Kassensystem auswählen: In 8 Schritten zur passenden Kasse
Kurz gesagt
Wählen Sie ein Kassensystem in dieser Reihenfolge: zuerst Ihre Zahlen und Abläufe klären, dann die Pflichten Ihres Landes, erst danach Hardware, Budget und Angebote. Wer mit dem Anbieter beginnt, vergleicht Preise statt Eignung. Welche Pflichten gelten, hängt vom Land (Deutschland, Österreich oder Schweiz) und von Ihrer Tätigkeit ab.
Das Wichtigste
- Reihenfolge: Betrieb beschreiben, Pflichten des Landes klären, Anforderungen festhalten, erst dann Angebote einholen.
- In Deutschland verlangt § 146a AO für elektronische Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.
- In Österreich verlangt § 131b BAO bei Registrierkassenpflicht eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit.
- Für die Schweiz ist die Pflichtenlage ein eigener Prüfschritt; sie ist in einem eigenen Artikel beschrieben.
- Vor dem Kauf ein Muss-Kann-Papier schreiben und die Auswahl mit echten Bons aus einer Stoßstunde testen.
Ein Kassensystem hält Verkäufe, Steuersätze und Zahlungen fest und ist damit Teil Ihrer Buchführung. Eine Fehlentscheidung kostet deshalb nicht nur Geld, sondern auch einen Wechsel mitten im Betrieb. Die folgenden Schritte bauen aufeinander auf: Jeder Schritt liefert eine Angabe, die der nächste braucht.
Was Sie vorab brauchen
Legen Sie diese Zahlen und Unterlagen bereit, bevor Sie mit Anbietern sprechen. Die Tabelle zeigt, welcher Schritt was braucht und wo Sie es finden.
| Schritt | Halten Sie bereit | Fundstelle |
|---|---|---|
| 1 Betrieb beschreiben | Land, Rechtsform, Zahl der Standorte und Kassenplätze | eigene Unterlagen |
| 2 Umsatz und Bons erfassen | Jahresumsatz, Barumsatz und Kartenumsatz getrennt, Bons je Stoßstunde, durchschnittlicher Bon in Euro oder CHF | Kassenbuch, Tagesabschlüsse, Umsatzsteuer-Voranmeldung |
| 3 Verkaufsarten festhalten | Verkauf am Tresen, am Tisch, außer Haus, Lieferung, Vorbestellung, Online | Ablaufskizze Ihres Betriebs |
| 4 Länderpflichten klären | Art Ihres Kassensystems, Umsatz- und Barumsatzzahlen aus Schritt 2 | Artikel zu Ihrem Land, siehe unten |
| 5 Hardware und Zahlungen | Zahl der Geräte, Platz an der Theke, Netzanschluss, gewünschte Zahlarten | Raumplan, Bestand |
| 6 Budget festlegen | Einmalbudget, Monatsbudget, Laufzeit, die Sie binden möchten | Liquiditätsplanung |
| 7 Anforderungen schreiben | Muss- und Kann-Liste aus den Schritten 1 bis 6 | eigenes Dokument |
| 8 Testen | Zehn bis zwanzig echte Bons, Artikelliste, Sonderfälle | Bons der letzten Woche |
Schritt für Schritt: Von der Bedarfsklärung zur Entscheidung
Schritt 1: Betrieb und Land beschreiben
Halten Sie in drei Zeilen fest, was Sie verkaufen, wo und wie viele Kassenplätze Sie brauchen. Die Rechtsordnung hängt vom Land ab; Land, Tätigkeit und eingesetztes System bestimmen zusammen, welche Pflichten und Ausnahmen für Ihr Kassensystem gelten (etwa bei Automaten oder bestimmten Umsätzen im Freien in Österreich). Für mehrere Standorte gelten zusätzliche Anforderungen, die Sie in Mehrere Standorte zentral verwalten nachlesen können.
Schritt 2: Umsatz und Bonvolumen ermitteln
Nehmen Sie die Zahlen des letzten vollen Jahres: Umsatz gesamt, Anteil Bargeld, Anteil Karte. Zählen Sie dazu die Bons in einer typischen Stoßstunde. Die Stoßstunde bestimmt, wie schnell das System sein muss, der Jahresumsatz bestimmt oft, welche Pflichten greifen (Schritt 4).
