Jahreswechsel bei der Registrierkasse (Österreich): Aufgaben
Kurz gesagt
Zum Jahreswechsel in Österreich gehört: den Jahresbeleg, der zugleich der Dezember-Monatsbeleg ist, grundsätzlich bis zum 31. Dezember erstellen, auszudrucken und aufzubewahren (§ 8 Abs. 3 RKSV). Betriebe, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, dürfen den Beleg nach Ende der Öffnungszeiten erstellen, spätestens am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah (etwa innerhalb einer Woche) stattfindet. Die Prüfung des Jahresbelegs muss nach dem BMF-Erlass spätestens bis 15. Februar des Folgejahres erfolgen. Dazu kommen die vierteljährliche DEP-Sicherung und die Kontrolle der Signaturkarte.
Das Wichtigste
- Österreich: Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende (Jahresbeleg) auszudrucken, zu prüfen und nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 8 Abs. 3 RKSV).
- Die Prüfung des Jahresbelegs muss nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 4.5.7) spätestens bis 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein; die Frist steht nicht im Verordnungstext.
- Der Jahresbeleg ist zugleich der Monatsbeleg für Dezember; wird danach noch ein Beleg ausgestellt, ist ein neuer Jahresbeleg erforderlich (Erlass 4.5.7).
- Das Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich unveränderbar zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV); die Sicherung ist nach § 132 BAO aufzubewahren.
- Signaturkarten mit dem Chip ACOS-ID 2.1 sind spätestens bis Mai 2027 zu tauschen (BMF-Information).
Was Sie vorab brauchen
Bevor Sie den Jahreswechsel abarbeiten, sollten vier Dinge bereitliegen. Fehlt eines davon, blockiert es einen Schritt der Timeline.
- Eine registrierte Registrierkasse mit einer funktionierenden Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.
- Der Prüfweg Ihrer Kassensoftware. Ob die Prüfung über die BMF-Belegcheck-App, ein Webservice oder einen Datei-Upload läuft, hängt von der Software ab.
- Die letzte DEP-Sicherung. Das Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV); die vierte Sicherung des Jahres gehört zum Jahreswechsel.
- Ihr Nettoumsatz des Jahres. Ob die Registrierkassenpflicht weiter besteht, hängt von beiden Grenzen ab: Jahresumsatz ab 15.000 Euro netto je Betrieb und Barumsätze über 7.500 Euro netto im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Fällt die Pflicht weg, geschieht das mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres, wenn die Grenzen im Folgejahr nicht überschritten werden und aufgrund besonderer Umstände absehbar ist, dass sie künftig nicht überschritten werden (§ 131b Abs. 3 BAO).
Die Timeline: von Dezember bis Februar
Die Tabelle zeigt die Reihenfolge der Aufgaben, die Rechtsgrundlage und den Fehlerfall für jeden Schritt.
| Zeitpunkt | Aufgabe | Rechtsgrundlage | Fehlerfall |
|---|---|---|---|
| Grundsätzlich bis 31. Dezember, bzw. am letzten Tag der Umsätze; bei Öffnungszeiten über Mitternacht nach Ende der Öffnungszeiten, spätestens am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah (etwa innerhalb einer Woche) stattfindet | Jahresbeleg (zugleich Dezember-Monatsbeleg) erstellen, ausdrucken und aufbewahren | § 8 Abs. 3 RKSV; Erlass 4.5.7 | Wird danach noch ein Beleg ausgestellt, ist ein neuer Jahresbeleg erforderlich |
| Spätestens bis 15. Februar des Folgejahres | Jahresbeleg prüfen: Signatur und Verschlüsselung des Umsatzzählers | Erlass 4.5.7; § 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß | Prüfung fehlerhaft: Kasse als ausgefallene Signaturerstellungseinheit behandeln |
| Vierteljährlich, hier Q4 | DEP unveränderbar auf externem Medium sichern | § 7 Abs. 3 RKSV | Sicherung fehlt: DEP nach § 132 BAO aufbewahren und lückenlos nachweisen |
| Spätestens bis Mai 2027 | Signaturkarte mit Chip ACOS-ID 2.1 tauschen | BMF-Information | Karte entspricht seit 7. Juni 2025 nicht mehr den Vorgaben |
Der Jahresbeleg ist kein zusätzlicher Beleg: Er ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält, und zugleich der Monatsbeleg für Dezember (§ 8 Abs. 3 RKSV, Erlass 4.5.7). Welche Pflichten im Jahreslauf anfallen, steht in Monatsbeleg und Jahresbeleg: Was Sie erzeugen müssen.
