Kasse für den Einzelhandel: Was sie können muss
Kurz gesagt
Ein Geschäft im Einzelhandel prüft an der Kasse drei Dinge zuerst: ob sich das Sortiment samt Varianten pflegen lässt, ob der Scanner Ihre Etiketten liest und ob der Bestand nach jedem Verkauf stimmt. Die Prioritätenliste unten ordnet 12 Anforderungen mit je einem Test; die Prioritäten sind redaktionelle Annahmen. Gesetzliche Pflichten Ihres Landes stehen in den verlinkten Rechtsartikeln.
Das Wichtigste
- Die Liste unten enthält 12 Anforderungen in drei Prioritätsstufen; Stufe 1 sind die Anforderungen, ohne die der Tagesbetrieb stockt (redaktionelle Annahme).
- Eine Artikelnummer im EAN-13-Format hat 13 Stellen, die letzte ist eine Prüfziffer, die sich nach dem GS1-Verfahren berechnen und beim Scannen prüfen lässt; die Rechnung steht im Abschnitt unten.
- Für firmeninterne Nummern sehen die GS1 General Specifications das Präfix 04 vor; solche Nummern sind nicht eindeutig, wenn die Ware das Unternehmen verlässt.
- Testen Sie die Kasse mit Ihren eigenen Etiketten und zehn echten Artikeln, nicht mit der Demoware des Anbieters.
Im Einzelhandel entscheidet der Artikel, nicht der Bon: Eine Kasse muss tausend Artikel mit Größen, Farben und Preisen ebenso zuverlässig verkaufen wie einen einzelnen Tagesartikel. Wie Sie Angebote allgemein lesen, steht in Kassenangebote vergleichen. Dieser Artikel nennt die Anforderungen, die nur ein Geschäft mit Sortiment hat.
Worum es bei der Auswahl geht
Gewählt wird nach drei Fragen: Wie kommt ein Artikel in die Kasse, wie wird er gelesen, und wie fließt der Verkauf in den Bestand zurück. Die Antworten hängen von Sortimentsgröße und Verkaufsweg ab. Ein Geschäft mit Waagenware braucht andere Funktionen als eines mit Kleidung; die Waage behandelt Kassenwaage auswählen.
Anforderungen mit Priorität
Die Prioritäten sind eine redaktionelle Planungsannahme: 1 ist ohne Ausweichmöglichkeit im Tagesgeschäft nötig, 2 entlastet im Alltag, 3 ist Ausbau.
| Nr. | Anforderung | Priorität | Test vor dem Kauf |
|---|---|---|---|
| 1 | Artikelstamm mit Nummer, Name, Preis, Warengruppe | 1 | Zehn echte Artikel anlegen und verkaufen |
| 2 | Varianten (Größe, Farbe) unter einem Stammartikel | 1 | Ein Kleidungsstück in drei Größen anlegen, die Größe M verkaufen |
| 3 | Scanner liest Ihre Etiketten | 1 | Zehn eigene Etiketten scannen, zählen, wie viele Lesefehler auftreten |
| 4 | Preis ändern ohne neues Etikett | 1 | Preis im Stamm ändern, prüfen, ob die Kasse den neuen Preis nimmt |
| 5 | Bestand wird nach jedem Verkauf fortgeschrieben | 1 | Artikel verkaufen und Bestand im Bericht ansehen |
| 6 | Rückgabe und Umtausch | 2 | Rückgabe eines Artikels mit Gutschrift buchen |
| 7 | Rabatt je Position und je Bon | 2 | Beide Rabattarten buchen und die Summe nachrechnen |
| 8 | Eigene Artikelnummern mit Prüfziffer erzeugen | 2 | Neue Nummer anlegen und mit dem Verfahren unten nachrechnen |
| 9 | Inventur mit Zählliste und Differenzbericht | 2 | Drei Artikel zählen, Differenz erzeugen, Bericht prüfen |
| 10 | Bestellvorschlag aus Mindestbestand | 3 | Mindestbestand setzen, Verkauf buchen, Vorschlag prüfen |
| 11 | Mehrere Filialen und Lager | 3 | Zwei Lager anlegen und eine Umbuchung durchführen |
| 12 | Kunden- und Gutscheinverwaltung | 3 | Gutschein ausgeben und einlösen |
Zu einzelnen Punkten: Barcodescanner auswählen, Warenwirtschaft im Einzelhandel, Artikelstammdaten pflegen und Diebstahlprävention mit Kassendaten.
