Jahreswechsel an der Kasse in Deutschland: Aufgaben und Fristen
Kurz gesagt
Zum Jahreswechsel fallen an der Kasse in Deutschland Abschluss, Export, Sicherung und Prüfungen zusammen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen nach § 146a AO halten ihre Daten im DSFinV-K-Format bereit und brauchen eine zertifizierte TSE; eine offene Ladenkasse darf den zusammenfassenden Kassenbericht nur dann an die Stelle der Einzelaufzeichnungen setzen, wenn diese unzumutbar sind (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO).
Das Wichtigste
- Abschluss: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten; der letzte Abschluss des Jahres gehört auf den letzten Verkaufstag, die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 146 Abs. 1 Satz 2, § 147 Abs. 4 AO).
- Export: Daten elektronischer Kassensysteme und Registrierkassen sind im DSFinV-K-Format bereitzustellen; für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gilt die DSFinV-TW (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO, § 4 KassenSichV; AEAO zu § 146a Nr. 2.3, 3.3 und 4.3).
- Sicherung: Das DV-System ist gegen Verlust und unberechtigte Veränderungen zu schützen (GoBD Rz. 103); elektronische Daten bleiben elektronisch aufzubewahren (GoBD Rz. 119).
- TSE: Die Zertifizierung ist fortlaufend aufrechtzuerhalten (§ 146a Abs. 3 Satz 2 AO); das BSI befristet die Zertifikate üblicherweise auf acht Jahre und sieht nach fünf Jahren eine Neubewertung vor.
- Steuersätze: 19 Prozent allgemein, 7 Prozent ermäßigt; Restaurantspeisen ohne Getränkeabgabe 7 Prozent für Leistungen ab 1. Januar 2026 (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG).
- Meldefrist: Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems binnen eines Monats mitteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO); endet die Frist an einem Sonntag, Samstag oder Feiertag, endet sie mit dem nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
Was Sie vorab brauchen
Der Jahreswechsel ist ein Arbeitstermin: Sie schließen das alte Jahr an der Kasse ab und eröffnen das neue. Halten Sie bereit:
- die Einordnung des Systems: elektronisches Kassensystem oder Registrierkasse (elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO) oder offene Ladenkasse; die offene Ladenkasse braucht keine TSE, und Kasseneinnahmen und -ausgaben werden auch bei ihr täglich festgehalten;
- die Berechtigung für Abschluss und Datenexport im Kassensystem;
- ein Sicherungsziel außerhalb des Produktivsystems;
- die Zertifizierungs-ID der TSE und die Seriennummern von TSE und Kasse;
- den Zugang zu Mein ELSTER für die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO.
Der Fahrplan: Termine im Überblick
Redaktionelle Arbeitsliste für den Wechsel von 2026 auf 2027. Die Termine sind Arbeitsschritte eines Plans; gesetzliche Fristen sind an der Grundlage erkennbar.
| Termin (Arbeitsplan) | Aufgabe | Grundlage |
|---|---|---|
| Bis 31. Dezember 2026 | Im Kassensystem Steuersätze und Stammdaten prüfen; ändern erst nach einem Kassenabschluss | § 12 UStG; DSFinV-K 2.4, Kapitel 3.2 |
| Letzter Verkaufstag des Jahres | Kassenabschluss erstellen; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben des Tages festhalten; bei der offenen Ladenkasse genügt der zusammenfassende Kassenbericht, wenn die Einzelaufzeichnung unzumutbar ist | § 146 Abs. 1 Satz 2 und 3 AO; DSFinV-K 2.4, Kapitel 1 |
| Nach dem letzten Abschluss | Aus dem elektronischen Kassensystem den Datenexport im DSFinV-K-Format erstellen und ablegen | § 146a Abs. 1 Satz 4 AO; § 4 KassenSichV |
| Anfang Januar 2027 | Datensicherung und Aufbewahrung prüfen; beim elektronischen Kassensystem die TSE-Zertifikate prüfen | GoBD Rz. 103 und 119; § 146a Abs. 3 Satz 2 AO |
| Erster Verkaufstag 2027 | Neues Jahr eröffnen: erster Beleg mit fortlaufender Transaktionsnummer und Signaturzähler; Kassenanfangsbestand nur, wenn das System ihn führt | § 2 Satz 2 Nr. 2 und 9 KassenSichV; DSFinV-K 2.4, Anhang C |
| 11. Januar 2027 | Voranmeldung für Dezember oder das vierte Quartal 2026, wenn Sie voranmeldungspflichtig sind; mit Dauerfristverlängerung bis 10. Februar 2027 | § 18 Abs. 1 und 2 UStG; § 46 UStDV; § 108 Abs. 3 AO |
| 1. Februar 2027 | Am 31. Dezember 2026 angeschafftes oder außer Betrieb genommenes System mitteilen; die Monatsfrist endet einen Tag später als der 31. Januar 2027, weil dieser ein Sonntag ist | § 146a Abs. 4 Satz 2 AO; § 108 Abs. 3 AO |
Zwei Termine sind keine gesetzlichen Fristen: der 31. Dezember als Jahresende und der Jahreswechsel selbst. Verlangt ist die tägliche Festhaltung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); der Abschluss gehört auf den letzten Tag mit Umsatz.
