Preise und Steuersätze zentral pflegen: Kasse und ERP
Kurz gesagt
In Deutschland gelten für steuerpflichtige Umsätze 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), für die in § 12 Abs. 2 UStG genannten 7 Prozent, seit 1. Januar 2026 auch für Restaurantspeisen ohne Getränke, und für bestimmte Photovoltaik-Lieferungen 0 Prozent. Bei einem Satzwechsel legen Sie den neuen Satz mit Stichtag zuerst im ERP an, dann in der Kasse, und testen vorher.
Das Wichtigste
- Regelsteuersatz in Deutschland: 19 Prozent des Entgelts (netto) für steuerpflichtige Umsätze ohne Sondersatz (§ 12 Abs. 1 UStG); ermäßigter Satz: 7 Prozent für die in § 12 Abs. 2 UStG genannten steuerpflichtigen Umsätze.
- Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne die Abgabe von Getränken tragen 7 Prozent, wenn die Leistung nach dem 31. Dezember 2025 erbracht wird (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, Steueränderungsgesetz 2025).
- Änderungen des UStG gelten, soweit nichts anderes bestimmt ist, für Umsätze, die ab dem Inkrafttreten ausgeführt werden, auch wenn die Steuer für eine Anzahlung oder nach vereinnahmten Entgelten vorher entstanden ist; die Berechnung ist dann zu berichtigen (§ 27 Abs. 1 UStG).
- Der Beleg eines Kassensystems oder einer Registrierkasse nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV nennt Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf (§ 6 Satz 1 Nr. 5 KassenSichV); die offene Ladenkasse ist davon nicht erfasst.
- Die Reihenfolge der Schritte und die Beispielrechnung sind redaktionelle Vorschläge; welcher Preis nach einem Satzwechsel gilt, entscheidet der Betrieb.
Ein Satzwechsel trifft vier Stellen: den Steuerschlüssel im ERP, die Preise der Artikel, die Kasse und die Preisauszeichnung. Wer nur eine ändert, hat am Stichtag zwei Wahrheiten. Die Anleitung schlägt eine Reihenfolge vor, die verhindert, dass Kasse und ERP am selben Tag verschiedene Sätze führen. Sie gilt für Deutschland. Welcher Satz für welche Ware gilt, zeigt Umsatzsteuersätze an der Kasse.
Welche Sätze es gibt und wann sie wechselten
Das Umsatzsteuergesetz kennt in Deutschland 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), 7 Prozent für die in § 12 Abs. 2 UStG genannten Umsätze und 0 Prozent für bestimmte Photovoltaik-Lieferungen (§ 12 Abs. 3 UStG). Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne die Abgabe von Getränken gilt 7 Prozent, wenn die Leistung nach dem 31. Dezember 2025 erbracht wird; die Änderung trat am 1. Januar 2026 in Kraft (Art. 4 Nr. 2, Art. 12 Abs. 2 Steueränderungsgesetz 2025). Zeitlich begrenzt galten im zweiten Halbjahr 2020 16 und 5 Prozent (§ 28 Abs. 1 und 2 UStG). Steuerfreie Umsätze tragen keinen dieser Sätze.
Zu den Folgen eines falschen Satzes siehe Restaurantspeisen mit 7 Prozent.
Was Sie vorab brauchen
- Das Datum, ab dem der neue Satz für Ihre Leistung gilt, aus dem Gesetzestext.
- Eine Liste der betroffenen Artikel, getrennt nach Leistungsart (Speisen vor Ort, Getränke, Mitnahme).
- Ein Testsystem oder den Testmodus Ihrer Kasse.
- Eine Person, die im ERP Steuerschlüssel ändern darf, und eine zweite, die prüft.
- Die Entscheidung, ob der Bruttopreis oder der Nettopreis gleich bleibt.
Schritt für Schritt: Satzwechsel in Kasse und ERP
Die Tabelle zeigt die Reihenfolge. Sie ist ein Vorschlag; Ihr Anbieter kann eine andere vorsehen.
