Bäckerei: Retouren und Backwaren-Abschriften in der Kasse
Kurz gesagt
Buchen Sie jeden Rest und jede Rücknahme mit einem Grund und einer Menge aus, statt sie am Monatsende zu schätzen. Dann erklärt sich die Lücke zwischen Zugang und Verkauf, und nur der Rest bleibt als ungeklärte Differenz. Im Rechenbeispiel sinkt die Lücke von 50 auf 8 von 400 Stück.
Das Wichtigste
- Eine Abschrift ist eine Buchung mit Menge und Grund; der Schwund ist nur der Rest, der nach allen Buchungen übrig bleibt.
- Soll-Bestand = Anfangsbestand plus Zugang minus Nettoverkauf minus gebuchte Abschrift; die Differenz zur Zählung ist die ungeklärte Menge.
- Eine Kundenrückgabe wird als Storno oder Gutschrift gebucht, die zurückgenommene Ware nur dann als Abschrift, wenn sie nicht mehr verkauft wird.
- Die Abschriftquote ist Abschrift in Stück geteilt durch die Zugangsmenge mal 100; im Beispiel 42 von 400, also 10,5 Prozent.
Zwischen dem, was die Backstube liefert, und dem, was an der Kasse verkauft wird, liegt eine Menge: Reste am Abend, Bruch, zurückgenommene Ware. Wird sie nirgends gebucht, zeigt die Warenwirtschaft einen Bestand an, den es nicht mehr gibt, und der Verkaufsbericht erklärt nicht, wohin die Ware ging. Dieser Artikel zeigt an einem Tag, wie die Buchungen aussehen, die beides wieder zusammenführen. Welche Funktionen eine Bäckereikasse sonst braucht, steht in Kasse für die Bäckerei: Anforderungen und Besonderheiten.
Die Begriffe auseinanderhalten
Die Begriffe unterscheiden sich in der Buchung und in dem, was der Bericht danach zeigt. Die Tabelle legt fest, wie dieser Artikel sie verwendet.
| Begriff | Was gemeint ist | Wie es gebucht wird |
|---|---|---|
| Kundenrückgabe | Ein Kunde bringt Ware zurück | Storno oder Gutschrift an der Kasse, siehe Storno, Rückgabe und Gutschrift |
| Filialretoure | Ware geht von der Filiale zurück an Backstube oder Zentrale | Rückbuchung zwischen Standorten, nicht als Verkauf |
| Abschrift | Ware wird ausgebucht, weil sie nicht mehr verkauft wird | Buchung mit Menge und Grund |
| Schwund | Menge, die nach allen Buchungen im Bestand fehlt | Wird nicht gebucht, sondern bei der Zählung festgestellt |
Welche Gründe die Kasse kennen sollte
Eine Abschrift ohne Grund sagt nur, dass etwas fehlt. Legen Sie wenige Gründe fest, die sich später auswerten lassen. Redaktionelle Empfehlung für den Anfang:
- Reste am Ladenschluss: Ware, die am Abend übrig ist und nicht mehr angeboten wird.
- Reklamation: von einem Kunden zurückgenommene Ware, die Sie nicht mehr verkaufen.
- Bruch oder Fehlproduktion: Ware, die vor dem Verkauf aussortiert wird.
- Weitergabe: Ware, die Sie verschenken oder an Mitarbeitende abgeben. Die steuerliche Seite klären Sie vorab, siehe Eigenverbrauch und Freigetränke an der Kasse buchen.
Mehr zu Hintergründen und Gegenmaßnahmen bei Resten finden Sie in Lebensmittelverschwendung reduzieren.