Schritt für Schritt: Die Aufgaben im Einzelnen
Schritt 1: Den letzten Verkaufstag abschließen
Am letzten Verkaufstag des Jahres lösen Sie den Kassenabschluss aus: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); bei einem elektronischen Kassensystem kommt der Abschluss des Systems hinzu, den die DSFinV-K je Kasse fortlaufend nummeriert (Feld Z_NR). Ob Ihr System einen Export erst nach einem Kassenabschluss zulässt, prüfen Sie vorab.
Bei der offenen Ladenkasse bleiben die Einzelaufzeichnungen die Regel; nur wenn sie unzumutbar sind, genügt der zusammenfassende Kassenbericht (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO: Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung). Für ihn ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand täglich zu zählen und um Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen sowie um Einlagen und den Anfangsbestand zu mindern (Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, Rundverfügung vom 18. Februar 2020, Tz. 6). Den Ablauf beschreibt Tagesabschluss an der Kasse.
Schritt 2: Die Daten im DSFinV-K-Format exportieren
Wer ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse einsetzt, muss die digitalen Aufzeichnungen sichern und für Nachschauen und Außenprüfungen elektronisch verfügbar halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO). Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gilt die eigene Schnittstelle DSFinV-TW (AEAO zu § 146a Nr. 3.3 und 4.3).
Exportformat für Ihr Kassensystem ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K), auf die § 4 KassenSichV verweist und die das Bundeszentralamt für Steuern veröffentlicht. Sie umfasst Einzelaufzeichnungen (Bonpos, Bonkopf), Stammdaten je Kassenabschluss und das Kassenabschlussmodul als csv-Dateien mit index.xml. Erstellen Sie den Export nach Schritt 1 und prüfen Sie, dass alle Abschlüsse des Jahres enthalten sind. Version 2.4 der DSFinV-K (Stand Januar 2024) bringt keine inhaltlichen Änderungen; 2.3 genügt. Der Aufbau steht unter DSFinV-K: Was die Kassenschnittstelle enthalten muss.
Schritt 3: Sichern und die Aufbewahrung ordnen
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, in der Fassung der zweiten Änderung vom 14. Juli 2025) verlangen, das DV-System gegen Verlust und gegen unberechtigte Eingaben zu schützen; können Daten deshalb nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (Rz. 103 und 104). Ein Beispiel aus den GoBD betrifft den Jahreswechsel: Wer die Finanzbuchhaltungsdaten des Vorjahres unwiderruflich mit denen des laufenden Jahres überschreibt, löst Rechtsfolgen aus, die nach dem Schreiben vom jeweiligen Einzelfall abhängen (Rz. 105). Elektronisch entstandene Daten dürfen nicht mehr nur ausgedruckt aufbewahrt werden und müssen über die Frist unveränderbar bleiben (Rz. 119). Legen Sie den Export und die von der TSE gesicherten Aufzeichnungen außerhalb des Produktivsystems ab; das Aufbewahrungssystem muss den DSFinV-K-Export weiterhin erlauben, soweit auch die übrigen Daten des Kassensystems übernommen werden (AEAO zu § 146a Nr. 1.15.3), und verdichtete Grundaufzeichnungen sind unzulässig, wenn die Lesbarkeit entfällt (§ 3 Abs. 4 KassenSichV).
