Welche Funktionen muss eine Kasse haben? Checkliste

Wer Kassen vergleicht, stößt auf lange Funktionslisten, in denen Pflichtmerkmale und Komfort gleichrangig stehen. Diese Seite trennt beides: zuerst, was Deutschland und Österreich an Eigenschaften verlangen, dann, was ein Betrieb nach seinem Ablauf braucht. Sie bewertet keine Anbieter.

Worum es bei der Auswahl geht

Die Tabellen gelten für Betriebe mit elektronischer Kasse in Deutschland und in Österreich. Die Schweiz ist ausgeklammert: KassenSichV und RKSV sind dort nicht anzuwenden; ob andere Pflichten gelten, erklärt Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz. Die Tags bedeuten: KassenSichV (Verordnung mit Technikregeln für elektronische Aufzeichnungssysteme, Deutschland), RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung, Österreich), GoBD (Schreiben des Bundesfinanzministeriums, keine Rechtsnorm, Deutschland). Wer die Pflichten für sich noch nicht geklärt hat, beginnt mit der TSE-Pflicht oder der Registrierkassenpflicht.

Diese Kriterien zählen: Funktionen mit gesetzlichem Bezug

Die Tabelle nennt je Funktion das Land mit Grundlage, den Prüfweg und die Frage an den Anbieter. Eine Zeile gilt nur für den genannten Betrieb: in Österreich nur bei bestehender Registrierkassenpflicht und nur für Barumsätze (dazu zählt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte), in Deutschland bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

Funktion	Land und Grundlage	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen (AT: jeden Barumsatz)	DE: § 146a Abs. 1 Satz 1 AO; GoBD Rz. 39. AT: Bareinnahmen einzeln erfassen, § 131b Abs. 1 Z 1 BAO; jeder einzelne Barumsatz im Datenerfassungsprotokoll, § 7 Abs. 1 RKSV	Drei Testverkäufe (in Österreich mit Barzahlung), danach das Journal ansehen	Wird jeder Vorgang einzeln gespeichert?
Manipulationsschutz	DE: zertifizierte TSE, § 146a Abs. 1 Satz 2 AO; Transaktion mit Nummer und Zeitpunkten, §§ 2, 3 KassenSichV. AT: Signatur oder Siegel je Barumsatz, § 131b Abs. 2 BAO; §§ 4, 9 RKSV; entfällt die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit nur bei einem vom Finanzamt bestätigten geschlossenen Gesamtsystem (§ 131b Abs. 4 BAO, § 20 Abs. 2 RKSV; antragsbefugt nur mit mehr als 30 Registrierkassen, § 20 Abs. 4 RKSV)	Seriennummer der Sicherheitseinrichtung auf dem Beleg lesen	Welche TSE beziehungsweise Signatur- oder Siegelerstellungseinheit ist enthalten?
Beleg ausgeben	DE: § 146a Abs. 2 AO (Befreiung auf Antrag möglich, Satz 2); Inhalte § 6 KassenSichV. AT: Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung, § 5 Abs. 1 RKSV; seit 1. Oktober 2026 zusätzlich Ausdruck eines physischen Belegs auf Verlangen des Empfängers oder der Abgabenbehörde, § 132a Abs. 1 BAO; Belegdaten und maschinenlesbarer Code, § 11 RKSV	Beleg im Test ansehen, in Österreich auch einen Ausdruck auf Verlangen auslösen	Welche Angaben druckt der Beleg, wie kommt der digitale Beleg zum Kunden, wie erhalte ich auf Verlangen einen Ausdruck?
Steuersatz auf dem Beleg	DE: Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung, § 6 Satz 1 Nr. 5 KassenSichV. AT: Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen, § 9 Abs. 2 Z 4 RKSV	Waren mit zwei Steuersätzen verkaufen und den Beleg ansehen	Wie werden Steuersätze gepflegt und geändert, wie erscheinen sie auf dem Beleg?
Änderungen und Stornos nachvollziehbar	DE: § 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 58, 59 (Änderungen protokollieren). AT: Storno- und Trainingsbuchungen erfassen und kennzeichnen, § 7 Abs. 2, § 11 Abs. 3 RKSV	Storno ausführen, im Journal nachsehen	Bleibt der ursprüngliche Vorgang erhalten, wer storniert?
Datenexport für die Prüfung	DE: einheitliche digitale Schnittstelle, § 4 KassenSichV; Datenzugriff GoBD Rz. 165 bis 167. AT: Export des Datenerfassungsprotokolls, § 7 Abs. 5 RKSV	Probeexport beauftragen	In welchem Format erhalte ich die Daten, was kostet es?
Speichern und Sichern	DE: nichtflüchtig, vollständig, § 3 Abs. 1 KassenSichV. AT: mindestens vierteljährlich extern sichern, § 7 Abs. 3 RKSV	Sicherungsablauf beschreiben lassen	Wer sichert, wohin, wie oft?
Monats- und Jahresbeleg	nur AT: § 8 Abs. 2 und 3 RKSV	Funktion in der Demo vorführen lassen	Wie erstelle ich den Jahresbeleg, wie prüfe ich ihn?
Startbeleg und Kassenidentifikationsnummer	nur AT: § 5 Abs. 4, § 6 Abs. 1 RKSV	Ersten Beleg des Testgeräts ansehen	Wer legt den Startbeleg an?
Unterlagen für die Verfahrensdokumentation	DE: GoBD Rz. 151 bis 154 (Betreiberpflicht, Anbieter kann zuarbeiten)	Handbuch und Versionsangabe anfordern	Welche Systemdokumentation liefern Sie?

