Kassenhardware auswählen: Was Sie wirklich brauchen
Kurz gesagt
Unverzichtbar sind nur ein Gerät, auf dem die Kassensoftware läuft, und ein Weg, Zahlungen zu erfassen. Alles andere (Bondrucker, Lade, Scanner, Display, Waage) richtet sich nach Ihrem Ablauf. Zusätzlich nötig ist die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung, wenn Sie in Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO nutzen (etwa ein elektronisches Kassensystem; TSE) oder in Österreich der Registrierkassenpflicht unterliegen (im Regelfall Signatur- oder Siegelerstellungseinheit).
Das Wichtigste
- Pflichtbestandteil ist die Hardware nur dort, wo das Gesetz eine Sicherheitseinrichtung verlangt; in Deutschland kann die TSE Hardware oder Cloud-Dienst sein.
- DE: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne des § 1 KassenSichV erfasst (elektronische Kassensysteme, Registrierkassen), schützt es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a Abs. 1 AO).
- AT: Betriebe mit Registrierkassenpflicht verwenden im Regelfall eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit (§ 131b Abs. 2 BAO); ausgenommen sind vom Finanzamt per Bescheid bestätigte manipulationssichere geschlossene Gesamtsysteme (§ 131b Abs. 4 BAO).
- Bondrucker, Kassenlade, Scanner, Display und Waage sind betriebsabhängige Ergänzungen, keine Voraussetzung jeder Kasse.
- Die Hardwareauswahl folgt dem Verkaufsablauf: erst Zahl der Arbeitsplätze und Belegausgabe festlegen, dann Geräte wählen.
Eine Kasse ist keine Gerätelinie, sondern ein Ablauf: Ware oder Leistung erfassen, bezahlen lassen, einen Beleg ausgeben, das Geld sicher aufbewahren. Jedes Gerät übernimmt einen dieser Schritte. Dieser Artikel ordnet die Komponenten nach dem Schritt, den sie abdecken, und zeigt, welche Ihr Betrieb nicht braucht. Die Einzelthemen sind in eigenen Artikeln vertieft; hier steht nur der Überblick. Er gilt für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz und nennt weder Anbieter noch Produkte.
Diese Komponenten gibt es
Die Tabelle nennt je Komponente die Aufgabe, die Frage, an der Sie Bedarf erkennen, und den Artikel mit den Auswahlkriterien. Die Spalte „Anbieterfrage“ ist das, was Sie im Angebot klären.
| Komponente | Aufgabe | Bedarf, wenn … | Anbieterfrage | Vertiefung |
|---|---|---|---|---|
| Kassenterminal oder Tablet | Läuft die Kassensoftware, nimmt Eingaben an | immer | Welche Geräte und Betriebssystemversionen sind für die Software freigegeben? | Tablet-Kasse, iPad als Kasse |
| Sicherheitseinrichtung | Schützt Aufzeichnungen gegen Manipulation | Ihr Land sie verlangt (siehe unten) | Als Hardware oder als Cloud-Dienst? | TSE-Bauformen |
| Kartenterminal | Nimmt Kartenzahlung an | Sie Karten akzeptieren | Ist es mit der Kasse gekoppelt oder getrennt? | Mobiles oder stationäres Kartenterminal |
| Bondrucker | Druckt Beleg, Küchenbon, Bestellbon | Sie Belege auf Papier ausgeben oder Bestellungen in die Küche drucken | Welche Druckbefehle und Anschlüsse? | Bondrucker auswählen |
| Kassenlade | Verwahrt Bargeld, öffnet nach Barzahlung | Sie Bargeld annehmen und es in einer Lade verwahren wollen (eine Lade ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, AEAO zu § 146a Nr. 1.2) | Wird sie über den Drucker oder direkt angesteuert? | Kassenlade auswählen |
| Barcodescanner | Erfasst Artikel per Code | Sie Waren mit Barcode verkaufen | Welche Codearten liest er? | Barcodescanner |
| Kundendisplay | Zeigt dem Kunden Positionen und Summe | Kunden den Betrag mitlesen sollen | Ist es als Zweitbildschirm oder Zeilendisplay gedacht? | Kundendisplay |
| Waage | Wiegt Ware, übergibt das Gewicht | Sie nach Gewicht verkaufen | Ist sie für den geschäftlichen Verkehr zugelassen? | Kassenwaage |
| Küchendrucker oder -display | Gibt Bestellungen an die Küche | Sie Speisen am Platz zubereiten | Wie wird nach Station geroutet? | Küchendrucker oder Küchendisplay |
| Zubehör (Kabel, Halterung, Netzteile) | Verbindet, sichert, versorgt | immer in kleinem Umfang | Was liegt bei, was nicht? | Kassenzubehör im Überblick |
Welche Geräte Sicherheitseinrichtung und Beleg betreffen
Hier betrifft die Hardwarewahl das Recht. Die Pflichten selbst stehen in den verlinkten Artikeln; die Tabelle nennt nur, was die Auswahl berührt.