Schritt 4: Die TSE prüfen
Die Pflicht zum Schutz durch eine zertifizierte TSE gilt seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO) und ist fortlaufend aufrechtzuerhalten (§ 146a Abs. 3 Satz 2 AO). Prüfen Sie im Januar, ob die Zertifizierungs-ID der TSE in den BSI-Listen steht und bis wann die Zertifikate gelten. Nach den Angaben des BSI sind sie üblicherweise auf acht Jahre befristet; nach fünf Jahren ist eine Neubewertung vorgesehen, und bei einer Schwachstelle kann das Zertifikat seine Gültigkeit verlieren. Die Datei TSE_Transaktionen im Export dient nach der DSFinV-K auch der Prüfung der Zertifikatsgültigkeit zum Protokollierungszeitpunkt. Bei einem Ausfall dokumentieren Sie Ausfallzeit und Grund und beheben die Ursache unverzüglich (AEAO zu § 146a Nr. 1.14). Den Abgleich zeigt TSE-Zertifizierung einer Kasse prüfen, die Folgen eines Ablaufs TSE-Zertifikat läuft ab.
Schritt 5: Steuersätze und Stammdaten prüfen
Die Steuersätze stehen in § 12 UStG: 19 Prozent allgemein, 7 Prozent für die dort aufgezählten Umsätze. Die jüngste Änderung betrifft die Gastronomie: Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne Getränkeabgabe unterliegen für Leistungen nach dem 31. Dezember 2025 dem ermäßigten Satz (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, Steueränderungsgesetz 2025, in Kraft seit 1. Januar 2026). Maßgeblich ist nach § 27 Abs. 1 UStG die Ausführung der Leistung: Werden Sätze geändert, ist die Berechnung für eine vorher entstandene Steuer auf eine Anzahlung im Voranmeldungszeitraum zu berichtigen, in dem die Leistung ausgeführt wird. Prüfen Sie vor dem ersten Beleg, welche Sätze und Umsatzsteuerschlüssel hinterlegt sind.
Nach den GoBD muss bei einer Änderung von Stammdaten die eindeutige Bedeutung in den Bewegungsdaten erhalten bleiben (Rz. 111). Verlangt ist damit ein Ergebnis, keine bestimmte Umsetzung: Die GoBD nennen den Ausschluss von Stammdatenänderungen oder die Historisierung mit Gültigkeitsangaben, und nur, soweit mehrdeutige Verknüpfungen sonst nicht zu verhindern sind. Die DSFinV-K hält die Stammdaten je Kassenabschluss fest, sodass eine aufwendige Stammdaten-Historisierung entfällt; vor einer Stammdatenänderung ist automatisch ein Abschluss zu erstellen (Kapitel 3.2). Ändern Sie den Steuerschlüssel deshalb erst nach Schritt 1: Die Anlage 2 der DSFinV-K ordnet den Schlüsseln 1 und 2 den zum Erfassungszeitpunkt geltenden allgemeinen und ermäßigten Satz zu; frühere Sätze sind eigene Schlüssel.
Schritt 6: Das neue Jahr eröffnen
Am ersten Verkaufstag beginnt ein neuer Abrechnungszeitraum. Wer seine Einnahmen im Kassenbericht zusammenfasst, eröffnet ihn mit dem Kassenanfangsbestand. In der DSFinV-K ist der Bargeldbestand zu Beginn des Abrechnungszeitraums der Geschäftsvorfalltyp Anfangsbestand; das Auffüllen der Kasse ist Geldtransit, und eine Erfassung des Anfangsbestands ist nicht zwingend (Anhang C). Prüfen Sie am ersten Beleg, ob Transaktionsnummer und Signaturzähler lückenlos weiterlaufen (§ 2 Satz 2 Nr. 2 und 9, Satz 4 KassenSichV). Die tägliche Festhaltung gilt auch am ersten Verkaufstag des neuen Jahres (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); wie die Buchführung anknüpft, beschreibt Kassenbuch in Deutschland.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Der letzte Abschluss des alten Jahres trägt das Datum des letzten Verkaufstags und eine lückenlose Abschlussnummer.
- Der Export enthält alle Abschlüsse des Jahres, liegt außerhalb des Produktivsystems und lässt sich ohne Kassensystem öffnen.
- Die Zertifizierungs-ID der TSE steht in der BSI-Liste; die Laufzeit der Zertifikate ist notiert.