| Nr. | System | Was geschieht | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1 | ERP | Neuen Satz als neuen Steuerschlüssel mit Gültig-ab-Datum anlegen; den alten Satz nicht überschreiben, sondern mit Gültig-bis schließen | Zwei Einträge mit lückenlosen Zeiträumen |
| 2 | ERP | Betroffene Artikel dem neuen Schlüssel zuordnen, mit Wirkung zum Stichtag | Jeder betroffene Artikel zeigt zum Stichtag den neuen Schlüssel |
| 3 | ERP | Preise festlegen (Bruttopreis oder Nettopreis bleibt) und mit Gültig-ab versehen | Neue Preise sind zum Stichtag vorgemerkt |
| 4 | Testsystem | Stammdaten an das Testsystem der Kasse übertragen und einen Testbon mit einem betroffenen Artikel buchen; lässt das Testsystem ein Datum zu, je einen Bon vor und nach dem Stichtag | Steuersatz und Betrag auf dem Testbon stimmen |
| 5 | ERP | Prüfen, dass der Verkaufsimport den Steuerschlüssel des Bons übernimmt, nicht den heutigen Artikelstamm | Ein Testbon mit altem Schlüssel bleibt im ERP beim alten Satz |
| 6 | Kasse | Stammdaten vor dem Stichtag übertragen, damit der Wechsel zur Zeit der Erfassung greift | Die Kasse führt beide Sätze mit Zeitraum |
| 7 | Preisauszeichnung | Regalschilder, Speisekarte, Shop und Etiketten anpassen | Preis am Regal gleich Preis auf dem Bon |
| 8 | Kasse und ERP | Am Stichtag den ersten Bon prüfen und am Tagesende die Summen je Satz vergleichen | Kasse und ERP weisen für den Tag dieselben Steuerbeträge aus |
Zu Schritt 1: Die Anlage 2 zur DSFinV-K führt frühere Sätze (zum Beispiel 16 und 5 Prozent) als eigene historische Schlüssel, damit ältere Vorgänge ihren damaligen Satz behalten. Als Vorschlag für das ERP: Überschreiben Sie keinen Prozentsatz, damit sich ältere Belege nicht mit ändern.
Zu Schritt 5: Die Schlüssel 1 und 2 der DSFinV-K stehen für den zum Zeitpunkt der Erfassung des Geschäftsvorfalls geltenden allgemeinen und ermäßigten Satz. Ein Import, der den Satz aus dem heutigen Artikelstamm neu bestimmt, würde ältere Bons falsch bewerten.
Zu Schritt 7: Wer in einer Gaststätte Speisen oder Getränke anbietet, muss die Preise in einem Preisverzeichnis mit Gesamtpreisen einschließlich Umsatzsteuer und Bedienungsgeld angeben (§ 13 Abs. 1 und 5, § 3 Abs. 1 PAngV). Ändert sich ein Preis, ändert sich das Verzeichnis.
Zu Schritt 8: Der Beleg eines Kassensystems oder einer Registrierkasse nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV nennt Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf (§ 6 Satz 1 Nr. 5 KassenSichV); die offene Ladenkasse ist davon nicht erfasst.
Beispielrechnung: Bruttopreis oder Nettopreis bleibt
Beispiel (erfundener Preis): Ein Gericht kostet vor dem Stichtag 11,90 Euro brutto bei 19 Prozent. Das Entgelt beträgt 11,90 ÷ 1,19 = 10,00 Euro, die Steuer 1,90 Euro. Ab dem Stichtag gilt 7 Prozent (Restaurantspeise, Leistung nach dem 31. Dezember 2025).
| Variante | Bruttopreis | Entgelt (netto) | Steuer | Rechnung |
|---|---|---|---|---|
| Bruttopreis bleibt | 11,90 Euro | 11,12 Euro | 0,78 Euro | 11,90 ÷ 1,07 = 11,1215; Steuer 11,90 − 11,12 |
| Nettopreis bleibt | 10,70 Euro | 10,00 Euro | 0,70 Euro | 10,00 × 1,07 |
Für neu festgelegte Preise schreibt das Gesetz keine der beiden Varianten vor; bei älteren Verträgen kann § 29 UStG einen Ausgleich vorsehen (siehe FAQ). Für die Pflege folgt daraus: Haben Sie die erste Variante gewählt, darf das ERP den Bruttopreis nicht aus dem alten Nettopreis neu errechnen.
So prüfen Sie das Ergebnis
Prüfen Sie am Stichtag für drei betroffene Artikel Steuersatz, Steuerbetrag und Preis auf dem Bon, in der Kasse und im ERP. Prüfen Sie außerdem, dass ein Bon vom Vortag im ERP weiterhin den alten Satz trägt.
Wenn etwas nicht klappt
| Anzeichen | Wahrscheinliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Bons vor dem Stichtag erscheinen im ERP mit neuem Satz | Import bestimmt den Satz neu aus dem Artikelstamm | Import auf den Schlüssel des Bons umstellen, Importe nachrechnen |
| Kasse zeigt neuen Preis, Regal den alten | Preisauszeichnung nicht angepasst | Schritt 7 nachholen |
| Getränke zum Verzehr im Restaurant tragen 7 Prozent | Artikel wurden nach Warengruppe statt nach Leistungsart umgestellt (begünstigt bleiben Lieferungen von Gegenständen nach Anlage 2, etwa Milch) | Zuordnung je Artikel prüfen |
| Der Tagesabschluss weist einen Satz nicht aus | Der Schlüssel fehlt in der Kasse | Stammdaten erneut übertragen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie die Steuerberatung, wenn Anzahlungen oder Gutscheine über den Stichtag hinweg offen sind, wenn Sie Speisen und Getränke zu einem Gesamtpreis verkaufen, oder wenn Sie nach dem Stichtag einen falschen Satz bemerken. Die Anleitung zum Umstellen an der Kasse beschreibt die Bedienung (Steuersatz ändern: So stellen Sie die Kasse korrekt um); die Datenbasis dafür liefern Stammdaten im ERP und Kasse mit ERP verbinden.