einer einheitlichen Gruppe, etwa Milch in der Getränkegruppe: Leitet Ihre Kasse den Satz aus der Gruppe ab, bucht sie die Milch mit dem falschen Satz.
• Gruppen nach Hersteller statt nach Auswertungsfrage: Ändert sich ein Satz wie bei Restaurantspeisen zum 1. Januar 2026, müssen Sie jeden Artikel einzeln prüfen, statt eine Gruppe umzustellen.
• Artikel mit Umsatz in eine andere Gruppe verschieben, ohne die Auswertung zu prüfen: In Deutschland muss bei Stammdatenänderungen die Bedeutung der Bewegungsdaten erhalten bleiben (GoBD Rz. 111).

So gehen Sie vor

1. Schreiben Sie die Zeilen auf, die Ihre Auswertung zeigen soll.
2. Ordnen Sie jedem Artikel Steuersatz und Bestellart zu und markieren Sie die Ausnahmen.
3. Bilden Sie je Zeile eine Gruppe; trennen Sie zusätzlich nach Satz, wenn Ihre Kasse den Satz aus der Gruppe ableitet.
4. Vergeben Sie feste Gruppennummern; ein Name darf sich ändern, die Nummer nicht.
5. Legen Sie die Artikel an (Neuen Artikel anlegen) und prüfen Sie je Gruppe einen Probebon im Trainingsmodus (Deutschland, Österreich).