ERP-Migration: Daten übernehmen, bereinigen und prüfen
Kurz gesagt
Eine Datenmigration ins neue ERP läuft in sechs Schritten: Bestand aufnehmen, Umfang festlegen, Bereinigungsregeln schreiben, Testmigration fahren, Summen je Datengruppe abstimmen, freigeben. In Deutschland verlangt die GoBD bei einem Systemwechsel eine quantitativ und qualitativ gleichwertige Übernahme samt Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen (Rz. 142); sonst ist das Altsystem neben den Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 143). Ohne begonnene Außenprüfung genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, dass die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorliegen (§ 147 Abs. 6 AO).
Das Wichtigste
- Deutschland: GoBD Rz. 142 verlangt bei einem Systemwechsel die quantitativ und qualitativ gleichwertige Übernahme der aufzeichnungspflichtigen Daten.
- Deutschland: Eine Umwandlung darf nur das Format ändern; der Inhalt bleibt unverändert, Änderungen sind zu dokumentieren (Rz. 142).
- Deutschland: Datenextrakte, Reports und Druckdateien genügen nicht, wenn nicht mehr alle Daten enthalten sind (Rz. 144).
- Deutschland: Ohne gleichwertige Übernahme ist die ursprüngliche Hard- und Software neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 143); hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung die Vorhaltung ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 164: nur noch Z3-Zugriff).
- Abstimmsummen je Datengruppe sind eine redaktionelle Prüfempfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.
Die Datenmigration gehört zur Einführungsphase zwischen Konfiguration und Go-live: Sie bringt Stammdaten, Bewegungsdaten und deren Verknüpfungen in das neue System. Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) zählt Schnittstellen, Datenmigration und Customizing zur Implementierungsphase und lässt die Vorabnahme den Funktionsumfang, die abgebildeten Prozesse und die Schnittstellen in einem umfassenden Testverfahren prüfen. Den Projektrahmen beschreibt der Projektplan der ERP-Einführung.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Liste aller Quellsysteme: Warenwirtschaft oder ERP, Kassensystem, Onlineshop, Zeiterfassung und Tabellen.
- Eine Kopie der Altdaten mit festem Stichtag. Arbeiten Sie für Tests nicht im Produktivsystem des Altsystems.
- Eine Person, die das Altsystem kennt, und dessen Dokumentation.
- Eine Testinstanz des Zielsystems mit denselben Einstellungen wie das spätere Produktivsystem.
- Eine Liste der Datengruppen mit Schlüsselfeld, Satzanzahl und Summenfeld.
- Für Deutschland: die Verfahrensdokumentation des Altsystems und die Liste der aufzeichnungspflichtigen Daten.
Schritt für Schritt: von den Altdaten zum freigegebenen Bestand
Schritt 1: Bestand aufnehmen und Daten einordnen
Halten Sie je Quellsystem fest, welche Datenbank, welche Tabellen und welche Felder übernommen werden sollen. In Deutschland beschreibt die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 ein Erstqualifizierungsrecht: Der Betrieb identifiziert die eingesetzten DV-Systeme selbst, ordnet die Daten den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu und hält sie danach für den Datenzugriff vor (Rz. 161). Das Ergebnis ist eine Liste aus Quellsystem, Datengruppe, Satzanzahl, Schlüsselfeld und zuständiger Person.
Schritt 2: Umfang und Aufbewahrung festlegen
Legen Sie je Datengruppe fest, ob sie migriert, nur ins Archiv mitgenommen oder im Altsystem belassen wird. In Deutschland entscheidet das über die Abschaltung: Die ursprüngliche Hard- und Software darf nur dann vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfallen, wenn die Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig übernommen werden und das neue System dieselben Auswertungen erlaubt (GoBD Rz. 142). Sonst bleibt das Altsystem neben den Daten vorzuhalten (Rz. 143). Datenextrakte, Reports und Druckdateien genügen nicht, soweit nicht mehr alle Daten übernommen werden (Rz. 144).
Eine Erleichterung gilt in Deutschland, wenn noch keine Außenprüfung begonnen hat: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt es, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 AO); nach den GoBD ist dann nur noch der Z3-Zugriff bereitzustellen (Rz. 164). Aufzubewahren bleibt in jedem Fall alles, was aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig ist.
Fristen und Datenzugriff stehen unter Archivierung im ERP.
