Kasse in der Apotheke: Warenwirtschaft und Besonderheiten

In der Apotheke ist der gleiche Vorgang zweierlei: ein Umsatz, den die Finanzverwaltung aufzeichnet haben will, und eine Abgabe, die das Arzneimittelrecht dokumentiert haben will. Zwei Vorschriftenwerke treffen deshalb auf dieselbe Kasse — ob die eingesetzte Kassen- und Warenwirtschaft die verlangten Dokumentationen abbildet, ist vor der Auswahl im Einzelnen zu prüfen.

Warum die Apotheke ein eigenes System braucht

Der Rahmen beginnt beim Eigentum. Die Erlaubnis zum Betreiben einer Apotheke gilt nur für den Apotheker, dem sie erteilt ist, und für die darin bezeichneten Räume (§ 1 Abs. 2 und 3 ApoG); daneben sind höchstens drei Filialapotheken zulässig (§ 1 Abs. 2 ApoG). Mehrere Personen können eine Apotheke nur als Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder offene Handelsgesellschaft betreiben, und alle Gesellschafter brauchen die Erlaubnis (§ 8 Satz 1 ApoG). Stille Beteiligungen sind unzulässig; ebenso Vereinbarungen, bei denen die Vergütung für dem Erlaubnisinhaber gewährte Darlehen oder sonst überlassene Vermögenswerte am Umsatz oder Gewinn der Apotheke ausgerichtet ist, insbesondere umsatz- oder gewinnabhängige Mietverträge (§ 8 Satz 2 ApoG); Pachtverträge nach § 9 ApoG sind ausgenommen (§ 8 Satz 3 ApoG). Ein Modell, bei dem ein Anbieter dem Apotheker Kapital oder Vermögenswerte überlässt und dafür am Umsatz beteiligt wird, stößt damit an Grenzen.

Hinzu kommt, wie die Ware den Betrieb verlässt. Arzneimittel werden, abgesehen vom erlaubten Versandhandel nach § 11a ApoG und den Regelungen über automatisierte Ausgabestationen und Botenzustellung, nur in den Apothekenbetriebsräumen in den Verkehr gebracht und durch pharmazeutisches Personal ausgehändigt (§ 17 Abs. 1a Satz 1 ApBetrO); Ausgabestationen innerhalb der Betriebsräume sind unter Bedingungen zulässig (§ 17 Abs. 1b ApBetrO), ebenso die Zustellung durch Boten der Apotheke (§ 17 Abs. 2 ApBetrO). Arzneimittel und Medizinprodukte, die der Apothekenpflicht unterliegen, darf der Apothekenleiter nicht im Wege der Selbstbedienung in den Verkehr bringen (§ 17 Abs. 3 ApBetrO; § 52 Abs. 1 AMG). Ein Selbstscan über das gesamte Sortiment passt in diesen Rahmen nicht: Die Abgabe bleibt an das pharmazeutische Personal gebunden, und das System muss einen betreuten Abgabevorgang abbilden.

Was die Warenwirtschaft dokumentieren muss

Die ApBetrO verlangt für die Abgabe und die Lagerhaltung Aufzeichnungen, die über den Verkaufsvorgang hinausgehen. Ob eine konkrete Kassen- oder Warenwirtschaftssoftware diese Anforderungen erfüllt, ist vor der Auswahl im Einzelnen zu prüfen; die Tabelle zeigt die Anforderungen und den Stand der Rechtslage:

Anforderung	Rechtsgrundlage (Deutschland)	Was das System leisten muss
Angaben auf der Verschreibung: Name oder Firma des Inhabers der Apotheke und deren Anschrift, Namenszeichen des Abgebenden oder des Apothekers, der die Abgabe beaufsichtigt hat, Datum der Abgabe, Preis, bundeseinheitliches Kennzeichen nach § 300 Abs. 3 Nr. 1 SGB V für das abgegebene Fertigarzneimittel, soweit es zur Anwendung bei Menschen bestimmt ist	§ 17 Abs. 6 Satz 1 ApBetrO	Diese Daten je Abgabe erfassen und auf der Verschreibung ausgeben; bei elektronischer Verschreibung dem Dokument hinzufügen
Namenszeichen bei ausschließlicher Aufzeichnung und Aufbewahrung auf Datenträgern	§ 22 Abs. 2 Satz 3 ApBetrO	Namenszeichen durch eine elektronische Signatur ersetzen; die Rückverfolgbarkeit zum Unterzeichner sicherstellen (§ 17 Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 Halbsatz 2 ApBetrO)
Aufbewahrung: vollständig, mindestens fünf Jahre, mindestens bis ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums; ursprüngliche Einträge bleiben lesbar	§ 22 Abs. 1 Satz 1 bis 3 ApBetrO	Daten über den Verkaufszeitpunkt hinaus vorhalten und Änderungen kenntlich machen
Rückverfolgung für Blutzubereitungen, Gerinnungspräparate (Aufbewahrung dreißig Jahre) und Arzneimittel mit Lenalidomid, Pomalidomid oder Thalidomid; Chargenbezeichnung bei Bezug von und Weitergabe an andere Apotheken	§ 17 Abs. 6a, 6b und 6c ApBetrO; § 22 Abs. 4 ApBetrO	Chargennummer und die genannten Angaben je Vorgang führen
Rezeptur: schriftliche Herstellungsanweisung und Herstellungsprotokoll mit Art, Menge und Chargenbezeichnung oder Prüfnummer der Ausgangsstoffe	§ 7 Abs. 1a und 1c ApBetrO	Protokolle je Ansatz erfassen und archivieren
Betäubungsmittel: Herstellen und Erwerben der Anlagen II oder III sowie Abgabe von Anlage-III-Betäubungsmitteln auf Grund ärztlicher, zahnärztlicher oder tierärztlicher Verschreibung ohne Erlaubnis nach § 3, weitere Ausnahmen in den Buchstaben d bis f; vorherige Anzeige beim BfArM; gesonderte Aufbewahrung gegen unbefugte Entnahme, Ausnahme für Anlage-III-Fertigarzneimittel bei EDV-gestützter chaotischer Lagerhaltung mit separater Bestands- und Nachweisinformation	§ 4 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a bis f und Abs. 3 BtMG; § 15 Satz 1 und 2 BtMG	Getrennte Bestandsführung, die die Ausnahme technisch absichert
Steuerliche Aufbewahrungsfristen bleiben daneben: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre	§ 147 Abs. 3 AO	Aufbewahrung ohne Löschung nach fünf Jahren; die ApBetrO-Frist ersetzt die steuerliche nicht

