Kennzahlen Gastronomie: Welche Zahlen Sie täglich kennen sollten
Kurz gesagt
Neun Zahlen reichen für die tägliche Steuerung eines Lokals: Wareneinsatzquote (Küche, Keller, gesamt), Personalquote, Umsatz je Mitarbeiter, Umsatz je Sitzplatz, Sitzplatzumschlag, Umsatz je Gast und das Betriebsergebnis. Sie brauchen dafür Kassenerlöse, Wareneinsatz, Personalkosten und für das Betriebsergebnis die sonstigen Aufwendungen, wie das Beispiel zeigt. Zielwerte setzen Sie aus Ihren eigenen Kosten, nicht aus fremden Durchschnitten.
Das Wichtigste
- Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Erlöse der jeweiligen Warengruppe × 100; getrennt für Speisen (Küche) und Getränke (Keller), gesamt als Summe durch Gesamterlöse.
- Personalquote = Personalkosten ÷ Gesamterlöse × 100; die Personalkosten umfassen Lohn und Lohnnebenkosten.
- Umsatz je Mitarbeiter = Gesamterlöse ÷ Mitarbeiter; Umsatz je Sitzplatz = Gesamterlöse ÷ Sitzplätze; Sitzplatzumschlag = verkaufte Cover ÷ Sitzplätze.
- Betriebsergebnis (GOP) = Gesamterlöse minus Gesamtaufwendungen; in Prozent = GOP ÷ Gesamterlöse × 100.
- Rechnen Sie Erlöse und Wareneinsatz auf derselben Basis, zum Beispiel beide ohne Umsatzsteuer.
Welche Zahlen es sind und was sie aussagen
Eine Kennzahl ist eine Zahl, die einen Teil des Betriebs mit einer Bezugsgröße vergleicht. Für ein Lokal genügen wenige: Sie zeigen, ob die Ware, das Personal, die Plätze und die Gäste zum Umsatz passen. Die Formeln unten folgen dem Fitness-Check der Österreichischen Hotel- und Tourismusbank (ÖHT) und der Prodinger Beratungsgruppe, ergänzt um zwei Zahlen aus der Kassenpraxis.
| Kennzahl | Formel | Frage, die sie beantwortet |
|---|---|---|
| Wareneinsatzquote Küche | Wareneinsatz Speisen ÷ Speisenerlöse × 100 | Wie viel vom Speisenumsatz geht für Zutaten drauf? |
| Wareneinsatzquote Keller | Wareneinsatz Getränke ÷ Getränkeerlöse × 100 | Dasselbe für Getränke |
| Wareneinsatzquote gesamt | Wareneinsatz gesamt ÷ Gesamterlöse × 100 | Wie viel vom Umsatz ist Ware? |
| Personalquote | Personalkosten ÷ Gesamterlöse × 100 | Wie viel vom Umsatz ist Personal? |
| Umsatz je Mitarbeiter | Gesamterlöse ÷ Anzahl Mitarbeiter | Wie produktiv ist das Team? |
| Umsatz je Sitzplatz | Gesamterlöse ÷ Anzahl Sitzplätze | Wie viel bringt ein Platz? |
| Sitzplatzumschlag | verkaufte Cover ÷ Anzahl Sitzplätze | Wie oft wurde ein Platz besetzt? |
| Umsatz je Gast (Cover) | Gesamterlöse ÷ verkaufte Cover | Was gibt ein Gast aus? |
| Betriebsergebnis (GOP) | Gesamterlöse minus Gesamtaufwendungen | Was bleibt von den Erlösen nach allen Aufwendungen? |
In diesem Artikel zählt ein „Cover“ einen bedienten Gast. Legen Sie die Zählweise einmal fest und halten Sie sie ein.
Die Rechnung aus einer Beispiel-Tageskasse
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Lokal mit 60 Sitzplätzen innen hat am Samstag folgende Werte; alle Erlöse und Kosten sind ohne Umsatzsteuer gerechnet.
| Angabe | Wert | Quelle im Betrieb |
|---|---|---|
| Speisenerlöse | 2.340,00 Euro | Kasse, Warengruppe Speisen |
| Getränkeerlöse | 1.160,00 Euro | Kasse, Warengruppe Getränke |
| Gesamterlöse | 3.500,00 Euro | Summe |
| Wareneinsatz Speisen | 655,20 Euro | Verbrauch aus Rezepten oder Bestandsrechnung |
| Wareneinsatz Getränke | 232,00 Euro | Verbrauch aus Bestandsrechnung |
| Personalkosten des Tages (Lohn und Nebenkosten) | 1.085,00 Euro | Dienstplan, Lohnsätze |
| Mitarbeiter im Dienst | 7 | Dienstplan |
| Verkaufte Cover | 118 | Kasse, Gästezahl |
| Tagesanteil sonstiger Aufwendungen (Miete, Energie und weitere, auf den Tag umgelegt) | 1.000,00 Euro | Buchhaltung, durch Öffnungstage geteilt |
Daraus ergeben sich die Kennzahlen:
| Kennzahl | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Wareneinsatzquote Küche | 655,20 ÷ 2.340,00 × 100 | 28,0 % |
| Wareneinsatzquote Keller | 232,00 ÷ 1.160,00 × 100 | 20,0 % |
| Wareneinsatz gesamt | 655,20 + 232,00 | 887,20 Euro |
| Wareneinsatzquote gesamt | 887,20 ÷ 3.500,00 × 100 | 25,3 % |
| Personalquote | 1.085,00 ÷ 3.500,00 × 100 | 31,0 % |
| Umsatz je Mitarbeiter | 3.500,00 ÷ 7 | 500,00 Euro |
| Personalkosten je Mitarbeiter | 1.085,00 ÷ 7 | 155,00 Euro |
| Umsatz je Sitzplatz | 3.500,00 ÷ 60 | 58,33 Euro |
| Sitzplatzumschlag | 118 ÷ 60 | 1,97 |
| Umsatz je Gast | 3.500,00 ÷ 118 | 29,66 Euro |
| Wareneinsatz plus Personalkosten, redaktionell | (887,20 + 1.085,00) ÷ 3.500,00 × 100 | 56,3 % |
| Gesamtaufwendungen | 887,20 + 1.085,00 + 1.000,00 | 2.972,20 Euro |
| Betriebsergebnis (GOP) | 3.500,00 − 2.972,20 | 527,80 Euro |
| GOP in Prozent | 527,80 ÷ 3.500,00 × 100 | 15,1 % |
Die Gesamtquote des Wareneinsatzes ist nicht der Mittelwert von 28,0 und 20,0 Prozent (das wären 24,0 Prozent), sondern 25,3 Prozent, weil die Speisen mehr Erlös tragen als die Getränke. Rechnen Sie darum immer mit Summen, nicht mit gemittelten Quoten.