Schritt 3: Verkaufsarten und Abläufe festhalten
Notieren Sie jeden Weg, auf dem ein Verkauf entsteht, und was dabei passiert: Tischrechnung teilen, Pfand buchen, Gutschein einlösen, Preis an der Waage bilden, Vorbestellung anzahlen. Jeder dieser Punkte ist später eine Zeile in Ihrer Anforderungsliste. Eine fertige Vorlage finden Sie unter Anforderungskatalog für die Kasse erstellen, eine Funktionsübersicht unter Wichtige Kassenfunktionen.
Schritt 4: Pflichten Ihres Landes klären
Klären Sie jetzt, welche Pflichten Ihr Kassensystem erfüllen muss, denn sie schränken die Auswahl ein.
- Deutschland: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung, AO). Das Kassensystem muss sie unterstützen; Näheres in der TSE-Pflicht und der Kassenmeldepflicht.
- Österreich: Wer von der Registrierkassenpflicht erfasst ist, muss das System durch eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit schützen (§ 131b Abs. 2 Bundesabgabenordnung, BAO). Ob Sie erfasst sind, klärt Registrierkassenpflicht: Grenzen und Ausnahmen; die Anforderungen nennt RKSV: Anforderungen.
- Schweiz: Prüfen Sie Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz und die MWST-Anforderungen an die Kasse.
Schwellen, Fristen und Bußgelder stehen in diesen Artikeln, nicht hier. Tragen Sie das Ergebnis als Muss-Punkt in Ihre Liste ein.
Schritt 5: Hardware und Zahlarten festlegen
Wählen Sie, ob Sie ein Komplettgerät oder einzelne Komponenten wollen (Kassenhardware auswählen). Legen Sie fest, welche Zahlarten Sie annehmen und ob das Kartenterminal in die Kasse eingebunden sein soll (Kasse mit integrierter Kartenzahlung).
Schritt 6: Budget und Kostenrahmen festlegen
Trennen Sie einmalige Kosten (Geräte, Einrichtung) von laufenden (Lizenz, Support, Zahlungsgebühren). Legen Sie eine Obergrenze für die Gesamtkosten über die Laufzeit fest, nicht für den Monatspreis. Die Rechnung zeigt Gesamtkosten der Kasse berechnen.
Schritt 7: Anforderungen schreiben und Angebote einholen
Fassen Sie die Schritte 1 bis 6 in einer Seite zusammen, getrennt in Muss und Kann. Schicken Sie dieselbe Seite an alle Anbieter, die Sie anfragen. Dann sind die Angebote vergleichbar; Hilfen geben Fragen an Kassenanbieter und Kassenangebote vergleichen. Anbieterprofile finden Sie auf kassenvergleicher.de.
Schritt 8: Testen und entscheiden
Lassen Sie sich eine Demo oder Testphase geben (Kasse testen) und buchen Sie damit Bons der letzten Woche nach, darunter die Sonderfälle aus Schritt 3. Lesen Sie den Vertrag erst nach dem Test (Kassenvertrag prüfen).
So prüfen Sie das Ergebnis
Hat jede Zeile Ihrer Muss-Liste beim Test ein Ergebnis bekommen (erfüllt, erfüllt mit Einschränkung, nicht erfüllt)? Entscheiden Sie nur, wenn kein Muss-Punkt offen bleibt. Prüfen Sie außerdem, ob Sie die Daten wieder herausbekommen, falls Sie später wechseln (Datenexport im Vertrag).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Angebote lassen sich nicht vergleichen | Jeder Anbieter hat andere Angaben bekommen | Dieselbe Anforderungsseite an alle senden |
| Das Angebot ist billig, später steigen die Kosten | Nur der Monatspreis wurde verglichen | Gesamtkosten über die Laufzeit rechnen (Versteckte Kosten) |
| Das System kann im Test einen Ablauf nicht | Der Ablauf stand nicht in der Liste | Ablauf nachtragen, im Test wiederholen |
| Pflicht Ihres Landes ist beim Anbieter unklar | Frage nur mündlich gestellt | Schriftlich nachfragen, Antwort in die Liste aufnehmen |
| Die Auswahl zieht sich | Zu viele Anbieter im Rennen | Nach Schritt 7 auf zwei bis drei begrenzen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie fachlichen Rat, wenn eine Pflicht Ihres Landes für Ihren Fall unklar ist, wenn Ihr Kassensystem Daten an Buchhaltung oder Warenwirtschaft liefern soll, oder wenn mehrere Standorte zusammen abgerechnet werden. Dann hilft die Steuerberatung bei den steuerlichen Fragen und der Anbieter bei den technischen.