Schritt für Schritt: Jahresbeleg erstellen und prüfen
Schritt 1: Jahresbeleg am Jahresende erstellen
Erstellen Sie den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres, grundsätzlich bis 31. Dezember, oder am letzten Tag Ihrer getätigten Umsätze (Erlass 4.5.7). Der Beleg trägt den Zählerstand zum Jahresende und den maschinenlesbaren Code.
Schritt 2: Jahresbeleg ausdrucken und aufbewahren
Drucken Sie den Jahresbeleg aus und bewahren Sie ihn nach § 132 BAO auf. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich sieben Jahre, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, auf den sich der Beleg bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO); darüber hinaus so lange, als der Beleg für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung ist.
Schritt 3: Jahresbeleg bis 15. Februar prüfen
Prüfen Sie den Jahresbeleg wie einen Startbeleg: Die Prüfung stellt fest, ob sich die Signatur aus den lesbaren Daten des maschinenlesbaren Codes und dem in der Datenbank gespeicherten Zertifikat rekonstruieren lässt und ob sich der verschlüsselte Umsatzzähler mit dem gespeicherten AES-Schlüssel auf den Zählerstand zurückführen lässt (Erlass 3.5.3.2). Die Prüfung muss spätestens bis 15. Februar des Folgejahres erfolgt sein (Erlass 4.5.7). Wie der Prüfweg für Ihre Kassensoftware abläuft, steht in Jahresbeleg prüfen und in FinanzOnline melden.
Schritt 4: Prüfergebnis aufbewahren
Bewahren Sie das Prüfergebnis mit dem Jahresbeleg auf (§ 6 Abs. 4, § 8 Abs. 3 RKSV). Zeigt das Ergebnis eine fehlerfreie Durchführung, bedarf es keiner zusätzlichen Dokumentation (Erlass 3.5.3.2).
Schritt 5: Bei einem Fehler die Kasse als ausgefallen behandeln
Entspricht die Signatur oder die Verschlüsselung des Zählers nicht § 9 RKSV, ist die Kasse unmittelbar als Kasse mit ausgefallener Signaturerstellungseinheit zu behandeln (§ 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß, § 8 Abs. 3 Satz 2 RKSV). Was dann gilt, steht in Ausfall von Kasse oder Signatureinheit.
So prüfen Sie das Ergebnis
Die Prüfung bestätigt zwei Punkte: die korrekte Signatur des Jahresbelegs und die Verschlüsselung des Umsatzzählers. Ein fehlerfreies Ergebnis genügt; Sie müssen es nicht zusätzlich dokumentieren. Ein fehlerhaftes Ergebnis zeigt in FinanzOnline die fehlgeschlagenen Prüfungen; die detaillierten Fehlerdaten werden im Fehlerfall in strukturierter Form bereitgestellt (Erlass 3.5.3.2). Prüfen Sie dann, ob Signaturerstellungseinheit und Registrierkasse ordnungsgemäß registriert sind, und wenden Sie sich gegebenenfalls an den Kassenhersteller.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Prüfung des Jahresbelegs fehlerhaft | Signatur oder Zählerverschlüsselung entspricht nicht § 9 RKSV | Kasse als ausgefallene Signaturerstellungseinheit behandeln, Ursache dokumentieren (§ 6 Abs. 4 RKSV sinngemäß) |
| Nach dem Jahresbeleg ein weiterer Beleg | Umsatz nach dem Jahresbeleg | Neuer Jahresbeleg erforderlich (Erlass 4.5.7) |
| Saisonbetrieb, kein Umsatz am Jahresende | Saisonende vor dem 31. Dezember | Jahresbeleg zum Saisonende, spätestens vor Beginn der Tätigkeit im neuen Jahr (Erlass 4.5.7) |
| Registrierkasse ausgefallen, Jahresbeleg nicht möglich | Ausfall der Kasse | Nichterstellbarkeit im Sinne § 132 BAO dokumentieren (Erlass 4.5.7) |
| Signaturkarte läuft ab | Chip ACOS-ID 2.1 nicht mehr zertifiziert | Karte bis Mai 2027 tauschen, alte Karte in FinanzOnline außer Betrieb nehmen (BMF-Information) |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder den Kassenhersteller, wenn die Prüfung des Jahresbelegs wiederholt fehlerhaft ausfällt, die Signaturkarte abläuft oder Sie unsicher sind, ob die Registrierkassenpflicht nach dem Nettoumsatz weiter besteht. Die Grenzen der Pflicht (15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz netto im Jahr) und die Folgen eines Verstoßes stehen in Registrierkassenpflicht in Österreich und Strafen bei Verstößen gegen die Registrierkassenpflicht.