Die Pflichten aus der GoBD gelten in Deutschland. Für Österreich und die Schweiz nennt dieser Artikel keine eigenen Pflichten; die Aufbewahrungs- und Lesbarkeitsregeln des jeweiligen Landes stehen unter Aufbewahrung in Österreich und Aufbewahrung in der Schweiz, der Umgang mit dem Datenerfassungsprotokoll einer österreichischen Registrierkasse unter Registrierkassendaten im ERP. Die Prüfschritte dieses Artikels gelten unabhängig vom Land.
Schritt 3: Bereinigungsregeln schreiben
Bereinigung heißt: einheitliche Schreibweise, eindeutige Schlüssel, vollständige Pflichtfelder. Sie betrifft die künftige Stammdatenbasis. Der Inhalt von Aufzeichnungen, die aufbewahrungspflichtig sind, bleibt dabei unverändert: Eine Umwandlung darf nur das Format umsetzen, und die Änderungen sind zu dokumentieren (GoBD Rz. 142); eine Buchung oder Aufzeichnung darf in Deutschland nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Legen Sie die Regeln je Datengruppe vor dem ersten Testlauf schriftlich fest.
| Datengruppe | Bereinigungsregel | Prüfung danach |
|---|---|---|
| Kunden und Lieferanten | Dubletten über Name, Anschrift und UID- oder USt-IdNr. zusammenführen; eine Nummer je Geschäftspartner | Anzahl vor und nach der Bereinigung, Summe der Salden unverändert |
| Artikelnummern | ein Format je Nummernkreis; Zahlenfelder als Text behandeln, damit führende Nullen bleiben | jede Nummer genau einmal, keine Nummer ohne Artikel |
| Bezeichnungen und Einheiten | eine Schreibweise je Artikel; Mengeneinheit und Umrechnungsfaktor festlegen (Beispiel: Kiste zu 12 Flaschen) | Menge mal Faktor ergibt in beiden Systemen dieselbe Basismenge |
| Preise | Preis je Artikel und Preisliste, netto und brutto getrennt speichern; Brutto nur als Kontrolle | Nettopreis plus Steuerbetrag ergibt den Altpreis |
| Steuerschlüssel | Altwert dem Steuersatz zuordnen, der beim jeweiligen Vorgang galt | je übernommener Buchung ist der damalige Satz erkennbar |
| Offene Posten | Betrag, Ursprungsdatum und Ursprungsnummer beibehalten, nicht als neue Rechnung anlegen | Anzahl und Summe stimmen mit der Offene-Posten-Liste überein |
| Lager | Menge, Bewertung und Lagerort je Artikel; Differenzen vor der Übernahme klären | Menge und Wert je Lager stimmen mit der Inventurliste überein |
| Freitextfelder | Zeichensatz und Feldlängen prüfen; Zeichen ersetzen, die das Zielsystem nicht darstellen kann | Stichprobe aus 20 Sätzen ohne abgeschnittene Texte |
Vergeben Sie für alte Belege keine neuen Nummern. Die Rechnungsnummer ist Teil des Belegs; wer sie beim Import ändert, verändert den Inhalt einer Aufzeichnung (Deutschland: GoBD Rz. 142, § 146 Abs. 4 AO). Für Nummernkreise und Pflichtfelder siehe Stammdaten im ERP.
Schritt 4: Testmigration mit Stichtag fahren
Migrieren Sie zuerst in die Testinstanz und in dieser Reihenfolge: Kunden, Lieferanten, Artikel und Sachkonten, dann Eröffnungssalden und offene Posten, dann die Bewegungsdaten der laufenden Periode, zuletzt die Kassendaten. Bewegungsdaten brauchen die Stammsätze, auf die sie verweisen. Frieren Sie die Altdaten ab dem Stichtag ein, sonst verschieben sich die Abstimmsummen zwischen zwei Läufen. Für die Testinstanz gilt derselbe Anspruch wie bei der Vorabnahme: Geprüft werden Funktionsumfang, Prozesse und Schnittstellen.
Schritt 5: Abstimmen: Summen, Salden und Stichproben
Stellen Sie je Datengruppe eine Abstimmsumme aus dem Altsystem einer Summe im neuen System gegenüber. Die folgende Tabelle zeigt, welcher Sollwert sich wofür eignet; sie ist eine redaktionelle Empfehlung.