Was die Kasse dafür liefern muss
Die Erlöse je Warengruppe, die Zahl der Gäste und die Storno- und Rabattwerte kommen aus der Kasse, sofern Ihr System sie erfasst. Prüfen Sie, ob der Tagesabschluss diese Werte getrennt ausweist; Anleitung im Artikel zum Tagesabschluss und zum Kassenbericht. Mehrere Standorte lesen Sie zentral in einer Auswertung; siehe mehrere Standorte zentral verwalten.
Verkaufsdaten allein reichen nicht: Der Wareneinsatz braucht Bestands- oder Verbrauchsdaten (Inventur Schritt für Schritt, Wareneinsatz berechnen), die Personalkosten die Lohnabrechnung.
Lücken früh erkennen: Auffälligkeiten in den Zahlen
Eine Kennzahl zeigt eine Abweichung, nicht deren Ursache. Das sind Prüfimpulse, keine Beweise:
| Auffälligkeit | Was Sie prüfen |
|---|---|
| Wareneinsatzquote Keller steigt bei gleichem Umsatz | Bestandsführung, Anbruchmengen, Einschenkmengen, Freigetränke, Lieferungen ohne Buchung |
| Sitzplatzumschlag steigt, Umsatz je Gast sinkt | Aktionen, Preise, kleinere Portionen oder Rabatte |
| Stornoquote auffällig hoch (Stornowert ÷ Gesamterlöse × 100, redaktionell) | Storno-Protokoll nach Benutzer und Uhrzeit, siehe Storno-Protokoll auswerten |
| Personalquote steigt bei gleichem Umsatz | Dienstplan gegen Gästezahl je Stunde, siehe Dienstplan erstellen |
| Wareneinsatz höher als Kalkulation | Rezepte, Ausbeute, Schwund, Personalessen |
Beispielrechnung zur Stornoquote mit erfundenen Zahlen: Stornos des Tages im Wert von 70,00 Euro bei 3.500,00 Euro Erlösen ergeben 2,0 Prozent. Ob das viel ist, sagt erst der Vergleich mit Ihren eigenen Vortagen.
Bäckerei und Metzgerei: eigene Zahlen
Für Betriebe mit Theke kommt eine Zahl hinzu, die Ware nach Verkaufsende bewertet. Redaktionelle Kennzahl: Retourenquote = nicht verkaufte Menge ÷ produzierte oder gelieferte Menge × 100. Beispiel mit erfundenen Zahlen: 600 Brötchen gebacken, 36 am Abend übrig, ergibt 6,0 Prozent. Weitere Auswertungen finden Sie in Retouren, Schwund und Abschrift in der Bäckerei.
Hebel und die Kennzahl, die sie bewegt
Die Tabelle nennt mögliche Maßnahmen und die Kennzahl, an der Sie die Wirkung ablesen. Ob und wie stark sie wirkt, zeigt erst Ihr Vorher-Nachher-Vergleich.
| Maßnahme | Kennzahl zum Ablesen |
|---|---|
| Karte nach Deckungsbeitrag ordnen, siehe Speisekarte gestalten | Wareneinsatzquote Küche, Umsatz je Gast |
| Einkaufspreise und Portionsgrößen prüfen | Wareneinsatzquote gesamt |
| Dienstplan an Gästezahl je Stunde anpassen | Personalquote, Umsatz je Mitarbeiter |
| Reservierungen und Aktionen in schwachen Zeiten | Sitzplatzumschlag |
| Preise anpassen, siehe Preise erhöhen | Umsatz je Gast, Wareneinsatzquote |
So gehen Sie vor
- Legen Sie fest, was ein Cover, ein Mitarbeiter im Dienst und ein Sitzplatz zählt, und halten Sie es schriftlich fest.
- Richten Sie die Kasse so ein, dass der Tagesabschluss Erlöse je Warengruppe und Gästezahl ausweist.
- Rechnen Sie die Tabelle oben einen Monat lang mit Ihren Zahlen nach.
- Vergleichen Sie jede Zahl mit Ihren Vorperioden, bevor Sie sie mit fremden Werten vergleichen.
- Prüfen Sie bei einer Abweichung zuerst die Daten (Einheit, Basis, Zeitraum), dann den Betrieb.