Kasse für Kantine und Betriebsverpflegung
Kurz gesagt
Gelten in Ihrer Kantine unterschiedliche Preise je Personengruppe oder wird personenbezogen abgerechnet, muss die Kasse die Preisgruppe oder Person erkennen, den passenden Preis bilden und die Abrechnung so liefern, wie Ihr Betrieb sie braucht: bar, per Karte, über Guthaben oder als Datensatz für die Lohnbuchhaltung. Prüfen Sie vor dem Kauf Identifikation, Preislogik und Auswertung mit einer Testwoche Ihrer echten Essen.
Das Wichtigste
- Die Preisgruppe (Mitarbeitende, Gäste, Externe) sollte sich aus der Identifikation ergeben, nicht aus Handeingabe an der Kasse.
- Falls über die Lohnbuchhaltung abgerechnet wird, klären Sie vorab, welchen Datensatz je Person und Zeitraum diese braucht.
- Wie Zuschüsse und Mitarbeiterpreise steuerlich und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln sind, klärt die Lohnbuchhaltung; die Kasse muss die dafür nötigen Werte liefern.
- Die Beispielrechnung unten nutzt erfundene Zahlen: 400 Essen in 90 Minuten bei 4 Kassenplätzen.
Eine Kantine kann an einen bekannten Personenkreis verkaufen. Daraus können Anforderungen entstehen, die ein Restaurant nicht hat: Der Preis hängt von der Person ab, die Abrechnung läuft möglicherweise über Guthaben oder Lohn statt über Bargeld, und die Mittagsmenge kommt in einem engen Zeitfenster. Den allgemeinen Überblick gibt Kassensystem für die Gastronomie; der Artikel zum Self-Service-Restaurant behandelt die Ablaufvarianten ohne Bedienung.
Worum es bei der Auswahl geht
Zu vergleichen sind Kassen für drei Lagen: die Betriebskantine mit eigenem Personal, die verpachtete Kantine eines Caterers und das Betriebsrestaurant mit Gästen von außen. Entscheidend ist, wer den Preis bestimmt, wer abrechnet und welche Daten dabei an Dritte (Arbeitgeber, Lohnbuchhaltung, Pächter) fließen.
Beispielrechnung: Zeitbudget der Mittagsspitze
Alle Zahlen sind erfunden; ersetzen Sie sie durch Ihre Zählung.
| Größe | Wert | Rechnung |
|---|---|---|
| Essen im Zeitfenster | 400 | Annahme |
| Dauer des Fensters | 90 Minuten | Annahme |
| Kassenplätze | 4 | Annahme |
| Essen je Platz | 100 | 400 ÷ 4 |
| Zeitbudget je Essen | 54 Sekunden | 5.400 ÷ 100 |
Bleiben davon 25 Sekunden für Tablettausgabe und Gespräch, hat die Kasse 29 Sekunden für Identifikation, Positionen und Zahlung. Das ist die Messlatte für die Tests unten.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Identifikation | Preis und Abrechnung hängen an der Person | Ausweis, Chip oder Nummer mit 20 echten Personen testen | Welche Medien liest die Kasse, und wie läuft es bei Verlust des Ausweises? |
| Preisgruppen | Mitarbeitende, Gäste und Externe zahlen verschieden | Drei Personen mit unterschiedlicher Gruppe bonieren | Wie werden Gruppen gepflegt, und woher kommen die Personendaten? |
| Zuschuss | Der Betrieb trägt einen Teil, die Person den Rest | Essen mit Zuschuss buchen und beide Beträge ansehen | Zeigt die Kasse Eigenanteil und Zuschuss getrennt? |
| Abrechnungsweg | Bar, Karte, Guthaben, Rechnung, Lohnabzug | Jeden Weg einmal durchspielen | Welche Wege unterstützt die Kasse, und welche Schnittstelle gibt es zur Lohnbuchhaltung? Siehe Mitarbeiterrabatt an der Kasse |
| Datensatz für die Lohnbuchhaltung | Monatliche Übergabe je Person | Probe-Export der Testwoche an die Lohnbuchhaltung geben | In welchem Format, mit welchen Feldern? |