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Kunde zahlt bar 12,00 Euro für ein rezeptfreies Arzneimittel und 21,50 Euro für eine Kniebandage. § 12 UStG nennt für Arzneimittel keinen ermäßigten Satz; sie unterliegen dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Die Bandage fällt unter den ermäßigten Satz, wenn sie zu den orthopädischen Vorrichtungen einschließlich medizinisch-chirurgischer Bandagen der Anlage 2 Nr. 52 Buchstabe b UStG gehört, geliefert über § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG (7 Prozent). Die Steuer im Bruttopreis beträgt Brutto minus Brutto geteilt durch 1,19 beziehungsweise 1,07: aus 12,00 Euro werden 1,92 Euro, aus 21,50 Euro werden 1,41 Euro, zusammen 3,33 Euro auf einem Beleg über 33,50 Euro. Ob ein Hilfsmittel die Anlage-2-Merkmale erfüllt, prüfen Sie anhand der Produktunterlagen; die Beispielrechnung ersetzt diese Prüfung nicht.

Was an der Kasse gilt

Für Apotheken gilt dasselbe Kassenrecht wie für jeden Betrieb in Deutschland. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, braucht ein System, das einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt ist (§ 146a Abs. 1 AO; § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV); die Pflicht gilt erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019 (Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz 1 EGAO). Für jeden Vorgang ist ein Beleg zu erstellen und anzubieten (§ 146a Abs. 2 AO), Details siehe Belegausgabepflicht in Deutschland und TSE-Pflicht.

Ohne elektronisches System bleibt die offene Ladenkasse zulässig. Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt dann die Einzelaufzeichnung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO); nutzt die Apotheke doch ein Aufzeichnungssystem, gilt die Pflicht auch für Bargeschäfte (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO). In beiden Fällen sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Verstöße gegen die Verwendungs- und Sicherungspflicht des § 146a Abs. 1 AO können mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden, wenn vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln Steuerverkürzung ermöglicht (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). Ein bundesgesetzlicher Entwurf für eine allgemeine Kassenpflicht liegt vor; den Stand behandelt Registrierkassenpflicht Deutschland. Die Aufbewahrung der Kassenunterlagen folgt § 147 AO, näher in Aufbewahrungsfristen für Kassenunterlagen.

Typische Fehler

• Die Kasse wird nur als Geldlade genutzt und die Rezeptdokumentation läuft auf Papier daneben. Folge: dieselben Angaben werden doppelt geführt, und die Nachschau nach § 146b AO trifft trotzdem die Kasse.
• „In der Apotheke braucht man keine Kasse“ wird auf die TSE-Pflicht ausgeweitet. Richtig ist: solange kein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt wird, greift § 146a AO nicht; sobald eines genutzt wird, unabhängig von der Branche.
• Die fünf Jahre der ApBetrO werden als alleinige Aufbewahrungsfrist gelesen. § 147 Abs. 3 AO verlangt für Buchungen und Belege acht bis zehn Jahre und bleibt daneben anwendbar (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).
• Chargenfelder werden nur für einzelne Produkte angelegt. Die Rückverfolgungspflichten des § 17 Abs. 6a bis 6c ApBetrO gelten für die jeweils genannten Arzneimittelgruppen; das System braucht die Felder generell, nicht fallweise.

So gehen Sie vor

1. Prüfen Sie, ob das System die Angaben nach § 17 Abs. 6 Satz 1 ApBetrO — Inhaber oder Firma und Anschrift, Namenszeichen, Datum, Preis und, für zur Anwendung bei Menschen bestimmte Fertigarzneimittel, das bundeseinheitliche Kennzeichen — je Abgabe erfasst und auf der Verschreibung oder in der elektronischen Verschreibung ausgeben kann.
2. Fragen Sie, wie das System das Namenszeichen ersetzt: verlangt ist eine elektronische Signatur, wenn Aufzeichnung und Aufbewahrung ausschließlich auf Datenträgern erfolgen (§ 22 Abs. 2 Satz 3 ApBetrO).
3. Legen Sie fest, wo Chargennummern je Position erfasst werden und wie ein Rückruf über die Bestände zu rekonstruieren ist (§ 17 Abs. 6a bis 6c, § 22 Abs. 1 ApBetrO).
4. Stellen Sie die Kasse gegen § 146a AO und die KassenSichV: Einzelaufzeichnung, TSE, Beleg, Kassenmeldung; einen Überblick liefert Kasse für den Einzelhandel.