| Datengruppe | Abstimmsumme im Zielsystem | Sollwert aus dem Altsystem |
|---|---|---|
| Debitoren | Anzahl und Summe der Salden | Offene-Posten-Liste zum Stichtag |
| Kreditoren | Anzahl und Summe der Salden | Offene-Posten-Liste zum Stichtag |
| Sachkonten | Saldo je Konto | Summen- und Saldenliste |
| Buchungsjournal | Anzahl Buchungen und Summe je Periode | Journal der Periode |
| Lager | Menge und Wert je Artikel | Inventurliste zum Stichtag, siehe Inventur mit ERP |
| Anlagen | Anschaffungskosten, Buchwert und Abschreibung | Anlagenverzeichnis |
| Kassendaten | Summe der Tagesabschlüsse der Periode | Tagesabschlüsse des Kassensystems |
Setzen Sie die Toleranz auf null und erklären Sie jede Abweichung einzeln. Prüfen Sie zusätzlich Stichproben einzeln: Ein Vorgang muss sich vom Beleg über das Journal bis zum Konto verfolgen lassen, und zwar in beide Richtungen (Deutschland: GoBD Rz. 32, 33). Führen Sie ein Abweichungsprotokoll mit Betrag, Ursache und Entscheidung.
Schritt 6: Freigeben, Dokumentation nachziehen, Altsystem stilllegen
Lassen Sie Abstimmsummen und Abweichungsprotokoll von den Bereichen und Ihrer Steuerberatung schriftlich freigeben. Ziehen Sie danach die Verfahrensdokumentation nach: In Deutschland muss sie dem eingesetzten Verfahren samt Versionen entsprechen, System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos festhalten und historisch nachvollziehbar bleiben (GoBD Rz. 34, 150, 151, 154). Halten Sie auch Ablageort und Lesbarmachung der Altdaten fest.
Das Altsystem schalten Sie erst ab, wenn die Übernahme geprüft ist; andernfalls bleibt es neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 143). Ohne begonnene Außenprüfung genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 AO); nach den GoBD ist dann nur noch der Z3-Zugriff bereitzustellen (Rz. 164). Beispiel: Umstellung im Jahr 2026, ab dem 1. Januar 2032 genügt der Datenträger. Prüfen Sie im ersten Monatsabschluss nach dem Go-live, ob die Summen weiter zusammenpassen.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Satzanzahl und Summe je Datengruppe stimmen mit den Abstimmsummen aus dem Altsystem überein; jede Abweichung steht mit Ursache im Protokoll.
- Offene Posten: Anzahl und Summe stimmen; jede Position trägt ihr Ursprungsdatum und ihre Ursprungsnummer.
- Ein Vorgang lässt sich ohne das Altsystem vom Beleg bis zum Konto verfolgen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).
- Lager: Menge und Wert zum Stichtag stimmen mit der Inventurliste überein.
- Übernommene Belege tragen unveränderte Nummern und Daten.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Migration mit Datum, Versionen und Ablageort der Altdaten.
- Für Daten, die im Altsystem bleiben: Ablageort, Lesbarkeit und Auswertbarkeit sind dokumentiert, samt dem Datum, ab dem die Vorhaltung auf dem Datenträger genügt (§ 147 Abs. 6 AO).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Summen weichen um einen runden Betrag ab | Eröffnungssaldo doppelt oder gar nicht gebucht | Eröffnungsbuchung und Schlusssaldo je Konto abgleichen |
| Import bricht bei Umlauten ab | Zeichensatz der Exportdatei passt nicht zur Einstellung des Zielsystems | Export als UTF-8 neu erzeugen, Testlauf mit 100 Sätzen wiederholen |
| Artikel erscheinen doppelt | Dublettenregel lief nur im Altsystem, nicht auf dem Import | Regel vor dem Import ausführen, danach Sätze zählen |
| Mengen sind um Faktor 12 zu hoch | Umrechnungsfaktor aus dem Altsystem fehlt | Einheit und Faktor je Artikel nachtragen, betroffene Belege neu abstimmen |
| Belege verweisen auf unbekannte Stammsätze | Importreihenfolge: Bewegungsdaten vor Stammdaten | Reihenfolge aus Schritt 4 einhalten, Import wiederholen |
| Der Vormonat fehlt nach dem Go-live | Stichtag lag nach dem Periodenwechsel | Stichtag prüfen, Periode vollständig nachmigrieren |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn unklar ist, welche Daten aufbewahrungspflichtig sind, lassen Sie sich die gleichwertige Übernahme bestätigen und halten Sie fest, wo die Altdaten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist maschinell lesbar und auswertbar liegen. Ziehen Sie den Datenschutz hinzu, wenn Kunden- oder Beschäftigtendaten mitwandern; Grundlagen stehen unter Cloud-ERP und DSGVO. Für Feldzuordnung, Importreihenfolge und Prüfsummen fragen Sie den Anbieter des Zielsystems; zu Kassendaten siehe Kasse mit ERP verbinden und ERP und Buchhaltung.