| Waage und Preis nach Gewicht | Salatbar und Büfett | Gewichtsbon mit Teller und Leergewicht prüfen | Wie ist die Waage angebunden? Zur Zulassung fragen Sie den Hersteller |
| Vorbestellung | Wer vorbestellt, wählt am Terminal nicht mehr | Bestellung am Vortag anlegen und abholen | Gibt es Vorbestellung per App oder Terminal? |
| Allergene und Zusatzstoffe | Ausgabe am Display oder Plan | Menü mit Allergenangabe anlegen | Wo werden die Angaben gepflegt? Siehe Allergenkennzeichnung für Deutschland |
| Datenschutz | Verzehr ist ein Personenbezug | Zugriffsrechte für Küche, Kasse und Verwaltung durchgehen | Wie lange wird gespeichert, wer sieht was? Siehe DSGVO an der Kasse |
| Ausfall in der Spitze | Wiederanlaufzeit gegen das Zeitbudget der Spitze halten | Netz trennen, Verkauf und Zahlung testen | Was läuft offline weiter? Siehe Kasse ohne Internet |
Abrechnung per Karte und per Lohnabzug
Wer per Karte zahlt, geht über ein Kartenterminal und seine Gebühren; siehe Kartenzahlungsgebühren und Terminal an die Kasse anbinden. Bei Guthaben auf einem Ausweis oder einer Karte stellen sich Fragen, die ein Terminal nicht beantwortet: Wo liegt das Guthaben, wer haftet bei Verlust, wie wird Restguthaben erstattet? Für Deutschland siehe Gutscheine und Umsatzsteuer.
Beim Lohnabzug sammelt die Kasse die Verzehrbuchungen und übergibt sie an die Lohnbuchhaltung. Prüfen Sie, ob Positionen, Zuschuss und Eigenanteil je Buchung getrennt ausgewiesen werden, damit die Lohnbuchhaltung die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung entscheiden kann. Diese Behandlung gehört nicht in die Kasse; fragen Sie Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
- Einmalig: Kassenplätze, Lesegeräte für Ausweise oder Chips, Waage, Bondrucker, Einrichtung der Preisgruppen.
- Laufend: Softwarelizenz je Kassenplatz, Wartung, gegebenenfalls Gebühr für die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.
- Pro Zahlung: Gebühren bei Kartenzahlung.
- Intern: Pflege der Personenliste bei Ein- und Austritten.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Preisgruppe nur durch Handeingabe oder Tastendruck des Kassenpersonals.
- Kein Export für die Lohnbuchhaltung, nur Bildschirmauswertung.
- Guthaben auf dem Ausweis ohne Aussage zu Verlust und Rückzahlung.
- Personenliste nur manuell pflegbar, obwohl Ein- und Austritte laufen.
- Auswertung nach Person ohne Rollenkonzept.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
| Betrieb | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Kleine Betriebskantine, 50 Essen | Einfache Identifikation, Export an die Lohnbuchhaltung |
| Große Kantine mit Mittagsspitze | Zeitbudget je Essen, Selbstbedienungskassen, Offline-Betrieb |
| Pächter einer Kantine | Trennung der Abrechnung nach Auftraggeber, Personenliste vom Arbeitgeber |
| Betriebsrestaurant mit Gästen von außen | Preisgruppen, Kartenzahlung für Externe |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Zählen Sie Essen je Zeitfenster und rechnen Sie das Zeitbudget nach der Tabelle oben.
- Legen Sie fest, welche Abrechnungswege Sie brauchen, und holen Sie von der Lohnbuchhaltung das gewünschte Datensatzformat.
- Testen Sie eine Woche mit echten Essen: Identifikation, Preisgruppen, Export.
- Fragen Sie nach Datenschutz, Berechtigungen und Löschung.
- Klären Sie die Pflichten Ihres Landes in TSE-Pflicht (DE) oder RKSV-Anforderungen (AT).