Rechenbeispiel: ein Tag in einer Filiale
Die Zahlen sind erfunden. Angenommen werden Brötchen einer Sorte, die nicht über Nacht gelagert werden (Anfangsbestand 0 Stück), 400 Stück geliefert, 352 an der Kasse verkauft, davon 2 als Reklamation zurückgenommen und nicht mehr verkäuflich, ein angenommener Herstellpreis von 0,18 Euro je Stück und eine Zählung am Abend, die keine verkaufsfähigen Brötchen mehr findet.
| Position | Stück | Wert zu 0,18 Euro (Euro) |
|---|---|---|
| Anfangsbestand am Morgen | 0 | 0,00 |
| Zugang aus der Backstube | 400 | 72,00 |
| Verkauf an der Kasse | 352 | |
| abzüglich Rückgabe (Storno) | −2 | |
| Nettoverkauf | 350 | |
| Abschrift: Reste am Ladenschluss | 34 | 6,12 |
| Abschrift: Reklamation (die 2 zurückgenommenen) | 2 | 0,36 |
| Abschrift: Bruch oder Fehlproduktion | 6 | 1,08 |
| Abschrift gesamt | 42 | 7,56 |
| Soll-Bestand (0 + 400 − 350 − 42) | 8 | 1,44 |
| Gezählter Bestand | 0 | 0,00 |
| Ungeklärte Differenz | 8 | 1,44 |
Der Soll-Bestand ist Anfangsbestand plus Zugang minus Nettoverkauf minus gebuchte Abschrift; im Beispiel ist der Anfangsbestand 0. Bleibt Ware über Nacht im Bestand, zählt sie zum Anfangsbestand des nächsten Tages. Die Abschriftquote ergibt sich aus 42 geteilt durch 400 mal 100, also 10,5 Prozent. Die ungeklärte Differenz beträgt 8 geteilt durch 400 mal 100, also 2,0 Prozent.
Ohne die Abschrift sähe der Tag anders aus: Die Warenwirtschaft meldete 50 Stück Soll-Bestand (0 + 400 − 350), die Zählung fände 0, und die Differenz läge bei 12,5 Prozent. Niemand könnte sagen, wie sich die 50 Stück auf 34 Reste, 2 Reklamationen, 6 Bruch und 8 ungeklärte Stück verteilen. Mit den Gründen bleiben 8 Stück zu klären.
So passen Bericht, Bestand und Buchhaltung zusammen
- Verkaufsbericht: Er zeigt den Nettoverkauf (350 Stück). Rückgaben stehen als Storno darin, nicht als Abschrift.
- Warenwirtschaft: Sie zieht Nettoverkauf und Abschrift von Anfangsbestand plus Zugang ab und zeigt den Soll-Bestand. Weichen Zählung und Soll voneinander ab, ist das die Differenz.
- Buchhaltung: Geben Sie Ihrer Steuerberatung Abschrift und Differenz je Monat in Stück und Wert, getrennt nach Grund. Auf welchem Konto sie landen, entscheidet die Steuerberatung.
Typische Fehler
- Reste werden am Monatsende pauschal abgeschrieben. Folge: Die Lücke ist nicht mehr einem Tag oder einer Sorte zuzuordnen.
- Reste werden als Verkauf zu 0 Euro gebucht. Folge: Je nach System erscheint ein Bon ohne Umsatz in der Kundenzahl und im Durchschnittsbon.
- Die Rückgabe wird nur als Abschrift gebucht, ohne Storno. Folge: Der Verkaufsbericht zeigt zu viel Umsatz, und das erstattete Geld fehlt im Kassenbestand.
- Es gibt nur einen Grund „Sonstiges“. Folge: Die Auswertung sagt nicht, wo Sie ansetzen können.
So gehen Sie vor
- Legen Sie drei bis fünf Gründe für Abschriften fest und tragen Sie sie in der Kasse ein.
- Richten Sie eine Buchungsart für Abschriften ein, die nur berechtigte Mitarbeitende nutzen dürfen; siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten.
- Legen Sie fest, wann am Tag gezählt und gebucht wird, zum Beispiel direkt nach Ladenschluss.
- Werten Sie wöchentlich Abschriftquote und ungeklärte Differenz je Filiale und Warengruppe aus.
- Vergleichen Sie bei Auffälligkeiten mit Warenschwund und Inventurdifferenzen.