Daneben gibt es Pflichten, die der Betrieb selbst erfüllt und die kein Kassenmerkmal sind, etwa die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO in Deutschland (Kassenmeldepflicht) und die Anmeldung der Registrierkasse in FinanzOnline in Österreich (Registrierung in FinanzOnline).

Sinnvoll oder verzichtbar: Funktionen ohne gesetzlichen Bezug

In den geöffneten Quellen haben wir für diese Funktionen kein gesetzliches Muss gefunden. Ob sie sinnvoll sind, entscheidet Ihr Ablauf. Die Einstufung ist unsere Einschätzung.

Funktion	Sinnvoll, wenn …	Verzichtbar, wenn …
Tischplan, Rechnung teilen	Sie am Tisch abrechnen	Sie nur am Tresen verkaufen
Warengruppen und Auswertungen	Sie nach Sortiment steuern (Berichte)	wenige Artikel, Auswertung außerhalb der Kasse
Offline-Betrieb	das Netz unsicher ist (Kasse ohne Internet)	stabiles Netz und ein Ersatzverfahren
Anbindung des Kartenterminals	viele Kartenzahlungen (Kartenzahlung in der Kasse)	Terminal läuft getrennt
Schnittstelle zur Buchhaltung	die Buchhaltung die Kassendaten übernimmt (Schnittstellen)	die Daten werden händisch gebucht
Steuersatz je Artikel hinterlegen	Sie Waren mit verschiedenen Steuersätzen verkaufen	alle Waren denselben Satz haben
Mehrere Standorte	zentrale Preise und Berichte	ein Standort

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Anbieter beschreibt Pflichten nur als „zertifiziert“ oder „konform“, ohne Land, Norm oder Nachweis zu nennen.
• Datenexport fehlt im Angebot oder kostet extra, ohne dass das Format genannt ist.
• Funktionen für ein anderes Land (RKSV-Funktionen in einem deutschen Angebot oder umgekehrt) stehen als Pflichterfüllung im Text.
• Updates für Gesetzesänderungen sind nicht zugesagt oder kostenpflichtig, die Zuständigkeit ist offen.
• Muss-Funktionen sind nur im Prospekt, nicht im Vertrag benannt (Kassenvertrag prüfen).

Welche Funktionen für welchen Betrieb

Betrieb	Das wiegt am meisten	Typische Zusatzfunktion
Einzelhandel, ein Standort	Beleg, Steuersatz auf dem Beleg, Export	Artikelstamm mit Barcode
Gastronomie mit Tischservice	Storno nachvollziehbar, Teilzahlung	Tischplan, Küchendrucker
Marktstand ohne Netz	Offline, Sicherung	Mobile Kasse
Mehrere Filialen	Export, Rechte, zentrale Preise	Berichte über alle Standorte

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Streichen Sie aus der ersten Tabelle die Zeilen, die für Ihr Land oder Ihren Betrieb nicht gelten.
2. Übernehmen Sie die übrigen als Muss in Ihren Anforderungskatalog.
3. Ergänzen Sie aus der zweiten Tabelle nur, was zu Ihrem Ablauf passt, als Soll oder Kann.
4. Verlangen Sie je Muss-Zeile eine schriftliche Antwort des Anbieters (Fragen an Kassenanbieter).
5. Prüfen Sie die Zeilen im Test mit echten Bons (Kasse testen) und rechnen Sie die Kosten gesondert (Was kostet ein Kassensystem in Deutschland?, Was kostet eine Registrierkasse in Österreich?). Anbieterprofile finden Sie auf kassenvergleicher.de.