Lebensdauer von Kassenhardware und Ersatzbeschaffung
Kurz gesagt
Wie lange Kassenhardware hält, nennt keine allgemeine Zahl: Maßgeblich sind Datenblatt, Supportzeitraum des Herstellers und Ihre Einsatzbedingungen. In Deutschland nennt die AfA-Tabelle AV für Registrierkassen sechs Jahre; das ist ein steuerlicher Richtwert, keine Garantie. Planen Sie Prüftermine, Ersatzteile und einen Tauschplan je Gerät.
Das Wichtigste
- DE: Die AfA-Tabelle AV nennt für Registrierkassen eine Nutzungsdauer von 6 Jahren (Nr. 6.14.7); sie ist ein Anhaltspunkt für die Abschreibung, keine technische Lebensdauer und keine Rechtsnorm.
- Apple legt iPad-Akkus darauf aus, nach 1000 vollständigen Ladezyklen bis zu 80 Prozent der ursprünglichen Kapazität zu halten; das ist eine Herstellerangabe für diese Geräte.
- DE: Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten; sie betrifft nur solche Systeme, nicht eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System.
- AT: Die Außerbetriebnahme einer Registrierkasse oder ihrer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist ohne unnötigen Aufschub bekannt zu geben (§ 17 Abs. 1 Z 3 RKSV).
Kassenhardware besteht aus Geräten mit sehr verschiedener Haltbarkeit: ein Netzteil ist etwas anderes als ein Druckkopf oder eine Batterie. Dieser Artikel trennt, was eine Quelle sagt, von dem, was Sie beim Hersteller erfragen, und liefert einen Tauschplan. Er nennt keine Produkte und keine Preise.
Worauf es ankommt
Drei Begriffe sind zu trennen. Die technische Lebensdauer ist die Zeit, die ein Gerät tatsächlich funktioniert; sie hängt von Nutzung und Umgebung ab, und das Datenblatt nennt hierzu höchstens Auslegungs- oder Belastungswerte. Der Supportzeitraum sagt, wie lange der Hersteller Updates, Ersatzteile und Reparatur liefert; ihn erfragen Sie beim Anbieter. Die steuerliche Nutzungsdauer ist der Zeitraum, über den Sie die Anschaffung abschreiben; sie ist eine Rechengröße. Ein Gerät kann steuerlich abgeschrieben, technisch intakt und trotzdem nicht mehr gepflegt sein.
Was Quellen zur Nutzungsdauer sagen
In Deutschland nennt die AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter (AV) in Nr. 6.14.7 für Registrierkassen eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 6 Jahren, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Dezember 2000 für Anlagegüter, die nach dem 31. Dezember 2000 angeschafft wurden. Nach den Vorbemerkungen dient die Angabe als Anhaltspunkt für die Beurteilung der Angemessenheit der Abschreibung; für branchenzugehörige Steuerpflichtige geht eine Branchentabelle vor. Für Computerhardware hat das BMF später gesondert entschieden (Schreiben vom 22. Februar 2022); ob ein PC- oder Tablet-Kassensystem darunter fällt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Abschreibung und Sofortabzug erklärt Kasse und Kartenterminal steuerlich absetzen. Für Österreich und die Schweiz nennt dieser Artikel keine Nutzungsdauer.
Planungsgrößen je Gerät
Die Tabelle trennt, was eine Quelle sagt, von dem, was Sie erfragen. Die rechte Spalte ist ein Beispielplan mit angenommenen Intervallen, keine Aussage über typische Lebensdauern.
| Gerät | Was eine Quelle sagt | Was Sie beim Hersteller erfragen | Beispielplan (Annahme) |
|---|---|---|---|
| Registrierkasse (Deutschland) | AfA-Tabelle AV Nr. 6.14.7: 6 Jahre als steuerlicher Anhaltspunkt | Supportzeitraum, Ersatzteile, Updates | Prüftermin jährlich; Austausch planen im sechsten Jahr |
| Tablet (zum Beispiel iPad) | Apple: Akku ausgelegt auf bis zu 80 Prozent Kapazität nach 1000 Ladezyklen | Supportzeitraum für Updates und Akkutausch | Akkuzustand jährlich prüfen |
| Bondrucker | Datenblatt: Angaben zu Druckkopf und Schneidwerk, falls vorhanden | Verschleißteile und Lieferzeit | Ersatzgerät vorhalten |
| USV | BSI INF.2.A3 (für Rechenzentren): Wartung nach Herstellerintervallen | Batterietauschintervall | Test halbjährlich, Batterie nach Herstellerangabe |
| Router, Switch, Zugangspunkt | Supportende laut Hersteller | Zeitraum für Sicherheitsupdates | Ersatz vor Supportende |
| Kassenlade, Scanner, Display | Datenblatt: Zyklenzahlen, falls angegeben | Garantie, Ersatzteile | Sichtprüfung beim Jahrestermin |
Beispiel: Tauschplan über sechs Jahre
Der Plan unten ist ein Beispiel mit angenommenen Terminen für einen Betrieb mit Kasse, Drucker, USV und Router.
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| Jahr 0 | Geräteliste mit Kaufdatum, Seriennummer, Garantieende und Supportende anlegen |
| Jährlich | Sichtprüfung, USV-Test, Akkuzustand, Ersatzteilbestand und Supportstatus prüfen |
| Jahr 3 | Ersatzgerät für den Drucker und Netzteile prüfen; Tauschkosten schätzen |
| Jahr 5 | Austausch der Kasse planen: Angebot, Datenübernahme, Termin außerhalb der Spitzenzeit |
| Jahr 6 | Altgerät außer Betrieb nehmen und Meldungen des Landes erledigen |
Ersatzteile und Rückfall
Halten Sie vor, was Sie ohne Lieferzeit brauchen: Netzteile, Kabel, Papier, ein Ersatzgerät für ein ausfallkritisches Teil. Bewahren Sie Seriennummern und Garantieunterlagen getrennt vom Gerät auf. Bei Ausfall der Kasse hilft der Rückfall aus Notfallkasse.
Was beim Tausch einer Kasse zu beachten ist
Der Tausch eines Kassensystems kann Meldungen auslösen. In Deutschland ist die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO zu erstatten; sie betrifft nur solche Systeme, nicht eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System. In Österreich ist die Außerbetriebnahme der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder der Registrierkasse ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline oder beim Finanzamt bekannt zu geben (§ 17 Abs. 1 Z 3 RKSV). Ob der Austausch eines einzelnen Geräts als Anschaffung oder Außerbetriebnahme zählt, klären Sie mit dem Kassenanbieter oder Ihrer Steuerberatung; zum Ablauf siehe Registrierkasse außer Betrieb nehmen oder ersetzen; für die Meldung in Deutschland siehe Kasse beim Finanzamt melden. Der Ablauf eines Systemwechsels steht in Kassensystem wechseln; wie Sie Altdaten aufbewahren, in Altdaten beim Kassenwechsel aufbewahren.
So gehen Sie vor
- Legen Sie eine Geräteliste mit Kaufdatum, Garantie- und Supportende an.
- Fragen Sie je Gerät nach Supportzeitraum, Verschleißteilen und Ersatz.
- Tragen Sie Prüftermine ein und prüfen Sie jährlich Akku, USV und Ersatzteile.
- Planen Sie den Tausch der Kasse ein Jahr vorher mit Datenübernahme und Meldungen.