| Land | Was die Hardwarewahl berührt | Rechtsgrundlage | Artikel |
|---|---|---|---|
| Deutschland | Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, setzt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ein; als Aufzeichnungssystem gelten elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, nicht Buchhaltungsprogramme oder Warenautomaten | § 146a Abs. 1 Satz 1 und 2 AO; § 1 Abs. 1 KassenSichV | TSE-Pflicht |
| Deutschland | Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, stellt einen Beleg aus und stellt ihn zur Verfügung; als Papierbeleg oder, nur mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch. Ohne Zustimmung und ohne Befreiung nach § 148 AO muss Papier möglich sein, ein Drucker also vorhanden sein | § 146a Abs. 2 AO; § 6 Satz 5 KassenSichV | Belegausgabepflicht |
| Österreich | Betriebe mit Registrierkassenpflicht schützen das System im Regelfall durch eine technische Sicherheitseinrichtung mit Signatur- oder Siegelerstellungseinheit; ausgenommen sind vom Finanzamt per Bescheid bestätigte manipulationssichere geschlossene Gesamtsysteme | § 131b Abs. 2 und 4 BAO | Registrierkassenpflicht und RKSV-Anforderungen |
| Schweiz | In diesem Artikel nicht geprüft; die Pflichtenlage klärt der Auswahlartikel | Kassensystem auswählen |
Unter den hier behandelten Kassengeräten ist die Sicherheitseinrichtung das einzige, das die genannten Kassengesetze vorgeben. Für die übrigen Geräte entscheidet Ihr Ablauf; Ausnahme ist die Waage, die im geschäftlichen Verkehr Mess- und Eichvorgaben unterliegt (§ 31 MessEG; siehe Kassenwaage).
Welche Geräte für welchen Betrieb
Die Tabelle ist redaktionelle Orientierung und kein Urteil. „Meist“ heißt: in dieser Lage häufig sinnvoll; „verzichtbar“ heißt: nur bei besonderem Ablauf.
| Betrieb | Meist nötig | Je nach Ablauf | Oft verzichtbar |
|---|---|---|---|
| Ladengeschäft mit Barcode-Sortiment | Terminal, Scanner, Kartenterminal, Lade | Bondrucker, Kundendisplay | Küchendrucker |
| Gastronomie mit Küche | Terminal oder Tablet, Bondrucker, Kartenterminal, Lade | Küchendrucker oder -display, mobile Bestellgeräte | Scanner, Kundendisplay |
| Dienstleistung mit Terminen (Friseur, Kosmetik) | Tablet oder Terminal, Kartenterminal | Bondrucker, Lade | Scanner, Waage, Küchendrucker |
| Markt oder Veranstaltung ohne Festnetz | Tablet oder mobiles Gerät, Kartenterminal mit Mobilfunk, Stromversorgung | mobiler Bondrucker, Lade | Kundendisplay, Küchendrucker |
| Verkauf nach Gewicht (Metzger, Bäcker, Hofladen) | Terminal, Waage, Bondrucker | Scanner, Kundendisplay | Küchendrucker |
Details zu Markt und Außer-Haus-Verkauf: Mobile Kasse und Mobiler Bondrucker.
Auf diese Eigenschaften achten
- Anschlüsse: Zählen Sie, welche Schnittstellen die Geräte brauchen (USB, Netzwerk, Bluetooth, Lade-Anschluss), und prüfen Sie, ob das Terminal genug freie bietet. Die Wahl der Anschlussart behandelt Bondrucker anschließen.
- Kompatibilität: Gerät und Software müssen miteinander sprechen. Bei Druckern ist ESC/POS ein Befehlssatz, ein herstellereigenes Protokoll von Epson, kein offener Standard (Epson, ESC/POS Command Reference). Fragen Sie nach der Freigabeliste des Kassenanbieters.
- Umgebung: Fett, Feuchtigkeit und Staub belasten Geräte. Die Schutzart eines Gehäuses wird als IP-Code nach IEC 60529 angegeben (Titel der Norm: Schutzarten durch Gehäuse). Was die Ziffern bedeuten, steht in der Norm. Lesen Sie die Schutzart im Datenblatt und prüfen Sie, ob sie zum Einsatzort passt.
- Ersatz und Lebensdauer: Lebensdauer von Kassenhardware und Schutz vor Diebstahl und Manipulation behandeln, was nach dem Kauf zählt.
Woraus sich die Hardwarekosten zusammensetzen
Preise nennen wir nicht; sie schwanken je Anbieter und Zeitpunkt. Klären Sie im Angebot, welche Posten einmalig und welche laufend sind.
- Einmalig: Terminal, Drucker, Lade, Scanner, Kartenterminal, Kabel und Halterungen, Einrichtung, gegebenenfalls Sicherheitseinrichtung.
- Laufend: Miete oder Leasing der Geräte, Wartungsvertrag, Verbrauchsmaterial wie Papierrollen, Ersatz bei Defekt.
- Alternativ: Mietmodelle bündeln Geräte und Service; Vergleichskriterien stehen unter Hardware as a Service.
Rechnen Sie über die geplante Nutzungsdauer (Gesamtkosten der Kasse berechnen).
So gehen Sie vor
- Beschreiben Sie den Ablauf vom Kunden bis zum Beleg in fünf Sätzen und streichen Sie jedes Gerät, das darin nicht vorkommt.
- Legen Sie fest, wie Sie Belege ausgeben (Papier; elektronisch in Deutschland nur mit Zustimmung des Empfängers) und ob Küche oder zweiter Arbeitsplatz Bons brauchen.
- Klären Sie die Pflichten Ihres Landes und die Bauform der Sicherheitseinrichtung (Hardware oder Cloud-TSE).
- Lassen Sie sich je Gerät die Freigabe durch den Kassenanbieter schriftlich bestätigen.
- Stellen Sie die Erstausstattung zusammen: Erstausstattung: Checkliste. Ob ein Komplettgerät oder einzelne Komponenten besser passen, beantwortet All-in-One-Kasse oder Einzelkomponenten.