Prüfziffer: So rechnen Sie eine Artikelnummer nach
Eine Artikelnummer im Format EAN-13 hat 13 Stellen; die letzte ist eine Prüfziffer. Die GS1 General Specifications beschreiben das Verfahren in Abschnitt 7.9.1 (Release 26.0, Januar 2026): Jede Stelle ohne die Prüfziffer wird von rechts her abwechselnd mit 3 und 1 multipliziert, die Ergebnisse werden addiert, und die Prüfziffer ist der Betrag bis zum nächsten vollen Zehner (gleich 0, wenn die Summe schon ein voller Zehner ist). Bei 13 Stellen steht damit die erste Stelle mit dem Faktor 1 und die zweite mit dem Faktor 3.
Beispielrechnung mit einer erfundenen Nummer. Für interne Nummern nennen die General Specifications das Präfix 04 (RCN-13, Abschnitt 2.1.11.2). Die ersten zwölf Stellen lauten 0 4 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6.
| Stelle | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ziffer | 0 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Faktor | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 |
| Ergebnis | 0 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 6 | 3 | 12 | 5 | 18 |
Die Summe ist 57; bis zum nächsten vollen Zehner (60) fehlen 3. Die vollständige Nummer lautet 0400001234563. Vertauschen Sie die letzten beiden Stellen vor der Prüfziffer (0400001234653), ergibt die Rechnung 55 und die Prüfziffer 5; der Scanner würde die Nummer mit der Prüfziffer 3 ablehnen. Das ist der Zweck der Prüfziffer.
Interne Nummern sind nicht eindeutig, wenn die Ware das Unternehmen verlässt: Die General Specifications schreiben, dass das Präfix 04 jedem Unternehmen für die interne Nummerierung offensteht und die Nummer außerhalb des Hauses keine eindeutige Identifikation liefert (Abschnitt 2.1.11.2). Für Nummern mit den Präfixen 02 und 20 bis 29 gilt Entsprechendes für das jeweilige Gebiet (Abschnitt 2.1.11.4).
Zum Scanner nennen die General Specifications ein Ziel: GS1 will, dass bis Ende 2027 weltweit 2D-Codes an Kassen gelesen werden können (Hinweis zu Abschnitt 1.2.2.2.1). Fragen Sie deshalb, ob der Scanner 2D-Codes liest.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
- Einmalig: Kasse, Scanner, Bondrucker, Kartenterminal, Etikettendrucker, Einrichtung des Artikelstamms.
- Laufend: Lizenz je Kasse und je Filiale, Support, Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem.
- Pro Zahlung: Entgelte der Kartenzahlung, siehe Kartenzahlungsgebühren.
- Aufwand: Das Anlegen des Sortiments kostet Arbeitszeit; fragen Sie, ob der Anbieter Importdateien annimmt.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Varianten nur als getrennte Artikel, sodass jede Größe eine eigene Nummer hat.
- Bestand nur durch manuellen Export.
- Scanner wird nicht mit Ihren Etiketten getestet.
- Preise lassen sich nur einzeln, nicht nach Warengruppe ändern.
- Kein Nachweis der gesetzlichen Anforderungen Ihres Landes.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
| Betrieb | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Kleiner Laden mit wenigen hundert Artikeln | Nr. 1, 3, 4: schneller Stamm, Etiketten, Preisänderung |
| Mode- oder Schuhgeschäft | Nr. 2 und 5: Varianten, Bestand je Größe |
| Geschäft mit Waage | Waage, Preis pro Gewicht; siehe Kassenwaage auswählen |
| Geschäft mit zwei Filialen | Nr. 11: Lager, Umbuchung, Bericht je Filiale |
Rechtliche Pflichten: wohin Sie schauen
Dieser Artikel nennt keine Pflicht selbst. Die Anforderungen an Ihre Kasse hängen vom Land ab.
| Land | Rechtsartikel |
|---|---|
| Deutschland | TSE-Pflicht |
| Österreich | Registrierkasse: Anforderungen der RKSV |
| Schweiz | Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Zählen Sie Ihre Artikel und notieren Sie, welche Varianten sie haben.
- Bringen Sie zehn echte Artikel mit Etiketten zum Test und legen Sie sie an.
- Scannen Sie alle Etiketten und zählen Sie die Lesefehler.
- Verkaufen Sie drei Artikel und prüfen Sie, ob der Bestand stimmt.
- Fordern Sie schriftlich die Nachweise für Ihr Land an.