- Die hinterlegten Steuersätze entsprechen dem Satz, der für die Ausführung der Leistung maßgeblich ist (§ 27 Abs. 1 UStG); eine vorher entstandene Steuer auf eine Anzahlung wird im Voranmeldungszeitraum der Ausführung berichtigt. Die Bedeutung der verwendeten Steuerschlüssel bleibt in den Bewegungsdaten erkennbar (GoBD Rz. 111).
- Der erste Beleg des Jahres zeigt eine fortlaufende Transaktionsnummer und einen fortlaufenden Signaturzähler; ein Anfangsbestand ist nur dann zu sehen, wenn das Kassensystem ihn führt (DSFinV-K, Anhang C: nicht zwingend).
Was in die Archivierung gehört
Die Übersicht nennt Unterlagen, Fristen und Fristbeginn; die Ausnahmen stehen unter Aufbewahrungsfristen für Kassendaten und Belege.
| Unterlage | Frist | Beginn und Besonderheit |
|---|---|---|
| Kassenbuch, Kassenbericht, Kasseneinzeldaten (Aufzeichnungen) | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO) |
| Datenexport im DSFinV-K-Format und die von der TSE gesicherten Aufzeichnungen | 10 Jahre | wie oben; das Aufbewahrungssystem muss den DSFinV-K-Export erlauben, soweit auch die übrigen Daten des Kassensystems übernommen werden (AEAO zu § 146a Nr. 1.15.3) |
| Buchungsbelege, insbesondere Kassenbelege, soweit sie Buchungsbelege sind | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist; für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Steuerpflichtige unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO) |
| Rechnungen, die Sie ausgestellt oder empfangen haben | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG) |
| Verfahrensdokumentation | bis zum Ablauf der Frist der Unterlagen, zu deren Verständnis sie erforderlich ist | GoBD Rz. 154 |
Für alle diese Unterlagen gilt: Elektronisch entstandene Daten sind elektronisch aufzubewahren und müssen über die Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist einer betroffenen Steuer läuft; die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung und leichtfertiger Steuerverkürzung sind davon ausgenommen (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO; § 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Nach einem Systemwechsel genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres der Z3-Zugriff, solange keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO); das betrifft die Zugriffsart, nicht die Dauer der Frist. Mehr dazu unter Datenzugriff des Finanzamts auf Kassendaten.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Der Export lässt sich nicht erstellen | Das System verlangt zuvor einen Kassenabschluss mit der Abschlussnummer (Z_NR), und dieser fehlt | Abschluss nachholen; bei vergessenen Tagen hilft Tagesabschluss vergessen |
| Der erste Beleg des Jahres trägt wieder die Nummer 1 | Das System hat die Nummerierung neu begonnen | Ursache mit dem Hersteller klären, den Bruch dokumentieren; Lücken müssen erkennbar sein (§ 2 KassenSichV) |
| Ein Beleg im Januar zeigt einen falschen Steuersatz | Der Steuerschlüssel wurde vor dem Abschluss geändert, sodass die frühere Bedeutung in den Bewegungsdaten nicht mehr erkennbar ist | Stammdaten prüfen; nach den GoBD muss die eindeutige Bedeutung erhalten bleiben (Rz. 111); für falscher Steuersatz auf dem Bon gilt das eigene Verfahren |
| Auf dem Beleg fehlt die Transaktionsnummer | Die TSE ist ausgefallen | Ausfall dokumentieren, Ursache beheben; die Belegausgabepflicht bleibt (AEAO zu § 146a Nr. 1.14) |
| Der Kassenbestand passt nach dem Jahreswechsel nicht | Die Auffüllung wurde als Anfangsbestand statt als Geldtransit gebucht | Anfangsbestand ist der vorhandene Bestand, Geldtransit die Auffüllung (DSFinV-K, Anhang C) |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Kassensummen und Buchführung nicht zusammenpassen, Belege fehlen oder eine Voranmeldung berichtigt werden muss. Fragen zu Abschluss und Export klärt der Hersteller des Kassensystems, Fragen zur Zertifizierung der Hersteller der TSE. Welche Unterlagen ein kleiner Betrieb für den Jahresabschluss bereithält, ordnet Jahresabschluss im Kleinbetrieb.